ANNEXE RELATIVE AU SERVICE DE eSIGNATURE DOCUSIGN
Date de version de l’Annexe de service : 15 mars 2022.
Sauf définition contraire dans la présente Annexe de service pour la eSignature Docusign (« Annexe de Service »), les termes commençant par une majuscule ont la signification qui leur est attribuée dans le Contrat.
1. DEFINITIONS
« Vérification par le Client » désigne la configuration pour l’Identification du Signataire définie par le Client qui :
(a) s’écarte des paramètres établis par le Service IDV ou les fournisseurs d’identité ; ou
(b) valide l’identité d’un Signataire lorsque le Service IDV ou le fournisseur d’identité a rejeté l’Identification du Signataire.
« eSignature Docusign » désigne le Service de Docusign de signature électronique à la demande, qui fournit des services en ligne d'affichage , de remise de document scellé, d’accusé de réception, de signature électronique et de stockage pour les eDocuments via Internet. Cette définition inclut le service de signature électronique à la demande Docusign précédemment appelé « Signature Docusign », le « Service d’Abonnement » ou les « Services Hébergés ».
« Vérification d’Identité par Docusign » (ou le « Service IDV ») désigne le Service de Docusign qui fournit des services de vérification d’identité aux parties qui signent des eDocuments à l’aide de la eSignature Docusign. Le Service IDV permet au Client de vérifier l’identité d’un Signataire avant que le Signataire signe un eDocument envoyé par le Client via la eSignature Docusign.
« Docusign Monitor » désigne la fonctionnalité complémentaire du service de eSignature Docusign, qui fournit des services d’affichage et d’alerte en ligne pour l’activité du service eSignature Docusign, basée sur l’utilisation par le Client du service de eSignature Docusign.
« Docusign Payments » désigne la fonctionnalité qui peut être incluse dans la eSignature Docusign et qui permet au Client de soumettre des contrats, des factures et d’autres documents aux Signataires via la eSignature Docusign afin de faciliter la soumission des informations d’identification et des autorisations de paiement du Signataire directement aux applications de paiement, portails, sous-traitants et prestataires de services qui stockent, traitent ou transmettent les données de titulaires de carte dans le cadre de l’autorisation ou du règlement (« Applications de Paiement »).
« Docusign Rooms » désigne le Service de Docusign pour la gestion des transactions, qui fournit l’affichage en ligne d’espace de travail dit « Rooms », la gestion de eDocuments, de personnes et de tâches, et des services de stockage pour les eDocuments via Internet.
« Docusign Workspaces » désigne le Service de Docusign qui facilite le téléchargement, l’accès, la conservation et le partage de fichiers, de données et d’autres contenus entre les parties via Internet.
« Enveloppe » désigne un dossier électronique contenant un ou plusieurs eDocument(s) constitués d’une seule page ou d’un groupe de pages de données téléchargées dans le Service de Docusign.
« Room(s) » désigne l’espace de travail en ligne pour la gestion des transactions tel que créé par le Client dans le service Docusign Rooms.
« Signataire » désigne une personne désignée par un Utilisateur Autorisé pour : accéder, signer, et/ou agir sur les eDocuments envoyés à cette personne via la eSignature Docusign, et en cas de Vérification d’Identité par Docusign, être invitée à vérifier son identité via le Service IDV avant d’accéder et signer électroniquement un eDocument.
« Identification du Signataire » désigne toute donnée identifiant un Signataire qui est collectée par le Client par le biais du Service IDV dans le but de confirmer l’identité dudit Signataire. Ces données peuvent inclure une pièce d’identité délivrée par un gouvernement (par ex., un passeport) ou une pièce d’identité délivrée au Signataire par une banque ou une autorité nationale (par ex., une pièce d’identité électronique), ou un certificat détenu par le Signataire (par ex., une carte d’identité nationale électronique ou un document équivalent délivré par une autorité nationale).
