Documento Digitalizado: o que é e como fazer

A digitalização de documentos é o processo de converter arquivos em papel em versões eletrônicas confiáveis, que podem ser armazenadas, acessadas e compartilhadas de forma rápida, segura e online. 

Essa prática é essencial no contexto atual de transformação digital e de um trabalho remoto cada vez mais presente. Vale ressaltar que digitalização é diferente de documentos digitais nativos. Esses, por sua vez, já nascem em formato eletrônico, sem precisar de conversão.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue acompanhando o conteúdo e entenda como funciona o processo de digitalização de documentos, como fazê-lo, quais os seus benefícios e aspectos legais, entre outros pontos!

Como funciona o processo de digitalização de documentos

O processo de digitalização de documentos envolve capturar uma imagem do arquivo físico por meio de um scanner ou aplicativo, convertendo-o em um formato eletrônico, por exemplo, PDF, DOC, DOCX, TIFF ou JPEG. 

Em seguida, softwares especializados aplicam técnicas de reconhecimento ótico de caracteres (conhecido como OCR), para transformar a imagem em texto editável e pesquisável.

Nesse processo, existem algumas boas práticas recomendadas:

• escolher a resolução adequada (300 dpi para textos e 600 dpi para imagens);

• definir padrões de nomeação;

• armazenar os arquivos em pastas organizadas ou sistemas de gestão eletrônica de documentos. 

Esses cuidados ajudam a garantir legibilidade, qualidade, padronização e conformidade com normas legais. Nos tópicos a seguir, confira duas situações comuns para entender melhor!

Digitalização de documentos com smartphone ou tablet

Atualmente, é possível digitalizar documentos com o smartphone usando aplicativos como Adobe Scan e Microsoft Lens. O processo é simples. Basta fotografar o documento em um ambiente iluminado, corrigir a perspectiva e salvar no formato desejado.

Esses e outros apps ainda permitem integração com serviços de nuvem, o que facilita sincronizar arquivos com sistemas corporativos ou soluções de gestão eletrônica de documentos. Assim, até pequenas empresas conseguem profissionalizar o processo de maneira prática.

Digitalização em larga escala para empresas

Para organizações que lidam com grandes volumes de papel, é inviável digitalizar documentos manualmente, um a um, pelo celular. Assim, uma saída é investir em equipamentos de alta performance, como scanners, ou optar pela terceirização do serviço. 

Com essas soluções, o processo pode incluir a indexação por metadados, automação de workflow digital e integração com o Intelligent Agreement Management (IAM), como o da Docusign.

Essa abordagem garante escalabilidade, além de reduzir o tempo de busca e riscos de perda de informações críticas.

Aspectos legais da digitalização de documentos no Brasil

No Brasil, a Lei n.º 12.682/2012 e, principalmente, o Decreto n.º 10.278/2020 regulamentam a digitalização de documentos no país, estabelecendo requisitos para que arquivos eletrônicos tenham a mesma validade dos originais em papel.

Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece exigências relacionadas a documentos digitais, em especial no que diz respeito à proteção de informações pessoais. 

Assim, é importante que empresas se atentem não somente à captura da imagem ou ao escaneamento de arquivos, mas também ao cumprimento dos requisitos legais de armazenamento, acesso e confidencialidade.

Afinal, ao cumprir essas regras, é possível evitar problemas e garantir que a digitalização seja aceita em auditorias, processos administrativos e judiciais, e fiscalizações.

Decreto n.º 10.278 e suas implicações

Publicado em 2020, o Decreto n.º 10.278 detalha critérios técnicos para que documentos digitalizados substituam definitivamente os originais em papel. Entre as exigências estão:

• resolução mínima de 300 dpi para textos e 600 dpi para imagens;

• utilização de formatos específicos, como PDF/A e PNG;

• implementação de OCR para permitir busca e acessibilidade;

• prazos de guarda específicos de acordo com o tipo de documento;

• assinatura digital com certificação pelo sistema da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O Decreto n.º 10.278/2020 regulamentou pontos essenciais da Lei n.º 12.682/2012 e proporcionou mais segurança às organizações que buscam realizar a digitalização de documentos e reduzir a dependência de arquivos físicos.

