Das papierlose Büro: 7 Tipps für das digitale Büro

Der Trend des papierlosen Büros reißt nicht ab, ganz im Gegenteil. Seitdem das Thema Nachhaltigkeit im Fokus vieler Verbraucher, Mitarbeiter und Unternehmen steht, werden auch die Arbeitsabläufe genauer unter die Lupe genommen. Fazit: Umweltfreundlich arbeiten ist inzwischen keine Option mehr, sondern ein Muss. Viele deutsche Firmen hinken bei diesem Thema jedoch noch etwas hinterher. Schon gewusst? Die Deutschen verbrauchen unter den G20-Staaten das meiste Papier!

Doch 2020 hat vielen Unternehmen die Augen für die digitale Transformation geöffnet. Neben dem Umweltschutz zwang auch die Pandemie zum Umdenken. Der Arbeitsplatz zuhause, am Küchentisch oder auf dem Sofa, ist für viele zur Normalität geworden und damit auch das Arbeiten ohne Scanner und Drucker gefragter denn je. Arbeiten von überall ist spätestens seit 2020 für viele Mitarbeiter Realität geworden.

Das papierlose Büro kann Unternehmen große Vorteile bringen

Geld und Ressourcen sparen, die Transparenz erhöhen und gleichzeitig den Umweltschutz unterstützen. Gerade in einer Zeit der Entwaldung von Regenwäldern und weiteren Umweltkatastrophen. Die Option auf einen flexiblen Arbeitsplatz, als auch die Zugehörigkeit in einem Unternehmen, das sich für eine nachhaltige Zukunft einsetzt, gewinnt immer mehr an Wichtigkeit bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Wie erleichtert das papierlose Büro den Arbeitsalltag? Was macht ein funktionierendes papierloses Büro aus? Wie startet man die Digitalisierung des Büroalltags? Wie funktioniert das digitale Arbeiten? In unserem Artikel gibt es die Antworten auf diese Fragen und unsere Top Tipps für das papierlose Büro, denn für viele Unternehmen steht die Digitalisierung im Büro bzw. dem Homeoffice bereits an erster Stelle. Wo befindet sich Ihr Unternehmen auf der Digitalisierungsreise? Lassen Sie sich nicht von der Konkurrenz abhängen und transformieren Sie zum digitalen und papierlosen Büro.

Warum verwenden Unternehmen immer noch Papier?

Auch wenn immer mehr Unternehmen anstreben papierlos und digital zu arbeiten, gestaltet sich dies in der Praxis manchmal doch etwas komplizierter. Besonders wir Deutschen hängen noch zu stark an unserer bürokratischen Arbeitsweise. Doch der Mittelstand ist sich einig: Die Zukunft des deutschen Mittelstands ist digital, remote und nachhaltig. Papierlos zuhause arbeiten, das ist das digitale Büro von morgen. Unsere Mittelstandsstudie hat gezeigt, dass 75% der befragten mittelständischen Unternehmen papierlose Prozesse als einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit sehen und, dass durch weniger Bürokratie 4 Stunden mehr Zeit pro Woche zur Verfügung stehen.

Die Vorteile des papierlosen Büros für Ihr Geschäft

Die Vorteile der Reduzierung von Papier im täglichen Arbeitsleben sind kaum zu übersehen:

Von einer Umstellung profitiert Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Prüfpfade, welche Sie auf digitalen Plattformen für Ihre Verträge erstellen können, ermöglichen Ihnen zum Beispiel einen klaren Überblick über Geschäftsabläufe zu bekommen. Dies erhöht nicht nur die Kontrolle, sondern schafft Ihnen auch rechtliche Vorteile, wenn es darum geht, wichtige Vertragsfristen einzuhalten.

Eine vollständige Digitalisierung spart Ihnen eine Menge Zeit und macht Sie wesentlich effizienter: Wie viel Zeit benötigen Ihre Mitarbeiter für administrative Aufgaben, wenn sie in alter Manier Dokumente drucken, scannen und deren Verlauf verfolgen müssen? Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von diesen zeitraubenden Aufgaben und schenken Sie ihnen dadurch mehr Zeit, um sich auf wichtigere Aufgaben fokussieren zu können.