« Données de Transaction » désigne les métadonnées associées à une Enveloppe (telles que l’historique des transactions, la valeur de hachage de l’image, la méthode et l’heure de suppression de l’Enveloppe, les noms d’expéditeur et de destinataire, les adresses e-mail et les identifiants de transaction) que Docusign peut utiliser pour générer et maintenir la piste d’audit numérique requise par la eSignature Docusign.
« Workspace » désigne l’environnement en ligne dans lequel les Utilisateurs Autorisés peuvent télécharger, accéder, conserver et partager des données de fichiers et d’autres contenus entre parties via Internet à l’aide de Docusign Workspaces.
2. LIMITATIONS D’UTILISATION SUPPLÉMENTAIRES ET RESPONSABILITÉS DU CLIENT
2.1 La fourniture par Docusign de eSignature Docusign est subordonnée à la reconnaissance et l’acceptation par le Client de ce qui suit :
(a) Rien dans la présente Annexe de Service ne peut être interprétée comme faisant de Docusign une partie à un eDocument traité au moyen de la eSignature Docusign, de Docusign Rooms ou de Docusign Workspaces, et Docusign ne donne aucune garantie eu égard aux transactions devant être réalisées au moyen d’un eDocument ;
(b) Dans la relation entre Docusign et le Client, le Client a le contrôle exclusif et la responsabilité du contenu, de la qualité et du format de tout eDocument ainsi que de toute transaction facilitée par Docusign Rooms ou Docusign Workspaces ;
(c) Certains types de contrats et de documents peuvent être exclus du champ d’application des lois relatives aux signatures électroniques (par exemple, les testaments et accords relevant du droit de la famille) ou être soumis à des règles spécifiques édictées par des organismes publics en matière de signatures électroniques et registres électroniques. Docusign n’a pas l’obligation de déterminer si un eDocument particulier fait l’objet d’une exception au titre des lois applicables en matière de signature électronique, s’il est soumis à des réglementations spécifiques à certains organismes ou s’il peut être légalement formé par des signatures électroniques ;
(d) Docusign n’a pas l’obligation de déterminer la durée de conservation des contrats, documents et autres fichiers au regard des lois, réglementations et autres règles en vigueur édictées par des organismes publics. En outre, Docusign n’a pas l’obligation de fournir les eDocuments, ou tout autre document du Client, à des tiers ;
(e) En vertu de certaines lois ou réglementations relatives à la protection des consommateurs, les transactions électroniques impliquant un ou plusieurs « consommateurs », peuvent être soumises à des exigences particulières, telles que (entre autres) les exigences relatives au consentement du consommateur quant à la méthode de conclusion du contrat et/ou la remise au consommateur d’une une copie, ou d’un accès à une copie des traces d’audit de ladite transaction, sur support papier ou autre support écrit non électronique. Docusign n’a pas l’obligation de :
(i) déterminer si une transaction particulière concerne un « consommateur » ;
(ii) fournir ou obtenir de tels consentements ou déterminer si ces consentements ont été retirés ;
(iii) mettre à disposition toute information ou conditions d’utilisation afin de recueillir de tels consentements ;
(iv) fournir une analyse juridique, mettre à jour ou corriger toute information ou conditions d’utilisation actuellement ou précédemment remises ;
(v) mettre à disposition de telles copies ou de tels accès sauf stipulation expresse figurant dans la Documentation pour toute transaction, consommateur ou autrement ; ou
(vi) se conformer à de telles exigences particulières ;
(f) Le Client s’engage à déterminer si un « consommateur » est concerné par un eDocument présenté par ses Utilisateurs Autorisés pour traitement, et, le cas échéant, à se conformer à toutes les exigences imposées par la loi sur lesdits eDocuments ou leur formation ;
(g) Si le Client utilise Docusign Monitor dans le cadre du service eSignature Docusign, le Client convient qu’il est seul responsable de la mise en place et de l’application de ses propres configurations de sécurité et alertes au sein de Docusign Monitor. Docusign Monitor peut être fourni au Client avec des alertes par défaut, cependant, le Client reste seul responsable de déterminer si ses alertes répondent aux exigences du Client ; et
(h) Si le Client utilise Docusign Rooms ou Docusign Workspaces dans le cadre du service de eSignature Docusign, le Client est seul responsable de la confiance qu’il accorde à tout contenu, conseil, opinion, déclaration, suggestion ou autre information (« Contenu de Tiers ») proposé par des tiers et partagé ou distribué via Docusign Rooms ou Docusign Workspaces. Tout Contenu de Tiers présenté ou diffusé via Docusign Rooms ou Docusign Workspaces représente uniquement l’opinion de l’auteur ou de l’émetteur dudit contenu, qui demeure seul responsable de l’exactitude ou de la fiabilité de celui-ci.
