Sete maneiras como as tecnologias de ponta transformam seus acordos

As maneiras tradicionais pelas quais as equipes elaboram, celebram e gerenciam acordos estão repletas de pontos cegos. Elas envolvem muitos sistemas de tecnologia, muitas etapas e repasses de informações manuais complicadas, à medida que os funcionários transitam documentos e dados de uma ferramenta para outra. Conversamos com as organizações sobre seus processos de acordos e descobrimos que, em geral, eles são complicados, caros e ineficientes. Esse conjunto de problemas é conhecido como o desafio dos acordos. Incluindo a perda de receita e a degradação de valor, isso custa às organizações quase US$ 2 trilhões por ano em todo o mundo.

A gestão inteligente de acordos do Docusign IAM é a próxima geração de tecnologia de contratos, desenvolvida especificamente para ajudar as equipes a superar o desafio dos acordos. A solução elimina as etapas manuais e os sistemas desconectados de fluxos de trabalho tradicionais e os substitui por uma plataforma integrada que ajuda a aumentar a eficiência. 

Veja algumas maneiras de como o Docusign IAM pode ajudar suas equipes a personalizar fluxos de trabalho de acordos e otimizar os processos de ponta a ponta.

1. Comece a elaborar acordos usando os dados certos

A etapa inicial da criação de acordos pode ser trabalhosa, especialmente devido aos riscos de erros e conformidade que acompanham a entrada de dados. Pesquisas mostram que os maiores obstáculos que as equipes de RH enfrentam no processo de contratos são normatização, conformidade e tarefas repetitivas em excesso. Mas o Agreement Preparation da Docusign ajuda a garantir que os dados dos seus acordos sejam precisos desde o início, com a geração de modelos simplificadas e sem necessidade de programação avançada para extrair dados de fluxos de trabalho conectados. Funciona com seus sistemas atuais, como HubSpot ou Salesforce, extraindo dados automaticamente em tempo real, para que seus documentos e contratos sempre tenham as informações mais recentes, sem a necessidade de atualizações manuais constantes.

O recurso Agreement Preparation foi desenvolvido especificamente para acordos. Por isso, além de compreender os metadados, a lógica do fluxo de trabalho e as necessidades de conformidade específicas de contratos, ainda usa a IA para automatizar as partes monótonas do processo de criação, simplificando todo o ciclo de vida de acordos da elaboração à assinatura.

2. Colabore com todos em um só lugar

Mudanças e atualizações constantes de versões podem ser difíceis de acompanhar, especialmente em sistemas diferentes, como e-mails e planilhas. O Agreement Desk ajuda a tornar a colaboração o mais otimizada e fácil possível, auxiliando você e todos os envolvidos a avançar no acordo tendo um ponto de acesso fácil de usar para acompanhar o progresso. 

Esse hub centralizado oferece visibilidade instantânea e monitora as atualizações, mesmo se forem feitas por e-mail. As atividades são registradas em um feed que inclui detalhes importantes para que os acordos em andamento possam permanecer atualizados. E, à medida que os acordos avançam para o fechamento, você conta com um painel de relatórios e de desempenho para observar as principais métricas e otimizar acordos futuros. 

3. Localize acordos e termos específicos com IA

Um dos problemas mais comuns resultantes de fluxos de trabalho de acordos obsoletos é a incapacidade de encontrar um contrato ou identificar um termo de cláusula específica. No ano passado, uma pesquisa da Docusign e da Deloitte sobre os processos de acordos de ponta a ponta revelou que quase metade das empresas afirma gastar muito tempo procurando acordos. Mais de 54% não possuem ferramentas para automatizar o monitoramento e a análise dos contratos concluídos. Todo esse tempo gasto com pesquisa é frustrante e oneroso.

No entanto, nas empresas que contam com sistemas avançados de elaboração de acordos, esses problemas são significativamente reduzidos. O relatório deste ano mostra que 85% dos profissionais conseguiram atingir suas metas estratégicas graças à gestão avançada de contratos e documentos, e aqueles com recursos como IA produziram os melhores resultados. 

O Docusign Navigator é uma das maneiras pelas quais essas empresas podem usar a IA para obter benefícios imediatos. O Navigator é um poderoso repositório que usa IA para ajudar você a responder rapidamente a perguntas sobre acordos. A solução oferece filtros simples que podem classificar instantaneamente os documentos por parte, data de apreciação, valor monetário e muito mais. O Navigator também inclui uma barra de pesquisa que usa ferramentas de processamento de linguagem natural para interpretar pesquisas em nível conceitual, em vez de apenas por palavras-chave. Isso pode ser especialmente útil na busca de termos de cláusulas sobre tópicos complexos, como privacidade ou força maior. A funcionalidade de IA generativa é capaz até mesmo de criar resumos de trechos longos ou complexos de textos de acordos.

