O que é um envelope da Docusign?

Antes de enviar um documento para assinatura eletrônica, é importante ter certeza de que você o enviará corretamente. Salvar um contrato como PDF e anexá-lo a um e-mail representa vários fatores de risco para todas as partes envolvidas. Quando você prepara e envia um documento ou vários documentos para assinatura usando o Docusign eSignature, esses documentos são adicionados a um repositório chamado envelope

Continue lendo para saber mais sobre os envelopes do Docusign, como eles funcionam e como mantêm suas informações seguras. 

O que é um envelope da Docusign?

Para enviar documentos para assinatura usando o Docusign eSignature, você os coloca em um "repositório" eletrônico chamado envelope. Pense nisso como algo semelhante ao envio de documentos pelo correio físico, a diferença é que seu envelope do Docusign é entregue na caixa de entrada de e-mail do destinatário. Um envelope não é o documento em si, na verdade, um envelope do Docusign pode conter vários documentos ao mesmo tempo. Além disso, você pode enviar um envelope para vários destinatários, caso eles precisem assinar ou apenas copiá-los no fluxo de trabalho.

Como os envelopes do Docusign funcionam?

Assim como um envelope físico, o objetivo de um envelope do Docusign é atuar como uma pasta que contém os documentos e mantém seu conteúdo privado e seguro. Ele faz isso por meio de várias funcionalidades de segurança consideradas as maiores do setor:

• Criptografia. Todos os envelopes do Docusign são criptografados para que permaneçam seguros quando são enviados aos signatários.  

• Autenticação. Os signatários são obrigados a verificar a identidade deles antes de abrirem um envelope. 

• Trilha de auditoria. Cada etapa do processo de assinatura é registrada e carimbada pelo Docusign, para que nunca haja confusão sobre quem assinou um documento ou quando o assinou. 

• Certificado de conclusão. Após a conclusão do processo de assinatura, o Docusign gera um certificado de conclusão, que registra os dados da trilha de auditoria para que possam ser facilmente acessados. 

• Selo à prova de violação. Na hora de armazenar um envelope, ele recebe um selo à prova de violação, que evita mudanças adicionais. 

• Armazenamento seguro. Os envelopes do Docusign são armazenados em nossas instalações de armazenamento altamente seguras, que possuem sistemas de segurança físicos e digitais 24 horas por dia. 

Como faço para gerenciar envelopes?

• Os envelopes são criados e gerenciados na página Gerenciar. Nessa página, os usuários podem:

• Visualizar os detalhes dos envelopes

• Classificar e filtrar envelopes por status, data de envio ou remetente

• Fazer correções em envelopes 

• Anular ou excluir envelopes

• Fazer cópias de envelopes

• Salvar um envelope como modelo 

• Encaminhar envelopes concluídos

• Compartilhar acesso a envelopes

Como os assentos funcionam com envelopes?

Uma licença do Docusign concede a um usuário acesso para criar, gerenciar e enviar documentos e envelopes com o Docusign. Para clientes com contas Standard e Business Pro Web, licenças adicionais também concedem acesso a mais envelopes que podem ser usados em toda a conta.

Quando uma organização tem várias pessoas que desejam colaborar em um documento simultaneamente, elas precisarão de várias licenças. Embora não seja estritamente necessário para aproveitar os benefícios do pacote de ferramentas do Docusign eSignature, ter vários assentos geralmente pode agilizar o processo de negociação e edição de contratos, especialmente quando vários departamentos estão envolvidos.

Isso permite que as equipes economizem tempo colaborando em contratos, comentando com sugestões ou delegando tarefas a outros usuários. Conforme sua organização cresce, pode ser útil designar um administrador de TI para gerenciar de maneira central várias contas de usuário para ter melhor visibilidade dos contratos.

Você pode comprar mais assentos fazendo login em sua conta e acessando a página Usuários na guia Configuração. Desse ponto, você pode revisar as licenças e os usuários atribuídos que você vinculou à sua conta e comprar licenças para oferecer acesso ao Docusign aos colegas de equipe.

Adicionando mais envelopes ao seu plano

Os planos de preços do Docusign começam com um número fixo de envelopes e você pode comprar mais envelopes conforme suas necessidades aumentam. Você pode ver quantos envelopes estão disponíveis fazendo login em sua conta e acessando a página Planos e cobrança na guia Configurações.

Caso precise de mais envelopes do que o permitido em seu plano, você também pode comprar mais envelopes na página Planos e cobrança. Observação: você deve ter uma conta Standard ou Business Pro Web e ter acesso administrativo para comprar envelopes adicionais. Depois de comprar mais envelopes, você pode começar a enviá-los imediatamente.

Se tiver alguma dúvida sobre como adicionar envelopes ao seu plano, entre em contato com nossa equipe de Suporte ao cliente para obter ajuda. 

Alocação de envelopes do plano Pessoal do eSignature

O plano Pessoal do eSignature inclui cinco envelopes por mês. Se precisar de mais de cinco envelopes por mês, você pode atualizar para um plano Standard ou Business Pro que oferece mais envelopes e mais flexibilidade para personalizar seu plano com base em suas necessidades.

Alocação de envelopes Standard e Business Pro do eSignature

Acreditamos que o volume de envio (ou seja, número de envelopes enviados para assinatura) não deve ser um fator decisivo na seleção de seu provedor de assinatura eletrônica e entendemos que você pode não saber quantos envelopes precisará enviar para assinatura em seu primeiro ano com a Docusign. Com base no histórico de uso de nossa base de clientes, sabemos que 100 envelopes por assento por ano excedem em muito as necessidades da maioria dos clientes. Portanto, os planos anuais Standard e Business Pro incluem uma franquia de até 100 envelopes enviados por assento por ano. Os planos mensais incluem uma franquia de até 10 envelopes enviados por usuário por mês.

Se quiser saber sobre a alocação de envelopes em outros tipos de plano do eSignature, fale com nossa equipe de vendas e consulte o melhor plano para atender às suas necessidades.

Envie contratos com segurança com o Docusign 

Os envelopes do Docusign permitem que você envie qualquer contrato com confiança. Veja como esse processo é fácil com uma avaliação gratuita do Docusign.