Como a Fundação Roberto Marinho deu salto na gestão de contratos com Docusign CLM

Se você era jovem nos anos 1980, possivelmente lembra do "Telecurso", que depois passou a se chamar "Telecurso 2000". O programa de TV transmitia conteúdos escolares de forma lúdica e dramatizada. Mas se você não é dessa época, talvez conheça o famoso e tecnológico Museu do Amanhã, no Rio de Janeiro. As duas iniciativas de sucesso têm o "dedo" da Fundação Roberto Marinho, que é ligada ao Grupo Globo.

Agora imagine uma das maiores fundações do País, criada em 1977 pelo empresário e jornalista Roberto Marinho, fazendo a gestão de contratos de forma manual e fragmentada. Pois essa era a realidade da instituição até o primeiro semestre de 2024. 

O departamento jurídico da fundação usava sete ferramentas diferentes para lidar com contratos. O processo incluía gerar termos, imprimir documentos, enviar por e-mail, reunir propostas em PDF, carregar arquivos em portais de assinatura e arquivar manualmente os documentos na nuvem.

Além disso, planilhas de controle eram criadas e compartilhadas em drives, tornando o fluxo pouco eficiente. Os contratos levavam, em média, uma semana para serem liberados. 

“Somos quatro pessoas na área. Fazíamos o possível para ter celeridade nas demandas, mas estávamos ficando muito focados em resolver atividades sistêmicas e manuais ao invés de nos dedicarmos a questões mais estratégicas para a fundação, além da elaboração de pesquisas e pareceres", comenta Ana Erika, head do departamento jurídico da entidade.  

Para mudar esse cenário, a área jurídica da fundação foi em busca de uma ferramenta que pudesse trazer agilidade, centralizar processos, melhorar a governança e o armazenamento de documentos.

A escolha pelo Docusign CLM

Uma pesquisa de mercado foi realizada com diferentes players de gestão de contratos para encontrar uma solução que atendesse às necessidades da entidade. "Nós tínhamos pontos que eram inegociáveis: reunir processos que estavam nos demais sistemas dentro de um só e conseguirmos integrar com o nosso sistema legado de ERP", explica o assistente jurídico Thallys Schimdt.  

O Docusign CLM acabou sendo escolhido por preencher todas as exigências da área jurídica da fundação. “A Docusign realizou uma análise complexa de como funcionamos e qual a melhor forma de organizar os fluxos de que precisamos”, conta Thallys.

Uma solução, muitos benefícios

O Docusign CLM foi implantado pela Fundação Roberto Marinho em agosto de 2024 e, seis meses depois, a ferramenta já estava totalmente integrada às operações da entidade. O jurídico e o TI são os setores que administram o CLM. No entanto, praticamente todos os colaboradores têm acesso e podem solicitar contratos diretamente, proporcionando mais autonomia às áreas e fluidez ao longo do processo.

Com o Docusign CLM, a gestão de contratos da Fundação Roberto Marinho ganhou:

• Mais velocidade: contratos que antes demoravam dias agora são assinados em horas, ou em poucos dias, de acordo com as suas complexidades;

• Centralização: todo o ciclo de vida dos contratos é gerido em um único lugar, com histórico detalhado de documentos e solicitações;

• Facilidade de uso: a ferramenta é intuitiva, permitindo que colaboradores e fornecedores assinem documentos de forma simples, inclusive pelo celular;

• Governança: o jurídico ganhou mais controle e confiabilidade com rastreabilidade completa e compliance assegurado;

• Escalabilidade: o CLM cresce junto com o volume de fluxos contratuais da fundação, mesmo se os projetos forem triplicados.

Foco no que realmente importa

As melhorias foram sentidas fora e dentro da fundação, de fornecedores a alta liderança. “Eu também sou procuradora da fundação. Assino contratos via Docusign todo dia. E de onde eu estiver, eu reviso e assino pelo celular com a maior facilidade", diz a head do setor jurídico. 

Toda essa transformação reduziu a carga de trabalho manual e, mais do que isso, permitiu que a equipe jurídica voltasse a focar em atividades estratégicas, cumprindo sua missão de viabilizar projetos com eficiência, inovação e baixo risco jurídico.