Equívocos na gestão de documentos: 6 erros que podem comprometer os resultados

Antes de mais nada, responda: sua empresa tem alguma política de gestão de documentos? Por incrível que pareça, a resposta de muitos gestores é negativa. E isso acontece por um motivo simples, mas extremamente perigoso: a indiferença ao efeito nocivo que a má gestão de arquivos gera em um negócio. Como os prejuízos advindos dessa negligência são silenciosos, não é nada incomum se deparar com casos de tomadores de decisão adiando a formulação de estratégias eficientes de gestão da informação, sem levar em conta os riscos financeiros dessa postura.

O problema é que subestimar o valor da gestão da informação na empresa costuma ser catastrófico. De acordo com uma pesquisa feita há alguns anos pela PwC, cada documento arquivado de maneira incorreta gera, direta e indiretamente, cerca de 120 dólares de prejuízo. Estamos falando do custo da impressão desnecessária, do tempo gasto pelo funcionário para arquivar o documento, do tempo adicional perdido por outro colaborador para localizar o arquivo perdido e assim por diante.

Agora imagine, de forma global, quanto sua empresa pode estar perdendo em produtividade com o total de horas que seus colaboradores desperdiçam procurando documentos. Pense agora no tempo em que os funcionários se ocupam arquivando papéis — muitos deles, aliás, desnecessários. Acrescente a isso os custos de impressões e assinaturas manuais. Chegou a hora de melhorar esse cenário! Vamos listar agora 6 equívocos na gestão de documentos para que você avalie onde sua empresa está errando e como pode melhorar seus processos!

1. Não ter uma política sólida de gestão de documentos

Um estudo feito pela Gartner mostrou que:

• entre 2% e 5% dos arquivos das empresas são extraviados ou armazenados incorretamente todos os dias;

• 1 em cada 20 documentos é extraviado;

• aproximadamente 25 horas são desperdiçadas recriando documentos não localizados;

• entre 10% e 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa de busca;

• 400 é o número de horas anuais, em média, que os empregados gastam procurando arquivos nas empresas;

• as organizações gastam uma média de 120 dólares (em trabalho) com funcionários buscando arquivos críticos não localizados.

Analisando esses dados e partindo do conhecimento que 90% das informações empresariais estão impressas nos documentos, é possível assegurar que uma organização que não conta com uma boa gestão de documentos está fadada ao insucesso. Entenda: em um universo em que tudo circula digitalmente, insistir em manter arquivos em papel é um verdadeiro suicídio corporativo.

2. Não categorizar a papelada

Notas fiscais, aditamento de contratos, relatórios de produtividade, arquivos contábeis, folha de pagamento, gráficos de vendas: são milhares os documentos que transitam por qualquer empresa diariamente. E principalmente graças à correria natural do ambiente corporativo, são frequentes os casos em que funcionários simplesmente empilham papéis, sem categorizá-los, antes de enviar ao arquivo. Forma-se, assim, um verdadeiro cemitério de papéis.

O resultado desse improviso é a perda completa do controle da informação empresarial, que, em alguns casos, gera prejuízos milionários ao negócio. Imagine o desespero se você perde documentos fiscais e é intimado posteriormente a apresentá-los na Receita Federal. Definitivamente, é preciso pensar em gestão da informação como ponto estratégico para seu business.

3. Não garantir mais segurança com a nuvem

Sua empresa possui um sistema de arquivo eletrônico? Saiba: a mesma pesquisa da PwC citada anteriormente revelou que os profissionais gastam, em média, de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% do tempo procurando por elas! Realmente, não tem como fugir: armazenar arquivos físicos traz diversas deficiências operacionais à empresa. Podemos citar, por exemplo:

• gastos desnecessários com impressões;

• alto consumo de papel, que, além de custoso, é contrário às práticas sustentáveis adotadas pela maioria das empresas modernas;

• custos com infraestrutura de arquivo, seja com a locação de salas ou com a compra e a organização de caixas, por exemplo;

• tempo gasto para arquivar documentos e procurar arquivos perdidos;

• facilidade de extravios e danos aos papéis armazenados;

• exposição dos funcionários a riscos de doenças respiratórias e reações alérgicas em decorrência do manuseio de documentações antigas, sujeitas a ácaros e bactérias.

