Matriz de priorização: veja o que é, como funciona e tipos

Matriz de priorização é uma ferramenta visual utilizada para organizar e classificar atividades, projetos, tarefas e até mesmo decisões com base em critérios como urgência, impacto, custo ou viabilidade.

Além disso, ela ajuda a identificar o que deve ser feito primeiro, assim as equipes e os gestores tomam decisões mais embasadas e estratégicas diante de múltiplas demandas.

Por meio dela, é possível comparar diferentes opções e direcionar os esforços para o que realmente importa, evitando desperdício de tempo e recursos.

Entenda agora como funciona esta ferramenta, seus principais tipos e os benefícios que ela oferece para o seu dia a dia.

Como funciona uma matriz de priorização?

Em geral, a matriz de priorização funciona como um guia visual para auxiliar empresas na tomada de decisão sobre quais projetos, atividades ou iniciativas têm prioridade na execução. 

Ou seja, sua principal função é organizar demandas com base em critérios previamente definidos, como:

• impacto no negócio;

• urgência;

• custo;

• retorno esperado;

• complexidade.

No ambiente empresarial, essa ferramenta tende a ser construída em formato de tabela ou gráfico, que permite comparar as opções. Cada item recebe uma pontuação ou classificação conforme os critérios escolhidos, e assim é definida a prioridade,

Quais são os objetivos da matriz de priorização?

No ambiente organizacional, a matriz de priorização ajuda a direcionar os recursos para as atividades com maior potencial de resultado.

A seguir, conheça os quatro principais objetivos da matriz de priorização.

1. Organizar demandas de forma estratégica: ajuda a distribuir o trabalho conforme critérios alinhados aos objetivos do negócio;

2. Melhorar a tomada de decisão: oferece uma base visual e lógica para definir o que precisa ser prioridade, a fim de evitar escolhas impulsivas ou pouco alinhadas às metas de curto, médio e longo prazo;

3. Aumentar a produtividade da equipe: ao focar nas tarefas com maior impacto, os times trabalham com mais foco, otimização de processos e clareza em suas respectivas atividades;

4. Evitar desperdício de tempo e recursos: reduz o risco de investir esforços em iniciativas que não trazem retorno considerável.

Principais tipos de matrizes de priorização

Após entender a importância e os pilares da ferramenta, confira os tipos de matrizes de priorização existentes, cada qual com finalidades específicas!

Matriz GUT

Em resumo, a Matriz GUT avalia três pontos, cada um com pontuação de 1 a 5 em cada critério, e a multiplicação desses valores vai definir a prioridade. Os pontos são:

• gravidade;

• urgência;

• tendência. 

Logo, o GUT é extremamente útil para analisar riscos e tomar decisões rápidas sobre problemas que precisam de uma ação imediata.

Matriz de Eisenhower

Também conhecida como “Matriz Urgente vs Importante”, ela ajuda a separar tarefas em quatro quadrantes:

1. fazer agora;

2. agendar;

3. delegar

4. eliminar. 

É uma ferramenta bastante útil para gestão do tempo e aumento da produtividade dos times.

Matriz 4x4 (esforço x impacto)

Esse modelo cruza o esforço necessário para executar uma tarefa com o impacto que ela gera.

Na prática, as atividades são posicionadas em um quadrante com base nesses dois critérios, e é bastante utilizada para priorizar tarefas de equipes de marketing, produto e de projetos.

Matriz RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort)

A Matriz RICE é uma metodologia de priorização que foi elaborada pelo time de produto da Intercom, com foco na empresa e na priorização de funcionalidades, ideias e projetos.

Em suma, o nome é um acrônimo que representa os quatro critérios principais.

• Reach (alcance): quantas pessoas serão impactadas por essa ação em um determinado período (ex: número de usuários por mês);

• Impact (impacto): qual a magnitude da mudança esperada. Pode ser avaliado em uma escala, como 3 = alto impacto, 2 = médio, 1 = baixo);

• Confidence (confiança): o quanto você confia nos dados que embasam as estimativas de alcance e impacto. Pode ser em porcentagem ou escala (ex: 100% = alta confiança);

• Effort (esforço): quantas pessoas e quantas horas (ou dias) serão necessárias para realizar a iniciativa.

Essa matriz é bastante utilizada em negócios de SaaS, tecnologia, times de produto e desenvolvimento dos negócios, mas também pode ser aplicada em qualquer contexto que exija avaliação objetiva de iniciativas.

Matriz BASICO

Esse instrumento é focado em ajudar na organização de projetos ou ideias através de critérios estratégicos. 

O acrônimo representa os seis critérios utilizados para avaliar cada iniciativa.

1. Benefício: quais ganhos o projeto oferece à empresa ou para o público-alvo;

2. Abrangência: tamanho da área ou número de pessoas impactadas;

3. Satisfação: o quanto a iniciativa atende às expectativas dos envolvidos;

4. Investimento: o custo necessário para execução;

5. Cliente: relevância da proposta para o cliente;

6. Operacionalidade: facilidade de implementação, considerando processos e recursos;

Ela é bastante usada por gestores, líderes de equipe e consultores que precisam definir prioridades de maneira clara e bem estruturada.

