契約プロセスを根本から変革する、次世代テクノロジー7つの活用法

契約書の作成から、署名、管理に至るまでの従来の方法には、多くの課題が潜んでいます。複数のシステムをまたぎ、無数の手順を踏み、従業員が文書やデータを手作業で別のツールへ転記する――こうしたアナログなバケツリレーが常態化しています。

これらが原因で、多くの組織が「非効率・高コスト・複雑化」という、いわゆる「契約業務の落とし穴」に陥っています。この停滞による経済的損失は、世界全体で年間約2兆ドルにものぼると試算されています。

あらゆる組織や企業をこのマニュアル作業の数々から解放するために開発された次世代のプラットフォームこそ、Docusign IAM（インテリジェント契約管理）です。従来の手作業や分断されたシステムを排除し、効率性を向上するシームレスな契約体験を実現します。

ここでは、Docusign IAMを活用して自社の契約ワークフローを変革し、ビジネスのスピードを加速させる7つの方法をご紹介します。

正確なデータ連携で、ミスのない契約書作成を自動化

手動でのデータ入力は、転記ミスやコンプライアンスリスクを招き、多大な時間を要します。特に人事や営業チームにとって、フォーマットの標準化や単純な転記作業は大きな課題です。

Docusign Agreement Preparation（契約準備）を活用すれば、ノーコードでシンプルなテンプレートを作成し、連携するシステムからデータを自動取得することが可能です。HubSpotやSalesforceといった既存システムとリアルタイムに同期するため、業務アプリケーションをみながら手入力で転記する必要はなく、データ連携された常に最新かつ正確な情報で契約プロセスをスタートできます。

Agreement Preparationは契約に特化して構築されているため、契約に固有のメタデータ、ワークフローの仕組み、コンプライアンスのニーズを理解している上、AIを活用して単調な反復作業を自動化します。これにより、作成から署名までの契約ライフサイクルをよりシームレスにすることができます。

コミュニケーションを一元化し、契約業務のブラックボックス化を防ぐ

メールやスプレッドシートに情報が散在していると、頻繁に発生する契約書のバージョン変更やステータス更新を追跡するのは困難です。Docusign Agreement Desk（契約デスク）は、このコラボレーションの課題を解決するハブとなります。

メールでのやり取りも含めたすべての変更履歴やアクティビティが一元管理され、関係者全員が「今、契約がどの段階にあるのか」を即座に把握できます。また、重要情報を含めてフィードに記録されるため、進行中の契約を円滑に進めることができます。最新のステータスが可視化されることで、確認漏れによるプロセスの停滞を防ぐだけではなく、契約が締結されると、レポートおよびパフォーマンスダッシュボードに主要な指標が表示されるため、今後の契約プロセスの最適化にもつながります。

AIによる高度な検索で、過去の契約書や特定条項を瞬時に発見

「あの契約書がどこにあるかわからない」　「特定の条項をすぐに見つけたい」　といった悩みは、一度は経験されているのではないでしょうか？DocusignとDeloitteの共同調査では、対象企業のほぼ半数が「締結済みの契約書の検索に時間がかかりすぎる」と回答しています。また、54%以上が追跡と分析を自動化するツールを欠いており、検索に費やされる時間によるストレスとコストが上昇しています。

高度な契約システムを導入している組織では、こうした問題は大幅に減少しています。今年の報告書によると、専門家の85％が高度な契約書管理のおかげで戦略的目標を達成でき、AIを活用したシステムが最も大きな成果を示していました。

こうした課題を劇的に解決するのが、Docusign Navigator です。Navigatorは、単なるキーワード検索ではなく、AIを活用し、契約に関する質問に迅速に回答するのに役立つ強力なリポジトリで、簡易なフィルター機能により、契約の当事者、有効期限、契約総額などで一覧を瞬時に並び替えることができます。

