Como fazer a gestão de contratos bancários de forma eficiente

A gestão de contratos bancários representa o processo organizado de criação, negociação, execução e monitoramento de acordos entre instituições financeiras e seus clientes. 

Dessa forma, esse processo engloba cinco etapas principais: 

1. geração;

2. negociação;

3. roteamento;

4. aprovação;

5. armazenamento de documentos contratuais.

Entre 2018 e 2023, o sistema financeiro nacional registrou crescimento impressionante de 103% novos usuários ativos. Esse aumento foi impulsionado pelo Auxílio Emergencial na pandemia — que demandava o cadastro no Caixa Tem —, o lançamento do Pix e o surgimento de novas instituições já no ambiente digital. 

Como resultado, esse crescimento aumenta significativamente a demanda por processos contratuais mais ágeis e automatizados. 

Além disso, a complexidade regulatória do setor, com normas rigorosas do Banco Central e Conselho Monetário Nacional, exige controle documental meticuloso. 

Por isso, instituições que ainda dependem de processos manuais enfrentam gargalos operacionais importantes que comprometem sua competitividade.

Por que o gerenciamento contratual é mais importante do que nunca?

O gerenciamento eficiente de contratos bancários potencializa a competitividade das instituições financeiras modernas. 

Além disso, o Banco Central estabelece diretrizes rigorosas sobre informações obrigatórias em contratos, exigindo transparência total sobre direitos, deveres, custos e riscos envolvidos. Contudo, processos manuais geram riscos de não conformidade regulatória. 

Por exemplo, a Resolução BCB n.º 374/2024 estabelece novos parâmetros para liquidez financeira, impactando diretamente o controle contratual das instituições.

Ao mesmo tempo, o crescimento exponencial do setor financeiro brasileiro, com 3.000% de aumento de usuários em segmentos de crédito, amplia drasticamente a necessidade de processos escaláveis. Portanto, instituições que não se adaptam rapidamente perdem competitividade no mercado.

Dados da Agência Brasil mostram que 58% dos brasileiros não se dedicam às próprias finanças. Consequentemente, isso aumenta a responsabilidade das instituições em criar processos contratuais claros, transparentes e de fácil compreensão.

A gestão de contratos inadequada resulta inevitavelmente em custos operacionais elevados, tempo de processamento extenso e experiência do cliente prejudicada. Os serviços financeiros modernos exigem agilidade e precisão em todos os processos contratuais.

Qual é a diferença entre contratos bancários e contratos financeiros?

Contratos bancários são específicos de instituições que captam depósitos e concedem crédito, regulamentadas pelo Banco Central. Contratos financeiros abrangem escopo mais amplo, incluindo seguros, investimentos e fintechs diversas.

Principais desafios na administração tradicional de contratos bancários

Pelos menos três desafios se destacam nas instituições financeiras que ainda seguem processos tradicionais de assinatura de contratos bancários:

1. gargalos operacionais;

2. riscos de conformidade;

3. impactos na experiência do cliente.

Gargalos operacionais

Processos manuais limitam severamente a capacidade de processamento de contratos, criando filas extensas de aprovação que impactam negativamente a experiência do cliente.

A necessidade constante de impressão, assinatura física e arquivo manual consome recursos importantes da instituição. Consequentemente, funcionários dedicam tempo excessivo a tarefas repetitivas e burocráticas, reduzindo a produtividade geral da organização.

Riscos de conformidade

A rastreabilidade de documentos físicos é extremamente complexa e propensa a erros humanos. As auditorias regulatórias exigem histórico completo e detalhado de alterações, aprovações e assinaturas realizadas. Portanto, falhas regulatórias na documentação podem resultar em penalidades e danos à reputação institucional.

Impacto na experiência do cliente

Clientes modernos esperam processos digitais rápidos, convenientes e disponíveis 24 horas por dia. No entanto, a necessidade de deslocamento físico para assinatura de contratos gera atrito importante na jornada do cliente. Além disso, tempos de aprovação extensos aumentam significativamente a taxa de desistência. 

Etapas essenciais do controle contratual bancário

O controle contratual em instituições financeiras deve ser feito em, pelo menos, cinco etapas conhecidas por todo bancário:

1. geração e criação dos contratos;

2. negociação e revisão contratual;

3. aprovação;

4. assinatura;

5. armazenamento.

