Contrato virtual: passo a passo de como fazer

A má gestão de contratos responde pela estagnação de muitas organizações no médio/longo prazo. Segundo levantamento da Association for Contract & Commercial Management (IACCM), as empresas perdem anualmente 9,2% da receita com ineficiente gerenciamento de contratos. O contrato virtual nasce da necessidade de centralizar, elaborar, assinar, tramitar e arquivar esses documentos com mais qualidade, rapidez e segurança.

Mas de onde vêm essas perdas? Na prática, o que é má gestão de contratos e como ela deságua em prejuízos reais à empresa? Essa resposta pode vir de múltiplos ângulos. Por exemplo, uma empresa que demora mais de 30 dias para fechar um negócio perde espaço para outra, que conclui os mesmos contratos em 1 dia.

Tal lentidão pode ocorrer porque os contratos são assinados manualmente, envolvendo versionamentos por ambas as partes, remessa de minutas, coleta de assinaturas físicas, confirmações notariais, arquivamento e  etc. Pode ocorrer por extravios no transporte, por documentos parados em caixas de e-mail (esperando aprovações), bem como pela demora para encontrar contratos perdidos em pastas compartilhadas ou até na pilha de contratos para serem assinados por um gestor específico.

Todas essas falhas deixam a empresa pesada, lenta e passível de perder vendas no meio de um processo de fechamento. O contrato virtual é o modo mais seguro e dinâmico de resolver esse problema! Confira as razões!

Os problemas do papel nas empresas

Se você está aqui, é porque provavelmente já percebeu que a tramitação física de papel é um fator multiplicador de problemas às organizações. Perde-se tempo elaborando documentos e desperdiçam-se horas semanais assinando papéis à caneta. Mas os gaps de eficiência vão muito além disso.

Um fluxo de processos manual é composto por inúmeros episódios de represamento (quando, por exemplo, uma minuta fica parada por dias na mesa de um gestor, aguardando assinatura ou o simples “ok” para impressão final). Há também custos anuais com materiais de escritório (como pilhas de resmas, toners, canetas).

Para piorar, a consequência da geração de toneladas de folhas de contrato/propostas/declarações é a necessidade cada vez maior de espaço físico e capacidade de ordenar toda essa montanha de papéis.

E o resultado seguinte desse drama gerencial costuma ser o caos corporativo, com perda de documentos e dificuldade “homérica” em achar um simples aditivo. Contrato virtual é para sanear essas falhas.

Isso sem falar no custo que uma “empresa analógica” joga sobre a natureza (o que não é irrelevante em um momento em que o consumidor dá preferência às organizações que injetam responsabilidade ambiental em seus processos internos).

Pois bem, é por tudo isso que o contrato virtual se tornou a ordem do dia nas empresas líderes de seus segmentos. Atualmente, com o oferecimento de plataformas on-line (modelo SaaS), não é mais preciso ser multinacional para ter gestão eletrônica de contratos. Até MEI e/ou PME pode falar em smart contract.

A grande questão aqui é que para ter um contrato digital, não basta inserir nele uma assinatura eletrônica. Em uma gestão inteligente de contratos, todo o seu ciclo de vida se dá em âmbito digital, e é sobre isso que falaremos agora ao apresentar a referência mundial em smart contract, a Docusign CLM.

O que é Docusign CLM? Por que tê-la?

Docusign CLM é um produto que está integrado à plataforma de assinatura eletrônica Docusign, maior nome mundial em gestão de documentos eletrônicos, utilizada por mais de 200 milhões de usuários no planeta.

É um “Brasil inteiro” ganhando velocidade em seus negócios por meio de assinatura eletrônica. Sua empresa também precisa se adaptar a essa tendência para não ficar para trás. O Docusign CLM é um verdadeiro ecossistema de transformação digital corporativo. Com a implementação da plataforma on-line (que pode ser utilizada por praticamente qualquer dispositivo, de PCs a smartphones, laptops ou tablets), é possível:

• gerar contrato digitalmente;

• controlar versionamentos deste documento;

• importar cláusulas ou até usar modelos já aprovados;

• fixar assinatura eletrônica em segundos;

• remeter link aos demais signatários, que podem abri-lo e ratificar suas assinaturas também em segundos;

• ter o rastreamento completo do documento;

• arquivar o contrato em nuvem privada, contando com os mais avançados recursos de segurança.

