Wann sind digitale Unterschriften rechtsgültig?

Seit 2016 sind die Grundlagen für den Einsatz elektronischer Signaturen rechtlich festgelegt. Dennoch stellen sich immer wieder Privatpersonen und Unternehmen die Frage, ob E-Signaturen rechtskräftig sind. Die Antwortet lautet: Ja, elektronische Signaturen sind rechtskräftig, wenn sie den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Welche das sind und was es sonst noch zu beachten gibt, um schnell und sicher elektronisch zu unterzeichnen, erfahren Sie hier.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Stellen Sie sich vor, Sie würden ein Foto von Ihrem Haustürschlüssel machen. Auf dem Bild sehen Sie nun den Schlüssel, in Ihre Wohnung kommen Sie damit natürlich nicht. Ähnlich verhält es sich mit der digitalen Signatur – wenn auch stark vereinfacht. Im Gegensatz zu einer eingescannten Unterschrift, die einfach ein Bild einer handschriftlichen Signatur ist, basiert eine digitale Unterschrift auf Verschlüsselungstechnologien, die eine sicherere und überprüfbare Authentifizierung eines Unterzeichners ermöglichen und somit die Integrität eines Dokuments gewährleistet.

Standards und Anforderungen

Wer mit elektronischen Signaturen und digitalen Prozessen arbeitet, kommt nicht an der Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) vorbei. Darin sind die Grundlagen für die Rechtmäßigkeit digitaler Signaturen festgelegt. Diese Verordnung definiert drei Arten elektronischer Signaturen:

• Einfache elektronische Signatur (EES)

• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Vorgaben laut eIDAS

Für eine Signatur, die nach der eIDAS-Verordnung rechtsgültig ist, müssen bestimmte Vorgaben erfüllt sein:

• Identifizierbarkeit des Unterzeichners: Die signierende Person muss eindeutig identifizierbar sein, was durch ein digitales Zertifikat gewährleistet wird.

• Integrität des Dokuments: Jede nachträgliche Änderung des Dokuments muss erkennbar sein.

• Authentifizierung: Die unterzeichnende Person muss den Signiervorgang nachweislich selbst durchgeführt haben.

• Qualifiziertes Zertifikat: Für eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist ein Zertifikat erforderlich, das von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter ausgestellt wird.

Wann ist eine digitale Unterschrift ungültig?

Eine digitale Unterschrift oder Unterzeichnung ist ungültig, wenn sie die rechtlichen Anforderungen nicht erfüllt, z.B. wenn sie nicht mit einem qualifizierten Zertifikat versehen ist oder die Identität des Unterzeichners nicht zweifelsfrei festgestellt werden kann. Auch technische Mängel wie eine abgelaufene Signatur oder eine ungesicherte Übertragung können zur Ungültigkeit führen.

Konsequenzen von ungültigen online Unterschriften

Ungültige digitale Unterschriften können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben. Verträge oder Dokumente, die nicht rechtlich gültig unterschrieben sind, können angefochten oder für nichtig erklärt werden. Dies kann zu Verlusten, Streitigkeiten oder sogar zu rechtlichen Sanktionen führen. Dies gilt für Unternehmen und Einzelpersonen.

Praxis-Beispiele für gültige und ungültige Unterschriften

Gültige elektronische Signaturen

Vertragsabschluss mit einem neuen Lieferanten

Maria, Einkaufsleiterin eines mittelständischen Unternehmens, erhält einen Liefervertrag von einem neuen Zulieferer. Der Vertrag wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet, die gemäß eIDAS-Verordnung denselben rechtlichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift hat. Dies gewährleistet die Authentizität und Integrität des Vertrags, sodass die Lieferung pünktlich starten kann.

Dienstleistungsvertrag mit einem Freelancer

Tom, ein Projektmanager, beauftragt einen Freelancer für ein Designprojekt. Der Freelancer sendet den Dienstleistungsvertrag per E-Mail, und Tom signiert ihn mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES), die auf einem zertifizierten digitalen Zertifikat basiert und die Identität des Unterzeichners sicherstellt. Dies erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung, sodass das Projekt sofort beginnen kann.

