Reconhecimento de firma pode ser substituído por assinatura eletrônica?

Produzir dificuldades para vender facilidades: esse é um dos motes da estrutura do Estado brasileiro desde muito antes da República, quando, já nas páginas de nossa história, o país acostumou-se com selos, carimbos, protocolos, processos, balcões e, é claro, muita burocracia. Hoje, já temos tecnologia que permite o reconhecimento de firma online.

A ideia de que um contrato seria nulo de pleno direito sem a “acreditação” de um agente cartorário está tão impregnada em nossa cultura que, mesmo atualmente, com a possibilidade de recorrer à assinatura eletrônica (que, em segundos, ratifica autoria e tem a mesmíssima validade jurídica de um documento assinado à caneta), ainda não é difícil encontrar tabelionatos lotados pelo país.

Mas, já parou para se perguntar por que correr até um cartório para chancelar cada contrato que assina? Já se perguntou se os negócios jurídicos com os quais você trabalha exigem essa confirmação (que desperdiça tempo, dinheiro e facilita extravios)?

Hoje vamos mostrar que sua empresa possivelmente é mais pesada e burocrática do que deveria, simplesmente pelo automatismo em seguir a cultura do papel, sem buscar os modernos meios digitais para fechar negócios ou assinar documentos! Dê uma olhada e tire suas próprias conclusões!

O histórico do reconhecimento de firma

A história do sistema registral brasileiro nasce praticamente com a própria chegada dos portugueses, quando a política de entrega de lotes de terras (sesmarias) a donatários, instituída com o objetivo de povoar as terras recém-descobertas (e impedir invasões de outras Coroas), gerou a necessidade de criar um sistema de registro imobiliário.

O então Registro Paroquial, em meados de 1530 (que, como o nome indica, ficava sob a responsabilidade da Igreja Católica) evoluiu ao longo dos séculos para novas formas de registros, como as do nascimento, casamento e falecimento.

Em 1892, foi editado o Decreto nº 79/1892 (presente até hoje no arquivo da Câmara dos Deputados), que determinava que o escrito particular tinha valor quando assinado pelas canetas com pena de ganso das partes e por duas testemunhas, exceto quando seu teor depunha contra um terceiro.

Nesse caso, o documento só teria validade a partir da data do reconhecimento de firma ou do registro nas notas do tabelião. Fincavam-se assim as bases para a burocracia que se tornou o Brasil do século XX.

O reconhecimento de firma na era digital

Atualmente, existem dois tipos de reconhecimento de firma: por autenticidade e por semelhança. Enquanto no primeiro, o signatário comprova pessoalmente que é o dono da assinatura (ao firmá-la diante do tabelião), no segundo, o notário confere a autoria do documento com os registros arquivados em seu banco de dados.

Por conta dessa maior rigidez, o reconhecimento por autenticidade costumava ser exigido em documentos migratórios ou compra/venda de bens. Mas muita coisa mudou nos últimos anos.

Por sorte de quem nos lê do conforto do nosso século XXI, o desenvolvimento da computação (no final dos anos 1990) e o massivo aperfeiçoamento de inúmeras tecnologias que se sucederam nos anos 2000 (como armazenamento de dados em discos rígidos, redes, internet, computação em nuvem e mídias criptográficas) forneceram condições para que a assinatura manuscrita (arcaica, custosa, demorada e passível de fraudes) fosse substituída por meios eletrônicos de autenticação. Surge então a assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica, embora possa soar como novidade, já é permitida legalmente no país desde 2001. Isso mesmo, foi a Medida Provisória 2.200-1/2001, em vigor até hoje, que regulamentou o uso dos meios computacionais para autenticação de assinaturas, equiparando-os a qualquer assinatura à caneta (ainda que com firma reconhecida).

Passados quase 20 anos, algoritmos e sistemas criptográficos complexos, usados por softwares com alta capacidade de processamento, são capazes de imprimir codificações nos documentos (associados aos signatários) virtualmente impossíveis de serem quebrados, redefinindo o conceito de segurança em contratos e demais ajustes de vontades.

Em uma era de Big Data e blockchain, os recursos de segurança de dados em uma assinatura eletrônica são os mesmos usados pelos grandes bancos mundiais. Então por que tanta gente ainda perde tempo em fila de cartório para receber o “ok” de um notário, exatamente como se fazia em 1892? A resposta não está na lei, mas sim nos hábitos centenários de um povo.

A validade da assinatura eletrônica em substituição ao reconhecimento de firma

Sim, a assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica que a assinatura à caneta para 95% das transações nacionais, independentemente de esta última trazer ou não o carimbo de um cartório. A única exceção ainda fica por conta da compra/venda de imóveis, que exige escritura pública, e da transferência de proprietário para um carro usado.

No mais, documentos de locação, contratos de prestação de serviços, aditamentos, atestados médicos, prontuários, declarações, tudo pode ser confirmado em poucos segundos, com apenas alguns cliques, ainda que os signatários estejam em áreas geográficas diferentes (renovação contratual a distância). E com muito mais segurança.

Não somente a lei, como também a ampla jurisprudência dos tribunais ratifica essa questão, inequívoca em um tempo em que a própria administração pública foi a primeira a trocar o papel pelo certificado digital. Vale aqui, aliás, fazer uma breve retrospectiva sobre o tema.

Algumas das (muitas) legislações sobre o assunto

Em 2006, a Lei nº 11.419 — que criou o Processo Judicial Eletrônico (PJe) — não somente permitiu, como passou a exigir a assinatura eletrônica via certificado digital como condição para o impulsionamento dos atos processuais.