Benefícios da digitalização de documentos para empresas e indivíduos

A digitalização de documentos oferece uma série de benefícios para empresas e pessoas. Confira os seis principais:

1. redução de custos com impressão, transporte e armazenamento físico;

2. agilidade no acesso e compartilhamento de informações;

3. maior segurança contra extravio e vazamentos;

4. conformidade com normas legais e regulatórias;

5. apoio ao trabalho remoto e à mobilidade corporativa;

6. contribuição para práticas de sustentabilidade e redução do uso de papel.

Segundo dados da Global Growth Insights, o tamanho do mercado global de digitalização de documentos foi avaliado em US$ 3,7 milhões em 2024, com projeção de atingir US$ 4 milhões em 2025 e US$ 4,4 milhões em 2026.

Esse crescimento ano após ano reflete a busca crescente das empresas por mais eficiência, redução de custos operacionais e maior segurança na gestão de informações, benefícios proporcionados pela digitalização de documentos.

Integração entre digitalização e assinatura digital de documentos

A digitalização alcança maior valor estratégico quando integrada à assinatura digital. Isso porque essa combinação garante que documentos deixem de ser apenas arquivos e passem a ter reconhecimento legal, prontos para circulação em processos formais.

Além da validade jurídica, essa integração possibilita automatizar fluxos de contratos, reduzir retrabalho e oferecer experiências mais simples a clientes, parceiros comerciais e equipes internas. 

Nesse contexto, vale saber que com a Docusign empresas conseguem assinar, rastrear e armazenar documentos em um ambiente seguro, mantendo conformidade regulatória e agilidade operacional.

Como assinar documentos digitalizados com validade jurídica

Para assinar documentos com validade jurídica, primeiro é importante saber que existem três tipos de assinatura digital no Brasil: a eletrônica simples, a avançada e a qualificada. A última opção, feita com o certificado da ICP-Brasil, é a que garante reconhecimento legal. 

Agora, como assinar um documento digitalizado nesse padrão? Basta usar a Docusign! O processo é direto: o arquivo é carregado na plataforma, recebe a assinatura digital vinculada a um certificado válido e passa a contar com trilhas de auditoria completas. 

Isso assegura autenticidade e integridade, o que garante aceitação em auditorias, fiscalizações e tribunais. E, além de proteger juridicamente, esse modelo reduz o tempo de tramitação e elimina a necessidade de circular com documentos físicos.

Melhores práticas para implementação de um sistema de digitalização

Para estruturar e implementar um sistema de digitalização de documentos eficiente, é preciso seguir algumas etapas estratégicas. As principais são:

• mapear quais documentos serão digitalizados e estabelecer políticas internas;

• definir responsáveis pelo processo e criar normas de qualidade;

• escolher ferramentas adequadas de captura, OCR e armazenamento;

• integrar com soluções de certificação digital e assinatura eletrônica;

• treinar colaboradores e superar resistências culturais.

Escolha das ferramentas ideais para seu negócio

Ao selecionar equipamentos e softwares para a sua empresa pensando na digitalização de documentos, é fundamental considerar aspectos como escalabilidade, integração com sistemas existentes (ERP, CRM e HRM) e segurança da informação.

A Docusign, por exemplo, oferece o Navigator, uma solução que analisa documentos (mesmo aqueles não assinados na plataforma) e extrai dados relevantes para gerar insights. 

Essas funcionalidades ampliam o valor da digitalização, transformando arquivos em fontes estratégicas de informação.

Leve sua empresa para o digital com as soluções da Docusign

A Docusign é uma empresa pioneira em assinatura eletrônica e líder em gestão inteligente de acordos. Nossas soluções vão além da simples formalização de contratos.

Elas permitem criar fluxos de trabalho automatizados, integrar diferentes sistemas corporativos e revelar informações críticas que antes estavam presas em papéis ou arquivos desconexos.

Com o IAM, empresas de diversos tamanhos e setores aceleram receitas, reduzem riscos e promovem uma verdadeira transformação digital em seus processos. Tudo isso é executado com segurança, conformidade e experiência superior para clientes e colaboradores.

