Agreement Desk：契約のリクエスト受付、承認、最終化を加速

新しいビジネス契約を作成するプロセスは、煩雑で時間がかかりがちです。このプロセスを管理する担当者は、多くの場合、依頼メールであふれた受信トレイに追われながら、契約書の最新バージョンや進捗状況、更新内容を把握するのに苦労しています。その結果、契約手続きが遅れ、ビジネスのスピードを損なうだけでなく、関係者すべてにとって大きなストレスとなってしまいます。

プロセスが分断された「契約管理のサイロ化」は、企業にとって時間とコストという明確な損失をもたらします。全米契約管理協会（NCMA）によると、B2B企業が新しい契約書を作成するには、平均して4～6週間かかるとされています。さらに、一般的な契約書では3回以上の改訂を経ており、1件あたりの作成にかかるコストは平均で1,700ドルにのぼります。

手作業による契約プロセスは、あらゆる業務のスピードを低下させます。新しいベンダーのオンボーディング、戦略的プロジェクトの立ち上げ、さらには営業案件の成約に至るまで影響を及ぼし、最終的には収益化の遅れにつながります。

そこで今回、契約のリクエスト受付、承認、最終化を効率化するために開発されたコラボレーションハブ「Docusign Agreement Desk（契約デスク）」をご紹介します。Agreement Desk により、調達、法務、営業の各チームはより迅速に業務を進められるようになります。

Agreement Desk がどのようにして契約をリクエストから署名までこれまで以上にスピーディーに進められるようにするのかをご紹介します。

契約依頼の窓口をシンプルに一本化

正式な契約プロセスが定められていても、リクエストの進捗状況が十分に可視化されていないと、担当者が非公式なチャネルを使ってしまうことが多く、その結果、透明性や拡張性がさらに損なわれてしまいます。

Agreement Desk は契約のリクエスト受付プロセスを効率化し、誰でもメールで契約依頼を簡単に開始できるようにします。送信されたメールは自動的に Agreement Desk のダッシュボード上の追跡可能なタスクとなり、関連情報を集めるために何度もメールをやり取りする必要がなくなります。

また、Agreement Desk は契約に関する詳細の追跡にかかる手間も軽減します。すべての活動はアクティビティフィードに記録され、関係者は契約のステータスや担当者などの重要情報にいつでも簡単にアクセスできます。これにより、関係者は進捗確認に費やす時間を減らして、契約締結に向けて必要な業務により多くの時間を使えるようになります。

一元管理されたスムーズなコラボレーション

複数の関係者が関わる契約では、修正履歴を追いかけ、レビューを繰り返す作業が遅延の最大の要因となります。もし、すべての関係者が同じ場所で契約書を確認し、コメントを残し、直接編集できたら、プロセスはどれほど速くなるでしょうか？Agreement Desk なら、それが可能です。変更履歴やバージョンの管理、その他のコラボレーション機能により、契約業務をよりスムーズに進めることができます。

すべての情報を一か所に集約した状態で、やり取りの開始から締結まで協力して進めることができます。プロセスが進行する中で、関係者は適宜、ステータスや担当者、文書、承認、メッセージといった情報を追加・閲覧できるため、全員が常に最新の情報を共有した状態を保てます。

自動化によるプロセスの高速化

案件が停滞する理由は数多くありますが、それが収益や信頼関係に及ぼす影響は甚大です。ある調査では、契約の遅延により収益の21%が次の決算期に持ち越され、48%の企業が顧客関係の著しい悪化を経験したと回答しています。これは企業にとって非常に深刻な問題であり、契約プロセスを滞りなく進めることは極めて重要です。

Agreement Desk が日々の契約業務に役立つもう一つの理由は、自動化を活用して契約管理プロセス全体におけるタスクを迅速化し、手作業の負担を軽減できる点です。

Maestro を使用すれば、コードを書くことなく、契約プロセスを加速させる自動化ワークフローを簡単に構築して運用することができます。

高い可視性でボトルネックをなくす

「今、誰のところで契約が止まっているのか？」― この状況把握の難しさは、多くの企業が抱える課題です。契約の進捗状況のタイムリーな把握ができないことは、契約管理において避けられない課題に思えるかもしれません。しかし、Agreement Desk を使えば、関係者全員、特に主要なステークホルダーが、進行中の契約の状況を明確に把握できるようになります。

わずか数クリックで、ステータスの更新、期日、最新の修正内容といった主要な情報をすべて確認できます。Agreement Desk のダッシュボードとレポート機能を使えば、すべての契約の状況を俯瞰できるだけでなく、個々の詳細やステータスも個別にチェックすることができます。

Agreement Desk：契約業務の新しいスタンダードへ

Agreement Desk は、企業がより効率的に働き、これまでにないスピードで契約を締結へと導くための「基盤」と「透明性」を提供します。

Agreement Desk は Docusign IAM の一部プランにて提供しております。詳細については、当社の営業担当者までお問い合わせください。