7 dicas para agilizar o fechamento de folha de pagamento

Fazer o fechamento de folha de pagamento todo mês é uma tarefa minuciosa, que exige muita organização, caso o RH da empresa não queira ter problemas futuros. De acordo com o artigo 459, do Decreto-Lei 5.452/1943, o pagamento não deve ultrapassar o 5º dia útil do mês subsequente ao trabalhado. Por isso, o gestor precisa fechar a folha até o 5º dia útil do próximo.

Além disso, é necessário calcular horas extras, impostos, benefícios e diversos outros encargos dos salários de todos os funcionários. Portanto, não é algo tão fácil e simples, nem tampouco livre de custos. 

Mas é possível minimizar esse trabalho e reduzir os gastos por meio de ferramentas tecnológicas que permitem automatizar todo esse processo, em conjunto com ações estratégicas do RH e dos gestores.

Para te ajudar, selecionamos 7 dicas para otimizar o fechamento de folha de pagamento da sua empresa e tornar tudo mais ágil, simples e eficiente! Vamos conferir?

1. Organize os documentos com antecedência

Antes de tudo, é importante se lembrar do quanto pode ser estressante para o gestor quando os documentos, comprovantes ou relatórios estão desorganizados em meio a outros tipos de papéis, uma vez que é desafiador encontrar todas as informações para analisar e entender as particularidades de cada colaborador na hora de fechar a folha de pagamento.

Portanto, para que isso não aconteça, a melhor solução é adotar documentos digitais mantendo os arquivos organizados, sem ocupar espaço físico e com fácil acesso. 

Dessa forma, você se tranquiliza quanto à segurança de informações relevantes, além de poupar seus recursos deixando de consumir papel e tinta de impressoras. Assim, os sistemas de gestão online facilitam a vida de toda a sua equipe.

2. Calcule adicionais, descontos, comissões e bônus

Para quem trabalha em um setor financeiro, serviço tranquilo é algo quase inexistente, afinal, todo mês surge um fator inesperado para alterar valores que devem ser repassados.

Por isso, é vital ter uma relação organizada com todos os itens necessários para o cálculo dos salários dos colaboradores, como previsto em todos os tipos de contratos de trabalho. Esse itens são:

• pagamento de férias;

• comissões;

• bônus;

• licença-maternidade;

• parcela do 13º salário;

• dias faltados e abonados;

• horas extras etc.

Essas verbas trabalhistas devem sempre ser mantidas à disposição para evitar erros na etapa seguinte. Assim como, para economizar tempo, é interessante lançá-los nos relatórios conforme eles aparecem para não esquecer de nada.

3. Cuide do ponto eletrônico

O ponto eletrônico é mais uma daquelas tarefas repetitivas, que tomam tempo e cansam. Por isso, podem confundir na conferência quando ela é feita toda de uma vez. Dessa forma, as chances de cometer erros aumentam, além do tempo geralmente curto para cumprir o prazo determinado por lei.

Portanto, conferir em intervalos menores pode ser uma boa estratégia, uma vez que se torna menos exaustivo, não sobrecarrega e fica mais prático. Mas contar com um sistema integrado de gestão é melhor ainda, aliás, é uma excelente alternativa.

Com isso, a sua empresa terá a geração de relatórios mais preciso, com otimização da contagem de todas as horas trabalhadas e em muito menos tempo. É um serviço que minimiza muito o desencontro de informações ou eventuais equívocos que possam ocasionar um erro no pagamento.

4. Use assinatura eletrônica

A antiga forma de assinar documentos envolve uma série interminável de passos burocráticos. O signatário frequentemente assina diversas vias e, ainda, tem de rubricar as demais páginas, o que normalmente exige deslocamento físico para comprovar a validade do documento de próprio punho. É um trabalho sem fim, mas que pode ser abreviado por meio da tecnologia.