A digitalização de documentos deixou de ser apenas uma medida de conveniência. Hoje, ela representa eficiência, economia e vantagem competitiva. E, integrada à assinatura digital, permite que empresas superem barreiras físicas e adotem práticas mais seguras e sustentáveis.

Se a sua empresa busca agilidade e conformidade, a Docusign oferece o caminho para transformar documentos em inteligência de negócios. Saiba mais sobre nossas soluções!

Como funciona o processo de digitalização de documentos

O processo de digitalização de documentos envolve capturar uma imagem do arquivo físico por meio de um scanner ou aplicativo, convertendo-o em um formato eletrônico, por exemplo, PDF, DOC, DOCX, TIFF ou JPEG. 

Em seguida, softwares especializados aplicam técnicas de reconhecimento ótico de caracteres (conhecido como OCR), para transformar a imagem em texto editável e pesquisável.

Nesse processo, existem algumas boas práticas recomendadas:

• escolher a resolução adequada (300 dpi para textos e 600 dpi para imagens);

• definir padrões de nomeação;

• armazenar os arquivos em pastas organizadas ou sistemas de gestão eletrônica de documentos. 

Esses cuidados ajudam a garantir legibilidade, qualidade, padronização e conformidade com normas legais. Nos tópicos a seguir, confira duas situações comuns para entender melhor!

Digitalização de documentos com smartphone ou tablet

Atualmente, é possível digitalizar documentos com o smartphone usando aplicativos como Adobe Scan e Microsoft Lens. O processo é simples. Basta fotografar o documento em um ambiente iluminado, corrigir a perspectiva e salvar no formato desejado.

Esses e outros apps ainda permitem integração com serviços de nuvem, o que facilita sincronizar arquivos com sistemas corporativos ou soluções de gestão eletrônica de documentos. Assim, até pequenas empresas conseguem profissionalizar o processo de maneira prática.

Digitalização em larga escala para empresas

Para organizações que lidam com grandes volumes de papel, é inviável digitalizar documentos manualmente, um a um, pelo celular. Assim, uma saída é investir em equipamentos de alta performance, como scanners, ou optar pela terceirização do serviço. 

Com essas soluções, o processo pode incluir a indexação por metadados, automação de workflow digital e integração com o Intelligent Agreement Management (IAM), como o da Docusign.

Essa abordagem garante escalabilidade, além de reduzir o tempo de busca e riscos de perda de informações críticas.

Aspectos legais da digitalização de documentos no Brasil

No Brasil, a Lei n.º 12.682/2012 e, principalmente, o Decreto n.º 10.278/2020 regulamentam a digitalização de documentos no país, estabelecendo requisitos para que arquivos eletrônicos tenham a mesma validade dos originais em papel.

Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece exigências relacionadas a documentos digitais, em especial no que diz respeito à proteção de informações pessoais. 

Assim, é importante que empresas se atentem não somente à captura da imagem ou ao escaneamento de arquivos, mas também ao cumprimento dos requisitos legais de armazenamento, acesso e confidencialidade.

Afinal, ao cumprir essas regras, é possível evitar problemas e garantir que a digitalização seja aceita em auditorias, processos administrativos e judiciais, e fiscalizações.

Decreto n.º 10.278 e suas implicações

Publicado em 2020, o Decreto n.º 10.278 detalha critérios técnicos para que documentos digitalizados substituam definitivamente os originais em papel. Entre as exigências estão:

• resolução mínima de 300 dpi para textos e 600 dpi para imagens;

• utilização de formatos específicos, como PDF/A e PNG;

• implementação de OCR para permitir busca e acessibilidade;

• prazos de guarda específicos de acordo com o tipo de documento;

• assinatura digital com certificação pelo sistema da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O Decreto n.º 10.278/2020 regulamentou pontos essenciais da Lei n.º 12.682/2012 e proporcionou mais segurança às organizações que buscam realizar a digitalização de documentos e reduzir a dependência de arquivos físicos.

Benefícios da digitalização de documentos para empresas e indivíduos

A digitalização de documentos oferece uma série de benefícios para empresas e pessoas. Confira os seis principais:

1. redução de custos com impressão, transporte e armazenamento físico;

2. agilidade no acesso e compartilhamento de informações;

3. maior segurança contra extravio e vazamentos;

4. conformidade com normas legais e regulatórias;

5. apoio ao trabalho remoto e à mobilidade corporativa;

6. contribuição para práticas de sustentabilidade e redução do uso de papel.

