10 dicas para diminuir a burocracia na empresa

Normas, processos, autorizações, formulários e rotinas: toda empresa séria — seja grande, seja pequena — precisa de um certo grau de burocracia para se manter organizada e funcional. O problema é quando cada uma dessas etapas acaba se mostrando excessiva. Quando isso acontece, trava a produtividade e ainda desmotiva os funcionários.

Para ajudar a evitar esse ciclo negativo, resolvemos criar este post. Você verá 10 ótimas dicas para diminuir a burocracia na sua empresa. Assim, tornará seu negócio mais competitivo e aumentará a produtividade da equipe. Achou interessante? Então, continue lendo!

O que é burocracia?

Antes de apresentar as dicas que prometemos, convém entender o que de fato são os processos burocráticos. É muito provável que você já os tenha enfrentado também e não apenas uma vez.

A burocracia já faz parte do dia a dia de todos nós, mas isso não significa que ela seja algo negativo. Na verdade, consiste apenas no modo como uma determinada atividade ou processo é organizado a fim de evitar desvios em regras, regulamentos e hierarquias.

Nesse sentido, sempre que existe uma lógica a ser seguida ou um padrão que deve ser respeitado, há uma burocracia. Ela é muito importante para garantir essa padronização que mantém a ordem e a regularidade no modo como tudo é feito.

Entretanto, a palavra burocracia tem sido utilizada para nos referirmos às disfunções burocráticas, ou seja, ao excesso de regras ou de etapas pelas quais precisamos passar para concretizar uma determinada ação ou tarefa.

Um processo burocrático não precisa ser complexo e demorado. É possível garantir que as coisas sejam feitas da maneira correta, simples, rápida e produtiva.

Por que é importante diminuir a burocracia?

Quando falamos em reduzir a burocracia de uma empresa, não significa eliminar as regras e a lógica dos processos, mas evitar o excesso de etapas e exigências desnecessárias, trazendo a simplicidade que citamos.

Evitar o excesso de ações é muito importante para que os processos se tornem mais ágeis. Como explicamos, tudo fica simples: a transparência é muito maior e até mesmo a eficiência pode ser aumentada com a redução das burocracias.

Vale lembrar que muitas etapas e exigências também podem aumentar os custos para a organização. Quando essas burocracias alcançam público, o relacionamento com o cliente fica abalado, e ainda existe a possibilidade de perder boas oportunidades e parceiros estratégicos por causa de exigências descabidas.

É por isso que descomplicar a rotina promove muito mais fluidez para o trabalho do time e para os processos da empresa. Isso se reflete nos resultados que ela entrega, na qualidade do seu trabalho e na relação com o público, além de impactar a imagem do negócio no mercado.

Quais são os benefícios?

Pelas explicações do tópico anterior, você deve ter percebido que reduzir a burocracia de uma empresa proporciona benefícios para todos. Começando pelos funcionários, eles conseguem realizar suas tarefas em menos tempo e com mais motivação, sem tantos detalhes para se preocupar.

Dessa forma, evitamos a ocorrência de erros e atrasos e a morosidade dos processos, trazendo mais agilidade, produtividade e competitividade para a organização.

A transparência e a simplificação de rotinas também são diferenciais que podem inclusive ser percebidos pelos fornecedores e parceiros. Como eles não encontram empecilhos para fazer alianças, surgem novas oportunidades.

O cliente, por sua vez, não enfrenta o excesso de burocracia para usufruir de produtos ou serviços e fica muito mais satisfeito com as soluções e o atendimento recebido. Desse modo, se torna fiel à marca e a indica para outros.

Quando evitamos as burocracias em excesso, também garantimos mais escalabilidade para o negócio. Isso porque não haverá gargalos que impedem o crescimento. A empresa consegue atender a uma fatia maior de mercado sem enfrentar dificuldades, já que tudo é feito com agilidade por meio de processos que mantêm suas regras e lógicas.

Como reduzir a burocracia?

Agora que você já entendeu o que é burocracia, a importância e os benefícios de promover a redução dela, chegou o momento de descobrir como fazer isso. Confira nossas dicas a seguir.

1. Dê autonomia à equipe

É papel dos líderes se manter a par de cada passo dado e de toda decisão tomada por sua equipe. Porém, isso não pode se traduzir em dependência dos funcionários. Somente assim é possível realizar ações de forma rápida, sem precisar necessariamente passar por um longo processo de aprovação prévia dos seus superiores.

Ou seja, os colaboradores precisam de certo nível de autonomia. Contudo, é importante lembrar que uma equipe só pode ser autossuficiente, se for devidamente capacitada para tal. Por isso, invista em treinamentos constantes para que cada membro do seu time seja capaz de tomar a decisão certa de forma independente.

