Termo de responsabilidade: para que serve e como fazer?

O termo de responsabilidade é um documento jurídico que formaliza a transferência de posse de um bem ou a assunção de obrigações sobre uma tarefa ou situação específica. Sua função principal é declarar que uma das partes está ciente de seus deveres e das consequências legais em caso de danos, perdas ou descumprimento do acordo.

No contexto do trabalho híbrido e remoto, este documento é indispensável para a gestão de ativos de TI e segurança de dados. Mais do que um simples recibo, o termo estabelece um lastro probatório que protege o patrimônio da empresa e oferece segurança ao colaborador, que passa a ter clareza total sobre seus deveres e os limites de uso das ferramentas de trabalho. 

Saiba como funciona, por que existe e qual a melhor forma de implantação.

O que é um termo de responsabilidade e qual sua validade?

Os termos de responsabilidade, assim como as políticas de privacidade e as famosas “condições de uso”, são avisos legais sobre as formas e limites de utilização de determinado produto ou serviço. Sua função principal é declarar que uma das partes está ciente de seus deveres e das consequências legais em caso de danos, perdas ou descumprimento do acordo.

Para que este documento tenha validade jurídica plena, ele deve ser assinado por ambas as partes e descrever detalhadamente o estado do bem ou a extensão da responsabilidade. Sem um termo assinado, a empresa perde o amparo legal para descontos em folha ou cobranças de reparo. 

O termo ganha ainda mais importância no modelo home office. A implementação de termos digitais reduz em até 80% as disputas sobre perdas de ativos, por isso, o contrato de responsabilidade é a ferramenta mais eficiente para proteção de patrimônio.

Termo de responsabilidade vs. termo de isenção vs. termo de compromisso

Os três documentos são frequentemente confundidos. A distinção é importante para escolher o instrumento correto:

Na prática, muitos documentos combinam elementos dos três, o que é válido, desde que cada obrigação esteja claramente identificada.

Quando usar um termo de responsabilidade?

Um termo de responsabilidade é recomendado sempre que uma relação comercial ou de uso envolver riscos conhecidos, delegação de responsabilidade ou concessão de acesso a bens, informações ou serviços.

Empréstimo de equipamentos e materiais

Empresas que cedem notebooks, celulares, ferramentas ou veículos a funcionários devem formalizar as condições de uso, o estado de conservação no momento da entrega, o procedimento em caso de dano e a responsabilidade financeira do usuário. Sem esse termo, a empresa tem dificuldade jurídica para cobrar ressarcimento.

Uso de veículos corporativos

Além das condições de uso, o termo deve especificar: abastecimento, manutenção, área de circulação autorizada, procedimento em caso de acidente e cobertura do seguro. O Departamento Pessoal e o Jurídico devem alinhar o conteúdo com a política de frotas da empresa.

Atividades físicas e esportes de risco

Academias, estúdios de pilates, empresas de esportes radicais (paraquedismo, surf, escalada) e eventos esportivos utilizam o termo para que o participante declare ciência dos riscos inerentes à atividade. 

Atenção: o CDC não permite que o fornecedor se isente de responsabilidade por danos causados por sua própria negligência ou falha no serviço; o termo cobre riscos inerentes, não imprudência.

Saúde e procedimentos médicos

O Termo de Consentimento Informado (TCI), que é uma modalidade de termo de responsabilidade, é obrigatório em procedimentos cirúrgicos, uso de medicamentos com riscos significativos, recusa de internação a pedido do paciente e alta médica antecipada. O CFM (Conselho Federal de Medicina) e o CFF (Conselho Federal de Farmácia) têm orientações específicas para seus respectivos contextos.

Serviços e produtos digitais

Termos de uso, políticas de privacidade e termos de serviço são variações do termo de responsabilidade adaptadas para o ambiente digital. O Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) exige que os termos de uso de serviços digitais sejam claros, acessíveis e redigidos em linguagem compreensível. Quando envolvem coleta de dados pessoais, a LGPD impõe obrigações adicionais de transparência e finalidade.

Veracidade de informações

Advogados, contadores e peritos costumam solicitar termo de responsabilidade ao cliente confirmando a autenticidade dos documentos e informações fornecidos. Isso protege o profissional caso o cliente apresente dados falsos que causem prejuízo a terceiros.

Entrega de documentos e prazos

Utilizado por instituições de ensino em processos seletivos onde o candidato realiza a inscrição digitalmente e se compromete a apresentar documentos físicos em prazo determinado. Sem o termo, a escola não tem respaldo para cancelar a matrícula em caso de não entrega.

O que não pode faltar em um termo de responsabilidade?

O termo de responsabilidade precisa ser bem claro e de fácil entendimento, para que não deixe margem de contestações futuras.

Veja as informações que não podem faltar:

• Identificação das partes: nome completo, CPF/CNPJ e endereço do emissor e do receptor;

• Descrição detalhada do objeto/situação: inclua números de série, marcas de uso ou condições de saúde;

• Cláusula de obrigações: o que o receptor pode ou não fazer (ex: "proibido instalar softwares piratas");

• Penalidades e custos: definição clara de quem paga em caso de dano ou perda;

• Prazo de vigência: Quando a responsabilidade começa e quando termina;

• Local, data e assinaturas: Elementos essenciais para a validade temporal.

Como fazer um termo de responsabilidade em 5 etapas

Atualmente, a forma mais fácil de criar uma matriz de gerenciamento de termos e condições é por meio do Docusign Click. Ele permite capturar o consentimento de seus clientes com um único clique (sem necessidade de alterar as linhas de programação do site da empresa).

Mas é claro que você pode fazer você mesmo, por isso, criamos uma lista com 5 passos simples para ensinar como fazer termo de responsabilidade:

1. Identifique o objetivo: determine se o termo é para entrega de um bem físico ou para ciência de regras de conduta.

2. Descreva as condições: se for um equipamento, faça um inventário rápido no próprio documento.

3. Estabeleça as regras de uso: seja específico sobre o que constitui "mau uso" ou negligência.

4. Insira a base legal: cite, se possível, regulamentos internos ou artigos do Código Civil que amparam o documento.

5. Colete a assinatura digital: utilize plataformas como a Docusign para garantir a integridade do documento e o carimbo de data/hora (Timestamp).

Com o Docusign Click,  você pode ter o controle completo sobre os acordos firmados e limites estabelecidos nesta relação.

O DocuSign Click é uma alternativa inteligente, simples, barata e segura para gerenciar a aceitação de termos e condições com facilidade.

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