Descubra como negociar uma renovação de contrato

Como fazer um contrato perfeito? Quem trabalha com contratos de prestação de serviços (financeiros, securitários, da área de saúde etc.) ou tem nos compromissos formais do setor imobiliário a matéria-prima de suas atividades (caso de contratos de aluguel e de vistoria de imóveis) sabe o quanto é difícil redigir o ajuste ideal, que traga os direitos e as obrigações recíprocas das partes sem deixar margem para possíveis judicializações. O mesmo raciocínio é válido para a renovação de contrato, que deve abranger todas as cláusulas necessárias à garantia da segurança da transação.

Para dificultar ainda mais todo os trâmites envolvidos, cada documento desse impõe a coleta de uma série de assinaturas, reconhecimentos de firma, digitalizações e inúmeros outros processos burocráticos que, em geral, resultam em atrasos, desperdícios de tempo e, consequentemente, perda de produtividade em sua empresa. Nos moldes tradicionais, a contratação tende a ser um processo complexo e moroso que pode comprometer a eficiência e a lucratividade de um negócio.

Se você também enxerga na redação, na tramitação e no fechamento dos contratos o calcanhar de Aquiles dos processos de sua empresa, vamos mostrar como fazer um contrato de excelência, contendo os elementos de proteção jurídica de cada envolvido e com muito mais agilidade em sua consolidação. Também explicaremos por que vale a pena a companhia investir na renovação desse tipo de acordo com os clientes ou os fornecedores em vez de já partir para a formulação de um instrumento novo.

Que tal descobrir como negociar um renovação contratual com sucesso? Então, seja bem-vindo ao mundo do contrato eletrônico, recurso capaz de possibilitar a continuidade de acordos comerciais e administrativos de maneira extremamente eficiente, sendo, por isso, cada vez mais usado por multinacionais e grandes players do mercado nacional e internacional em todos os segmentos de mercado! Continue a leitura e saiba tudo sobre essa poderosa ferramenta!

O que é indispensável em um contrato eletrônico?

Antes de qualquer coisa, é preciso entender o que é um contrato eletrônico. Trata-se de um documento que tem como principal característica a circulação em meio digital. Logo, esse instrumento é elaborado, revisado, finalizado, assinado e arquivado em ambiente digital, não havendo a necessidade de efetuar cópias físicas e enviar materiais impressos às partes envolvidas na transação. A seguir, vamos mostrar quais elementos são fundamentais para a elaboração desse tipo de texto jurídico.

1. Identifique as partes envolvidas

O contrato de prestação de serviços está previsto no Novo Código Civil e tem caráter residual. Isso significa que o instrumento apenas regulará os objetos jurídicos que não forem foco de leis especiais (caso dos contratos trabalhistas e de relações de consumo — estes últimos amparados por legislações de Direito do Consumidor).

Dessa forma, a empresa deve se preocupar com aspectos personalíssimos do contrato, dos quais a correta identificação das partes é essencial:

• quem contrata: locatário, tomador ou contratante;

• quem é contratado: locador, prestador de serviço ou contratado.

A qualificação dos envolvidos e a respectiva documentação de cada um dos interessados devem estar claramente presentes no contrato. Nome completo, endereço, RG, CPF, estado civil e profissão são alguns dos elementos que não podem faltar em um bom ajuste de vontade entre as partes. Esses dados são importantes porque caracterizam adequadamente as partes envolvidas na transação, o que contribui para conferir legalidade ao acordo firmado, evitando eventuais inconsistências de informações que podem até mesmo anular o documento.

2. Defina detalhadamente o objeto do contrato (especificações de bens ou serviços)

Você vai prestar serviços de monitoramento de redes? Criação de softwares? Administração de imóveis? Contabilidade corporativa? Independentemente do objeto de contratação, o mais importante é que os aspectos do projeto de prestação de serviços sejam especificados com alto nível de detalhamento para evitar qualquer tipo de ambiguidades que gere mal-entendidos ou mesmo lacunas que admitam várias interpretações, impactando na execução do acordo.