Dessa forma, surgem resultados concretos e rápidos. Além disso, é possível solucionar pequenos problemas sem ter que lidar com burocracia excessiva.

2. Otimize o tempo

Como falamos lá no início deste post, toda empresa precisa seguir uma série de protocolos para se manter organizada e evitar a burocracia. No entanto, mais do que fazer com que cada etapa seja cumprida de maneira efetiva, deve-se garantir que todas elas sejam executadas em um tempo adequado.

Para isso, defina prazos factíveis para cada fase, desde a aprovação de uma ação até sua execução. Assim, você evita que ações importantes fiquem emperradas por mais tempo do que o estritamente necessário.

Também é necessário definir os momentos certos para tomar determinadas ações, dividindo seu dia em blocos práticos de atividades. Por exemplo, estabeleça que uma parte do seu dia será dedicada ao envio de documentos para clientes, outra para o contato direto com a equipe e uma terceira para o desenvolvimento de projetos. Dessa forma, você já sabe de antemão como será sua jornada e por quais processos passará.

3. Reveja processos com frequência

Cada processo da empresa deve ser analisado e reformulado de acordo com a realidade do dia a dia. Portanto, esse trabalho de gestão processual precisa ser constante e levar em conta alguns aspectos básicos. Para isso, responda:

• Meu processo atual tem um tempo de resposta adequada?

• O processo envolve mais pessoas do que o necessário?

• As ações atuais estão levando a um aumento de produtividade?

• Determinado processo está impactando outro de maneira negativa?

Ao fazer essa análise em cada etapa do trabalho da equipe, você conseguirá definir quais colaboradores aumentam a burocracia na empresa, em vez de melhorarem sua produtividade. Lembre-se: essa gestão deve ser feita desde ações simples, como o pagamento de horas extras, até as mais delicadas, como os fechamentos de negócios com clientes.

4. Automatize processos

A burocracia pode ser positiva, quando ajuda a manter a estrutura empresarial organizada. No entanto, quando gera entraves, deve ser revista. É o caso dos procedimentos manuais. Além de serem demorados e ineficientes, geram gastos significativos com materiais de escritório (como papel e tinta de impressora), retrabalhos e erros.

A automação de processos ajuda a organizar a rotina e reduz o risco de erros. Da mesma forma, otimiza o tempo da equipe, que pode focar atividades estratégicas. Por isso, a tecnologia pode ser usada para diferentes setores. Com ela, é possível facilitar as seguintes tarefas:

• postagem em redes sociais;

• gestão financeira;

• controle de estoque;

• fluxo de caixa;

• assinatura de documentos, que passa a ser eletrônica.

5. Evite a papelada

Quando falamos em burocracia na empresa, é quase impossível não imaginarmos gavetas cheias de papéis e pastas. Isso acontece por um motivo muito simples: a papelada é um dos principais sinais de que a empresa está enfrentando problemas. Porém, você já pensou que formulários, autorizações e documentos exigem muito tempo e dedicação para serem estruturados, preenchidos e, posteriormente, analisados?

Se sua empresa só funciona na base de documentos escritos, provavelmente você e sua equipe estão perdendo um tempo precioso. Só não entenda errado: não estamos dizendo que nenhum processo precisa de um documento físico para ser validado. A intenção é mostrar que é possível reduzir essa necessidade, relegando-a apenas a atividades em que esse processo é imprescindível — seja por ordens internas, seja por questões legais.

6. Procure diminuir o número de reuniões

Poucas coisas são mais frustrantes do que reuniões improdutivas. E quando elas se repetem excessivamente ao longo da semana de trabalho ou são morosas demais, o problema fica ainda maior. Sua empresa está perdendo tempo e dinheiro na sala de reuniões?

Em geral, a culpa da ineficiência dos encontros da equipe é resultado direto da falta de capacidade de definir quando elas são necessárias e quando são apenas entraves burocráticos. Para solucionar esse problema, basta seguir algumas regras simples:

• marque reuniões com hora certa de início e término;

• faça uma pauta prévia com os assuntos que serão discutidos;

• busque a comunicação direta com os responsáveis, no caso de decisões simples, antes de marcar uma reunião com toda a equipe;

• convide apenas os funcionários diretamente ligados à pauta da reunião.

7. Defina prioridades

Aparentemente, a burocracia nada tem a ver com a definição de prioridades. No entanto, estão relacionados. Como? A resposta está na realização de tarefas pelos colaboradores. Quando eles executam aquilo que não é o principal, perdem tempo com atividades que não ajudarão a conquistar os objetivos estratégicos traçados pela empresa. Da mesma forma, as tarefas demorarão mais para serem executadas.

