Fluxos de informação e de documentos: entenda a importância para sua empresa

Gerenciar documentos é um desafio comum na rotina de diversas empresas. Desde aprovações de contratos até rotinas de compras, um fluxo de documentos eficiente pode fazer toda a diferença no aumento da produtividade, redução de erros e melhoria na organização. 

Neste guia, vamos explorar de forma prática tudo o que você precisa saber sobre o tema. Além disso, você verá como a DocuSign pode transformar a maneira como sua empresa gerencia documentos com ferramentas inovadoras, como o IAM – plataforma inteligente para a gestão completa de acordos, e o Docusign Maestro – criador de workflows no-code e customizável.

O que é fluxo de documentos?

O fluxo de documentos é o caminho que um documento percorre dentro de uma organização, desde a sua criação até o armazenamento final. Pense em algo simples, como a aprovação de um contrato de compra: o contrato é elaborado por uma pessoa, analisado por outras, aprovado, assinado e, finalmente, arquivado de forma segura. Cada uma dessas etapas faz parte do fluxo de documentos.

Mas por que isso importa? Quando bem estruturado, esse processo:

• Evita erros manuais, pois automatiza etapas repetitivas e minimiza o retrabalho.

• Garante maior agilidade, reduzindo o tempo de espera para aprovações.

• Promove mais organização, facilitando o acesso a documentos sempre que necessário.

Na prática, o fluxo de documentos é o alicerce de processos internos eficientes. Empresas que implementam soluções digitais otimizam esse caminho e, muitas vezes, economizam até 50% no tempo gasto no gerenciamento de documentos!

Por que um fluxo eficiente é essencial na sua empresa?

O impacto de um fluxo bem estruturado vai muito além de evitar papéis espalhados. Quando sua empresa consegue organizar melhor o trajeto dos documentos, vários benefícios se tornam evidentes:

• Redução de erros e retrabalho: Imagine inserir manualmente informações como valores, endereços e status em diferentes partes de um documento. Um pequeno deslize pode atrasar todo o processo. Ferramentas de automatização eliminam esse problema.

• Aumento da produtividade: Sua equipe pode dedicar mais tempo a tarefas relevantes e menos a processos burocráticos. Estudos apontam que empresas com workflows automatizados têm maior eficiência operacional.

• Colaboração mais eficiente: Um documento digital, compartilhado entre departamentos com acesso seguro, evita contratempos como versões conflitantes ou arquivos perdidos.

• Padronização de procedimentos: A sistematização das ações envolvidas nas etapas de tramitação dos documentos estabelece padrões a serem seguidos pelos funcionários, o que dinamiza o seu trabalho.

• Melhor acessibilidade: Definição das etapas do ciclo, com a especificação das responsabilidades operacionais de cada setor, permite que os documentos sejam acessados com maior rapidez.

• Aumento da segurança: A organização dos documentos de forma padronizada, com o uso de contratos eletrônicos offline e outros arquivos digitais armazenados em nuvem, aumenta a segurança da documentação corporativa.

• Melhoria nas integrações: Em geral, os fluxos de documentos otimizados utilizam plataformas informatizadas de gestão documental, prática que maximiza a integração dos dados que circulam na empresa.

• Redução de custos: Com a diminuição de erros, o aumento da segurança e o menor uso de documento em papel ocasionado pela automação, há a redução de despesas operacionais.

Com o DocuSign IAM – plataforma que usa IA para gerenciar acordos, sua empresa pode realizar essas e outras melhorias, garantindo agilidade e segurança durante todo o ciclo de vida dos documentos.

Como funciona o fluxo de documentos na prática?

Visualizar o fluxo de documentos como uma sequência organizada de etapas ajuda a entender como ele funciona de maneira prática. Vamos dividi-lo em quatro etapas principais:

1. Criação

Tudo começa com a elaboração do documento. Pode ser um contrato, uma ordem de compra ou até um arquivo de política interna. Aqui, centralizar os dados com ferramentas inteligentes, como o IAM, torna a criação mais rápida e assertiva.