Genehmigung eines Marketingbudgets

Sabine, Marketingdirektorin, benötigt eine schnelle Genehmigung für ein neues Werbebudget. Der Finanzvorstand signiert die Budgetfreigabe elektronisch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die durch einen vertrauenswürdigen Dienstanbieter zertifiziert wurde. Dies gewährleistet die Rechtssicherheit und Compliance, sodass die Kampagne ohne Verzögerung starten kann.

Ungültige oder fehlerhafte elektronische Signaturen

Unvollständiger Vertrag mit einem internationalen Partner

Stefan, Geschäftsführer, sendet einen elektronisch signierten Vertrag an einen internationalen Geschäftspartner. Er verwendet jedoch nur eine einfache elektronische Signatur, die keine ausreichenden Sicherheitsmerkmale wie ein digitales Zertifikat aufweist. Der Partner erkennt die Signatur nicht an, da sie nicht den eIDAS-Anforderungen entspricht, und der Vertrag muss erneut mit einer qualifizierten Signatur unterzeichnet werden.

Fehlende Compliance bei HR-Dokumenten

Jana, Personalchefin, schickt Arbeitsverträge an neue Mitarbeiter zur elektronischen Unterschrift. Sie nutzt einfache elektronische Signaturen, die keine Authentifizierung des Unterzeichners beinhalten. Dies entspricht nicht den internen Compliance-Richtlinien und der eIDAS-Verordnung, weshalb die Dokumente als ungültig angesehen werden und neu erstellt und mit einer qualifizierten Signatur unterzeichnet werden müssen.

Ungültige Genehmigung für eine IT-Bestellung

Markus, IT-Leiter, bestellt neue Hardware und unterschreibt den Bestellschein elektronisch. Da er nur eine einfache elektronische Signatur ohne zertifiziertes digitales Zertifikat verwendet, entspricht die Signatur nicht den Sicherheitsstandards und internen Vorschriften. Die Finanzabteilung lehnt die Bestellung ab, und Markus muss den Bestellschein erneut mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur einreichen.

Wie wird eine digitale Signatur geprüft und welche Regeln gelten bei den Unterschriften?

Die Prüfung einer digitalen Signatur erfolgt durch spezialisierte Software, die das digitale Zertifikat überprüft und sicherstellt, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde. Dabei werden die Integrität und Authentizität des Dokuments sichergestellt.

Wie kann man eine digitale Unterschrift rechtsgültig erstellen?

Die rechtsgültige digitale Unterschrift basiert auf modernsten mathematischen Algorithmen und der Public Key Infrastructure. Mit Docusign lässt sich der Prozess in wenigen Schritten umsetzen: Laden Sie zunächst das zu signierende Dokument in die sichere Plattform hoch.

Wählen Sie anschließend die passende Signaturart entsprechend der rechtlichen Rahmenbedingungen - von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur. Die Software unterstützt Sie dabei durch automatische Prüfung der Formvorschriften.

Für höchste Sicherheitsniveaus bietet Docusign die Möglichkeit zur Identitätsverifikation über zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter. Nach erfolgreicher Signatur erhalten alle Beteiligten automatisch eine rechtskonforme Version mit Zeitstempel und Prüfprotokoll.

Sind Verträge mit eingescanner Unterschrift gültig?

Die rechtliche Bewertung eingescannter Unterschriften hängt vom Verwendungszweck ab. Bei Dokumenten ohne besondere Formvorschriften können eingescannte Signaturen als einfache elektronische Signatur dienen. Diese bieten jedoch nur geringe Beweiskraft vor Gericht.

Für rechtssichere digitale Prozesse empfiehlt sich stattdessen die Nutzung zertifizierter Lösungen wie Docusign. Diese gewährleisten durch asymmetrische Verschlüsselungsverfahren und sichere Identifizierung des Unterzeichners die notwendige Rechtssicherheit.