Entenda os detalhes a seguir.

1. Geração e criação de contratos

A geração automatizada utiliza modelos pré-aprovados que garantem conformidade regulatória desde o início. Sistemas integrados preenchem dados do cliente automaticamente, reduzindo significativamente erros de digitação e inconsistências.

As bibliotecas de cláusulas padronizadas agilizam a criação de contratos e fluxos de trabalho automatizados direcionam para revisão jurídica, otimizando o processo.

2. Negociação e revisão colaborativa

Plataformas digitais modernas permitem revisão simultânea por múltiplas partes interessadas e mantém histórico completo de alterações e comentários realizados durante o processo.

3. Roteamento e aprovação

Fluxos configuráveis direcionam contratos automaticamente conforme valor e tipo de operação financeira para os respectivos responsáveis. Dessa forma, aprovações paralelas aceleram processos sem comprometer controles internos.

Por sua vez, painéis de controle executivos fornecem visibilidade completa e em tempo real do fluxo de aprovações.

4. Assinatura e execução

A assinatura eletrônica permite a conclusão online, remota e segura de contratos bancários. É possível ainda adicionar camada de segurança extra no fluxo de assinaturas, aplicando métodos de verificação de identidade para comprovar que o signatário é quem realmente diz ser. 

Ao fim do processo, trilhas de auditoria e certificados digitais são gerados para comprovar o passo a passo daquele acordo e a identidade dos envolvidos. 

5. Armazenamento e monitoramento

Arquivos centralizados facilitam significativamente a busca e recuperação de documentos contratuais. Um repositório centralizado que gera indexação automática por cliente, produto e data agiliza consultas e relatórios gerenciais. 

É possível também configurar alertas de renovação de um contrato, por exemplo, para evitar vencimentos não planejados que podem impactar as operações.

Benefícios da administração digital de contratos bancários

A gestão contratual no ambiente digital não gera apenas economia tangível para os cofres do banco, ela também melhora a experiência dos clientes — acelerando processos antes burocráticos — e aumenta a conformidade dos contratos assinados.

Redução de custos operacionais

Contratos digitais tem o potencial de gerar uma economia média de R$190 por documento. Enquanto isso, a automação inteligente de processos libera funcionários para atividades estratégicas de maior valor e a redução significativa de erros manuais diminui retrabalho e custos associados à correção.

Aceleração de processos

Soluções digitais avançadas reduzem também o tempo de processamento. Por sua vez, aprovações paralelas e notificações automáticas aceleram dramaticamente fluxos de trabalho.

Melhoria na conformidade

Modelos pré-aprovados garantem conformidade automática com normas da instituição. Dessa forma, fluxos configuráveis asseguram que todos os controles necessários sejam seguidos sistematicamente. Além disso, o versionamento automático mantém histórico preciso de todas ações realizadas em relação àqueles contratos.

Experiência superior do cliente

Clientes podem assinar contratos remotamente, eliminando deslocamentos desnecessários e inconvenientes. Os. processos mais rápidos também reduzem drasticamente o tempo de espera para aprovação de produtos financeiros.

Como implementar o gerenciamento automatizado de contratos bancários

Um passo a passo rápido de quatro etapas te ajuda a implementar a automatização e digitalização processual dos contratos bancários da sua instituição:

1. planejamento e preparação;

2. implementação técnica;

3. treinamento;

4. monitoramento.

O tempo de implementação varia de 30 a 90 dias, dependendo da complexidade institucional e número de integrações necessárias.

Veja, em detalhes, a seguir.

1. Planejamento e preparação

A avaliação completa dos processos atuais identifica gargalos específicos e oportunidades concretas de melhoria. Dessa forma, o mapeamento detalhado de fluxos existentes facilita significativamente o design da solução digital adequada.

2. Implementação técnica

A integração com sistemas bancários existentes (CRM, ERP, core banking) garante um fluxo contínuo e seguro de dados — APIs facilitam a conexão eficiente entre diferentes plataformas tecnológicas. A migração de processos deve ser gradual para minimizar riscos operacionais durante a transição. 

