Vale a pena eliminar o papel nas empresas?

Na era dos negócios digitais, em que praticamente todos os movimentos humanos são registrados na web, há muitos motivos para eliminar o papel e poucos para mantê-lo. De início, lembremos que os arquivos digitais são assinados eletronicamente, eliminando despesas notariais e dando mais velocidade aos processos. Parece bom? Mas há muito mais.

Diferentemente do suporte físico, o acesso aos documentos digitais pode ser feito de qualquer lugar, com muito mais velocidade de busca. E isso, em um mundo em que alguns minutos podem fazer a diferença entre fazer ou perder um negócio, não é pouca coisa.

Há ainda que se falar na segurança da informação, já que as plataformas de assinatura eletrônica contam com recursos de proteção bancária (enquanto o acúmulo de papéis facilita extravio/deterioração). Até o custo com aluguel é alterado com a decisão de eliminar o papel (já que empresas digitais precisam de pouco espaço). E esses são apenas alguns exemplos.

Mas, com tantas vantagens, por que algumas empresas estão ainda apegadas a “papiros empresariais”? Neste post você entenderá por que sua empresa precisa se tornar “paperless” antes que seu concorrente o faça!

O papel da transformação digital na eliminação de papéis

A eliminação do papel é um processo tão necessário quanto natural em uma realidade na qual o tráfego móvel global se aproxima da casa dos zettabytes (previsão de 930 exabytes em 2022, número 113 vezes maior do que em 2012).

Nada inesperado. Assim como a máquina a vapor engoliu o antigo tear manual, em 1760 (1ª Revolução Industrial), o motor à combustão retirou as charretes das ruas um século mais tarde (2ª Revolução Industrial) e a microeletrônica dizimou as máquinas de escrever das mesas dos escritórios, estamos diante de um novo tsunami, que muitos especialistas chamam de “4ª Revolução Industrial”.

Essa era, também chamada de Indústria 4.0, é marcada pela fusão de tecnologias físicas, biológicas e digitais, em meio a um universo de sensores conectados a quase tudo o que temos no planeta (de animais a móveis). E isso tem tudo a ver com a necessidade de eliminar o papel.

Nesse cenário futurista de drones, impressoras 3D e intensa análise de dados, o epicentro da vantagem competitiva sai dos processos produtivos analógicos para um modelo em que a Inteligência Artificial se torna o grande produtor e consultor corporativo.

Estamos falando em softwares poderosos tratando montanhas de dados, diagnosticando com precisão o que o cliente necessita, no momento exato de sua necessidade. Mas como fazer isso se boa parte dos seus processos ainda tramita em outro suporte (o físico, o mesmo usado na época das máquinas de escrever)?

Concorda que há um anacronismo com o mundo em que vivemos? É a essa conclusão que muitos gestores brasileiros estão chegando depois de observarem que nos países desenvolvidos o ritmo da transformação digital é muito mais acelerado.

A questão é simples: uma empresa que perde tempo com motoboys (entregando vias) e registra vendas em relatórios impressos não tem como falar em Big Data, e por uma simples razão: a análise de dados “captura” dados de múltiplas fontes, mas todas elas são digitais.

O papel é, portanto, o grande obstáculo à transição das empresas para o “verdadeiro século XXI”. A propósito, em que patamar dessa evolução está sua empresa?

Por que eliminar o papel nas empresas?

Como dissemos, sobram motivos para abdicar do papel como suporte de gestão do conhecimento. E o primeiro deles é redução de custos.

Redução de custos

Pode não parecer, mas papel custa bem mais caro do que o preço de cada resma. O custo do documento físico passa pelo tempo total que os funcionários perdem procurando arquivos extraviados — e você vai ver abaixo que esse tempo é imenso.

Passa pelo tempo de reconstituição de documentos perdidos, pelo custo de toners, pilhas de resmas, materiais de escritório (como canetas) e até pelo custo da energia elétrica — em decorrência das intermináveis impressões e digitalizações desnecessárias.

Passa também pelo tempo perdido para a finalização de processos que caminham vagarosamente ao sabor de assinaturas à caneta, entrega de vias, autenticações.

Precisamos falar ainda do espaço físico, já que o acúmulo dos papéis nas organizações cria, ano a ano, uma necessidade crescente de aumentar indefinidamente sua base física. Agora coloque tudo isso na ponta do lápis e você se surpreenderá.

