Economia e eficiência na gestão de documentos em seguradoras

A gestão de documentos é uma atividade de extrema importância para as seguradoras e corretoras. A ela estão relacionadas questões que são decisivas para os resultados, como:

•  Relacionamento com o cliente

• Custos administrativos

•  Normas de compliance

Por consequência, é uma atividade que exige maior atenção e muitos recursos como profissionais bem treinados, tempo e dinheiro. Soma-se a isso um grande volume de papel, que é difícil de manipular e arquivar e custa caro para produzir e tramitar.

Por toda essa complexidade, a gestão de documentos deve ser o alvo principal na busca por eficiência e economia. Alcançar mais produtividade nessa etapa impulsiona sensivelmente toda a operação e oferece um ganho de competividade significativo.

Em todos os setores, as melhores práticas de administração recomendam a digitalização da gestão de documentos e a indústria de seguros não é exceção. Essa providência, afinal, faz parte da maneira moderna de fazer negócios que, entre outras coisas, tem como metas:

• Economia

• Controle

• Facilidades para o cliente

• Sustentabilidade

• Cumprimento da legislação

Há tempos, a SUSEP autoriza os trâmites digitais na contratação de seguros. Inclusive, a circular 277, de 2004, permite a assinatura eletrônica dos documentos e o envio por e-mail com validade jurídica. A contratação de uma apólice de seguro, portanto, não necessita mais de papel com a implantação de uma plataforma de gestão digital. Calcule a economia com folhas de sulfite, envelopes, impressão, manipulação e tarifas postais.

Além disso, a tecnologia oferece agilidade ao transformar etapas muitas vezes demoradas em ações praticamente instantâneas, permitindo que a empresa se conecte imediatamente com os clientes onde quer que eles estejam. Contratos complexos que envolvem grandes somas podem ser feitos no mesmo dia, por exemplo, sem prejuízo com o rigor nos trâmites e melhorando o atendimento ao cliente.

Internamente, a gestão moderna recomenda a extinção da guarda de documentos em depósitos com armários entulhados de papéis guardados com organização duvidosa. Todas as informações, hoje, podem ser migradas para a memória dos bancos de dados, ambientes seguros e sistêmicos que permitem a localização imediata do documento desejado e o cruzamento de dados. É uma evolução sem limites para a administração.

E, por fim, mas não menos importante, livrar-se dos papéis é um requisito básico para que as empresas se apresentem como sustentáveis e ambientalmente corretas, conceitos a cada mais influenciadores para a decisão de compra.

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