契約データを構造化し、ビジネスの意思決定を高度化

PDFやファイルキャビネットに保管された紙の契約書は、そのままでは活用できない「ただの画像・文字の羅列」に過ぎません。しかし、Docusign IAMはそれを「ビジネスを加速させるための構造化されたデータ資産」へと変換します。

契約書から重要なデータポイント（金額、期日、取引相手、更新期間など）を抽出することで、経営層やマネジメントチームは、都度契約書を開いて集計せずとも、Docusignを開くだけで、強力なインサイトを得ることができるようになります。

たとえば、「最も取引額の大きい顧客は誰か」「来月、自動更新を迎える契約はどれか」といった経営判断における重要な問いに対し、Docusign IAMのレポートを使って即座に正確な回答を導き出し、データに基づいた戦略的な経営判断が可能になるのです。

既存ツール群とシームレスに連携し、業務の分断を解消

DeloitteとDocusignの調査では、契約管理とエンタープライズシステムの統合が進んでいる組織は、そうでない組織に比べ、財務目標の達成率が36%高いことも示されています。

ファイルをダウンロードし、フォーマットを変換して、別のシステムに再アップロードする――こうした無駄な作業は、バージョン管理のミスを引き起こします。 Docusign App Center を活用すれば、現在社内で利用しているさまざまな業務ツールとDocusignを直接連携させることが可能です。作成から交渉、署名、更新や活用に至るまで、データを一つのプラットフォーム上でシームレスに連携させます。

ノーコードのワークフロー自動化で、手作業と承認の滞留をゼロに

システムの統合による効率化を、さらに次の次元へと引き上げるのが、「業務（ワークフロー）の自動化です。

Docusign Maestro は、専門的なプログラミングの知識なしで、自社のビジネスプロセスに合わせた契約ワークフローを構築できるソリューションです。Docusign IAMをご利用のお客様は、Maestroを使用して、本人確認や電子署名などのステップを含む標準的な契約ワークフローを構築し、各ステップの完了条件を設定することができます。1つのステップが完了すると、Maestroは直ちに次のステップを開始し、関係者に通知を送信します。eSignature（電子署名）、ID Verification（本人確認）などの機能が必要なステップがあれば、Maestroが自動でそれらを連携させます。一度プロセスを構築してしまえば、契約業務は開始から完了まで滞ることなくスムーズに進行します。

契約に関する共同作業を効率化

複数の関係者や組織が介在する契約業務では、可視性の欠如やバージョン管理の不備により、プロセスが停滞しがちです。「どのファイルが最新版か」　「誰が確認中なのか」　「修正依頼はすべて反映されたか」　「次にアクションを起こすべきは誰か」――こうした状況の把握が困難になることは珍しくありません。

Docusign IAM は、クラウド上に常に最新の状態が保たれる、「シングル・ソース（唯一の正解）」の文書を提供することで、この問題を解決します。契約書はクラウド上で作成され、Docusign Workspaces と呼ばれる安全かつ一元化されたハブに保管されます。Workspaces は関係者、契約書、そして関連情報を一か所に集め、文書やアクティビティの追跡を容易にし、リアルタイムのコラボレーションを実現します。すべての文書、参加者、そして実行されたアクションが集約されるため、チームは進捗を正確に把握し、リアルタイムで連携しながらプロセスを前進させることができます。もう、メールの添付ファイルを見失ったり、通知する順番を間違えたり、同じ作業を繰り返すことはありません。よりスムーズなやり取りと、満足度の高い顧客体験を実現します。

次世代の契約基盤、Docusign IAMでビジネスを加速させましょう

Docusignは長年にわたり、契約分野のリーダーとして、契約ワークフローに関するお客様の課題解決に取り組んできました。今回ご紹介したプラットフォームのサービスと機能は、現在、そして将来の組織の契約ニーズに応えるよう設計されています。

Docusign IAM がエンドツーエンドで契約プロセスをつなぐことで、御社にどのようなメリットをもたらすか、ぜひその詳細をお確かめください。

導入のご相談や詳細については、当社の営業担当者までお問い合わせください。