4. Melhore a tomada de decisão ao gerar relatórios de acordos

Seus acordos podem parecer páginas de texto simples, mas o Docusign IAM os transforma em coleções estruturadas de dados. Ao extrair pontos de dados importantes, sua equipe pode obter uma visão geral rápida de qualquer documento individual ou da biblioteca de documentos como um todo. Esses pontos de dados podem ser usados para responder a perguntas críticas de negócios de forma rápida e precisa.

Por exemplo, se estiver procurando identificar os clientes que mais investem na sua organização, os relatórios do Docusign IAM têm a resposta. Os relatórios também podem informar quais acordos prestes a expirar estão definidos para renovação automática, por exemplo. Sua equipe pode usar a funcionalidade de relatórios para acompanhar estatísticas periódicas sobre contratos e usar esses dados robustos para tomar decisões mais informadas sobre o rumo dos negócios na empresa.

4. Conecte ferramentas usando integrações

Outro dado importante revelado pela pesquisa Deloitte e Docusign é que as equipes com integração em nível de grande empresa, mais avançada para a gestão de acordos, excedem suas metas financeiras 36% mais frequentemente do que as organizações com baixo nível de maturidade. 

Em vez de uma série de anexos, uploads, reformatações e mais uploads causando problemas de controle de versão e compartilhamento de dados, no Docusign, os acordos permanecem na mesma plataforma, desde a criação, passando pela negociação, assinatura, execução e renovação. Os clientes do Docusign IAM podem acessar o Docusign App Center para conectar todas as ferramentas que usam atualmente para criar, formalizar e gerenciar acordos.

5. Elimine etapas manuais com a automação do fluxo de trabalho

As integrações minimizam o trabalho envolvido na passagem de informações do acordo de uma ferramenta para outra. A automação eleva o patamar desse aprimoramento, eliminando o esforço manual para fazerem os contratos moverem de uma etapa do fluxo para a seguinte. A eliminação de todos esses repasses de informação manuais economiza tempo, reduz erros e proporciona a todos uma melhor visibilidade do processo de acordos.

Docusign Maestro é uma solução que dispensa conhecimentos em programação avançada, ideal para lidar com essas etapas onerosas e complexas. Os clientes do IAM podem usar o Maestro para criar um fluxo de trabalho de acordo padrão, incluindo etapas de verificação de identidade e assinatura eletrônica, e definir condições para conclusão de cada uma delas. Assim que uma etapa é concluída, o Maestro inicia a próxima. Todos que precisam ser notificados receberão alertas automaticamente. Quaisquer recursos que precisam ser usados na próxima etapa (por exemplo, eSignature, verificação de identidade, etc.) se conectarão automaticamente ao processo. Após o processo ser mapeado no Maestro, os acordos avançam de ponta a ponta da maneira mais fluida possível.

6. Simplifique a colaboração em acordos

Quando os acordos envolvem partes e organizações adicionais, o fluxo de trabalho pode facilmente ficar preso a problemas resultantes de baixa visibilidade e controle de versão. É fácil perder o controle de qual versão de um acordo é a mais atual, qual parte está revisando essa versão, quais revisões sugeridas foram aceitas e quem é responsável pelo próximo passo.

O Docusign IAM resolve esse problema com uma única versão baseada em nuvem de um documento que está sempre atualizado. O acordo é criado na nuvem e permanece em um hub seguro e centralizado chamado Workspaces. Em seguida, negociação, assinatura, serviços de autenticação (se necessário) e renovação podem ocorrer no mesmo documento na mesma plataforma. A qualquer momento, qualquer pessoa com as permissões certas pode ter visibilidade do status de um acordo e monitorar seu progresso. É possível ter total confiança de que o acordo visualizado é a versão mais atualizada. À medida que o processo do acordo avança, o IAM monitora as atualizações em tempo real, registrando as ações do acordo e monitorando o que precisa acontecer em seguida.

7. Comece usar o Docusign IAM na sua empresa

A Docusign tem um longo histórico de liderança no mercado de acordos e em solucionar os desafios dos clientes em relação aos fluxos de trabalho de acordos. As funcionalidades e serviços de plataforma descritos nesta lista foram projetados para atender às necessidades de contrato das organizações hoje e no futuro.

Saiba mais sobre como o Docusign IAM pode beneficiar sua equipe conectando os processos de acordos de ponta a ponta.

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