Unterschrift als PNG/JPG? Worauf man achten sollte

Wir haben die Anleitung und alles Wissenswerte für Sie

Die Umwandlung einer Unterschrift in ein Bild kommt in verschiedenen Fällen im Geschäftsalltag zum Einsatz. Von der Digitalisierung von Verträgen und Rechnungen bis hin zur Integration von personalisierten Unterschriften in Geschäftsbriefen – steigern Sie mit dieser einfachen Maßnahme Ihre Effizienz, Authentizität und Professionalität. 

Wir zeigen Ihnen, wie die Erstellung einer Unterschrift als Bild funktioniert, wie Sie diese in ein Dokument einfügen,  wie die Rechtslage aussieht und welche Rolle die digitalisierte Unterschrift in der Geschäftswelt spielt.  

Warum eine digitalisierte Unterschrift?

Eine elektronische Signatur bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht es Ihnen, Dokumente schnell und effizient online zu unterzeichnen, ohne physisch anwesend sein zu müssen. Darüber hinaus sind E-Signaturen rechtlich bindend und erfüllen die Anforderungen vieler Organisationen und Behörden. Mit einer elektronischen Unterschrift sparen Sie wichtige Ressourcen wie Zeit, Geld und Papier ein – um Ihr Unternehmen effizienter zu gestalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer digitalisierten Unterschrift

Sie fragen sich, wie man eine handschriftliche Unterschrift in ein digitales Format (PNG oder JPG) umwandelt? Wir zeigen es Ihnen:

  • Vorbereitung: Beginnen Sie damit, Ihre handschriftliche Unterschrift auf einem weißen Blatt Papier mit einem dunklen Stift zu schreiben. Achten Sie darauf, dass Ihre Unterschrift klar und deutlich lesbar ist. Wenn Sie bereits eine physische Unterschrift haben, können Sie diesen Schritt überspringen.
  • Scannen oder Fotografieren: Nachdem Sie Ihre handschriftliche Unterschrift erstellt haben, scannen Sie das Papier oder machen Sie ein hochauflösendes Foto davon. Stellen Sie sicher, dass das Bild gut beleuchtet und scharf ist. Sie können dafür auch Ihr Smartphone oder die Kamera Ihres Computers bzw. iPads verwenden.
  • Bildbearbeitung: Öffnen Sie das gescannte oder fotografierte Bild in einer Bildbearbeitungssoftware Ihrer Wahl. Gängige Programme wie Adobe Photoshop, GIMP oder sogar Online-Tools wie Pixlr sind geeignet.
  • Freistellen der Unterschrift: Entfernen Sie mit den Werkzeugen der Bildbearbeitungssoftware den Hintergrund rund um die handschriftliche Unterschrift, diesen Schritt bezeichnet man auch als Freistellen.
  • Anpassung der Größe: Bei der Größe reicht für die meisten Anwendungen eine Breite von etwa 300 bis 500 Pixel aus. Stellen Sie sicher, dass das Seitenverhältnis beibehalten wird, um Verzerrungen zu vermeiden. Bei den meisten Programmen können Sie dies automatisch einstellen.
  • Konvertierung in PNG oder JPG: Speichern Sie die bearbeitete Unterschrift entweder als PNG- oder JPG-Datei. Beide Formate sind weit verbreitet und gut geeignet für digitalisierte Unterschriften. PNG bietet eine höhere Qualität und unterstützt Transparenz, während JPG eine kleinere Dateigröße aufweist.
  • Speichern Sie Ihre digitale Unterschrift: Wählen Sie einen Ort auf Ihrem Computer oder in der Cloud, um Ihre Unterschrift in einer PNG-Datei oder JPG-Datei zu speichern. Stellen Sie sicher, dass Sie leicht darauf zugreifen können, wenn Sie sie benötigen.
  • Verwendung der digitalen Unterschrift: Ihre digitale Unterschrift in PNG- oder JPG-Form ist jetzt für den Einsatz bereit. Sie können sie für verschiedene Anwendungen einsetzen, darunter E-Mails, Rechnungen, Werbematerialien, oder die Unterschrift in Word einfügen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Erstellen einer digitalen Unterschrift

Rund um die elektronische Signatur und digitalisierte Unterschriften gibt es noch immer viele Fragen. Wir haben die Antworten für Sie!

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Unterschrift und einer digitalen Signatur?

Die digitale Signatur ist eine bestimmte Form der elektronischen Unterschrift. Gemeint ist damit ein sicherer elektronischer Code ist, der zur Überprüfung der Authentizität und Integrität eines Dokuments verwendet wird, bei dem ein Trust Service Provider (TSP) als Prüfstelle fungiert. Als digitale Signatur gelten die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Ist eine digitale Unterschrift rechtskräftig?

Ja, digitale und elektronische Unterschriften sind rechtsgültig. Die Grundlagen dafür bildet die eIDAS-Verordnung. Je nach Anforderung kann eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig sein.

Kann ich meine digitale Unterschrift in PNG- oder JPG-Form für verschiedene Dokumente verwenden?

Die digitale Unterschrift kann in verschiedenen Dokumenten und Anwendungen verwendet werden, solange sie den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Wie schütze ich meine digitale Unterschrift vor unbefugtem Zugriff?

Wenn Sie digital unterschreiben, sollten Sie sichere Passwörter für den Zugriff auf Ihre digitale Unterschriftsdatei verwenden und diese an einem sicheren Ort speichern.

Was ist der Unterschied zwischen PNG und JPG?

Der Hauptunterschied zwischen PNG und JPG liegt in der Art der Datenkompression. PNG (Portable Network Graphics) verwendet eine verlustfreie Kompression, was bedeutet, dass die Bildqualität nicht beeinträchtigt wird, dafür aber eine größere Dateigröße erstellt wird. JPG (Joint Photographic Experts Group) hingegen verwendet eine verlustbehaftete Kompression, was zu kleineren Dateigrößen führt, jedoch auch zu einem geringfügigen Qualitätsverlust. 

PNG eignet sich besser für Bilder mit transparenten Hintergründen oder Grafiken, während JPG ideal für Fotos ist, bei denen geringfügige Qualitätsverluste akzeptabel sind. 

Elektronische Signatur erstellen mit DocuSign

Insgesamt ist das Erstellen einer digitalisierten Unterschrift in PNG- oder JPG-Form ein schneller und einfacher Prozess. Mit den oben genannten Schritten können Sie Ihre Unterschrift digitalisieren und in verschiedenen Anwendungen einsetzen – ganz egal, ob Sie diese am Rechner oder am iPad eingeben. 

Für eine elektronische Signatur, die alle Anforderungen an Nachweisbarkeit und Sicherheit erfüllt, ist DocuSign der richtige Partner. Erfahren Sie mehr über die DocuSign eSignature und wie Sie einfacher und effizienter elektronisch unterzeichnen.

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