3. Treinamento e adoção

Programas de capacitação especializados garantem uso efetivo da nova tecnologia por todas as equipes — materiais de treinamento específicos para cada função aceleram significativamente a adoção organizacional. Além disso, o suporte contínuo durante todo o período de transição reduz resistência natural à mudança.

4. Monitoramento e otimização

Métricas de performance detalhadas acompanham constantemente a eficácia da implementação e os painéis executivos fornecem visibilidade completa sobre KPIs contratuais essenciais. A cultura de feedback contínuo de usuários orienta melhorias incrementais no sistema. 

O Docusign IAM, nova plataforma e categoria de SaaS alimentada por IA que otimiza a gestão de contratos e documentos, oferece uma plataforma completa para administração do ciclo de vida contratual. Consequentemente, recursos avançados de automação e análise maximizam o retorno sobre investimento.

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Melhores práticas para administração de contratos bancários

A mudança na cultura da instituição financeira é parte fundamental para que o novo jeito de fechar contrato realmente funcione para clientes e funcionários. Para isso, centralizar informações, padronizar processos e definir integrações úteis ajuda a alcançar o sucesso com as ferramentas novas.

Centralização e organização

Um repositório central para todos os contratos facilita a busca e recuperação de documentos, ou seja, uma estrutura hierárquica por tipo de contrato otimiza a organização institucional.

Além disso, metadados padronizados permitem filtros avançados e consultas específicas, o que acelera consideravelmente a localização de documentos específicos quando necessário.

Padronização de processos

Modelos previamente aprovados pelo jurídico garantem consistência e conformidade regulatória e as bibliotecas de cláusulas padronizadas aceleram a criação de contratos diversos.

Fluxos configuráveis adaptam-se facilmente a diferentes tipos de produtos financeiros, com aprovações escalonadas que respeitam alçadas de autorização estabelecidas.

Automação inteligente

O preenchimento automático de dados reduz drasticamente erros manuais de digitação, enquanto as validações em tempo real previnem inconsistências contratuais antes da finalização.

Integração sistêmica

A conectividade com sistemas bancários existentes elimina retrabalho desnecessário já que a sincronização automática de dados garante informações sempre atualizadas em tempo real.

As APIs abertas facilitam integração eficiente com soluções de terceiros e uma arquitetura modular permite expansão conforme necessidades futuras da instituição.

Contratos digitais representam o futuro da administração contratual bancária. Portanto, instituições que implementam essas práticas ganham vantagem competitiva importante no mercado.

Tecnologias essenciais para administração moderna de contratos

Em tempos de IA, é razoável dizer que uma plataforma que promete melhorar seus processos, tanto em velocidade quanto em economia, necessariamente deve ser potencializada por inteligência artificial — e isso você encontra no Docusign IAM!

Inteligência artificial aplicada

A plataforma IAM da Docusign centraliza contratos novos e históricos em uma única fonte de verdade, utilizando IA para extrair dados críticos e converter textos não estruturados em informações acionáveis.

A ferramenta oferece busca avançada por conceitos e alertas proativos que mitigam riscos de prazos e renovações indesejadas. Além disso, a plataforma gera relatórios e dashboards personalizados, transformando o repositório documental em inteligência de negócios estratégica para embasar a tomada de decisões.

Integração e APIs

As APIs RESTful facilitam a integração com sistemas bancários legados. Além disso, conectores pré-construídos aceleram implementação com plataformas populares do mercado.

A Docusign possui mais de 1.000 integrações pré-configuradas para que você possa conectar e ampliar seus fluxos de trabalho da plataforma com softwares que você já usa no dia a dia - assegurando mais eficiência aos seus processos.

Como a Docusign otimiza a administração de contratos bancários

A plataforma Docusign IAM oferece funcionalidades específicas desenvolvidas para o setor financeiro com fluxos configuráveis que se adaptam facilmente a diferentes necessidades institucionais específicas. Ele tem conectividade nativa com Salesforce, SAP e outros sistemas empresariais críticos. 

As soluções da Docusign oferecem criptografia de nível bancário, certificações SOC 2 Type II, ISO 27001, e entre outras - está em conformidade rigorosa com regulamentações globais, nacionais e também específicas do setor financeiro.

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