Besonders bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis wie Arbeitsverträgen oder Kündigungen reicht eine eingescannte Unterschrift nicht aus. Hier ist eine qualifizierte elektronische Signatur von einem vertrauenswürdigen Dienstleister erforderlich, die nach der eIDAS-Verordnung der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Was darf nicht elektronisch unterschrieben werden?

Trotz der weitreichenden Möglichkeiten der digitalen Signatur gibt es bestimmte Dokumente, die nach deutschem Recht eine handschriftliche Unterschrift erfordern. Diese Einschränkungen betreffen besonders:

• Kündigungen von Arbeitsverhältnissen nach § 623 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch)

• Befristete Arbeitsverträge und Teilzeitvereinbarungen gemäß § 14 TzBfG

• Bürgschaftserklärungen von Privatpersonen

• Erbverträge und Testament

• Betriebsvereinbarungen nach § 77 II BetrVG

Die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur hängt auch von der verwendeten Technologie und den besonderen technischen Anforderungen ab. Bei Vorgängen mit geringem Haftungsrisiko genügt oft eine einfache elektronische Signatur, während Dokumente mit Schriftformerfordernis die qualifizierte elektronische Signatur (QES) benötigen.

Darf man Arbeitsverträge als PDF digital per qualifizierter elektronischer Signatur unterschreiben?

Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht heute eine rechtssichere digitale Unterzeichnung von Arbeitsverträgen. Docusign unterstützt Sie dabei mit einer zertifizierten QES-Lösung, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Für unbefristete Arbeitsverträge können Sie zwischen verschiedenen Signaturarten wählen. Bei befristeten Verträgen ist jedoch die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, um die gesetzliche Schriftform zu erfüllen.

• Automatisieren Sie den Onboarding-Prozess mit digitalen Vertragsvorlagen

• Nutzen Sie die integrierte Identitätsverifizierung für höchste Rechtssicherheit

• Profitieren Sie von einer zentralen Dokumentenverwaltung mit Audit-Trail

Mit Docusign reduzieren Unternehmen die Durchlaufzeiten bei der Vertragsunterzeichnung um bis zu 80% und gewährleisten dabei volle Compliance mit dem Nachweisgesetz.

Ist eine gezeichnete Unterschrift auf dem Tablet zulässig?

Die Nutzung von Unterschriften auf Tablets nimmt im Geschäftsalltag stetig zu. Doch nicht jede digital gezeichnete Signatur bietet die erforderliche Rechtssicherheit. Eine einfache Unterschrift mit dem Finger auf dem Bildschirm entspricht rechtlich nur einer einfachen elektronischen Signatur.

Für geschäftskritische Dokumente empfiehlt sich daher die Nutzung professioneller Signaturlösungen. Mit Docusign erfolgt die Unterschrift auf dem Tablet über eine sichere Plattform, die automatisch den passenden Signaturbedarf erkennt. Die integrierte Identitätsverifizierung und Verschlüsselung gewährleisten dabei die notwendige Beweiskraft.

Besonders praktisch: Die mobile Docusign-App ermöglicht rechtssichere Unterschriften von überall - ob im Außendienst, beim Kunden oder im Home-Office. Der digitale Prüfpfad dokumentiert dabei lückenlos den gesamten Signaturprozess für maximale Nachvollziehbarkeit und unterstützt alle Vorteile der digitalen Unterschrift.

Wie sicher ist die digitale Signatur beim unterschreiben von Dokumenten?

Die Sicherheit digitaler Signaturen hängt von der Art der Signatur ab. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet ein hohes Maß an Sicherheit durch die Verwendung starker Verschlüsselung und strenger Zertifizierungsverfahren. Docusign unterstützt alle Arten der digitalen Unterschrift und erfüllt die Vorgaben der Europäischen Union sowie nationalen Gesetzgebung in Deutschland.

Fazit: Sicher und rechtsgültig mit der E-Signatur unterzeichnen

Elektronische Signaturen bieten eine effiziente und rechtssichere Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es ist jedoch entscheidend, die richtigen Standards und Sicherheitsvorkehrungen zu beachten, um ihre Gültigkeit und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Sind Sie unsicher, welche Standards Sie in Ihrem Business benötigen?