Geschäftsbrief schreiben: Tipps und Vorlage für Aufbau und Formulierungen

Wenn Sie als Unternehmen mit Kundinnen und Kunden, Dienstleistern und Lieferanten kommunizieren, setzen Sie dafür einen Geschäftsbrief auf. Briefe an Unternehmen und Privatpersonen unterscheiden sich dabei in einigen entscheidenden Punkten. Im Gegensatz zu einem privaten Brief gibt es einige Vorgaben und Formalitäten, die es im Schreiben einer Firma zu beachten gilt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen korrekten Geschäftsbrief schreiben und welche Angaben enthalten sein müssen. 

Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?

Im Schriftverkehr von Business to Consumer (B2C) oder Business to Business (B2B) gibt es verschiedene Formen von Geschäftsbriefen, die zum Einsatz kommen. Hierzu gehören unter anderem:

• Anfragen
• Angebote
• Aufträge bzw. Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• Zahlungserinnerungen
• Mahnschreiben

Keinen Geschäftsbrief stellen hingegen Werbeschreiben, Wurfsendungen, Newsletter, Versandanzeigen und Ähnliches dar.

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Geschäftsbriefe aufsetzen nach DIN 5008 – so geht’s

Damit der geschäftliche Schriftverkehr einen ordentlichen Eindruck macht, nutzen die meisten die Gestaltung nach DIN 5008. Es besteht zwar keine Pflicht, diese Vorlage zu verwenden, sie bietet aber den Vorteil, dass Sie unternehmensübergreifend eine einheitliche Kommunikation gewährleistet. Zudem können Sie mit diesen Vorgaben schnell und einfach eine klare Struktur für Ihre Dokumente erstellen.

Tipps für den Aufbau eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008

Layout des Geschäftsbriefs

Wenn Sie Ihre Briefe per Post oder als PDF per Mail versenden, gelten die folgenden Abstände für Seitenränder:

• Seitenrand oben 4,5 cm
• Seitenrand unten 2,5 cm
• Seitenrand links 2,5 cm
• Seitenrand rechts 2 cm (nicht weniger als 1,5 cm)

Meistens werden die Schriftarten Times New Roman in Schriftgröße 12 oder Arial mit 11 pt (Punkt) verwendet. 

Briefkopf des Geschäftsbriefs

Der Briefkopf repräsentiert Ihr Unternehmen und sollte daher auch Ihre Design-Elemente wie Firmenstempel, Logo, Schriftart und Farben enthalten. Achten Sie auf folgende Vorgaben im Format:

• Unternehmensname und -anschrift sowie Kontaktdaten wie Telefon und E-Mail-Adresse stehen ganz oben, entweder zentriert, links- oder rechtsbündig.
• Darunter setzen Sie den Namen des Empfängers und die Anschrift. Für die Sichtfenster von Briefumschlägen gilt eine maximale Breite von 8,5 cm und eine Höhe von 4,5 cm für die Kontaktdaten insgesamt.
• Danach kommt eine Leerzeile und rechtsbündig das aktuelle Datum.

Betreff und Anrede im Geschäftsbrief

Achten Sie bei Betreff und Anrede darauf, dass sich Ihr Gegenüber angesprochen fühlt. Aus diesem Grund vermeiden viele Geschäftsleute die gängige, aber unpersönliche Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren” und setzen stattdessen die Namen der Personen ein. Ein wichtiger Punkt beim Betreff ist, dass das Wort Betreff nicht auftaucht. Schreiben Sie einfach kurz und bündig Ihr Anliegen als Überschrift über den Brieftext.

Textbereich und Grußformel des Geschäftsbriefs

Eine Leerzeile nach dem Betreff beginnt der eigentliche Text des Geschäftsbriefes. Legen Sie Wert auf korrekte Rechtschreibung, gute Lesbarkeit durch Absätze und strukturierte Inhalte. Noch immer schließen viele Briefe und E-Mails mit der Formel „Mit freundlichen Grüßen” – Sie können hier aber auch eine Alternative wählen wie „Alles Gute” oder „Viele „Grüße”.

Pflichtangaben in geschäftlichen Briefen

Ob Sie Ihre Geschäftsbriefe per Post oder schnell und einfach digital versenden, spielt für die gesetzlichen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen keine Rolle. Diese sollten in beiden Formaten immer enthalten sein, entscheiden sich aber dadurch, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Ohne Eintrag sollte das Schreiben Vor- und Nachname, Firmenname und Anschrift, Kontaktdaten (Website, E-Mail-Adresse, Telefon, Fax), ggf. den Zusatz Gesellschaft bürgerlichen Rechts bei GbR und die Kontoverbindung enthalten. Eine persönliche Unterschrift stellt immer einen festen Bestandteil für geschäftliche Briefe dar.

Wenn Ihre Firma im Handelsregister eingetragen ist, kommen laut IHK die folgenden Punkte hinzu:

• Name des Unternehmens und Anschrift
• Rechtsform der Firma wie z.B. die GbR oder GmbH
• Handelsregisternummer und Registergericht
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) : Geschäftsführerin bzw. Geschäftsführer sowie der bzw. des Vorsitzenden des Aufsichtsrates
• Aktiengesellschaft (AG) : Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder und Vorsitzenden im Aufsichtsrat

Mustervorlage für Ihren Geschäftsbrief

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