Como a gestão de processos pode ajudar a reduzir custos na sua empresa

A gestão de processos, ou Business Process Management (BPM), consiste em várias práticas que visam a garantir o melhor desempenho da empresa.

Essa série de procedimentos é uma excelente maneira de encontrar possíveis erros operacionais, reduzir custos, descobrir novas soluções para melhorar os fluxos de trabalho, entre outros inúmeros benefícios.  

Se você quer saber como implementar um gerenciamento mais ágil, eficiente e que traga bons resultados para sua organização, continue a leitura deste artigo!

O que é processo organizacional?

Processo organizacional pode ser definido como diversas atividades com relação entre si, envolvendo procedimentos, informações, equipamentos e, o mais importante, pessoas. 

Esse conjunto de atividades transforma os insumos, ou “entradas” (inputs), em produtos e serviços, chamados “saídas” (outputs).

Como entradas, considere: 

• documentos;

• informações;

• infraestrutura;

• matéria-prima;

• entre outros bens tangíveis e intangíveis.

Por outro lado, as saídas representam o resultado final do processo de transformação, como:

• produtos finalizados;

• serviços;

• decisões.

Assim, os processos de uma empresa precisam ser funcionais e de fácil aplicação. Um bom processo organizacional ajuda a reduzir custos, aumentar a agilidade e até mesmo a eficiência produtiva.

Além disso, um processo organizacional saudável deve conter algumas características essenciais, entre elas:

• análise;

• desenvolvimento;

• execução;

• mensuração.

Ao realizar essas etapas, é possível conferir até onde os processos estão sendo efetivos e até que ponto agregam valor à organização.

Como ter uma boa gestão de processos?

Como vimos, os processos organizacionais são essenciais dentro de uma empresa e podem servir como estratégia para tornar o negócio escalável.

Mas, para ter uma boa gestão de processos, é importante que a empresa busque identificar e organizar os processos mais urgentes, para então estabelecer as diretrizes a serem seguidas.

Além disso, a gestão de processos é sempre cíclica, isto é, está em constante transformação e desenvolvimento. No momento de executar cada etapa da gestão, é mais fácil detectar quais serão os métodos de aperfeiçoamento e quais são os principais gargalos que podem ser corrigidos.

Algumas etapas podem ajudar a tornar a gestão de processos mais eficaz. Veja algumas delas a seguir.

Mapear os fluxos 

A primeira etapa é criar um mapeamento dos fluxos da empresa. Identificando todas as etapas dos processos, fica mais fácil visualizar quais agregam valor e quais podem ser descartadas ou reduzidas.

Uma boa alternativa é utilizar um fluxograma. Desenhando como funciona cada etapa, quando ela começa e quando termina, é mais fácil visualizar o que pode ser reavaliado. 

Para isso, basta fazer uma breve descrição de cada atividade (ou tarefa) e mostrar até onde vai o limite daquele processo. 

Investir em tecnologia

Falar de gestão organizacional é falar de tecnologia. Sistemas tecnológicos de gestão são ótimos aliados para reduzir custos e diminuir processos morosos e burocráticos, 

Com um bom sistema de gerenciamento de contratos, por exemplo, a produtividade na organização pode aumentar consideravelmente, evitando erros operacionais e cortando custos desnecessários.

Logo, é fundamental investir em tecnologia e substituir sistemas obsoletos, eliminando o gasto de papel e aumentando a eficiência organizacional.

Utilizar indicadores de desempenho (KPIs)

Mapear os fluxos e utilizar a tecnologia para acompanhar os processos são ideais. Mas acompanhar os indicadores de desempenho é o que mostrará se você está no caminho certo.

Os KPIs são aliados do sucesso de uma organização. Quando bem definidos e utilizados de maneira adequada, ajudam a enriquecer o conhecimento da empresa, além de auxiliarem no momento de gerar novas ideias.

