契約業務のボトルネックを解消し、商談を加速する方法——営業・法務・ITで見直す3つの改善策

契約業務の非効率が招く、見えないコスト

四半期末、商談はほぼまとまっていた。しかし、適切な契約書のテンプレートが見つからず、社内の条件調整に時間がかかり、契約締結の期限に間に合わなかった——。

これはDocusignの担当者が自身の営業担当者時代を振り返って語ったエピソードですが、決して珍しい話ではありません。

DocusignとDeloitteが共同で実施した調査レポートでは、契約プロセスの非効率が企業に与える影響について、以下のような事実が明らかになっています。

• 非効率な契約プロセスにより、年間平均150万ドル（約2億2,500万円※）の収益機会が失われている

• 契約ワークフローの分断により、従業員の業務時間の18%が浪費されている

• 標準的な基本契約書（MSA）を探すだけで、平均60分かかっている

※1ドル＝150円で概算。詳細は調査レポート参照。

契約プロセスの効率が悪いと、営業チームがテンプレートの検索や承認状況の追跡、複数システム間の操作に追われ、顧客との対話や商談の推進に使える時間が削られてしまいます。契約書の作成に時間がかかり手作業に依存していると、商談の停滞を招き、企業の収益に直接的な悪影響を及ぼしかねません。

契約プロセスを再構築する3つの原則

こうした非効率を解消するには、契約を営業プロセスに直接組み込み、承認を自動化し、契約データから次のアクションにつながるインサイトを引き出す必要があります。具体的には、以下の3つの原則が重要です。

1. CRM上で契約書の作成・進捗確認を完結させる

営業担当者がSalesforceやDynamics 365から離れることなく、契約書の作成から進捗の確認までを行える環境を整えます。CRMに登録済みの顧客情報を事前承認済みのテンプレートに自動入力することで、手入力によるミスや二重入力を防ぎます。

2. 金額や契約条件に応じた承認ルートを自動化する

契約金額や条件に基づいて、適切な承認者へ自動的にルーティングされる仕組みを構築します。メールでの確認や口頭での承認依頼をなくし、承認の漏れや遅延を防止します。

3. AIで契約情報を抽出し、価格・更新日・主要条項を可視化する

締結済みの契約書からAIが自動的に重要な情報を抽出・整理することで、更新時期の見落としや条件の確認漏れを防ぎます。法務チームにとっても、メールのやり取りを一つ一つ確認する代わりに、完全な承認・変更履歴（監査証跡）とAIによる条項レビュー機能を備えた一元化されたレビュー環境を利用できるようになります。

これらの原則は、Docusignのインテリジェント契約管理プラットフォーム（IAM）の営業部門向けソリューション「Docusign IAM for Sales」の基盤となっています。契約書を静的な文書から、営業活動を推進する戦略的な資産へと変革する上で役立ちます。

各部門にとってのメリット

Docusign IAM for Salesは、営業部門だけでなく、法務・IT部門にも具体的なメリットをもたらします。

Docusignの企業顧客からは、文書の処理時間が81%改善したとの回答が報告されています（出典）。

導入事例：Payworks社が契約プロセスの非効率を大幅に解消

Payworks社は、カナダ大手の給与計算および人材管理サービスプロバイダーで、40,000社以上の顧客にサービスを提供しています。

同社は以前からDocusign eSignatureを利用していましたが、電子署名だけでは業務プロセスの根本的な課題は解決しませんでした。PDF、メール、手書きメモ、複数のフォームなど、さまざまな形式で情報が届くため、手作業が多くなりデータの一貫性が損なわれていたのです。

同社のオペレーション部門統括責任者（VP）であるWillie Malcolm氏は、「営業担当者ごとに業務の進め方がバラバラで属人化しており、それが多くの非効率を生んでいました」と振り返ります。

Payworks社の改善アプローチ

同社は、以下の4つを柱とするアプローチを採用しました。

1. 顧客データをCRMワークフローに直接統合する

2. 分断されたプロセスを自動化する

3. 顧客と従業員双方の体験を向上させる

4. 契約書の作成プロセスを刷新する

導入8か月後の成果

インテリジェント契約管理プラットフォーム（IAM）の導入から8か月後、Payworks社は以下の成果を公表しています。

• 契約締結までの平均時間を25%短縮

• 24時間以内の契約完了率が55%から87%に向上

• 営業担当者の商談完了までの時間を41%短縮

この改善は営業部門にとどまりませんでした。データ品質の向上により、導入支援チームにおける後続プロセスの滞留が解消され、業績予測の精度が向上。従業員が管理業務よりも付加価値の高い業務に集中できるようになりました。

「営業担当者は誰も書類仕事が好きではありません。本来やりたいのは、顧客との関係構築です」——Willie Malcolm氏、Payworks社 オペレーション部門VP

Payworks社の業種や市場は日本企業と異なります。しかし、「営業担当者ごとに運用がバラバラ」「複数のフォームへの重複入力」「メール中心の承認プロセス」「CRMと契約データの不整合」といった課題は、規模の大きな組織に共通して見られるものです。

自社の契約プロセスを見直すためのチェックリスト

以下の項目に心当たりがある場合、契約プロセスの見直しが商談スピードの改善につながる可能性があります。

• 営業担当者が契約書のテンプレートを探すのに10分以上かかっている

• 契約の承認状況をメールやチャットで個別に確認している

• CRMと契約書の顧客情報を手動で二重入力している

• 法務への確認依頼がメール添付で行われ、変更履歴が追いにくい

• 四半期末に契約書の準備が間に合わず、商談が翌期へずれ込むことがある

• 締結済み契約書の更新時期や価格条件を一覧で確認する手段がない

次のステップ

契約プロセスの分断を解消し、営業・法務・ITが連携した効率的な契約管理を実現する方法について、詳しくはDocusign IAM for Salesをご覧ください。自社の契約プロセスの課題整理やIAMの適用範囲について相談されたい場合は、Docusignの担当チームまでお問い合わせください。