Imagine, por exemplo, que você trabalhe com desenvolvimento de sites para empresas e tenha se esquecido de detalhar as nuances do serviço que será executado. Seu cliente poderá entender (equivocadamente ou por má intenção) que o seu projeto de criação de website inclui até mesmo a contratação de uma empresa de hospedagem, serviço que geraria custos extras.

Se você se esquecer de restringir o escopo dos serviços oferecidos, poderá ter grandes dores de cabeça, inclusive em via judicial.

3. Especifique todos os valores envolvidos/cláusulas de reajustes

Em caso de prestação onerosa, todos os valores, bem como a periodicidade de pagamento, devem constar de forma explícita no contrato, uma vez que esses elementos dizem respeito à contraparte financeira a ser recebida pelo serviço oferecido. Índices que nortearão reajustes — como cálculos percentuais do valor total ou taxas de inflação — e seus limites também não devem ser esquecidos, uma vez que serão eles os responsáveis pelas readequações financeiras periódicas a fim de evitar baixa na lucratividade ou até eventuais prejuízos.

Ao contrário do que muitos imaginam, o preço não é um elemento indispensável para a celebração do contrato, haja vista poder ser a prestação de serviço gratuita, a depender do objeto. No entanto, a maioria das operações contratuais envolve pagamentos, o que torna a estipulação de valores uma ação muito importante na elaboração de contratos.

4. Descreva minuciosamente as obrigações e os direitos de cada uma das partes

Esse procedimento pode ser considerado um complemento do item 2. Aqui, não se trata apenas de descrever o objeto do contrato, mas também de especificar quais direitos e deveres cercam ambas as partes nessa relação jurídica, como vemos a seguir:

• obrigações do prestador: o dever essencial do prestador é o de realizar com excelência o serviço assumido, no local, no tempo e dentro de todas as especificações acordadas, sempre sob a fiscalização do tomador e sob pena de aplicação de sanções, caso haja algum descumprimento. Isso deve constar em contrato;

• obrigações do tomador: o dever básico do tomador é remunerar o serviço de acordo com o que foi definido no contrato, tendo em vista a frequência e a forma previstas no documento, além de facilitar a execução da prestação de serviços. Todas essas informações precisam estar estabelecidas no contrato.

Muitos contratos são discutidos na justiça em razão da negligência de seus mentores em não inserir questões como essa no nível de especificação necessário, o que tende a deixar as responsabilidades e as prerrogativas de cada uma das partes obscuras, portanto, impossibilitadas de serem executadas. É por isso que a descrição minuciosa das obrigações e dos direitos de cada uma das partes é tão importante para que toda a transação comercial atenda aos interesses dos envolvidos, de modo a ser bem-sucedida.

5. Insira os serviços adicionais não remunerados

Há algum serviço que será prestado como uma espécie de bônus pela celebração do contrato, sobretudo nos casos em que se trata de renovação? Se sim, isso deve estar explícito no texto. A não inserção desse tipo de informação pode inviabilizar a prestação de tal serviço ou gerar cobrança sobre ele, já que apenas os itens constantes no contrato consistem em obrigações e direitos de contratante e contratado. Deixar de inserir esse dado tende a gerar uma enorme dor de cabeça para a empresa, gerando a insatisfação do cliente.

6. Defina, se possível, instrumentos de medição de desempenho (como o Acordo de Nível de Serviço — SLA)

Prever indicadores de desempenho para evidenciar o bom cumprimento do contrato é excelente para ambas as partes, pois, com índices especializados, fica mais fácil medir a eficiência do instrumento. Para quem trabalha com TI, por exemplo, o SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, em português) é perfeito para cumprir essa função.

Ainda que geralmente o SLA seja redigido como um documento à parte, nada impede de descrever no próprio contrato todos os objetivos de nível de serviço, que incluem disponibilidade e velocidade do processamento das transações. Com isso, tudo será mensurado por índices e todos eles devem ser descritos em contrato.

7. Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento/alteração

As partes precisam definir o tempo de duração do contrato celebrado, já que isso define a data-limite para a sua conclusão. É bom lembrar que, de acordo com o Novo Código Civil, o prazo de duração do contrato de prestação de serviços não poderá ultrapassar 4 anos.

O estabelecimento das cláusulas de cancelamento e alteração é importante porque resguarda as partes, evitando prejuízos financeiros em casos de arrependimento ou desistência de uma delas.

8. Não se esqueça da previsão de sanções em caso de descumprimento

Outra ação preventiva desse instrumento é a previsão de sanções relativas ao descumprimento de cláusulas, prazos e demais obrigações estipuladas. Multas e extinção unilateral do contrato são algumas das penalidades que podem ser inseridas em caso de contratante ou contratado não cumprir as obrigações que assumiu ao assinar o documento.

Como formalizar contratos com a assinatura eletrônica?

Após a devida inserção dos elementos de proteção jurídica no contrato, chega a hora de as partes formalizarem o documento. Trata-se de uma etapa crucial do processo de contratação, uma vez que é nela que o instrumento passará a ter valor legal, de modo que todo o conteúdo contratual entrará em vigor. A formalização do contrato é feita com as assinaturas do contratante e do contratado.

Mas como fazer isso em um contrato eletrônico? Não há segredo: com uma plataforma de assinatura eletrônica na nuvem, você gerará o documento (upload), adicionará quem precisa assinar, inserirá as marcações (para indicar onde serão realizadas as assinaturas) e pronto!

Basta que os usuários acessem o contrato e o assinem de acordo com as indicações. É o auxílio da tecnologia para fechar contratos com maior rapidez.

Muitas empresas brasileiras e multinacionais já adotaram esse recurso tecnológico. A realidade não poderia ser diferente, já que a assinatura eletrônica acompanha a tendência mundial de informatização de processos corporativos. Um negócio que busca ser lucrativo e quer se manter competitivo diante dos concorrentes precisa se adequar ao universo digital.

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, as assinaturas eletrônicas realizadas por plataformas especializadas são permitidas por lei e os seus documentos dispõem de nível de segurança bancária (criptografia de alto impacto). Trata-se de uma ferramenta que confere eficiência ao processo de contratação ao mesmo tempo que o torna bem mais seguro que a firma em papel.

A validade jurídica da assinatura eletrônica é garantida pelos artigos 104 e 107 do Código Civil brasileiro, os quais dispõem sobre o princípio da liberdade de forma. De acordo com tal princípio, uma vez garantidas a integridade e a autenticidade do documento, que dizem respeito a, respectivamente, ausência de adulterações e comprovação de autoria, o texto será válido. Essas são propriedades típicas da assinatura eletrônica.

Por que sair da era do papel para entrar no mundo dos contratos eletrônicos?

O contrato eletrônico segue a mesma lógica jurídica de um contrato tradicional. As diferenças principais estão na velocidade com que ele é formalizado, o que inclui a coleta de assinaturas, e na otimização do seu gerenciamento, características que o tornam muito mais eficiente do que o documento elaborado em papel.

Nessa perspectiva, se com a assinatura manual cada contrato demorava 10 dias para estar pronto para produzir seus efeitos, no contrato eletrônico apenas algumas horas bastam para que todas as assinaturas estejam registradas, com todas as suas vias distribuídas às partes e com o conteúdo juridicamente válido para documentar a prestação de seus serviços.

Em uma era de transformação digital, em que a maior parte das transações comerciais é feita pela Internet e em que os dados são o verdadeiro petróleo do século 21, não faz mais sentido continuar usando documentos de papel. Além disso, a utilização do formato tradicional de contrato está se tornando obsoleta, de modo a resultar em situações negativas, como:

• extravios;

• perda de tempo com coleta de assinaturas;

• dificuldade de organização;

• aumento de custos administrativos (com papel, tintas para impressoras, digitalizações sucessivas etc.);

• ausência de dados digitalizados que poderiam gerar inteligência comercial para sua empresa;

• gastos com a logística de envio de documentos físicos para os signatários.