2. Revisão

O documento passa pela análise de pessoas ou departamentos responsáveis. Erros podem ser corrigidos e ajustes realizados antes do envio para aprovação. Com o Maestro – criador de workflows no-code e customizável, é possível configurar notificações automáticas para avisar aos revisores sobre pendências, agilizando a comunicação entre equipes.

3. Aprovação

Depois da revisão, o próximo passo é a aprovação. Ferramentas digitais permitem o envio seguro para as pessoas certas, como supervisores ou gestores, que podem assinar eletronicamente via DocuSign.

4. Armazenamento

Após aprovado e assinado, o documento é armazenado de forma segura e pode ser acessado sempre que necessário. Soluções em nuvem tornam o acesso remoto mais prático, garantindo a integridade dos dados.

Principais desafios no fluxo de documentos (e como superá-los)

Nem tudo é simples quando falamos de documentos. Veja os problemas mais comuns e como enfrentá-los:

Lentidão na aprovação

Quando processos dependem de múltiplas etapas ou pessoas, é comum haver atrasos. Por exemplo, um contrato que “fica parado” porque não há um sistema que facilita o envio e a assinatura.

Como resolver: Automatize fluxos com o Maestro, permitindo que cada etapa ocorra automaticamente, sem intervenção manual.

Perdas ou extravios

Documentos físicos podem ser facilmente perdidos ou danificados, e até mesmo arquivos digitais mal organizados podem impactar a produtividade.

Como resolver: Use o IAM, que centraliza a gestão documental e permite localizar rapidamente qualquer acordo.

Erros manuais

Inconsistências nos dados ou preenchimentos incorretos podem gerar prejuízos financeiros e retrabalho.

Como resolver: Utilize soluções baseadas em IA para validação automática, como o IAM, garantindo que os contratos estejam sempre corretos.

Ferramentas indispensáveis para otimizar o fluxo de documentos

A automação é o presente e o futuro do fluxo de documentos. Entre as principais ferramentas, destacam-se:

• DocuSign IAM: Uma plataforma para transformar a gestão de contratos e acordos, impulsionada por IA, que centraliza, automatiza e garante a integridade do processo.

• DocuSign Maestro: Criação de workflows personalizáveis, permitindo que empresas configurem seus próprios fluxos documentais sem codificação. Ideal para alinhar processos ao funcionamento específico da sua equipe.

Essas ferramentas simplificam rotinas complexas, promovem segurança e elevam os resultados.

Estratégias para criar um fluxo eficiente na sua empresa

Se sua empresa deseja implementar um fluxo eficiente, comece seguindo estas etapas:

• Identifique os principais documentos: Quais são mais importantes na sua operação (ex.: contratos, pedidos, ordens)?

• Faça um mapeamento completo: Veja como eles circulam na sua empresa agora.

• Simplifique processos: Elimine etapas redundantes e busque soluções automatizadas.

• Automatize com tecnologia: Ferramentas como o IAM e o Maestro permitem realizar isso em minutos.

Melhores práticas para proteger o fluxo de documentos

A segurança de informações deve ser prioridade na gestão documental. Algumas estratégias incluem:

• Assinaturas digitais confiáveis: Garanta que os documentos sejam autênticos e não possam ser alterados após a aprovação.

• Armazenamento criptografado em nuvem: Proteja os arquivos contra acessos não autorizados.

A DocuSign é líder na segurança para fluxos documentais, oferecendo soluções robustas que garantem proteção completa.

Como começar agora mesmo (com soluções práticas)

Pronto para otimizar o fluxo de documentos na sua empresa? Aqui está um breve checklist para começar:

• Mapeie seu fluxo atual e identifique gargalos.

• Teste uma solução inovadora – estrutura o conteúdo de acordos, tornando-os mais fáceis de acessar e analisar.

• Crie workflows personalizados para automatizar cada etapa.

Não espere para transformar sua gestão documental. Fale com a Docusign, comece hoje e veja a diferença que ferramentas inteligentes podem fazer!