3. STOCKAGE ET SUPPRESSION DES eDOCUMENTS
3.1 Stockage par défaut. Par défaut, Docusign conservera tous les eDocuments finalisés (y compris toutes les Données Client contenues dans un eDocument) envoyés par le Client jusqu’à la fin de la Durée du Contrat ou jusqu’à ce que le Client supprime le eDocument, selon la première de ces occurrences à intervenir. Si le Client exige un calendrier de conservation ou de suppression différent, le Client a la possibilité, par l’intermédiaire de son Administrateur de Compte, de modifier ses paramètres de Compte pour demander la suppression de tout ou partie des eDocuments désignés, soit plus tôt, soit à des intervalles périodiques.
3.2 Récupération des eDocuments. Pendant la Durée du Contrat, le Client peut récupérer à tout moment et sans frais supplémentaires des copies électroniques de ses eDocuments stockés. Le Client, s'il ne récupère pas ses eDocuments avant l’expiration ou la résiliation de la présente Annexe de Service, pourra demander à Docusign, au plus tard dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours après cette expiration ou résiliation, de lui fournir des Services Professionnels pour l'aider à récupérer les eDocuments finalisés qui se trouvent toujours dans le Système. Les modalités de ces Services Professionnels seront précisées dans un SOW. Si le Client ne contacte pas Docusign pour initier cette récupération dans ce délai de quatre-vingt-dix (90) jours, alors, à l’issue de cette période de quatre-vingt-dix (90) jours, Docusign n’aura aucune obligation de conserver ou de fournir les eDocuments (y compris toute Donnée Client contenue dans un eDocument) et Docusign aura le droit de supprimer tout le Compte du Client et les eDocuments (y compris toute Donnée Client contenue dans les eDocuments) dans le Système ou qui se trouvent autrement en sa possession ou sous son contrôle.
3.3 Données de Transaction. Docusign peut conserver les Données de Transaction tant que cette conservation se justifie sur le plan commercial, étant entendu que les Données de Transaction qui constituent des Informations Confidentielles du Client conserveront ce statut en permanence et que Docusign respectera ses obligations de confidentialité telles qu’elles sont stipulées dans le Contrat.
4. FORFAITS D’ABONNEMENT ET TARIFS. La eSignature Docusign est mise à disposition sous la forme d’un abonnement prépayé, qui est soumis aux restrictions énoncées dans le Bon de Commande applicable.
4.1 « Nombre Maximum de Sièges » désigne le nombre maximum d’Utilisateurs Autorisés (« Sièges ») qu’un Client peut activer dans son Compte, tels qu’attribués par l’Administrateur du Compte Client. Pour déterminer l'utilisation des Sièges :
(a) Le nombre de Sièges utilisés est déterminé par le nombre total d’Utilisateurs Autorisés enregistrés sur le Compte du Client qui ont accès à la eSignature Docusign à tout moment pendant la Durée du Contrat.
(b) Deux personnes physiques ne peuvent pas se connecter au Service de eSignature Docusign ou l’utiliser sous l'identifiant d’un même Utilisateur Autorisé. Cependant, le Client pourra, par l’intermédiaire de son Administrateur de Compte, supprimer ou désactiver des Utilisateurs Autorisés et les remplacer par d’autres Utilisateurs Autorisés sans encourir de pénalité tant que le nombre d’Utilisateurs Autorisés actifs qui sont enregistrés à un moment donné ne dépasse pas le nombre de Sièges achetés.
