Die wichtigsten Phasen des Beschaffungsprozesses

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gehört zu den operativen Kernaufgaben jedes Unternehmens. Dennoch ist der Beschaffungsprozess in vielen Organisationen noch immer von manuellen Abläufen, unklaren Zuständigkeiten und fehlender Transparenz geprägt. Gerade in Zeiten steigender Kosten und zunehmender Lieferkettenrisiken wird ein strukturierter Ablauf der Beschaffungsprozess-Phasen zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor.

Die Herausforderung liegt häufig nicht im Fehlen von Prozessen, sondern in ihrer mangelnden Standardisierung. Wenn Bedarfsmeldungen per E-Mail eingehen, Lieferanten-Vergleiche in Excel-Tabellen stattfinden und Vertragsdokumente in unterschiedlichen Ablagen liegen, entstehen Fehler, Verzögerungen und Compliance-Risiken. Ein klar definierter, durchgängiger Ablauf der Beschaffung – von der ersten Bedarfsermittlung bis zur abschließenden Zahlungsabwicklung – schafft hier die notwendige Grundlage.

Moderne Technologien erlauben es, diesen Ablauf zu digitalisieren und zu automatisieren. Wer die einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses kennt und systematisch gestaltet, legt den Grundstein für effiziente, rechtssichere und skalierbare Einkaufsprozesse – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Was ist der Beschaffungsprozess? Definition, Aufgaben und Abgrenzung

Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um Waren, Materialien oder Dienstleistungen von externen Lieferanten zu beziehen – von der Ermittlung des Bedarfs über die Auswahl geeigneter Lieferanten bis hin zur Bezahlung der Rechnung. Ziel ist es, die benötigten Güter in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt, in der geforderten Qualität und zu optimalen Kosten verfügbar zu machen.

Der Begriff Beschaffung ist dabei weiter gefasst als der reine Einkauf: Während der Einkauf die operative Bestellung im Vordergrund stellt, beinhaltet die Beschaffung auch strategische Elemente wie Lieferantenmanagement, Vertragsverhandlungen und die Gestaltung langfristiger Lieferbeziehungen. Im Unternehmenskontext ist der Beschaffungsprozess eng mit dem Supply Chain Management und dem sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) verzahnt, der den gesamten Ablauf von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung beschreibt.

Für Mittelstands- und Konzernunternehmen im DACH-Raum ist ein standardisierter Beschaffungsprozess besonders relevant: Er schafft Transparenz über Ausgaben, ermöglicht belastbare Lieferanten-Vergleiche und stellt sicher, dass alle Einkäufe den internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Schritte der Beschaffung lassen sich dabei in bis zu zehn Phasen unterteilen, die in den folgenden Abschnitten detailliert beschrieben werden.

Phase 1–3: Beschaffungsarten, Bedarfsermittlung und Budgetfreigabe

Bedarfsermittlung

Die erste Phase des Beschaffungsprozesses beginnt mit der Bedarfsermittlung: Eine Fachabteilung stellt fest, welche Güter oder Dienstleistungen benötigt werden, und erstellt eine Bestellanforderung (BANF). Diese enthält in der Regel Angaben zu Menge, Qualität, gewünschtem Liefertermin sowie einer Kostenschätzung. Die BANF bildet die formale Grundlage für alle nachgelagerten Schritte und stellt sicher, dass Beschaffungsanforderungen dokumentiert und genehmigungsfähig sind.

Ein häufiger Schwachpunkt in der Praxis: Bedarfsmeldungen werden informell per E-Mail kommuniziert, ohne standardisierten Beschaffungsantrag. Dies führt zu unvollständigen Angaben, fehlender Nachvollziehbarkeit und verlangsamten Genehmigungsprozessen. Unternehmen, die hier auf digitale Formulare und automatisierte Workflows setzen, reduzieren den Aufwand erheblich.