Em 2011, no caminho da transformação digital do sistema tributário brasileiro, a Receita Federal tornou obrigatório o uso de certificado digital para a transmissão da DIPJ (Instrução Normativa nº 1.149/2011), marco para a enxurrada de obrigações fiscais que, ano a ano, passaram a ser feitas apenas de forma eletrônica (extinguindo de vez o papel na relação dos contribuintes com o Fisco).

A mesma Receita, mais tarde, em 2013, também aboliu definitivamente o reconhecimento de firma para qualquer cidadão (conforme Portaria RFB nº 1.880/2013, alterada pela Portaria RFB nº 2.860/2017), bastando a apresentação do documento original ou cópia autenticada com a assinatura feita na hora, exceto em caso de dúvidas quanto à autenticidade.

Seguindo o exemplo do Fisco, 5 anos depois, a Lei nº 13.726/2018 eliminou a exigência de reconhecimento de firma em todos os demais órgãos públicos, cabendo apenas a confrontação, por parte do agente administrativo, da assinatura do cidadão com a de seu documento (ou, estando presente, com a assinatura feita diante do servidor).

Perceba que todos esses fatos na linha do tempo têm em comum a desburocratização, o fim do papel e a exclusão da cultura das autenticações notariais para comprovação de autoria na relação com o Estado. Ora, se a legislação aniquila a necessidade de atestados de tabeliães para atos públicos (de extrema importância), por que nos ajustes entre particulares essas conferências cartorárias seriam obrigatórias?

Já existem milhões de empresas no mundo que digitalizaram seus processos, considerando que, sem assinar nada à caneta, não é preciso imprimir uma só folha de papel. Isso proporciona diversos benefícios, como mais agilidade para a realização de negociações, a redução de custos com papéis e deslocamento a cartórios.

Veja que a assinatura eletrônica (que pode ser autenticada por senha, biometria, reconhecimento de IP, geolocalização, certificado digital etc.) é a pedra fundamental de uma verdadeira revolução em sua empresa, permitindo a mudança de processos custosos, hoje baseados em papel, para um simples processo digital muito mais barato e eficiente, no qual é possível assinar e acessar os documentos via celular a um clique de distância.

Estamos falando no tsunami que abre margem para falar em Big Data, Internet das Coisas (IoT), entre outras tecnologias. É sair definitivamente de 1892 para entrar no ilimitado universo da transformação digital.

Assinatura digital para o reconhecimento de firma online é recomendado?

Conforme mencionamos, existem duas formas de reconhecimento de firma: por autenticidade ou por semelhança. Uma das formas aceitas pela legislação para a validação da assinatura é a utilização da assinatura digital, aquela realizada por meio de certificado digital no padrão ICP-Brasil, pois ele garante a autenticidade de uma assinatura e, portanto, pode ser utilizado para o reconhecimento de firma.

Em um primeiro momento, a assinatura digital parece ser muito bem-vinda para reduzir a burocracia. Entretanto, ela pode não ser a solução ideal para todos os casos que envolvem a necessidade de comprovação de assinatura, pois há o custo para a emissão individual para o certificado.

Para que o documento com assinatura digital tenha a validade necessária, é preciso que todos os envolvidos façam a assinatura por meio de seu certificado digital. Entretanto, nem sempre é possível garantir que todas as pessoas tenham esse recurso disponível.

A solução para esse impasse é o uso da assinatura eletrônica, que é realizada em plataformas que oferecem esse serviço e mantém um ambiente seguro para garantir a autenticidade das assinaturas das pessoas que devem assinar o documento. É importante dizer que a assinatura eletrônica também tem validade jurídica garantida, conforme disposto no o Artigo 10, § 2o da Medida Provisória 2.200-2/2001.

O reconhecimento de firma é sempre obrigatório? (na maioria das vezes não)

O reconhecimento de firma é feito para garantir a autenticidade da assinatura em um documento. Entretanto, ele não é obrigatório em diversos tipos de documentos, como para a maior parte dos contratos e em Órgão Públicos conforme estabelecido pela Lei nº 13.726/2018 que mencionamos no tópico acima.

Não existe uma relação exata de quais documentos precisam ou não do reconhecimento de firma. Entretanto, é preciso observar a exigência em cada situação específica.

Por ter validade jurídica, a assinatura eletrônica é utilizada para proporcionar o mesmo efeito que o reconhecimento de firma em vários tipos de documentos, como em contratos realizados entre empresas, em contratos de locação de imóveis e em muitos outros.

Existem plataformas que oferecem o serviço de assinatura eletrônica e no caso de um contrato entre empresas, por exemplo, todas as pessoas relacionadas no documento recebem uma notificação por e-mail para realizar a assinatura em um ambiente seguro. Assim, o documento é assinado de forma rápida, sem a necessidade de deslocamento e com a devida validade jurídica.

É importante dizer que a recente Lei nº 14.063/2020 dispõe sobre as diferentes classificações para a assinatura eletrônica e de que forma elas podem ser utilizadas em interações com órgãos públicos. Na prática, é feita uma classificação com base na tecnológica utilizada na assinatura.

A utilização da assinatura eletrônica é uma forma de fazer o reconhecimento de firma online em diversos tipos de documentos, como em contratos entre empresas. Ela é garantida por lei e é feita em um ambiente que utiliza a tecnologia necessária para garantir a segurança e comprovar a autenticidade de cada assinatura presente no documento.

Agora que você já sabe que é possível fazer o reconhecimento de firma com tecnologia moderna e ágil, faça uma avaliação gratuita na Docusign de nossa solução que realiza a assinatura eletrônica.