Todo esse transtorno pode ser substituído pela praticidade do armazenamento de arquivos em nuvem! Uma gestão de documentos firmada com base nos recursos de cloud computing propicia um maior dinamismo à organização, uma vez que os documentos são localizados eletronicamente, por meio de ferramentas de pesquisa, em apenas pouco segundos.

A mobilidade é outra vantagem, já que, desde que autorizados, funcionários e gestores podem localizar e tramitar documentos a partir de qualquer ponto com acesso à internet. Por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica, é possível assinar documentos no aeroporto, no trânsito ou em casa, aumentando sua produtividade e reduzindo o tempo perdido com processos burocráticos.

Há ainda uma melhora geral na segurança dos dados, já que os provedores de serviços de nuvem privada possuem sistemas criptográficos semelhante aos usados pelos bancos. Isso sem falar no respeito ao meio ambiente, pela redução do consumo de papel, e na eliminação de riscos à saúde dos funcionários.

4. Não usar documentos eletrônicos

Muitos gestores promovem dezenas de mudanças no workflow empresarial, mas não entendem por que a produtividade permanece baixa e por que os custos se mantêm altos. A impressão que têm é a de que o dinheiro da empresa escorre continuamente, sem que o vazamento consiga ser encontrado. Se isso também acontece no seu negócio, talvez a resposta esteja na má gestão dos documentos.

Sabia que, em média, os profissionais gastam 4 horas por semana apenas assinando documentos? É muito tempo dissipado! E o prejuízo se mostra ainda maior quando você considera que muitos concorrentes já estão munidos de plataformas de assinatura eletrônica que reduzem drasticamente o tempo que colaboradores e gestores perdem validando papéis no dia a dia. Isso representa aumento de produtividade, menos impressões e compra de papéis, redução de custos e maior dinamismo nas operações empresariais. Como consequência, a força competitiva aumenta.

Na era da mobilidade, muitos gestores ainda não sabem que a assinatura eletrônica é juridicamente válida, muito mais segura que a manual e extremamente fácil de ser inserida nos documentos. Você quer implementar uma política de gestão de documentos eficiente em sua empresa? Então comece adotando o arquivamento em nuvem e a assinatura eletrônica!

5. Não sincronizar dados

Muitas organizações já ultrapassaram a fase dos documentos manuais: arquivam eletronicamente suas informações e fazem da assinatura eletrônica um hábito na companhia. Até aqui, tudo perfeito. O problema é que não basta armazenar arquivos no ambiente digital. Na verdade, é preciso sincronizá-los, a fim de que estejam disponíveis para todos, simultaneamente.

Algumas organizações assinam uma plataforma de serviços em nuvem, mas, por terem contratado planos mais singelos de armazenamento, possuem um limite de espaço e sincronização. Nesse caso, os dados alterados ou inseridos permanecem acessíveis apenas localmente, não sendo mais compartilhadas nos diversos dispositivos da empresa. Imagine um aditamento de contrato cuja atualização está presente em apenas um dispositivo. Nesse caso, os demais pontos ficam desatualizados, mostrando o documento em sua versão anterior. Melhor evitar a confusão gerada por esse gap de comunicação!

6. Não ter um sistema de confidencialidade com acesso restrito

Uma gestão de documentos de excelência está organizada em torno da segurança da informação. Assim, além de privilegiar serviços na nuvem, muito mais seguros por não terem os recursos de TI compartilhados com terceiros, é preciso usar provedores que disponibilizem aos clientes ferramentas de segurança de dados. Alguns desses recursos são: backup automático, camada extra de proteção de acesso (como autenticação de 2 fatores), além de hierarquia de permissões, que permite que a empresa decida o limite de acesso de cada funcionário aos dados da organização.

Dessa última dica do nosso post de hoje, o que você tem que guardar é que não contar com um sistema de confidencialidade com acesso restrito é um dos erros mais graves cometidos pelas empresas. Afinal de contas, a maior parte das intrusões costuma vir de dentro da própria companhia!

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