Os contratos eletrônicos são muito utilizados também para acelerar as vendas, dando mais rapidez à consolidação de propostas comerciais, realização de negociações de cláusulas, aberturas de contas em banco etc. Além disso, com esse formato de instrumento, fica muito mais simples e cômodo gerir o fluxo contratual, uma vez que, atualmente, existem recursos tecnológicos que automatizam praticamente toda a tramitação de documentos.

Nesse sentido, a Docusign CLM, que faz parte dos produtos Docusign Agreement Cloud, é a solução perfeita para possibilitar a gestão otimizada do ciclo de vida de um contrato eletrônico. Trata-se de um sistema que atua na estruturação, mapeamento e controle das operações administrativas internas e externas da empresa, o que inclui a supervisão com relação aos processos de elaboração de documentos e suas alterações, como inserção e retirada de cláusulas, modificações de prazos e adequação de valores.

Essa ferramenta ainda ajuda a monitorar o contrato ao longo de sua execução, chegando até mesmo a avisar da proximidade do vencimento, para que possa ser efetuada a renovação. Isso é possível porque o recurso conta com a funcionalidade de lembrete, por meio da qual é comunicada a aproximação da data de expiração do acordo, de modo a serem tomadas as devidas providências para que ele não se extingua. Com tantos documentos em vigência ao mesmo tempo, essa função da Docusign CLM faz toda a diferença.

Por que apostar na estruturação de um contrato por meio da assinatura eletrônica?

Como mostramos no tópico anterior, o uso de contratos em papel com assinaturas feitas à mão torna o processo de contratação lento, caro e suscetível a perdas, além de ter baixa eficiência operacional, impactando negativamente no ciclo de vida contratual.

Nesse contexto, vale a pena investir na utilização de contratos que tramitam eletronicamente e, consequentemente, em assinaturas eletrônicas. Na sequência, destacamos os principais motivos para apostar nesse tipo de firma.

Redução de custos

A adoção da assinatura eletrônica para o fechamento de contratos diminui consideravelmente os gastos da empresa com o processo de tramitação contratual.

Isso ocorre porque, além da eliminação de custos com papel, tinta, manutenção de impressoras, pastas e armários, há a supressão de investimentos em logística relativos ao envio do instrumento à outra parte envolvida na negociação, como serviços de postagem e de entrega de documentos.

Segurança

Como já explicamos ao longo do post, uma das principais características da assinatura eletrônica é o seu alto nível de segurança, cuja base estrutural é a criptografia.

Com esse recurso, os documentos assinados mantêm a sua integridade, tornando-se invioláveis, uma vez que apenas o usuário da firma é capaz de atribuí-la ao contrato. Essas propriedades impossibilitam a alteração do instrumento e a consequente realização de fraudes.

Praticidade

Ao efetuar a assinatura eletrônica em um documento digital, contratante e contratado não precisam sequer se reunir presencialmente para fechar o negócio, de modo a finalizar os trâmites legais a partir de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso torna o processo de contratação muito mais dinâmico, prático e sem burocracia, principalmente para o cliente da empresa, que não precisa se deslocar até a sede da companhia.

Maior agilidade

A tramitação de um contrato eletrônico é muito mais rápida do que a de um contrato tradicional, feito em papel. Essa agilidade resulta da automação dos processos que caracteriza a contratação em meio digital. Como os documentos são elaborados, revisados e alterados eletronicamente, por meio, por exemplo, de tecnologias em nuvem, contratante e contratado ganham tempo, fechando a transação com maior rapidez e comodidade.

Aumento da produtividade

Com maior segurança, praticidade e agilidade a partir da utilização da assinatura eletrônica, o processo de contratação torna-se otimizado, demandando menos tempo dos funcionários para que seja concluído. Nesse cenário, os colaboradores têm a possibilidade de se ocupar de outras demandas da empresa, aumentando a sua produtividade.

Sustentabilidade

Por descartar totalmente a necessidade de uso de papel, tintas de impressora e pastas — em geral de plástico — necessárias para o arquivamento, a assinatura eletrônica contribui para a sustentabilidade.

