Digitalização: o que é e como fazer nas empresas

Em 2020, muitas empresas precisaram modernizar suas operações de escritório, sobretudo, no manuseio de documentos, acordos e contratos. Em meio a esse cenário, a digitalização ganhou força em negócios de qualquer tamanho e segmento de atuação. Por isso, elaboramos este artigo para fazer uma abordagem abrangente sobre o assunto. Após a leitura, você saberá como garantir a segurança jurídica dos seus contratos. Vamos lá?

O que significa digitalização?

Em essência, é um processo de transformar informações analógicas em formatos digitais. Ou seja, é a transição do papel para o eletrônico. Com isso, os documentos e dados que antes ocupavam as prateleiras físicas, agora se encontram em servidores e nuvens, permitindo um acesso mais rápido e eficaz.  Mas a digitalização não é só sobre guardar documentos. Pelo contrário, é uma revolução que afeta a forma como nos comunicamos, trabalhamos e até mesmo vivemos. Ela nos conduz a um futuro em que tudo é acessível, interconectado e instantâneo.

Qual é a diferença entre documento digital e digitalizado?

O documento digital é, sem sombra de dúvidas, a melhor instância documental. Isso porque carrega todos os atributos positivos do documento autêntico manual, sem contar com as vulnerabilidades das versões materiais. Agora, entenda mais sobre o tema!

Origem

Tecnicamente, um documento digital já “nasce” no ambiente digital. Isso quer dizer que o contrato, acordo, certificação ou termo foi criado em uma instância eletrônica. Por isso, é autêntico. Em contrapartida, o documento digitalizado é, como sugere o nome, a digitalização de um material impresso. 

Validade jurídica

O Direito é bastante enfático no trato de documentos. O que é autêntico, é reconhecido. O que é copiado, não. Por exemplo, imagine que você firmou um contrato com uma provedora de internet, mas só recebeu uma versão escaneada do suposto físico e nunca chegou a assiná-lo. Logo aqui, é possível reconhecer várias irregularidades na atuação dessa empresa hipotética. O ponto em que queremos chegar é que um contrato escaneado é uma fotocópia de uma versão impressa em PDF. Portanto, não carrega a mesma validade jurídica de um documento digital e eletronicamente assinado. Isso porque a justiça aceita apenas o documento original. Nesse caso, o original é a versão em papel. Entre as várias ferramentas que permitem a assinatura eletrônica de um documento, destacamos o DocuSign eSignature. Ela permite que você assine em qualquer lugar um documento eletrônico com total validade jurídica e de forma bem simples pelo seu celular. Os documentos assinados com a nossa plataforma garantem todo o teor jurídico necessário para a defesa dos seus direitos. Por isso, os documentos digitais são a melhor solução de autenticação na era moderna, pois combinam a autenticidade dos documentos físicos com a versatilidade da autenticação remota. 

Como converter documentos para o formato digital?

No mundo atual, a busca pela maior facilidade e segurança dos documentos em formato digital é crescente. Afinal, quem não gostaria de eliminar a montanha de papelada acumulada? Com isso, surge a necessidade de entender como converter documentos físicos em digitais mantendo sua validade jurídica. 

Primeiramente, um ponto crucial: a assinatura eletrônica. Em processos tradicionais, um documento ganha legitimidade com uma assinatura à mão. No universo digital, as assinaturas eletrônicas garantem essa autenticidade. Portanto, é essencial escolher uma ferramenta confiável e reconhecida. Dessa forma, a DocuSign se destaca como líder global nesse mercado.

Veja um passo a passo de como fazer a conversão dos seus documentos:

• acesse a DocuSign: com o seu documento em formato digital, acesse o site ou aplicativo da DocuSign. Se ainda não tiver uma conta, será necessário criar uma. O processo é simples e intuitivo;
• carregue o documento: uma vez na plataforma, procure a opção para carregar seu documento. Com isso, o sistema guiará você pelo processo de adicionar campos de assinatura e detalhes relevantes;
• assine eletronicamente: siga as orientações para assinar eletronicamente. Os mecanismos de autenticação oferecidos pela DocuSign conferem validade jurídica às assinaturas;
• finalize e compartilhe: após assinar, finalize e compartilhe seu documento. A plataforma permite enviar diretamente para as partes interessadas ou salvar em seu dispositivo.

Conclusão? O processo é mais simples do que parece. Com a ferramenta certa e um guia claro, converter documentos para o formato digital e garantir sua validade jurídica se torna uma tarefa descomplicada. E a DocuSign, ao longo dos anos, provou ser uma parceira confiável nessa jornada.

Quais são as vantagens de fazer gestão de documentos digitais na empresa?

Existem muitos benefícios de optar pelos documentos eletrônicos criados em base digital, inclusive, para o mercado varejista. Veja quais são os principais!

Acesso facilitado às informações

Os arquivos são fáceis de localizar, organizar e armazenar. Ao usar serviços em nuvem, por exemplo, você pode editá-los e verificá-los a partir de qualquer dispositivo com internet.

Agilidade e praticidade

O fluxo de trabalho se torna mais produtivo, já que as respostas podem ser encontradas com facilidade, o que otimiza o atendimento ao cliente. 

Segurança dos dados

Os documentos digitais ficam armazenados na nuvem. Isso faz com que uma possível perda seja quase impossível. 

Redução de custos

Os gastos para garantir a validade dos documentos digitais é significativamente menor do que a elaboração de contratos e outros arquivos físicos. O armazenamento também é mais econômico, além de se obter vantagens em todos os processos que os utilizam.

Otimização do tempo 

A empresa deixa de perder tempo com certas atividades, como a gestão de contratos. Com isso, há ganhos de produtividade e foco em tarefas estratégicas.

Redução dos impactos ambientais

Os documentos impressos são nocivos ao meio ambiente. Com os digitais, isso não acontece. Tudo fica no sistema e está disponível sem exigir uso de tinta, papel e outros materiais.

Backup inteligente 

As edições e as modificações do arquivo são totalmente registradas nos documentos digitais quando armazenados em um sistema de computação em nuvem. Isso garante a autenticidade e ainda permite visualizar quem fez as alterações, caso seja necessário. Por fim, vale explicar como nós, DocuSign, podemos solucionar esse dilema para você e sua empresa. Somos a principal referência global em autenticação eletrônica e gestão de contratos. Atendemos as maiores empresas do mundo, além de mais de 800 agências governamentais que confiam em nós para a segurança e a agilidade de seus contratos. Atualmente, oferecemos uma gigantesca suíte de aplicações e funcionalidades, como:

• assinatura eletrônica;
• identificações;
• captura de consentimento por clique;
• coleta de pagamentos;
• gestão do ciclo de vida dos contratos;
• geração autônoma de contratos inteligentes e personalizados.

Além disso, temos tudo que você precisa para alavancar e proteger as suas decisões com eficiência, validade e segurança.

Agora que sabe a importância do processo de digitalização, aproveite para acessar nossa plataforma e garantir agilidade, controle, organização e eficiência na gestão de todos os seus documentos. Quer fazer isso agora? Entre em contato conosco e veja como sua empresa pode se beneficiar dos documentos digitais!