4.2 « Nombre Maximum d’Enveloppes » désigne le nombre total d’Enveloppes qui peuvent être envoyées par les Utilisateurs Autorisés inscrits sur le Compte du Client. Il n’y a pas de limite individuelle en ce qui concerne le nombre d’Enveloppes pouvant être envoyées par chaque Utilisateur Autorisé, tant que le volume total envoyé par tous les Utilisateurs Autorisés ne dépasse pas le Nombre Maximum d’Enveloppes ;
(a) Une Enveloppe est consommée lorsqu’elle est envoyée par un Utilisateur Autorisé, indépendamment du fait que l’Enveloppe ait été reçue par un destinataire ou qu’un destinataire ait effectué des actions sur un eDocument dans l’Enveloppe ;
(b) L’utilisation d’un Powerform sera prise en compte dans le Nombre Maximum d’Enveloppes. Un Powerform sera réputé être consommé au moment où un utilisateur y a accès, quelles que soient les actions qui sont ensuite exécutées sur cette Enveloppe. « Powerform » désigne une Enveloppe qui peut être consultée et remplie au moyen d'un hyperlien (et ne doit pas de ce fait être envoyée individuellement à chaque destinataire) ; et
(c) Une Enveloppe envoyée par envoi groupé ou par envoi par lots automatisé, y compris par le biais d’une API Docusign, sera prise en compte dans le Nombre Maximum d’Enveloppes.
4.3 Calcul du Nombre Maximum d’Enveloppes pour les Forfaits Siège. Sauf indication contraire sur le Bon de Commande, le Nombre Maximum d’Enveloppes pour les forfaits Siège par période de douze (12) mois pendant la Durée de la Commande est obtenu en multipliant le Nombre Maximum de Sièges par cent (100) Enveloppes. À titre d’exemple, un abonnement de trois (3) ans pour dix (10) Sièges correspond à un Nombre Maximum d’Enveloppes de mille (1 000) Enveloppes par an. Il est possible d'augmenter le Nombre Maximum d’Enveloppes en achetant des Sièges supplémentaires (dont chacun offre cent (100) Enveloppes supplémentaires, sauf stipulation contraire dans le Bon de Commande) ou des lots supplémentaires d’Enveloppes, en application d’un Bon de Commande.
4.4 Excédent
(a) Sièges. Si le Client, par l’intermédiaire de son Administrateur de Compte, ajoute plus d’Utilisateurs Autorisés que le nombre permis en vertu du Nombre Maximum de Sièges, il accepte par la présente que des surcoûts, correspondant à un Siège par Utilisateur Autorisé supplémentaire pendant la Durée restante de la Commande, lui soient facturés en conséquence. Des Sièges supplémentaires seront facturés de manière proportionnelle (en fonction de la Durée restante de la Commande) au tarif alors applicable pour les Sièges, suivant le type d'abonnement applicable, ou au montant qui est indiqué sur le Bon de Commande et incluront une répartition proportionnelle des Enveloppes.
(b) Enveloppes. Le Client accepte par la présente que toutes les Enveloppes envoyées en sus du Nombre Maximum d’Enveloppes pendant la Durée du Contrat entraîneront l’application de coûts de dépassement par Enveloppe au tarif indiqué dans le Bon de Commande en cours ou au prix catalogue en vigueur pour le type d'abonnement concerné si le tarif n’est pas mentionné dans le Bon de Commande.
4.5 Des fonctionnalités facultatives, telles que les modes d’authentification ou les services de renvoi par télécopie, peuvent être achetées sur la base d’un abonnement ou à l’utilisation, comme indiqué dans le Bon de Commande.
5. GARANTIES DE eSIGNATURE DOCUSIGN.
En plus de toute autre garantie stipulée au Contrat, Docusign garantit que l’utilisation appropriée de la Signature Docusign par le Client conformément à la Documentation et au droit en vigueur suffira pour respecter la définition d'une « signature électronique » définie dans le Règlement (UE) No 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (le « Règlement 910/2014 » ou « eIDAS »).