Para ter uma ideia do quanto isso tende a ser significativo para o equilíbrio ambiental, basta estimar o montante de impressões que será economizado por ano com a adoção dessa ferramenta tecnológica no fechamento de contratos eletrônicos.

Quais são as vantagens de renovar um contrato?

Até aqui explicamos o que é um contrato eletrônico, de forma a especificar quais são os elementos necessários para que esse instrumento jurídico surta os efeitos desejados na celebração de um acordo entre as partes envolvidas. Também mostramos os inúmeros benefícios de formalizar um contrato com o uso da assinatura eletrônica. Mas por que vale a pena apostar na prática de renovação de contratos? Que vantagens isso traz para o consumidor? É preciso que o cliente se convença de que está fazendo um bom negócio ao manter o vínculo com a companhia.

Dessa maneira, é importante que a empresa seja capaz de mostrar ao contratante que a manutenção do serviço anteriormente contratado por meio da renovação do contrato possibilita ganhos. Entre as vantagens a serem explicitadas, estão:

• maior conforto, já que não é necessário que o cliente saia de casa à procura de outras empresas;

• diminuição de custos, pois, ao se conhecerem, contratante e contratado têm condições para negociar valores que sejam interessantes para ambas as partes;

• melhoria dos serviços contratados, uma vez que, como o consumidor já os utiliza, sabe o que precisa ser aperfeiçoado, podendo propor isso na negociação da renovação;

• geração de economia de tempo, considerando que o cliente não precisará se preocupar em visitar novas companhias para conhecer os seus serviços e condições de contratação;

• continuidade dos serviços prestados, tendo em vista que a renovação impossibilitará qualquer tipo de interrupção.

Vale ressaltar que, para a renovação acontecer de forma eficiente e de acordo com as vontades das partes, é fundamental que o contrato contenha cláusulas claras e objetivas que descrevam os termos de continuidade do acordo. Informações referentes à manutenção total ou parcial dos serviços prestados, inclusão de obrigações e direitos de contratante e contratado, se for o caso, e aos percentuais de reajustes são de inserção obrigatória no documento que está sendo renovado. A inconsistência desses dados pode desmotivar o cliente na hora de fazer a renovação.

Que direitos e deveres as partes de um contrato renovado possuem?

Outro aspecto a ser considerado diz respeito às responsabilidades e prerrogativas das partes envolvidas na renovação em andamento. Como já mencionamos, trata-se de uma exigência legal para que a formalização de um contrato que está sendo celebrado ocorra com sucesso. No caso de contratos renovados, essa demanda tem ainda maior relevância, uma vez que podem haver determinadas especificidades que, se não levadas em conta, chegam até a inviabilizar a transação.

Assim, além dos direitos e deveres das partes enquanto prestador e tomador de serviços com relação ao objeto do acordo, pagamentos, prazos e sanções legais cabíveis, podem ser necessárias informações adicionais, como a manutenção ou inserção de novos fiadores, no caso de renovação de contratos imobiliários. Também é importante dar atenção aos índices de reajuste que serão aplicados ao acordo renovado para que eles estejam em conformidade ao que foi estipulado no contrato inicial.

A modalidade eletrônica é um diferencial na hora de fazer uma renovação de contrato. Esse documento facilita muito a redução da morosidade dos processos jurídicos em sua empresa, principalmente no que tange à elaboração e ao gerenciamento de contratos. Além disso, com a adoção tanto da assinatura eletrônica quanto de sistemas de gestão automatizados de documentos, como a solução Docusign CLM, a companhia diminui seus custos operacionais durante o fluxo de contratação ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade dos colaboradores e acelera as vendas.

Viu como fazer um contrato eletrônico? Fácil, não é mesmo? Ficou interessado em reduzir a morosidade dos processos jurídicos em sua empresa, principalmente no que tange à elaboração de contratos e ainda aumentar sua produtividade e a margem de lucro do seu negócio? Então , teste grátis a plataforma da Docusign por 1 mês e descubra os benefícios que a assinatura eletrônica pode gerar ao seu negócio!