Da burocracia à eficiência: como a Costa Law acelerou em 8x a geração de contratos com Docusign IAM

Imagine estar em uma reunião com um cliente e conseguir, antes do fim do encontro, gerar e assinar um acordo de confidencialidade (NDA). Essa cena pode parecer distante da realidade de muitas empresas, mas faz parte do dia a dia da Costa Law. Com o Docusign Intelligent Agreement Management (IAM), o escritório de advocacia consegue assinar NDAs em tempo real.

A Costa Law é uma boutique jurídica de São Paulo criada no começo de 2024, especializada em Direito Empresarial e Digital. Ao longo de quase dois anos, a empresa atendeu mais de 150 clientes, sendo 20% corporativos (B2B).

Apesar de pouco tempo em atividade, o escritório reúne a experiência corporativa e o profundo interesse em tecnologia dos advogados e sócios Danillo Costa e Larissa Balakdjian para oferecer soluções jurídicas estratégicas e personalizadas, sempre com foco no relacionamento com os clientes.

E foi a abordagem tecnológica do escritório que aproximou a Costa Law da Docusign, levando à adoção da assinatura eletrônica e, mais recentemente, do Docusign IAM.

Documentos indeferidos pela Justiça

Nos primeiros meses de funcionamento da empresa, o sócio-fundador Danillo Costa conta que usava uma plataforma de assinatura eletrônica que trouxe problemas pro escritório. Ele lembra que chegou a ter até cinco indeferimentos de juízes que não aceitaram os documentos assinados por meio da ferramenta. 

Esse foi um dos motivos que levaram a Costa Law a ir em busca de uma opção mais confiável e segura. Danillo diz que até chegou a fazer uma pesquisa de mercado, mas o que pesou na escolha pelo eSignature da Docusign foi já ter usado a solução nas empresas onde trabalhou antes de abrir o próprio escritório.

Danillo cita outros fatores que influenciaram na decisão pela Docusign: credibilidade no mercado, qualidade da plataforma e vontade de proporcionar uma melhor experiência de uso para os clientes.

Primeira vitória: processo de assinatura 50% mais rápido

Larissa Balakdjian conta que a implementação da assinatura eletrônica da Docusign foi bastante fluida por ser uma ferramenta intuitiva. O eSignature é usado principalmente no pós-venda, pela área de back office.

A sócia acrescenta que, depois que passaram a usar a plataforma, o processo de assinatura de documentos ficou 50% mais rápido.

"Experimentamos uma otimização de tempo e eficiência, não só do nosso lado, mas também do lado do cliente. E com menos erro, que é o mais importante, porque, quando tem erro, é retrabalho. Nos frustramos, e o cliente final também", explica. 

Geração de contratos em tempo recorde com Docusign IAM

Satisfeitos com a assinatura eletrônica, Danillo e Larissa contrataram recentemente o Docusign IAM, ou Gerenciamento Inteligente de Acordos em português, plataforma que conecta e automatiza cada etapa dos processos de acordo. 

Com o IAM, a Costa Law acelerou em 8x a geração de contratos ao automatizar o processo de criação e preparação de acordos. Danillo conta que outro ganho foi o maior acesso aos dados dos contratos, extração que é realizada com tecnologia de Inteligência Artificial. 

“Com mais informações, estamos criando até um novo produto para os nossos clientes, que é a gestão dos contratos com os clientes deles. Com o Docusign IAM, fazemos o controle desse contrato, data inicial, data final, valor acordado, quantidade de horas, índices de reajuste. Antes, não tínhamos essa visibilidade; agora nós temos”, comemora.  

Como a Costa Law otimizou tarefas com o Maestro

Um dos recursos da plataforma IAM tem sido um dos grandes aliados da Costa Law. O Maestro automatiza os fluxos dos acordos de uma maneira fácil, rápida e sem necessidade de código. 

Danillo fala que, com o Maestro, foi possível automatizar todas as jornadas de atendimento de leads e clientes. O processo de onboarding de clientes, que levava entre 12 e 17 dias, foi otimizado para 2 a 4 dias, se tornando de 3 a 8 vezes mais rápido, dependendo do caso.

O sócio-fundador destaca o ganho de agilidade nas assinaturas de NDAs, que passaram de 1 ou 2 dias para serem em tempo real.

"Não é questão de dias ou horas. No momento em que estamos falando com o cliente, tendo os dados dele e com o Maestro já configurado, nós disparamos o documento durante a reunião”, descreve Danillo.

Navigator transforma acordos em oportunidades

Outro serviço do IAM é o Navigator, repositório com tecnologia de IA que centraliza e extrai insights de negócios dos contratos.

Danillo lembra que não usava uma solução específica para gerenciar os contratos e, por conta disso, gastava uma média de 2 horas para abrir, ler e analisar cada contrato, já que eram informações desestruturadas dentro de arquivos PDF. 

“Com o Navigator, nós ganhamos uma economia de 2 h de análise, por cada contrato, tempo que passamos a usar para atender mais clientes e analisar de forma estratégica outras informações desses acordos”, explica.