Bestandskontrolle

Bevor eine Bestellung ausgelöst wird, prüft die Beschaffungsabteilung, ob der gemeldete Bedarf bereits durch vorhandene Lagerbestände gedeckt werden kann. Diese Bestandskontrolle ist besonders relevant für produzierende Unternehmen mit umfangreicher Lagerhaltung. Ziel ist es, Überbestellungen zu vermeiden und Lagerkosten zu senken.

Ein bewährter Ansatz ist die Just-in-Time-Beschaffung: Materialien werden bedarfssynchron angeliefert, ohne in großen Mengen eingelagert zu werden. Dies setzt allerdings zuverlässige Lieferanten und eine genaue Bedarfsplanung voraus. Moderne ERP-Systeme ermöglichen eine automatisierte Bestandsüberwachung mit definierten Mindestbeständen und Meldebeständen.

Budgetfreigabe

Die dritte Phase umfasst die interne Budgetfreigabe: Die Beschaffungsanforderung wird von autorisierten Personen geprüft und genehmigt. Je nach Unternehmen und Bestellwert sind unterschiedliche Unterschriftsregelungen und Genehmigungsstufen vorgesehen – von der Teamleitung bis hin zur Geschäftsführung. Ein klar definierter Ablauf einer Bestellung im Unternehmen mit transparenten Freigabegrenzen verhindert unkontrollierte Ausgaben und schafft Planungssicherheit für das Budget.

Phase 4–6: Lieferantenauswahl, Angebotseinholung und Vertragsabschluss

Bezugsquellenermittlung und Lieferantenauswahl

Mit der genehmigten Bedarfsanforderung beginnt die operative Kernphase der Beschaffung: die Bezugsquellenermittlung. Einkäufer:innen prüfen zunächst, ob geeignete Lieferanten bereits im System hinterlegt sind, oder recherchieren neue potenzielle Anbieter. Die anschließende Lieferantenbewertung erfolgt anhand definierter Kriterien: Preis, Qualität, Lieferzeit, Zuverlässigkeit und – zunehmend wichtig – Nachhaltigkeitsstandards. Eine strukturierte Nutzwertanalyse hilft dabei, mehrere Lieferanten objektiv und nachvollziehbar miteinander zu vergleichen.

Langfristig empfiehlt sich der Aufbau eines qualifizierten Lieferantenpools, der regelmäßig aktualisiert und bewertet wird. Ein gepflegter Lieferantenpool verkürzt den Prozess der Angebots- und Lieferantenauswahl bei Folgebestellungen erheblich und reduziert das Risiko von Lieferengpässen.

Angebotseinholung und -vergleich

Im fünften Schritt – dem Schritt der Angebotsanfrage – werden ausgewählte Lieferanten zur Angebotsabgabe aufgefordert, in der Praxis oft als Request for Quotation (RFQ) bezeichnet. Um verschiedene Angebote vergleichen zu können, werden Preis, Konditionen, Zahlungsziele und Liefermodalitäten in einer strukturierten Angebotsmatrix gegenübergestellt. Eine standardisierte Angebotsmatrix erleichtert die Entscheidung und macht den Vergleich für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Besonders bei komplexen Beschaffungsvorhaben lohnt es sich, auch qualitative Faktoren wie Serviceleistungen, Referenzen und technische Unterstützung in die Bewertung einzubeziehen. Der günstigste Anbieter ist nicht immer der wirtschaftlich sinnvollste.

Vertragsverhandlung und -abschluss

Phase sechs – Vertragsverhandlung und -abschluss – ist eine der kritischsten Phasen im gesamten Beschaffungsverfahren. Hier werden Konditionen verbindlich festgelegt: Preis, Laufzeit, Gewährleistung, Lieferbedingungen und Haftungsregelungen. Fehler oder Unklarheiten in diesem Schritt können weitreichende finanzielle und rechtliche Folgen haben.