Além disso, definir prioridades está diretamente relacionado à organização. Por isso, na hora de colocar essa dica em prática, pergunte-se quais são os três principais objetivos a serem perseguidos no momento. A partir disso, determine quais ações ajudarão a chegar lá.

Por exemplo, se a proposta é automatizar processos e o processo de contratação de fornecedores, um software que disponibilize a assinatura eletrônica é indispensável. Portanto, é preciso contratar a empresa adequada, fazer o orçamento e, principalmente, avaliar o custo-benefício para chegar a melhor solução.

De toda forma, lembre-se de que erros e falhas podem acontecer. Quando esse for o caso, repense e veja o que causou o problema. A partir disso, você obtém aprendizado e evita cometer o mesmo engano outra vez.

8. Defina metas claras

Toda empresa precisa ter uma meta clara a alcançar. Ela deve ser compartilhada com todos os colaboradores. Afinal, é somente dessa forma que eles saberão o que perseguir, quais são as prioridades, como sua função contribui com a empresa etc.

Mais do que isso, essas metas precisam ser constantemente atualizadas. Ainda é importante definir prazos e etapas que ajudarão a conquistá-las. Assim, fica mais fácil fazer o acompanhamento do projeto e evitar que todos se percam em meio aos processos burocráticos.

9. Use a tecnologia a seu favor

Você já sabe que, para diminuir a burocracia na empresa, precisa otimizar seu tempo, melhorar os processos e evitar o acúmulo de papelada. O que você deve aprender agora é que é possível fazer tudo isso com uma boa ajuda da tecnologia!

As soluções podem incluir desde aplicativos para organizar a rotina de trabalho (como agendas digitais ou gerenciadoras de atividades diárias), passando por sistemas de gestão até chegar ao uso de assinatura eletrônica, que otimiza a forma como a empresa envia, recebe e assina documentos, encurtando toda a extensão do processo. Tudo de maneira simples, com segurança jurídica e eficiência máxima.

Cada uma dessas ferramentas tecnológicas ajuda sua empresa a automatizar processos, diminuindo o erro humano e otimizando o tempo de resposta. Além disso, elas ainda reúnem informações essenciais a respeito do negócio em plataformas amigáveis, facilitando um passo importante: a tomada de decisões.

10. Conheça os perigos do excesso de burocracia

Como dissemos, a burocracia pode ser positiva quando ajuda a organizar processos. Ela é maléfica quando em excesso. Devido a vários motivos, isso acontece bastante no Brasil. Tanto é que, de acordo com dados do Banco Mundial, as empresas do país gastam até 1.501 horas apenas para pagar impostos, sendo o maior tempo de todo o mundo.

Além disso, os negócios desembolsam cerca de R$ 181 bilhões por ano com procedimentos burocráticos do setor tributário. Imagine se fôssemos contabilizar todas as etapas de uma empresa! Por isso, é preciso seguir as dicas anteriores e cuidar com o fluxo de trabalho. Caso contrário, vários problemas podem surgir, como:

• entrave aos procedimentos;

• morosidade;

• ineficiência na execução de atividades;

• gastos desnecessários;

• dificuldade de atender às demandas;

• ocorrência de falhas e retrabalhos, que geram custos para o negócio;

• comprometimento do tempo de trabalho da equipe.

Portanto, por mais que diminuir a burocracia possa parecer um grande desafio para seu negócio, superá-lo deve ser uma das principais metas da gestão. Dessa forma, a empresa e os membros da equipe se veem livres de entraves desnecessários, encontrando tempo e disposição para fazer o que realmente importa: aumentar a produtividade, encontrar novas soluções, melhorar o atendimento aos clientes e inovar!

Torne sua empresa menos burocrática, mais ágil e escalável

Por mais que diminuir a burocracia possa parecer um grande desafio para seu negócio, superá-lo deve ser uma das principais metas da gestão para ganhar agilidade e escalabilidade no negócio. Dessa forma, a empresa e os membros da equipe se veem livres de entraves desnecessários, encontrando tempo e disposição para fazer o que realmente importa: aumentar a produtividade, encontrar novas soluções, melhorar o atendimento aos clientes e inovar.

Além disso, a redução da burocracia está diretamente ligada ao ganho da agilidade e escalabilidade das empresas. Mais do que ter um produto de qualidade ou abordagens comerciais efetivas, é essencial que as organizações tenham tanto a escalabilidade quanto a agilidade no centro de todas as suas práticas para que consigam evoluir.

Mas como tornar a organização mais ágil e escalável? Por onde começar? E como a automatização de processos e tarefas se encaixa nesse cenário? Tire todas as suas dúvidas sobre o assunto no nosso guia gratuito de agilidade e escalabilidade e impulsione os resultados da companhia de forma inteligente! Clique aqui para acessar.