Agilidade nos processos

Um estudo feito pelo Gartner mostrou que cada empregado perde, em média, impressionantes 400 horas anuais apenas procurando documentos. O mesmo estudo ainda aponta que entre 2% e 5% dos documentos são perdidos. Quer mais? Uma vez desaparecido, o tempo para recriar um arquivo físico é de, em média, 25 horas. Veja só quanto também em tempo se perde com processos analógicos.

Por outro lado, um documento eletrônico é encontrado em segundos com o auxílio de lupas e até recursos de reconhecimento de voz. Pode ser acessado de casa, do congestionamento e até do aeroporto. Esse modelo ainda favorece o trabalho em conjunto por equipes remotas. Definitivamente, eliminar o papel é imposição de um mundo que precisa de respostas rápidas.

Proteção a informações críticas

Seus arquivos armazenados em pastas físicas correm muito mais riscos do que os protegidos pela computação em nuvem. A começar porque um simples cafezinho pode destruir aquela sua única via contratual imprescindível.

Os riscos do papel passam ainda pela dificuldade de sigilo (não existe criptografia física) e pela própria deterioração natural da celulose (vide os extratos bancários, que se apagam em meses). Um documento eletrônico é protegido por diferentes níveis de acesso e espelhamentos (backups); além disso, cada via é original (por conta da assinatura eletrônica).

Respeito ao meio ambiente

São necessárias 11 árvores para produzir cada tonelada de papel, sendo que o brasileiro consome, em média, 44 kg anualmente. Mas o sulfite que usamos em nossas impressoras não é produzido só com árvores.

O processo de fabricação de 1 tonelada de papel exige o uso de 540 mil litros de água, além de uma infinidade de produtos químicos. Isso sem falar em todo o combustível gasto no processo de transporte.

Se você analisar que 87% dos consumidores dão preferência a empresas com alguma marca de sustentabilidade ambiental, fica clara aqui mais uma vantagem oculta em eliminar o papel.

Como eliminar totalmente o uso de papel nas empresas?

O caminho natural para abdicar do papel nas empresas passa pela formulação de um plano de migração, que consiste no levantamento e classificação de todo seu patrimônio documental, definição de um cronograma de digitalização dos arquivos existentes, além da implantação de um marco, a partir do qual todo o ciclo de vida de um documento se iniciará e se encerrará eletronicamente.

Esse plano deve prever também algumas soluções de Agreement Cloud a ser usadas, ou seja, as plataformas de gestão de documentos eletrônicos que comandarão seu processo de transformação digital. A Docusign, líder nesse segmento, dispõe da Docusign CLM, uma ferramenta completa de gerenciamento de arquivos digitais, de uma parruda e líder mundial plataforma de assinatura eletrônica e até a possibilidade de integrar meios de pagamento a esse documento eletrônico.

O Agreement Cloud da Docusign permite que você gerencie todo o ciclo de vida de um documento, desde o primeiro momento para gerar este documento, passando pela assinatura e chegando no gerenciamento deste arquivo.

• criar e gerenciar contratos a partir de modelos pré-aprovados e bibliotecas de cláusulas;

• automatizar o fluxo de trabalho com monitoramento da movimentação do documento em tempo real;

• programar alertas de prazos e remeter automaticamente lembretes a terceiros;

• simplificar correções e automatizar a correção de erros na produção documental;

• apor uma assinatura em segundos, bastando acessar a plataforma (com sistema de senhas e autenticação de dois fatores), assinar e, prontinho!

Foi o que fez o Banco Inter, que, após a implantação da solução Docusign de assinatura eletrônica, registrou uma derrubada nos custos logísticos de até 75% por operação — só por eliminar o papel.

Para as empresas que trabalham com modelos de negócios repetíveis e digitais (como streaming de filmes, assinatura de softwares etc.), há ainda a opção de substituir os polêmicos (e custosos) formulários de “aceite” eletrônico de serviços por um Docusign Click, mais transparente, juridicamente mais adequado (alinhado à LGPD) e muito mais barato do que a criação de hotsites ou formulários.

Quer saber como seria eliminar o papel em sua empresa? Entre agora em contato conosco e prepare sua organização para os novos horizontes da transformação digital!