6. DOCUSIGN PAYMENTS
6.1 Si le Client utilise Docusign Payments, la fourniture de Docusign Payments par Docusign est conditionnée à la reconnaissance et à l’accord du Client concernant ce qui suit :
(a) Les activités de traitement des paiements facilitées par Docusign Payments interviennent entre le Client et une Application de Paiement ou un autre tiers désigné par le Client et non pas avec Docusign. Le Client est seul responsable de l’enregistrement et de la tenue d’un compte auprès des Applications de paiement afin de faciliter le traitement des paiements via Docusign Payments et de se conformer à tous les accords, conditions d’utilisation ou autres conditions générales entre le Client et lesdites Applications de Paiement. Les Applications de Paiement sont des prestataires indépendants et non des agents, des salariés ou des sous-traitants de Docusign. Docusign ne contrôle pas les méthodes de paiement (c.-à-d. carte de crédit, carte de débit, chambre de compensation automatisée) mises à disposition par les Applications de Paiement via la eSignature Docusign, ni les produits ou services qui sont vendus ou achetés par le Client via Docusign Payments. Le Client reconnaît et convient que Docusign ne peut pas s’assurer qu’un Signataire d'Application de Paiement ou un tiers effectuera un traitement de paiement ou qu’il est autorisé à le faire.
(b) Le Client autorise Docusign à stocker, traiter et transmettre les Données Client si nécessaire pour qu’une Application de Paiement facilite le traitement des paiements entre le Client et un tiers désigné par le Client. Docusign Payments stockera temporairement les informations reçues du Client, telles que les informations de compte pour une Application de Paiement, uniquement pour faciliter le traitement du paiement.
(c) Le Client est seul responsable du respect de :
(i) toutes les normes applicables développées et publiées par les réseaux de paiement (tels que Visa, Mastercard, American Express et tout autre réseau de transfert de fonds de crédit, de débit ou électronique), y compris notamment la norme actuelle de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (« PCI DSS ») ; et
(ii) toutes les lois et réglementations applicables au traitement du paiement effectué par le Client via Docusign Payments, y compris notamment celles qui peuvent s’appliquer au Client :
(1) dans le cadre de la collecte et du stockage d’informations, y compris les identifiants de paiement concernant les Signataires ;
(2) s’agissant de la mise à disposition de conditions d’utilisation adéquates, claires et visibles relatives au stockage et à l’utilisation des identifiants de paiement des Signataires ; ainsi que
(3) l’utilisation d’identifiants de paiement conservés pour percevoir des futurs paiements.
(d) Le Client est seul responsable de tous les litiges avec les Applications de Paiement ou les Signataires liés à ou en relation avec un traitement de paiement qui doit être facilité via Docusign Payments, y compris notamment : (i) les rejets de débit ; (ii) les produits ou services non reçus ; (iii) la restitution, la livraison retardée, ou les produits ou les services annulés ; (iv) les transactions annulées ; (v) les transactions ou facturations en double ; (vi) les débits et crédits électroniques impliquant des comptes bancaires, cartes de débit, cartes de crédit, et les émissions de chèques ; et (vii) le temps nécessaire pour effectuer le traitement des paiements.
6.2 Dans la mesure où cela est applicable à Docusign pour la fourniture de Docusign Payments, Docusign déclare qu’elle est actuellement en conformité, et restera en conformité avec la norme PCI DSS actuelle. Docusign reconnaît que les numéros de compte de carte de crédit et de débit ou les données connexes traitées via Docusign Payments sont, selon le cas, détenus exclusivement par le Client, les émetteurs de carte de crédit, les réseaux de paiement concernés et les entités autorisées à traiter les transactions par carte de crédit et de débit pour le compte du Client, et reconnaît en outre que ces informations peuvent être utilisées par Docusign uniquement pour aider les parties susmentionnées à mener à bien les activités de traitement décrites dans le Contrat.