Viele Unternehmen setzen bei der digitalen Vertragsunterzeichnung bereits auf elektronische Signaturen, um den Abschluss schneller und rechtssicher zu gestalten. Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) ermöglicht es Einkaufsabteilungen darüber hinaus, Beschaffungsverträge zentral zu verwalten, Laufzeiten und Verlängerungsfristen automatisch zu überwachen und alle vertraglichen Verpflichtungen jederzeit im Blick zu behalten – ohne manuellen Aufwand.

Phase 7–10: Bestellprozess, Überwachung, Wareneingang und Rechnungsprüfung

Bestellung

Nach dem Vertragsabschluss folgt die operative Bestellung: Der Bestellvorgang umfasst die formale Übermittlung des Auftrags an den ausgewählten Lieferanten, üblicherweise per Bestellformular, ERP-System oder – bei großen Liefermengen – per Electronic Data Interchange (EDI). Eine korrekte und vollständige Bestellung ist die Voraussetzung dafür, dass Lieferant und Einkauf auf der gleichen Informationsbasis arbeiten.

In vielen Unternehmen wird die Bestellung direkt aus dem ERP-System generiert und enthält alle relevanten Daten: Artikelnummern, Mengen, Preise, Liefertermin und Lieferadresse. Die Auftragsbestätigung des Lieferanten schließt diesen Schritt ab und gibt beiden Seiten Planungssicherheit – moderne ERP-Systeme erfassen sie automatisch und beschleunigen so den gesamten Bestellprozess.

Bestellüberwachung

Sobald die Bestellung ausgelöst ist, beginnt die Bestellüberwachung: Einkäufer:innen verfolgen den Status der Lieferung und greifen bei Verzögerungen oder Abweichungen proaktiv ein. Moderne ERP-Systeme bieten hier automatisierte Benachrichtigungen und Tracking-Funktionen, die den manuellen Aufwand minimieren.

Eine strukturierte Bestellüberwachung ist besonders in Lieferketten mit internationalen Lieferanten oder langen Transportwegen unverzichtbar. Verzögerungen, die nicht rechtzeitig erkannt werden, können Produktionsstopps oder Projekt-Unterbrechungen verursachen.

Wareneingang und Qualitätskontrolle

Phase neun umfasst den Wareneingang: Die gelieferten Güter werden auf Vollständigkeit, Menge und Qualität geprüft. Im Falle von Mängeln greift das Reklamationsmanagement – der Lieferant wird informiert, und eine Rücksendung oder Nachlieferung wird eingeleitet. Rechtliche Grundlage hierfür sind insbesondere die Regelungen des HGB zum Handelskauf und zur Mängelrüge.

Der sogenannte Three-Way-Match – der automatisierte Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung – ist ein zentrales Instrument zur Fehlervermeidung. Stimmen alle drei Dokumente überein, kann die Rechnungsfreigabe effizient und fehlerfrei erfolgen.

Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung

Die letzte Phase des Beschaffungsprozesses ist die Rechnungsprüfung: Der Ablauf der Rechnungsprüfung sieht vor, die eingegangene Rechnung mit Bestellung und Wareneingang abzugleichen – das sogenannte Three-Way-Match. Korrekte Rechnungen werden zur Zahlung freigegeben – der Prozess der Zahlungsabwicklung sollte dabei Zahlungsziele und Skontofristen konsequent berücksichtigen, um Kosten zu optimieren.

Ein automatisierter Rechnungsprüfungsprozess reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Doppelzahlungen und Fehlbuchungen. Die nahtlose Integration zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltungssystem ist hierbei ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Lieferantenmanagement als dauerhafte Aufgabe im Beschaffungsprozess

Lieferantenmanagement ist keine abgeschlossene Phase, sondern eine kontinuierliche strategische Aufgabe, die parallel zu allen operativen Beschaffungsphasen läuft. Es umfasst die regelmäßige Bewertung von Lieferantenleistungen anhand definierter KPIs – etwa Liefertreue, Qualitätsquote und Reaktionszeiten –, die gezielte Entwicklung strategischer Partnerschaften sowie das Management von Lieferantenrisiken.