Hoje você conta com a assinatura eletrônica, ela proporciona toda comodidade, economia, rapidez e segurança necessárias. Com ela nenhum documento precisa ser impresso para ter validade formal, e isso pode ser realizado inteiramente dentro de um ambiente virtual, assinando contratos online.

Quando você usa esse recurso, os documentos que levavam dias para serem desenvolvidos e formalizados agora podem ser enviados de imediato digitalmente e assinados com mais agilidade. Tudo protegido por criptografia de ponta a ponta, e sem que os assinantes precisem estar no mesmo local.

Além disso, você usufrui de outras funções oferecidas por essa plataforma, como o armazenamento digital dos arquivos, até sua organização de forma automática com fácil acesso e funções integradas. Essa ferramenta ainda informa quem abriu o documento, o local, a hora e qual dispositivo foi usado.

Esse tipo de processo garante a integridade das operações e aumenta o nível de confiança da empresa, uma vez que comprova o envio dos arquivos a quem tinha autorização para acessá-los.

Vale ressaltar também que a assinatura eletrônica é totalmente válida em termos jurídicos, e é prevista pela legislação brasileira e de muitos outros países.

Além disso, é garantida a segurança dos dados por meio de um sistema de codificação altamente sofisticado, por controles autorizados por usuários que usam senhas, entre outros critérios de segurança.

5. Faça uma gestão online de documentos

A gestão online de documentos também oferece incontáveis vantagens, já que possibilita o arquivamento de todas as informações relevantes. Isso de forma virtual e sem pilhas de papéis para arquivar em um local físico.

Dessa forma, você pode gerenciar qualquer documento com alguns cliques e de qualquer lugar. Confira suas principais vantagens:

• economiza espaço físico e recursos financeiros;

• proporciona mais organização para os colaboradores;

• facilita o trabalho dos gestores;

• otimiza a troca de dados e de informações pela equipe de trabalho.

6. Realize backups periódicos

Fazer backups com frequência de todos os arquivos gerados é uma medida básica, e deveria ser adotada por todas as empresas, afinal, essa é a única forma de proteger os documentos e evitar problemas, como perdas e extravios.

Para isso, é possível contar com softwares de gestão que executam essa tarefa de maneira automática. Desse modo, ninguém precisa ficar responsável por isso, o que facilita ainda mais a rotina da empresa.

Ademais, são sistemas mais confiáveis, menos burocráticos e mais práticos que manter cópias físicas. E quando for necessário procurar algum documento antigo e importante, com o mecanismo de busca tudo fica mais rápido e fácil.

7. Automatize os pagamentos

Hoje em dia, quando o assunto é fechamento de folha de pagamento, uma das maiores tendências é o uso de ferramentas digitais. Toda empresa que aposta em alta tecnologia consegue melhorar a comunicação entre diversos setores, e troca informações com mais rapidez e precisão.

Os sistemas automatizados proporcionam um monitoramento eficiente das atividades pelos gestores, o compartilhamento de informações e mais facilidade para obter dados importantes.

Tudo isso é fundamental para o processo de fechamento de folha de pagamento, uma vez que o dia a dia das empresas é cheio de preocupações e muitas demandas de serviço.

Nesse sentido, com o uso da automatização de pagamentos não será preciso fazer os lançamentos manualmente todos os dias, como o salário dos colaboradores, vale-transporte, contas a pagar e a receber, entre outras demandas. 

O próprio software desempenha esse trabalho de imediato e, assim, o setor financeiro consegue trabalhar com mais dinamismo e confiança, pois sabe que todos os arquivos lançados serão pagos nos dias corretos.

Ao optar por ferramentas digitais, você pode recorrer a todo tipo de operação que a sua empresa precise, como pagamentos eletrônicos, gerir contratos de trabalho, fazer o fechamento de folha de pagamento, realizar a assinatura eletrônica de documentos, backup em nuvem e muitas outras atividades empresariais. Tudo com segurança, rapidez e comodidade, facilitando a rotina não só do escritório mas também do home office.

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