Termo de responsabilidade: para que serve e como fazer?

Já ouviu falar em termo de responsabilidade? Por qual razão uma empresa deve atrelar seus serviços a um ajuste dessa natureza? Como coletar a anuência do cliente com relação a determinados compromissos, sem que isso traga todo o peso da assinatura de um contrato comum?

O termo de concordância existe exatamente para dar respaldo jurídico às empresas sobre questões que não necessitam da prolixidade de um contrato tradicional. Para isso, basta que o consumidor expresse que aceita os termos descritos.

Como funciona, por que existe e qual a melhor forma de implantação são questões que você confere a partir de agora!

O que é termo de responsabilidade?

Os termos de responsabilidade, assim como as políticas de privacidade e as famosas “condições de uso”, são avisos legais sobre as formas e limites de utilização de determinado produto ou serviço. Tais ajustes costumam descrever:

• o nível de liberdade da empresa no uso dos dados do cliente;

• os riscos da concordância com o que é oferecido;

• os direitos e deveres de ambas as partes durante a relação comercial;

• o compromisso do usuário com determinados padrões de uso, entre outros esclarecimentos.

Usualmente atrelados à contratação de produtos online, esses termos estão vinculados à simples aceitação ou não de seu conteúdo. Desse modo, a não anuência representa a desistência automática dos produtos/serviços em questão.

O que é isenção de responsabilidade?

O termo de isenção de responsabilidade é um acordo que estabelece limites para a responsabilização de uma empresa fornecedora de um produto ou serviço. Ao aceitar esse termo, o usuário ou cliente compreende que há riscos envolvidos, os quais fogem do controle da empresa, e concorda em não processar ou buscar qualquer reparação caso um incidente aconteça.

Esse tipo de acordo pode ser feito separadamente ou proposto dentro do próprio termo de responsabilidade. Para isso, é importante delimitar até onde vai a responsabilidade da empresa diante dos riscos inerentes àquilo que o cliente vai contratar. A clareza na linguagem é fundamental para que o termo seja de fácil entendimento e não deixe margem para contestação futura.

Quando o termo de responsabilidade pode ser utilizado?

São muitas as situações em que o termo de responsabilidade consegue assegurar respaldo jurídico às partes envolvidas. A seguir, destacamos alguns exemplos.

Empréstimo de material

Nesse caso, o termo especifica qual material será emprestado, bem como o estado em que se encontra e qual a sua finalidade, além do prazo de devolução. Outra condição prevista pode ser o ressarcimento do valor do material ou sua substituição por algo similar, se houver algum dano.

Uso de veículo

É geralmente aplicado quando empresas disponibilizam veículos para uso dos funcionários no exercício das suas funções. O termo estabelece as condições em que os veículos devem ser utilizados, qual o procedimento em caso de acidente, como se dará o abastecimento do veículo, onde ele está autorizado a rodar, entre outras especificidades.

Entrega de documentos

Um exemplo comum de uso desse tipo de termo de responsabilidade é quando instituições de ensino realizam inscrições por meio eletrônico. Nesse cenário, o candidato se compromete a entregar os documentos impressos posteriormente e podem não ter sua matrícula efetivada se não cumprirem o combinado.

Veracidade de informações

Costuma ser utilizado quando um indivíduo contrata um advogado para atuar em alguma ação judicial. O advogado então solicita que o cliente assine um termo de responsabilidade que confirme a veracidade das informações e dos documentos apresentados. O objetivo é que o profissional não se prejudique se o cliente agir de má fé.

Saúde

No setor da saúde muitas situações exigem a assinatura de um termo de responsabilidade. A aceitação do uso de um medicamento com potenciais riscos ao paciente, a recusa de internação para tratamento, a antecipação da alta médica a pedido do paciente ou responsável e a transferência para outro hospital são alguns exemplos.

Como fazer um termo de responsabilidade?

O termo de responsabilidade precisa ser bem claro e de fácil entendimento, para que não deixe margem de contestações futuras.

