Como otimizar processos de RH?

Quer saber como otimizar processos de RH? A área de recursos humanos de uma empresa pode ser considerada o coração da companhia, afinal ela é responsável pelo que há de mais importante: os colaboradores que fazem tudo funcionar.

Contudo, por ser um departamento com muitas questões burocráticas, é comum ficar sobrecarregado e apresentar dificuldades. Para que o RH esteja em seu melhor funcionamento é necessária a adoção de medidas que agilizem as tarefas e deixem de sobrecarregar os funcionários.

Pensando nisso, trouxemos este artigo com algumas dicas de como otimizar o processo de RH. Confira!

Qual a importância de melhorar processo de RH?

O departamento de RH é uma área da empresa considerada muito burocrática, pois tem a função de gerir todas as questões relacionadas aos colaboradores. Por isso, é comum que a rotina da equipe acabe sendo minada, e os funcionários sobrecarregados.

Foi a partir desses problemas que começaram a ser implementadas estratégias e processos que facilitam e agilizam o trabalho das equipes, tornando a função dinâmica e menos estressante. Com as novas medidas adotadas foi percebido maior produtividade no setor, com os funcionários mais felizes e unidos.

Quais as principais dicas para essa otimização no setor?

Para otimizar o processo de RH é necessário adotar algumas medidas e alterar a forma como são feitas as tomadas de decisões. A seguir, listamos algumas dicas para auxiliar você a fazer essas mudanças de modo tranquilo.

Planejamento de ações

A melhor maneira de ter sucesso com os processos do seu RH é fazendo um planejamento de atenção. É a partir dele que são montados todos os passos que devem ser adotados para cada tarefa executada. Se você se planeja diariamente para sua rotina, atividades e horários, por que com a sua empresa seria diferente?

Reúna sua equipe de gestores e converse sobre tudo o que tem planejado ou que precisa ser feito nas próximas semanas, ou meses. Além disso, definam os melhores caminhos para que o resultado seja um sucesso e sem muitos problemas ao longo do trajeto.

Uso de tecnologia

Já não é mais novidade que a tecnologia é uma ótima aliada para todos os departamentos de uma empresa. Atualmente, é possível encontrar programas e ferramentas para facilitar e aumentar a produtividade da equipe sem muito esforço. Na área de RH podemos citar mecanismo como o gerenciamento de capital humano.

Com esse tipo de programa é possível automatizar os processos de recrutamento, treinamentos e folhas de pagamento, facilitando para o funcionário tomar decisões a partir das necessidades da empresa.

Equipe integrada

Para quem deseja otimizar o processo de RH de uma empresa, é preciso ter uma equipe integrada e engajada. Afinal, são esses colaboradores que tomam todas as decisões e realizam os processos no departamento. Um grupo unido e com boa relação tem tendência a ser mais produtivo e realizar as tarefas rapidamente.

Proporcionar treinamentos e eventos juntos aos colaboradores são algumas dicas para ajudar a melhorar o engajamento das equipes, aumentando a interação e o contato entre todos.

Gestão de contratos

A gestão de contratos é uma etapa dos processos de RH que, quando mal gerenciada, pode prejudicar e atrasar todo o departamento. É ela que define as normas e relações com todos os colaboradores, parceiros e fornecedores da empresa.

Para que tudo ocorra bem no departamento é necessária uma boa gestão de contratos. Ela pode ser feita através de uma equipe bem preparada e, caso haja necessidade, dedicada somente a esse tipo de função.

Obtenção de garantias legais

Outra maneira de otimizar o processo de RH é obtendo garantias legais. Já parou para reparar quanto tempo leva para montar e analisar um contrato? Ou para assinar documentos e depois autenticá-los em cartório? Esse tipo de tarefa demanda mais tempo que o necessário.

Uma dica é implementar assinaturas eletrônicas em todos os departamentos. Com esse tipo de ferramenta é possível assinar contratos e documentos de maneira fácil e rápida de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que a pessoa tenha acesso à internet.

Como otimizar processos de RH utilizando essas dicas no dia a dia?

Como deu para perceber, existem medidas que podem ser adotadas para otimizar o processo de RH, mas como aplicá-las no dia a dia? Abaixo, listamos algumas maneiras de colocar nossas dicas em prática:

• faça reuniões: ao menos uma vez por mês realize reuniões com os gestores e colaboradores do RH para saber o andamento de processos, o que pode melhorar e como podem atingir o melhor resultado;

• promova treinamentos: quanto mais uma pessoa sabe sobre um assunto, mais fácil fica de trabalhar com isso. Sendo assim, promova mensalmente diferentes treinamentos, sejam pessoais, sejam de ferramentas para capacitar cada vez mais os colaboradores;

• realize eventos internos: a melhor maneira de aumentar o engajamento e a união dos funcionários é realizar eventos internos para que todos possam interagir e aproveitar a companhia uns dos outros;

• adote ferramentas digitais: as ferramentas digitais vieram para facilitar o dia a dia das empresas. Com a adoção desse tipo de programa nos processos de RH, há uma diminuição de tempo de cada tarefa e mais facilidade para os colaboradores.

O aplicativo de assinatura electrónica, Docusign eSignature, é uma ferramenta que facilita a rotina da empresa, contribuindo na conclusão de negócios. A assinatura digital pode ser feita em qualquer lugar e a qualquer hora, basta ter internet. Além disso, tem a mesma validade que a assinatura feita à caneta. 

Essa ferramenta pode ser adquirida sozinha ou em conjunto com outros produtos e permite a diminuição de custos e tempo. Com o eSignature, mais de 80% dos acordos possam ser fechados no mesmo dia.

Saber como otimizar processos de RH pode fazer diferença na rotina e no desempenho da empresa. E a melhor maneira de fazer isso é adotar ferramentas digitais e incluir toda a equipe nas decisões. É importante que os colaboradores se sintam importantes e que suas opiniões sejam consideradas. Dessa forma, é possível ter uma equipe engajada e motivada.

Agora que você já sabe como otimizar o processo de RH, que tal aprender mais sobre o eSignature? Então, acompanhe nosso Guia do Docusign eSignature para o departamento de RH.