Contrato digital: como fazer, assinar e gerenciar?

A transformação digital pela qual a sociedade vem passando tem tornado possível que tarefas burocráticas sejam realizadas com muito mais rapidez e facilidade. A formalização de acordos, por exemplo, que sempre envolveu bastante papelada transitando entre as partes envolvidas, já pode ser feita por meio do contrato digital.

Para começar a usar esse tipo de solução, é fundamental entender como funciona e contar com uma ferramenta adequada e de eficácia comprovada. Assim, os contratos digitais podem se tornar grandes aliados no dia a dia dos empreendedores, ajudando a tornar os processos mais ágeis e seguros.

Diante disso, trouxemos informações essenciais para você compreender melhor como se dá a elaboração, a assinatura e o gerenciamento de um contrato digital, entre outros pontos relevantes sobre o tema. Acompanhe!

Se prefere aprender de uma forma mais prática, a Docusign oferece um teste da plataforma para produzir contratos digitais para sua empresa gratuitamente, sem inserir seu cartão de crédito.

O que é contrato digital?

Para quem nunca fez uso desse tipo de documento, ele pode causar estranheza em um primeiro momento, mas o fato é que não há motivo para isso. Afinal de contas, o contrato digital é apenas um acordo formal firmado entre duas ou mais partes, que especifica algo a ser cumprido sob as condições estabelecidas no documento.

Isso significa que o contrato físico tradicional e o digital têm essencialmente a mesma definição. A diferença entre eles é que o contrato digital, como o próprio nome já indica, é construído, assinado, gerenciado e armazenado online. Isso possibilita que os acordos sejam firmados a distância, por meio do uso de dispositivos eletrônicos.

Qual é a sua importância?

O uso do contrato digital é um passo importante na jornada de transformação digital de qualquer empresa. Contar com recursos tecnológicos que viabilizam a adoção desse tipo de documento traz agilidade para as negociações, pois permite que o contrato passe pelo crivo de todas as partes de forma mais rápida e que a coleta de assinaturas seja concluída em questão de minutos.

Há também um ganho em organização e segurança de informações, pois os documentos ficam salvos na nuvem e não correm risco de serem extraviados no transporte. Com o contrato digital, a empresa ainda consegue economizar em impressão e armazenamento de papéis e reforça a cultura paperless que é tão importante do ponto de vista ambiental.

Como fazer e assinar um contrato digital?

No que se refere ao conteúdo, a elaboração de um contrato digital deve incluir as mesmas informações dos contratos tradicionais, que são:

• identificação das partes — o contrato digital deve indicar quem contrata e quem é contratado, informando dados como nome, números de RG, CPF e CNPJ, endereço, entre outros;

• objeto do contrato — o documento deve determinar e delimitar qual é a finalidade do acordo;

• direitos e deveres de cada uma das partes envolvidas;

• valores envolvidos, além de critérios para eventuais reajustes;

• prazo do contrato, tanto para seu encerramento quanto para a conclusão de etapas do acordo;

• cláusulas de cancelamento, distrato e descumprimento do contrato.

Todo o processo de preparação do contrato digital é realizado no ambiente online. É interessante utilizar o armazenamento do documento em nuvem, o que permite que as partes revisem o contrato e façam ajustes de forma prática, evitando a criação e a circulação de várias versões do mesmo documento. Com o Docusign IAM, por exemplo, a nossa plataforma inteligente para uma gestão completa de acordos, você pode contar com o nosso motor de IA para te ajudar em todas as etapas do contrato, desde a sua redação até a revisão e as auditorias periódicas de compliance.

Com o contrato finalizado, o passo seguinte é coletar as assinaturas. Para isso, é necessário utilizar uma boa plataforma de assinatura eletrônica que todos os signatários precisarão acessar para de fato assinar o contrato digital. O procedimento é simples, intuitivo, seguro e muito rápido.

Qual é a validade de um contrato digital?

Depois de saber como funciona o contrato digital, uma dúvida que ainda fica se refere à validade desse tipo de documento perante a lei. Nesse sentido, é importante saber que tanto a legislação brasileira quanto as de outros países já preveem o uso da assinatura eletrônica na formalização de acordos.

No Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001 trata especificamente do assunto. Assim, você só precisa se certificar de elaborar o contrato digital de acordo com as normas vigentes, assim como contar com uma ferramenta de assinatura eletrônica que atue em conformidade com a legislação. Desse modo, os seus contratos terão a devida validade jurídica.

Existe diferença entre “contrato digital” e “contrato eletrônico”?

Os termos “contrato digital” e “contrato eletrônico” geralmente são usados como sinônimos para se referir a qualquer contrato que não é feito em papel e assinado à caneta. Como vimos, os contratos não físicos precisam ser assinados em ambiente digital, o que pode ser feito de várias maneiras.

Uma delas é com a assinatura eletrônica, que utiliza senha, token, código e SMS, entre outros recursos, para validar documentos por meio de dispositivos eletrônicos. A outra é com o uso da assinatura digital, que necessita da inclusão de um certificado digital de uma Autoridade Certificadora como fator de autenticação adicional. Em ambos os casos, está assegurada a validade jurídica, como disposto na a Medida Provisória nº 2.200-2.

Com a solução de assinatura eletrônica da Docusign, por exemplo, você consegue transmitir os dados de celebração dos contratos eletronicamente, inclusive utilizando dispositivos móveis. Isso permite formalizar acordos a qualquer hora e em qualquer lugar, levando apenas alguns minutos para concluir o processo com toda a segurança necessária.

No celular, é só instalar o aplicativo da Docusign, cadastrar a sua assinatura e assinar o contrato eletronicamente, seguindo os passos indicados pelo app. Para incluir um documento a ser assinado por várias partes, basta subir o arquivo no aplicativo, o que pode ser feito diretamente da nuvem.

Em seguida, você vai cadastrar os e-mails dos signatários, que receberão uma notificação avisando-os de que já podem assinar o documento. O passo a passo é bem simples e intuitivo, simplificando ainda mais o uso da assinatura eletrônica.

Com a assinatura eletrônica da Docusign, é possível formalizar contratos de compra e venda, documentação de RH, acordos de confidencialidade, acordos com fornecedores, cartas de intenção e muitos outros tipos. O contrato digital já é uma realidade no mercado, e vale a pena contar com ferramentas que viabilizam a sua adoção na rotina da empresa de forma segura e eficaz.

Então, tem interesse em começar a assinar e gerenciar eletronicamente os seus contratos? Experimente a solução da Docusign de forma totalmente gratuita por 30 dias e conheça de perto todos os benefícios!