Des weiteren kann die Digitalisierung wesentlich die Transparenz erhöhen und ermöglicht schnelle Einblicke und Zugriff in jede Phase Ihres Vertragsprozesses: Mit Docusign eSignature, der führenden Lösung für elektronische Unterschriften, können Interessenvertreter beispielsweise sehen, wer einen Vertrag hat und wer bereits unterschrieben hat oder auch nicht.

Neben den direkten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen kann das papierfreie Arbeiten auch indirekte Vorteile bieten, z. B. eine verbesserte Reputation bei Kunden und der Öffentlichkeit, denn gerade in Zeiten des Klimawandels kann man in puncto Nachhaltigkeit hier guten Gewissens Pluspunkte sammeln. Es kann auch zu Ihren internen Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Zielen (ESG) beitragen und auch in Ihrem CSR-Programm (Corporate Social Responsibility) eine wichtige Rolle spielen.

Wie können Unternehmen papierlos arbeiten?

Ist man von den Vorteilen erst einmal überzeugt, bleibt nur noch die Frage zu klären, wie einfach es ist, papierlos zu werden. Die digitale Technologie spielt hier eine Schlüsselrolle selbst wenn beispielsweise die Erfindung der E-Mail den Papierfluss nicht stoppen konnte. Denn trotz E-Mail mussten Dokumente weiterhin händisch signiert werden, nach dem Drucker kam der Scanner zum Einsatz und das Dokument wurde per Email an den Kunden versendet. Angekommen beim Kunden ging das Theater wieder von vorne los: wieder ausdrucken, signieren, scannen und per E-Mail retour senden. Das ist zwar immerhin noch viel schneller als per Post, doch die Technologie ist in der Zwischenzeit nicht stehengeblieben und hat sich in ihren Funktionen und Möglichkeiten weiterentwickelt.

Papierlos und nachhaltig

Papierlos zu werden kann deutliche positive Auswirkungen auf die Umwelt haben und Wälder retten.

Es ist klar, dass sich Kunden und Investoren zunehmend auf Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Themen (ESG) konzentrieren. In einem solchen Kontext ist anzumerken, dass das papierlose Büro auch aus Reputationssicht einen erheblichen geschäftlichen Nutzen haben kann. Wenn Sie papierlos arbeiten, können Sie auch Zeit sparen und Zeitverschwendung bei der Arbeit und in Ihrem Privatleben reduzieren.

Doch wie können Sie starten? Die Einführung in das papierlose Büro erweist sich in manchen Organisationen schwieriger als gedacht, daher zeigen wir Ihnen, wie das Arbeiten ohne Papier leicht gemacht wird: Wir haben für Sie 7 Tipps für die Digitalisierung Ihrer Prozesse, mit denen die digitale Transformation hin zum papierlosen Büro unkompliziert gestaltet wird.

7 papierlose Tipps für das digitale Büro

Tipp 1: Adieu Zettelwirtschaft, hallo digitale und papierlose Notizen!

Digitale Notizen setzen den Stapeln von Notizbüchern ein Ende, die sich, besonders beim Arbeiten von zuhause, auf dem Schreibtisch, in Aktenschränken und Mülleimern breit machen.

Nicht nur der Platz, den Sie sich zurückerobern, auch der Effizienzgewinn ist enorm: Denken Sie nur an all die Zeit, die Sie auf der Suche nach dieser einen Papiernotiz verlieren. Das übernimmt ab jetzt die Suchfunktion! Mit Apps wie Microsoft OneNote, GoodNotes oder Evernote erstellen Sie nicht nur digitale Notizen, Sie können sie auch über verschiedene Plattformen hinweg teilen oder Kollegen zur Mitarbeit einladen.

Tipp 2: Zeit für papierloses Projektmanagement

Wenn auch in variierenden Ausmaßen, in unserem Job sind wir alle immer auch ein bisschen Projektmanager. So hat auch jeder mehr oder weniger gedruckte Dokumente, Notizzettel und To-Do-Listen zuhause und im Büro verteilt, um den Überblick über seine Aufgaben und Ideen zu behalten. Mit einem digitalen Projektmanagement lassen sich Arbeitsaufgaben effizienter und papierlos verwalten.

