A transformação que garantiu mais governança e segurança aos contratos da Veolia com Docusign

A multinacional francesa Veolia existe há mais de 170 anos. Chegou ao Brasil em 1998 com o objetivo de liderar a transformação ecológica no País. Com em torno de 220 mil funcionários em todo o mundo, o grupo projeta e implementa soluções para o gerenciamento de água, resíduos e energia.  

Agora, imagine uma empresa desse porte, com longa trajetória e missão ambiciosa formalizando contratos com papel. Pois essa era a realidade da Veolia no Brasil até 2019.

Desafios dos processos contratuais manuais

Até antes da pandemia, os contratos da empresa eram firmados em papel. O processo exigia tempo tanto para coletar assinaturas físicas quanto para organizar e arquivar os documentos. Além disso, a rastreabilidade dos acordos era um desafio por causa do grande volume de documentos criados diariamente, dificultando a eficiência operacional.

"Reduzir o consumo de papel na empresa foi um dos itens mais desafiadores no nosso roadmap de transformação digital. Nos últimos anos, impulsionamos significativamente esse processo", comenta Adriana Moreira, líder de TI e transformação digital na Veolia.

A transformação digital na Veolia com Docusign

A partir de 2019, a Veolia começou a passar por uma profunda transformação, com o foco em substituir rotinas manuais por recursos digitais. 

Durante a pandemia, a implementação da assinatura eletrônica da Docusign teve início pela área jurídica. "Aqui somos sempre orientados a buscar soluções globais, e a Docusign é utilizada pelo Grupo Veolia em outros países, já era um fornecedor de confiança", comenta Adriana. 

Com a eficácia da plataforma, a assinatura eletrônica passou a ser adotada em outras áreas, como Sistemas de Gestão Integrada (SGI) e Recursos Humanos (RH), e, ao longo do tempo, mais departamentos também começaram a usar a solução para atender às mais diferentes necessidades.

Benefícios: maior velocidade, governança e segurança

A adoção da ferramenta acelerou o processo de assinaturas, além de ajudar na redução de custos e do impacto ambiental ao eliminar a necessidade de impressão de documentos. 

Além disso, a fácil rastreabilidade dos acordos proporcionou maior governança e segurança sobre os contratos. "Docusign atende perfeitamente à nossa necessidade. Hoje, se um colaborador precisa conferir um contrato, está na plataforma. Temos completo controle dos processos", conclui a líder de TI.