Matriz 5W2H

Mais do que uma simples matriz de priorização, o 5W2H, é um plano de ação que também ajuda a entender o que deve ser feito primeiro.

Basicamente, ele estrutura as tarefas com base em sete perguntas originárias do inglês: O que, Por quê, Quando, Quem, Como e Quanto. A ideia é facilitar a organização e execução de atividades, sempre com foco nos resultados.

Quais são os benefícios do uso da matriz de priorização?

Conforme você viu, a matriz de priorização é uma aliada valiosa para tomar decisões mais estratégicas e com base em critérios claros. 

Ao utilizá-la, é possível visualizar, comparar e organizar ideias objetivas, facilitando a escolha do que deve vir primeiro. Confira as principais vantagens a seguir!

Melhora a tomada de decisão

A matriz ajuda a transformar decisões subjetivas em análises comparativas. Ou seja, ao invés de “achar” o que é mais importante, as escolhas passam a ser baseadas em critérios definidos, como impacto, custo, urgência ou alcance.

Exemplo: ao definir quais projetos lançar no próximo semestre, a equipe consegue avaliar quais trazem mais retorno e com menos esforço.

Organiza e dá clareza às prioridades

Com esta ferramenta, fica fácil perceber o que deve ser feito primeiro, o que pode esperar e o que pode ser descartado. Isso ajuda a evitar a sobrecarga de tarefas e desperdício de recursos.

Por exemplo: um time de marketing pode usar a matriz para escolher entre várias campanhas e decidir qual delas trará melhores resultados pelo menor orçamento.

Facilita o alinhamento entre equipes

Ao apresentar critérios objetivos e pontuações visíveis para todos, a matriz reduz conflitos e melhora a comunicação interna. Dessa maneira, todos passam a entender o porquê das decisões tomadas.

Exemplo: em reuniões de planejamento, as áreas envolvidas chegam a um consenso com mais agilidade e menos debate subjetivo.

Como fazer matriz de priorização?

Criar uma matriz de priorização é simples e pode gerar grandes resultados. A seguir, veja o passo a passo com 5 etapas práticas.

1. Defina o objetivo da matriz

Antes de tudo, é importante saber o que você precisa priorizar: 

• tarefas;

• projetos;

• ideias;

• soluções. 

Ter um foco claro vai ajudar a escolher os critérios pertinentes.

2. Escolha os critérios de avaliação

Determine os fatores que vão ser usados para avaliar cada item, como impacto, urgência, custo ou esforço. Esses critérios serão a base da matriz.

3. Liste os itens a serem priorizados

Organize todas as opções em uma lista estruturada e objetiva. Podem ser demandas de um projeto, novas funcionalidades ou até mesmo iniciativas de negócios.

4. Atribua pontuações para cada item

Com base nos critérios escolhidos, avalie cada item e dê notas ou classifique de acordo com a relevância.

5. Monte a matriz e analise os resultados

Insira os dados na matriz visual (em quadrantes, tabela ou gráfico) e interprete quais itens devem ser priorizados, adiados ou eliminados.

Como implementar uma matriz de priorização?

Depois de criar a matriz, é hora de colocá-la em prática. Primeiramente, é importante integrá-la aos fluxos de trabalho da equipe, assim todos escolhem tarefas e projetos de acordo com os critérios definidos.

Compartilhe os resultados da matriz com todos os colaboradores envolvidos, explique como ela será utilizada e alinhe expectativas.

Durante as reuniões de brainstorming e planejamento, retome a matriz como base para definir os próximos passos, para evitar decisões impulsivas. 

Por fim, também é importante revisar e ajustar a matriz com uma determinada frequência, considerando novos dados e novas análises.

Exemplos práticos de matrizes de priorização 

Ver aplicações reais da matriz de priorização pode ajudar a entender melhor como essa ferramenta pode ser usada no ambiente corporativo. Confira.

• Desenvolvimento de produtos: a matriz RICE pode ser usada para decidir quais funcionalidades devem ser lançadas primeiro, com base nos critérios de alcance (Reach), impacto (Impact), confiança (Confidence) e esforço (Effort);

• Gestão de projetos: a matriz GUT pode ajudar a definir prioridades ao avaliar a gravidade, urgência e tendência de cada atividade, o que facilita o foco em tarefas mais críticas;

• Marketing: a matriz 4x4 orienta a escolha de ações com maior retorno e menor custo operacional, como campanhas de mídia paga, SEO ou marketing de conteúdo;

• Processos de inovação: a matriz de Eisenhower auxilia na separação entre ideias estratégicas e ações operacionais, trazendo mais foco para impactos reais a longo prazo.

Quais são os tipos de prioridades?

Os principais tipos de prioridades são:

• urgente, que demanda atenção imediata; 

• importante, que tem grande impacto no resultado, mas pode ser planejada;

• circunstancial, que depende de fatores externos ou contextuais;

• baixa prioridade, que pode ser postergada sem prejuízo significativo. 

Entender cada um deles ajuda a tomar decisões mais embasadas e evita a sobrecarga com tarefas que não são essenciais no momento.

Geralmente, a combinação desses níveis é o que estrutura as decisões em matrizes de priorização, como a de Eisenhower.

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