Digitale Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello und Co. können noch mehr: Die Struktur hilft Ihnen Ordnung zu behalten, Benachrichtigungen erinnern an Deadlines, die Kommentarfunktionen erlauben gemeinsames Brainstorming und Verantwortlichkeiten können Sie über mehrere Geräte und Plattformen hinweg zuzuweisen.

Ob Mobilität oder Produktivität, ob im Büro oder zuhause, ob Umweltschützer oder Produktivitäts-Guru: Für jeden Mitarbeiter gibt es einen guten Grund, sich vom papierbasierten Arbeiten zu verabschieden. Wer kennt es? Man druckt die Agenda für alle Teilnehmer eines Meetings aus und am Ende hat die Hälfte der Kollegen und Kolleginnen nicht einmal draufgeguckt. Papierlose Meetings mit einer digitalen Agenda auf dem Laptop oder als PowerPoint sind zeitsparender, nachhaltiger und können effizienter sein.

Tipp 3: Rechtsgültig und sicher, gerade ohne Papier

Digitale Dokumente und Verträge können weder vergessen noch liegen gelassen werden und jede Freigabe passiert in der Regel bewusst und gewollt. Das sind sehr gute Voraussetzungen für die Einhaltung des Datenschutzes und Rechtssicherheit im papierlosen Büro.

Prüfen Sie nichtsdestotrotz, welche Compliance-Vorschriften und Aufbewahrungsfristen in Ihrem Unternehmen gelten. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement werden ihre Daten sicher und dauerhaft aufbewahrt.

Tipp 4: Digitale Rechnungen im papierlosen Büro

Wussten Sie, dass Sie mit digitalen Lösungen Rechnungen mit einem Klick einholen können? Laufen Sie nie mehr Zahlungen hinterher. Mit Lösungen wie beispielsweise Docusign Payments können Sie Dokumente in einem Schritt unterschreiben und bezahlen lassen. Die Vorteile von papierlosen Rechnungen sprechen für sich: Zahlungen schneller erhalten, Kunden glücklicher machen und alle Rechnungen an einem zentralen Ort papierlos und rechtsgültig archivieren.

Tipp 5: Cloud-basierte Lösungen geben papierlosen Dokumenten und Verträgen eine Heimat

In der Cloud speichern Sie Dokumente jeder Art, teilen und präsentieren oder machen Sie berechtigten Parteien für die Bearbeitung zugänglich. Arbeiten von überall wird mit der Cloud-basierten Lösungen zum Kinderspiel: mit ihrem Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung und einer Internetverbindung können Sie auch von unterwegs sicher auf Ihre Dokumente zugreifen.

Cloud-Lösungen sind oft sicherer als das papierbasierte Dokumentenmanagement. Die Freigabeberechtigungen schützen die Vertraulichkeit Ihrer Dokumente und garantieren den Zugriff ausschließlich für berechtigte Personen. Zudem verstärkt die Archivierung aller wichtigen Dokumente die Transparenz über all Ihre Vertragsprozesse hinweg.

Tipp 6: Papierlose Verträge elektronisch unterschreiben

Im nächsten Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro können Sie Ihre gedruckten Verträge, Rechtsdokumente, vertragliche Vereinbarungen, Rechnungen oder Finanzierungsdokumente einfach wegwerfen!

Sie haben richtig gelesen – vorausgesetzt, Sie benutzen ab jetzt eine elektronische Signatur. Die elektronische Signatur von Docusign reduziert den Papierverbrauch und beschleunigt den Prozess für Kunden, Partner und Besucher, indem sie Vereinbarungen einfach und unbürokratisch online teilen und unterzeichnen.

Schon gewusst? Die elektronische Signatur ist genauso konform und rechtsgültig wie händisch unterschriebene Verträge und Dokumente. Erfahren Sie hier, welche 10 Dokumententypen Sie schneller und einfacher elektronisch unterschreiben.