7. CONDITIONS ADDITIONNELLES POUR LES SUPPLÉMENTS À LA eSIGNATURE DOCUSIGN.
Si le Client achète l’une des fonctionnalités supplémentaires de la eSignature Docusign suivantes, les conditions ci-après s’appliqueront à l’utilisation de cette fonctionnalité par le Client :
7.1 Vérification d’Identité par Docusign. La fourniture par Docusign du Service IDV est conditionnée à la reconnaissance et à l’accord du Client concernant ce qui suit :
(a) Le Service IDV facilite la vérification de l’identité du Signataire dans le cadre d’une transaction avec le Client. Docusign ne donne aucune garantie concernant la validité ou l’authenticité de toute Identification du Signataire traitée dans le cadre de la transaction entre le Signataire et le Client utilisant le Service IDV ;
(b) Le Client peut utiliser le Service IDV uniquement dans le but de vérifier l’identité d’un Signataire dans le cadre de la signature de eDocuments avec la eSignature Docusign ;
(c) Docusign peut auditer l’utilisation que fait le Client du Service IDV pour s’assurer du respect des conditions du Contrat. Cet audit sera limité à la présentation de documents par le Client à Docusign. Si nécessaire, le Client devra se conformer aux mesures correctives raisonnables identifiées par Docusign ;
(d) Le Client ne doit pas utiliser le Service IDV pour se livrer à des activités pornographiques, à des activités de jeux d’argent non réglementées, à des activités illégales, à de la publicité mensongère, ou pour fournir des produits ou services réglementés sans disposer des licences nécessaires. Le non-respect de cette disposition peut entraîner la résiliation par Docusign de l’utilisation du Service IDV par le Client ; et
(e) Le Client peut utiliser la Vérification par le Client pour valider l’Identité du Signataire. A chaque fois que le Client utilise cette fonctionnalité, le Client :
(i) est seul responsable de l’Identification du Signataire et de toute perte ou responsabilité légale ou commerciale qui en résulte,
(ii) déclare et garantit en outre que l’identification qu’il effectue est conforme à toutes les lois et réglementations pertinentes, et
(iii) est seul responsable de la configuration du contenu des données d’Identification du Signataire à stocker par Docusign, le cas échéant, et de la définition de la période de conservation de ces données.
7.2 Docusign Monitor.
(a) Le Client reconnaît que les données de production (output data) affichées dans Docusign Monitor comme décrit dans la Documentation sont des informations appartenant exclusivement à Docusign. Le Client peut utiliser ces données de production (output data) uniquement dans le cadre de son utilisation de Docusign Monitor à des fins commerciales internes et uniquement pendant la Durée du Contrat. À l’expiration ou à la résiliation de la Durée d’abonnement à Docusign Monitor, le droit du Client d’utiliser les données de production (output data) prend fin immédiatement. Docusign n’aura aucune obligation de conserver ou de fournir des données de production au Client après la résiliation ou l’expiration, et Docusign peut supprimer toutes les données de production (output data) sans préavis.
(b) Si le Client accède à Docusign Monitor via Splunkbase, le Client reconnaît que Docusign peut recevoir des Données Utilisateur et accepte que Splunk Inc. et ses sociétés affiliées ne soient pas responsables de la confidentialité, de la sécurité ou de l’intégrité des Données Utilisateur dans ou traitées par l’application de Docusign Monitor sur Splunkbase. « Données Utilisateur », aux fins du présent article 7.2, désigne les coordonnées de l’utilisateur et les informations stockées dans les systèmes de Splunk Inc. et de ses sociétés affiliées concernant la configuration et l’utilisation par l’utilisateur de l’application Docusign Monitor au sein de Splunkbase.
7.3 Docusign Workspaces. Pendant la Durée du Contrat, et sous réserve du respect des conditions générales du Contrat, le Client et ses Utilisateurs Autorisés, avec un Compte disposant d’un Compte Docusign Workspaces activé pour la eSignature électronique Docusign, auront le droit de :
(a) créer ou gérer Docusign Workspaces dans un Compte en utilisant l’API/les API/de Docusign Workspaces ; et
(b) créer et supprimer Docusign Workspaces, télécharger, supprimer et afficher du contenu, des données ou des eDocuments partagés dans Docusign Workspaces à l’aide de Docusign Workspace