Segundo dados da Global Growth Insights, o tamanho do mercado global de digitalização de documentos foi avaliado em US$ 3,7 milhões em 2024, com projeção de atingir US$ 4 milhões em 2025 e US$ 4,4 milhões em 2026.

Esse crescimento ano após ano reflete a busca crescente das empresas por mais eficiência, redução de custos operacionais e maior segurança na gestão de informações, benefícios proporcionados pela digitalização de documentos.

Integração entre digitalização e assinatura digital de documentos

A digitalização alcança maior valor estratégico quando integrada à assinatura digital. Isso porque essa combinação garante que documentos deixem de ser apenas arquivos e passem a ter reconhecimento legal, prontos para circulação em processos formais.

Além da validade jurídica, essa integração possibilita automatizar fluxos de contratos, reduzir retrabalho e oferecer experiências mais simples a clientes, parceiros comerciais e equipes internas. 

Nesse contexto, vale saber que com a Docusign empresas conseguem assinar, rastrear e armazenar documentos em um ambiente seguro, mantendo conformidade regulatória e agilidade operacional.

Como assinar documentos digitalizados com validade jurídica

Para assinar documentos com validade jurídica, primeiro é importante saber que existem três tipos de assinatura digital no Brasil: a eletrônica simples, a avançada e a qualificada. A última opção, feita com o certificado da ICP-Brasil, é a que garante reconhecimento legal. 

Agora, como assinar um documento digitalizado nesse padrão? Basta usar a Docusign! O processo é direto: o arquivo é carregado na plataforma, recebe a assinatura digital vinculada a um certificado válido e passa a contar com trilhas de auditoria completas. 

Isso assegura autenticidade e integridade, o que garante aceitação em auditorias, fiscalizações e tribunais. E, além de proteger juridicamente, esse modelo reduz o tempo de tramitação e elimina a necessidade de circular com documentos físicos.

Melhores práticas para implementação de um sistema de digitalização

Para estruturar e implementar um sistema de digitalização de documentos eficiente, é preciso seguir algumas etapas estratégicas. As principais são:

• mapear quais documentos serão digitalizados e estabelecer políticas internas;

• definir responsáveis pelo processo e criar normas de qualidade;

• escolher ferramentas adequadas de captura, OCR e armazenamento;

• integrar com soluções de certificação digital e assinatura eletrônica;

• treinar colaboradores e superar resistências culturais.

Escolha das ferramentas ideais para seu negócio

Ao selecionar equipamentos e softwares para a sua empresa pensando na digitalização de documentos, é fundamental considerar aspectos como escalabilidade, integração com sistemas existentes (ERP, CRM e HRM) e segurança da informação.

A Docusign, por exemplo, oferece o Navigator, uma solução que analisa documentos (mesmo aqueles não assinados na plataforma) e extrai dados relevantes para gerar insights. 

Essas funcionalidades ampliam o valor da digitalização, transformando arquivos em fontes estratégicas de informação.

Leve sua empresa para o digital com as soluções da Docusign

A Docusign é uma empresa pioneira em assinatura eletrônica e líder em gestão inteligente de acordos. Nossas soluções vão além da simples formalização de contratos.

Elas permitem criar fluxos de trabalho automatizados, integrar diferentes sistemas corporativos e revelar informações críticas que antes estavam presas em papéis ou arquivos desconexos.

Com o IAM, empresas de diversos tamanhos e setores aceleram receitas, reduzem riscos e promovem uma verdadeira transformação digital em seus processos. Tudo isso é executado com segurança, conformidade e experiência superior para clientes e colaboradores.

A digitalização de documentos deixou de ser apenas uma medida de conveniência. Hoje, ela representa eficiência, economia e vantagem competitiva. E, integrada à assinatura digital, permite que empresas superem barreiras físicas e adotem práticas mais seguras e sustentáveis.

Se a sua empresa busca agilidade e conformidade, a Docusign oferece o caminho para transformar documentos em inteligência de negócios. Saiba mais sobre nossas soluções!