Veja algumas informações que não podem faltar:

• identificação dos envolvidos;

• descrição do produto ou serviço;

• descrição dos direitos e deveres de cada parte;

• prazo de vigência do acordo;

• consequências caso haja rescisão;

• penalidades em caso de descumprimento do acordo;

• assinaturas das partes envolvidas.

Para facilitar a elaboração do documento, é interessante deixar um modelo pronto e fazer as edições necessárias a cada tipo de acordo. Na era digital, no entanto, todo esse processo fica ainda mais simples com as ferramentas tecnológicas adequadas — como veremos em detalhes, a seguir.

Qual a importância do termo de responsabilidade para seu negócio?

O termo de responsabilidade é uma medida de proteção jurídica à empresa. Além de se eximir de culpa em caso de descumprimento do cliente frente ao comportamento desejado na relação comercial, sinaliza transparência e compromisso ético com seu modo de atuação no mercado.

Contudo, não é possível controlar manualmente a assinatura de um termo por centenas de clientes. Nesse contexto, a disseminação dos negócios digitais popularizou o chamado clickwrap, um modelo simplificado de contrato de adesão do tipo “take-it-or-leave” (algo como “aceite ou desista”).

Ele é muito utilizado nos contratos de licenças de softwares, por exemplo. O clickwrap impõe, assim, um clique em um botão “sim ou não” como condição suficiente de consentimento.

Esse modelo, embora mais prático, costumava ter um preço elevado, pois impunha alterações profundas nos códigos de programação dos sites corporativos. Contudo, isso mudou com a chegada das novas tecnologias de assinatura eletrônica.

Termo de responsabilidade e compliance empresarial

Toda empresa precisa obedecer às normas e leis vigentes para não ter problemas que colocam em risco a sua sobrevivência no mercado. Estar em compliance — termo que se origina do verbo em inglês “to comply” e quer dizer “conformidade” — é justamente entender quais regras são aplicáveis ao negócio, conhecer os riscos de não cumpri-las e assegurar que sejam seguidas.

O termo de responsabilidade é mais uma maneira de garantir o compliance empresarial. Esse documento deixa claros os direitos e deveres de cada parte envolvida e os limites do uso de dados dos clientes, entre outras questões, o que ajuda o negócio a cumprir a legislação e ficar protegido contra ações jurídicas indevidas e penalizações decorrentes delas.

Como criar um termo de responsabilidade na era da transformação digital?

Atualmente, a forma mais fácil de criar uma matriz de gerenciamento de termos e condições é por meio do Docusign Click. Ele permite capturar o consentimento de seus clientes com um único clique (sem necessidade de alterar as linhas de programação do site da empresa).

Nesse modelo, você substitui o peso burocrático de remeter anuências para serem assinadas à caneta (pela empresa e pelo consumidor) por um aceite eletrônico, feito em poucos minutos. É o desuso definitivo daquele processo obsoleto e de pouca segurança que envolvia inúmeras impressões, entrega de vias (postal ou por motoboys), reconhecimentos notariais, arquivamentos físicos e elevado risco de extravio.

Mas já não são tantas as empresas que, em plena era dos negócios digitais, ainda adotam esse método de ajuste de vontades “analógico”. Ao longo dos anos, muitas organizações trocaram esse formato manual pelo aceite eletrônico programado no site corporativo.

O problema é que, até o surgimento do Docusign Click, a implementação dessa ferramenta demandava investimento elevado na criação de páginas especiais na área de checkout. Havia pouca garantia jurídica de que o termo de responsabilidade, por exemplo, não poderia ser alterado por um ataque hacker posterior ao aceite do cliente.

É por todo esse contexto que o Docusign Click se tornou a alternativa mais inteligente, simples, barata e segura para gerenciar a aceitação de termos e condições com facilidade.

Vantagens de usar uma ferramenta de aceite eletrônico

A primeira vantagem de levar esse tipo de tecnologia para o controle dos consentimentos de políticas, termos ou condições é não ter mais que contratar um programador para criar áreas específicas acopladas ao site de sua empresa — o que, além de caro, exige cuidado redobrado com segurança da informação. Mas há ainda muitos outros benefícios.