Leistungsstarke Lieferanten werden durch systematische Scorecards bewertet und in regelmäßigen Lieferantengesprächen weiterentwickelt. Dieser Ansatz schafft Transparenz, stärkt das gegenseitige Vertrauen und ermöglicht es Unternehmen, frühzeitig auf Qualitätsprobleme oder Kapazitätsengpässe zu reagieren. Im Kontext des Supply Chain Managements gewinnt das proaktive Lieferantenmanagement angesichts globaler Lieferkettenstörungen zunehmend an Bedeutung.

Ein professionelles Vertragsmanagement bildet die vertragliche Grundlage für belastbare Lieferantenbeziehungen. Unternehmen, die Verträge zentral verwalten und Fristen systematisch überwachen, sind in der Lage, Vertragsbedingungen konsequent durchzusetzen und Nachverhandlungen auf einer soliden Datenbasis zu führen.

Beschaffungsprozesse optimieren – Digitalisierung und E-Procurement

Der Beschaffungsprozess bietet erhebliches Optimierungspotenzial – von der automatisierten Bedarfserfassung über den digitalen Angebotsvergleich bis hin zur elektronischen Rechnungsfreigabe. E-Procurement bezeichnet den Einsatz digitaler Technologien zur Automatisierung und Standardisierung von Einkaufsprozessen. Unternehmen, die ihre Beschaffung konsequent digitalisieren, berichten laut Studien von Kosteneinsparungen von bis zu 20 Prozent sowie einer deutlichen Reduktion der Prozesszeiten.

Procurement Software unterstützt Unternehmen dabei, alle Beschaffungsphasen in einem integrierten System abzubilden: von der BANF über den Lieferantenvergleich und die Bestellauslösung bis hin zur automatisierten Rechnungsprüfung. Die Integration in bestehende ERP-Systeme – etwa SAP, Microsoft Dynamics oder vergleichbare Lösungen – ermöglicht einen durchgängigen Datenfluss ohne manuelle Medienbrüche.

Docusign Intelligent Agreement Management ergänzt diesen Ansatz um eine zentrale Dimension: das systematische Management aller vertraglichen Vereinbarungen im Beschaffungskontext. Unternehmen können Lieferantenverträge digital abschließen, Laufzeiten und Fristen automatisch überwachen und Compliance-Anforderungen – etwa im Hinblick auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) – nachweisbar erfüllen. Moderne Procurement-Lösungen verbinden so die operative Bestellabwicklung mit dem strategischen Beschaffungsprozesse digitalisieren und schaffen eine lückenlose, prüfbare Dokumentation aller Beschaffungsvorgänge.

Die elektronische Beschaffung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um Einkäufer:innen von administrativen Routineaufgaben zu entlasten und ihnen mehr Zeit für strategische Aufgaben zu geben – Lieferantenentwicklung, Risikoanalyse und Kostensenkungsinitiativen. Wer den digitalen Beschaffungsprozess konsequent umsetzt, schafft die Grundlage für einen zukunftsfähigen, agilen Einkauf.

Fazit: Strukturierte Beschaffungsprozesse als Wettbewerbsvorteil

Ein klar strukturierter Beschaffungsprozess – von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenauswahl bis zur Zahlungsabwicklung – ist keine operative Selbstverständlichkeit, sondern ein strategischer Hebel für Effizienz, Kostenkontrolle und Compliance. Unternehmen, die ihre Beschaffungsphasen standardisieren und konsequent digitalisieren, reduzieren Fehlerquellen, verkürzen Prozesszeiten und stärken ihre Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten. Docusign Intelligent Agreement Management unterstützt Sie dabei, Beschaffungsverträge rechtssicher abzuschließen, zentral zu verwalten und Fristen automatisch zu überwachen – für einen Einkauf, der nicht nur reibungslos funktioniert, sondern aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was sind die Aufgaben der Beschaffung?