Porém, é bom tomar cuidado para não deixar que os indicadores mais atrapalhem do que ajudem. Na hora de listar os KPIs, procure elaborar propostas que tragam inovações e melhorias nas rotinas da empresa. Aqui, as palavras-chave são praticidade e eficiência.

Oferecer treinamento adequado

Lembra-se de quando comentamos que as pessoas são parte fundamental do processo organizacional? Agora destacamos novamente a importância dos colaboradores nesse momento de transição.

Se os processos serão reavaliados, as equipes precisam estar cientes para acompanhar as mudanças da melhor forma possível.

Para alcançar sucesso nessa empreitada, ofereça treinamentos para engajar os funcionários. Na hora de criar o mapeamento de processos, não se esqueça de incluir essa etapa. Afinal, o trabalho em equipe é fundamental na gestão organizacional, tanto para os gestores quanto para os outros colaboradores.

Identificar melhorias

Os processos foram mapeados com ótimos sistemas de gestão, os KPIs foram definidos e as equipes, alertadas. Depois que o fluxo organizacional foi criado, chegou o momento de identificar as melhorias.

E agora? O que não está funcionando e poderia ser melhorado? Quais são os principais gargalos? Quais atividades agregam mais valor? O que pode ser descartado ou implementado?

Além do planejamento, a execução e a mensuração são etapas indispensáveis de uma gestão de processos eficiente. Afinal, é complicado obter resultados satisfatórios e boas experiências sem saber o que realmente aconteceu durante o caminho, certo?

Identificar melhorias sempre será uma das fases da gestão de processos. Como citamos anteriormente, esse é um processo cíclico em constante mudança e aperfeiçoamento.

Como melhorar a gestão de processos na sua empresa para reduzir custos?

As etapas para uma boa gestão de processos também incluem a redução de custos. Inclusive, algumas estratégias podem ser utilizadas para diminuir a burocracia e eliminar gastos indesejados, como:

• reduzir o consumo de papel na empresa;

• fazer um comparativo dos custos reais com os orçamentos disponíveis;

• negociar com os fornecedores sempre que possível;

• analisar periodicamente os relatórios de custos;

• considerar a terceirização de atividades;

• estabelecer metas realistas;

• trocar a assinatura à caneta pela assinatura eletrônica.

Como a Docusign pode ajudar nesse desafio?

A Docusign tem várias soluções que podem tornar a gestão de processos mais simplificada. Ferramentas como a assinatura eletrônica e o CLM são ideais para modernizar sua empresa, ajudando a reduzir a burocracia e diminuir os custos operacionais.

Já pensou na quantidade de papel que poderia ser poupado utilizando uma ferramenta simples como a assinatura eletrônica? E como seria bem mais fácil cortar gastos com um sistema que organiza e automatiza o trabalho de elaboração de contratos como o CLM?

Com essas soluções, a gestão de processos ficará bem menos burocrática e muito mais eficaz em todas as etapas. 

Torne sua empresa mais ágil e escalável

Como comentado, o processo organizacional é peça-chave para o desenvolvimento das empresas, e se implementado da melhor forma, contribui para uma maior eficiência operacional, aumento de agilidade e escalabilidade, além de ajudar na redução de custos.

Quanto mais ágil e escalável for uma companhia, inclusive, maiores as chances de se destacar em um mercado cada vez mais competitivo. Mas o que é ser uma empresa ágil e escalável afinal?

Mais do que estruturar um processo organizacional ou ter estratégias comerciais eficientes, é fundamental que as organizações tenham tanto a escalabilidade quanto a agilidade no centro de todas as suas práticas para que consigam evoluir.

Por que organizações ágeis e escaláveis se destacam mais nas suas indústrias? Quais metodologias ágeis podem ser implementadas na empresa? Como a automatização de processos e tarefas se encaixa nesse cenário? Tire todas as suas dúvidas sobre o assunto no nosso guia gratuito de agilidade e escalabilidade e impulsione os resultados da companhia de forma inteligente! Clique aqui para acessar.