Perceba que com essa tecnologia, você:

• reduz drasticamente seu tempo de espera por uma assinatura;

• elimina o tempo perdido em órgãos notariais;

• economiza com motoboy, reconhecimentos de firmas, impressões etc;

• fecha negócio em alguns minutos, evitando aquele “timing” que pode resultar em arrependimentos por parte do cliente;

• decreta o fim do papel em sua empresa, melhorando a organização e até resultando em redução do espaço físico (derrubada de custos com locação de salas);

• injeta velocidade e mobilidade à sua empresa (que pode funcionar em qualquer lugar, a qualquer momento);

• reduz o volume de digitações e trabalhos manuais de seus funcionários (workflow que não leva a outro lugar que não os erros, cujo “custo real” pode sair alto à empresa).

• Arquiva todos os logs de versionamentos e trocas de mensagens por causa do contrato, ajudando em um futuro litígio.

E tudo isso, utilizandoo CLM conectado a assinatura eletrônica, que tem a mesma validade jurídica da assinatura manual. Ora, se existe hoje uma alternativa mais rápida, que torna processos enxutos, de mais qualidade e com custos menores, por que optar por um método usado em séculos passados? É hora de avançar na direção do contrato virtual.

Conhecendo a Docusign CLM

A Docusign permite que a tramitação do documento seja toda feita em âmbito digital. Ela permite que você gere contrato automaticamente (a partir da adaptação de modelos pré-existentes), ou que o elabore de forma rápida, por meio da importação de dados em uma biblioteca de cláusulas.

Há um sistema de autocorreções e identificação de erros, que assegura maior precisão no conteúdo de seus documentos. Posteriormente, são apostas as assinaturas no contrato virtual e há o envio do link para autenticação dos demais interessados.

Tanto na geração quanto na assinatura, tramitação e arquivamento, o sistema entrega um mecanismo completo de rastreamento, além de recurso de alerta — de vencimento ou de prazos para ações no fluxo do contrato. Todo o movimento contratual é automatizado, dando mais inteligência de negócios à sua empresa.

Uma vez assinado, o contrato é arquivado em nuvem privada, com segurança de nível bancário. Com essa tecnologia em gestão de contratos, um documento é localizado em segundos mediante instrumentos avançados de pesquisa.

O passo a passo da assinatura de um contrato virtual

Siga esse passo a passo para automatizar seu fluxo contratual.

Passo 1: montando um contrato

Você pode escolher entre criar um documento, importar modelos pré-aprovados ou apenas trazer ao novo documento, determinadas cláusulas.

Em seu dashboard, você terá uma lista com as datas de expiração dos contratos e, mais abaixo, o local para criar o contrato virtual, com botão de download e/ou importação.

Passo 2: assinando o contrato

Uma vez que seu documento tenha sido criado, basta adicionar o nome dos signatários e respectivos e-mails.

Você então indicará com o cursor onde cada subscritor deverá autenticar o contrato virtual, para, após, inserir sua própria firma (que pode ser decorrente da assinatura sobre tablet/computador ou criação de uma assinatura cursiva eletrônica).

Clique em “assinar” e a imagem de sua firma ficará fixa. Posteriormente, clique em “enviar. Um link será enviado aos demais interessados, que o abrirão para fixar suas respectivas autenticações.

Passo 3: criando um fluxo automatizado

Uma vez que você abra a página inicial da plataforma Docusign, vá em “Gerir” e depois em “Caixa de Entrada” para visualizar todos os contratos em tramitação. Clique no canto direito do documento e escolha “Histórico”. Você então terá à disposição dados como “assunto”, “Id do envelope”, “data de envio e criação” etc.

No menu “Steps”, você adiciona toda a sequência de tramitação do documento, criando um fluxograma automatizado para seu contrato virtual. Há a possibilidade também de receber alerta sobre vencimentos e mudanças de status.

Passo 4: localizando seus contratos

Em “Active Agreements”, você terá a lista completa de contratos ativos, da mesma forma que em “Gerir”, opção “Caixa de Entrada”. O sistema de lupas permite que, ao digitar apenas o início do nome do contrato, já tenha em mãos o documento buscado. Tudo simples, ágil e com a mesma validade jurídica do contrato físico.

Gostou? Pois bem, você pode testar toda a eficiência de um contrato virtual, na prática, e o melhor, sem pagar nada por isso nos primeiros 30 dias! Teste grátis agora mesmo a solução Docusign e descubra o que 200 milhões de usuários já descobriram!