Praticidade

Basta fazer o upload do termo de responsabilidade, por exemplo, salvar, copiar um código em sua página e pronto! Você entregará ao cliente os termos e condições gerais, com a possibilidade de aceite eletrônico em meio a um oceano de camadas de segurança.

Validade jurídica

O Brasil tem ampla jurisprudência pacificada sobre a validade jurídica plena do aceite eletrônico como instrumento de anuência do cliente. A título de exemplo, vale observar o julgado do TJ-DF 0739518-88.2017.8.07.0001:

“Para que a pessoa jurídica seja considerada consumidora, é necessário que seja a destinatária final econômica do bem ou serviço. 2. Considera-se manifestação de vontade o ato de acionar o botão de aceite, independentemente de o aderente ter lido, ou não, as condições impostas pelo contratado.”

Segurança da informação

Em uma solução como o Docusign Click, todo o processo de confirmação eletrônica e arquivo dos relatórios de anuência é repleto de recursos de proteção, incluindo a criptografia dos dados anuídos (o que não permite modificação posterior). Você pode usar uma aplicação como essa para gerenciar a concordância com inúmeros documentos, como:

• termo de responsabilidade e condições diversas;

• termos de serviço;

• políticas de privacidade;

• contratos de licenciamento;

• divulgações.

Rastreamento de informações

Uma aplicação de aceite eletrônico, além de garantir conformidade integral com a MP 2.200-2/2001 (regulamentação da assinatura eletrônica no Brasil), elimina riscos jurídicos desnecessários. Isso ocorre mediante auditoria completa, exibindo e-mail do anuído, data e hora de concordância, entre outras informações.

Mobilidade

Com um recurso como esse, sua empresa permite ao cliente anuir com novos termos e/ou normas a partir do smartphone, em qualquer hora e local com acesso à Internet. Estamos falando em mobilidade e flexibilidade para confirmar novos negócios.

Cuidado com o meio ambiente

O aceite eletrônico do termo de responsabilidade dispensa a impressão em papel — algo que é uma tendência forte entre empresas sustentáveis. O cuidado com o planeta é uma necessidade que tem sido cada vez mais reconhecida pela sociedade. As organizações precisam se adaptar para atender a essa demanda.

Economia de espaço no escritório

Reduzir ou até mesmo eliminar completamente o uso de papel no escritório também tem como vantagem a economia de espaço e, consequentemente, de dinheiro. Com tudo resolvido por meio eletrônico, já não há a necessidade de guardar inúmeras caixas com arquivos em papel e você pode aproveitar melhor o espaço físico da empresa ou optar por um escritório menor.

Como funciona uma solução como o Docusign Click?

O Click foi desenvolvido para integrar contratos de clickwrap ao seu site, portal ou aplicativo. O processo pode ser feito com ajustes simplificados, que exigem apenas o “eu concordo” do cliente, como mudanças em políticas de privacidade ou termo de responsabilidade. Com ele, o cliente é solicitado a aceitar ou recusar os termos expostos sobre a página para continuar a navegação.

Essa aplicação, parte integrante de uma suíte de soluções de gestão de documentos eletrônicos da Docusign, garante a implementação do layout dos “termos e condições” de forma simples e rápida. Para isso, é necessário seguir os seguintes passos:

• abra a plataforma Docusign e faça o upload de seu documento;

• preencha todas as informações solicitadas para configurar adequadamente a descrição do ajuste a ser implementado;

• clique em “salvar e fechar”;

• após a formação do layout, você será redirecionado a uma página de controle, na qual é possível receber o código que deverá ser copiado e colado na sua aplicação;

• ao clicar em “exibir respostas”, você consegue monitorar quais são os clientes que já deram seu aceite ao documento.

Entendeu como se coleta a concordância do cliente com um termo de responsabilidade na era dos negócios digitais? O uso dessa solução trará economia, praticidade e, ainda, a satisfação dos seus clientes.

Quer colocar toda essa transformação em prática na sua empresa? Entre em contato com a Docusign e fale com o nosso time de especialistas para saber como implementar o Docusign Click no seu negócio!