Tipp 7: Mit papierlosem Dokumentenmanagement durchstarten

Herzlichen Glückwunsch, Sie sind am letzten Schritt auf Ihrer Reise zum papierlosen Büro angelangt. Die konsequente Digitalisierung Ihres gesamten Vertragsprozesses von A bis Z wird durch ein modernes Contract Lifecycle Management (CLM) ermöglicht.

Die Automatisierung von Vertragsprozessen vom ersten bis zum letzten Schritt – von der Vorbereitung bis hin zum Unterzeichnen, Ausführen und Verwalten – digitalisiert den kompletten Prozess und ermöglicht Ihnen schnelles, produktiveres und papierloses Arbeiten.

Die Docusign Agreement Cloud erlaubt Ihnen all dies mit nur einer einzigen Anwendung: Die zentrale Verwaltung wichtiger Dokumente sowie das Speichern, Suchen und Analysieren von Verträgen bietet Docusign aus einer Hand an.

In Kombination mit der elektronischen Signatur von Docusign ist der Vertragszyklus von der Vorbereitung bis zur Verwaltung vollständig digital abbildbar. Dem umweltfreundlichen Arbeiten ohne Drucker, Scanner oder Fax steht nun nichts mehr im Weg – willkommen in Ihrem papierlosen Büro! Ob im papierlosen Büro oder Zuhause, Dokumentenmanagement-Software wie Docusign CLM erleichtern den Arbeitsalltag.

Zusammenfassung

Wenn Unternehmen papierlos arbeiten, können sie von optimierten Prozessen, Kosteneinsparungen und einer besseren Sicherheit wichtiger Dokumente profitieren. Es kann auch eine Rolle bei der Bewältigung umfassenderer ethischer und moralischer Verantwortlichkeiten spielen, die für die Verbraucher von immer größerer Bedeutung sind, wie z. B. das Thema Nachhaltigkeit. Papierlos zu arbeiten, sollte im digitalen Zeitalter sicherlich eine Überlegung für jedes zukunftsorientierte Unternehmen sein.

FAQ

Was bedeutet papierloses Büro?

Im papierlosen Büro ersetzen digitale Technologien papierbasierte Prozesse komplett. Eine Teildigitalisierung genügt dabei nicht. Trotz E-Mail müssen in vielen Unternehmen Dokumente zum Beispiel weiterhin händisch signiert, im Anschluss gescannt und per E-Mail zurückgesendet werden. Technologie hat sich in der Zwischenzeit weiterentwickelt und bietet die Möglichkeit, elektronisch zu signieren, Dokumente sicher in der Cloud zu verwalten und sogar Rechnungen rein digital abzuwickeln. Software-Tools für die persönliche Organisation und Projektmanagement machen Papier im Büro vollends überflüssig.

Was brauche ich für ein papierloses Büro?

Erstellen Sie eine Liste aller Vorgänge im Büro, für die Sie derzeit Papier benötigen. All diese Vorgänge müssen – und können – durch digitale Lösungen ersetzt werden. Machen Sie sich auf die Suche nach passenden Tools für etwa Projektmanagement, Vertragsverwaltung mit Docusign CLM, Dokumentenmanagement oder Rechnungsabwicklung. Achten Sie bei der Auswahl von Software auf die Einhaltung europäischer Datenschutzregelungen und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Wie funktioniert ein papierloses Büro?

Unternehmen, die papierlos arbeiten, profitieren von optimierten Prozessen, Kosteneinsparungen und einer erhöhten Sicherheit. Denn digitale Lösungen können inzwischen nicht nur alle papierbasierten Geschäftsprozesse ersetzen, sondern sogar sicherer gestalten. Prüfpfade, welche Sie auf digitalen Plattformen für Ihre Verträge erstellen können, ermöglichen Ihnen einen klaren Überblick über Geschäftsabläufe. Dies erhöht nicht nur die Kontrolle, sondern schafft Ihnen auch rechtliche Vorteile, wenn es darum geht, wichtige Vertragsfristen einzuhalten.