Die Aufgaben der Beschaffung lassen sich in operative und strategische Bereiche unterteilen. Operativ geht es um Bestellabwicklung, Terminüberwachung und Rechnungsprüfung – strategisch um Lieferantenentwicklung, Kostensenkung und Versorgungssicherheit. Unternehmen, die beide Dimensionen systematisch gestalten, schaffen die Grundlage für einen resilienten und effizienten Einkauf.

Was versteht man unter dem Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte, die ein Unternehmen durchläuft, um Waren und Dienstleistungen von externen Lieferanten zu beziehen – von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenauswahl und den Vertragsabschluss bis hin zur Rechnungsprüfung und Zahlung. Ziel ist eine effiziente, kostenoptimierte und regelkonforme Versorgung des Unternehmens.

Was gehört alles zum Beschaffungsprozess?

Zum Beschaffungsprozess gehören alle Aktivitäten von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlung und Bestellung bis hin zu Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung. Darüber hinaus zählen strategische Aufgaben wie Lieferantenmanagement und Beschaffungsplanung dazu. Der Prozess verbindet operative Abläufe mit langfristigen Unternehmenszielen wie Kostenkontrolle und Versorgungssicherheit.

Welche Phasen gibt es im Beschaffungsprozess?

Der klassische Beschaffungsprozess umfasst zehn Phasen: Bedarfsermittlung, Bestandskontrolle, Budgetfreigabe, Lieferantenauswahl, Angebotseinholung, Vertragsabschluss, Bestellung, Bestellüberwachung, Wareneingang und Rechnungsprüfung. Die genaue Anzahl und Bezeichnung der Phasen kann je nach Unternehmensgröße, Branche und eingesetzter Procurement Software variieren.

Was ist eine BANF (Bestellanforderung)?

Eine BANF (Bestellanforderung) ist ein internes Dokument, mit dem eine Fachabteilung formal anfordert, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen. Sie enthält Angaben zu Art, Menge, Qualität und gewünschtem Liefertermin und dient als Grundlage für die interne Genehmigung und die anschließende Bestellung durch den Einkauf.

Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung?

Der Begriff Einkauf bezeichnet in erster Linie die operative Durchführung von Bestellungen. Beschaffung ist weiter gefasst und umfasst zusätzlich strategische Aufgaben wie Lieferantenmanagement, Vertragsverhandlungen und Beschaffungsplanung. In vielen Unternehmen werden beide Begriffe synonym verwendet, obwohl sie sich inhaltlich unterscheiden.

Was versteht man unter Just-in-Time-Beschaffung?

Just-in-Time-Beschaffung (JIT) bezeichnet eine Strategie, bei der Materialien und Waren bedarfssynchron angeliefert werden – also genau dann, wenn sie im Produktions- oder Arbeitsprozess benötigt werden. Dies minimiert Lagerhaltungskosten und bindet weniger Kapital, setzt jedoch eine präzise Bedarfsplanung und zuverlässige Lieferanten voraus.

Was ist der Three-Way-Match im Beschaffungsprozess?

Der Three-Way-Match ist ein Kontrollverfahren in der Rechnungsprüfung: Dabei werden drei Dokumente automatisiert miteinander abgeglichen – die Bestellung, der Lieferschein und die Rechnung. Stimmen alle drei überein, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Abweichungen werden automatisch gemeldet und müssen manuell geprüft werden. Dieses Verfahren reduziert Fehler und schützt vor unberechtigten Zahlungen.

Was versteht man unter dem Beschaffungsverfahren?

Das Beschaffungsverfahren bezeichnet die strukturierte Vorgehensweise, mit der ein Unternehmen Lieferanten auswählt, Angebote einholt und Verträge abschließt. Je nach Auftragswert und internen Richtlinien kommen unterschiedliche Verfahren zum Einsatz – von der freihändigen Vergabe bis zur förmlichen Ausschreibung.