Como funciona o cartão de ponto eletrônico?

Desde 2009, o Ministério do Trabalho e Emprego obrigava as empresas com mais de dez empregados a utilizarem o sistema de cartão de ponto eletrônico ou registro manual e mecânico. Mas a Lei de Liberdade Econômica alterou o art. 74 da CLT, passando para estabelecimentos com mais de 20 funcionários.

O equipamento foi implementado no mercado para substituir aquele funcionário que tinha o trabalho de verificar a que horas cada pessoa entrou na empresa e começou a trabalhar, assim como os horários de término da jornada. Existem algumas variedades desse equipamento, que tem o intuito de contribuir com o controle diário dos colaboradores.

Apesar de ser uma inovação tecnológica que ajuda o setor de recursos humanos a fazer uma melhor gestão das pessoas, ela pode ser usada também por empresas que não estejam na obrigatoriedade do uso.

A seguir, mostraremos como funciona o cartão de ponto digital. Acompanhe!

Como funciona o cartão de ponto eletrônico?

Como comentado acima, existem algumas variedades de equipamentos de cartão de ponto eletrônico. Por exemplo, tem os que utilizam leitura de digital, os que funcionam através da digitação de um código de senha ou pelo uso de cartão eletrônico, entre outros.

O equipamento fica, geralmente, na entrada da empresa ou perto da área de RH. Portanto, assim que o funcionário entra na organização, já “bate o cartão”. Se o mecanismo funcionar por coleta de biometria, por exemplo, ao ser admitido, o colaborador tem sua digital cadastrada.

Quando entra para realizar sua jornada a cada dia, coloca o dedo no local indicado na máquina e já está registrado o horário de início. Para finalizar, ele executa o mesmo procedimento na hora de ir embora.

Com o home office, existe ainda o registro do cartão de ponto eletrônico por meio de aplicativos ou sistemas, diretamente no computador ou no celular.

Em quais casos pode ser utilizado?

Pela Lei, qualquer empresa que tenha mais de vinte funcionários é obrigada a usar algum tipo de medição dos horários de forma manual, mecânica ou eletrônica. No caso do ponto, a área de recursos humanos tem uma integração com seu sistema e usa uma planilha eletrônica para gerir todos os horários.

Mas qualquer empresa que opere em local físico pode usar o cartão de ponto eletrônico, pois facilita a operação de controle dos horários e elimina o uso dos papéis.

Qual a importância da assinatura eletrônica?

Independentemente do tamanho da empresa, é importante que o colaborador tenha acesso ao seu histórico de ponto. O objetivo é verificar se está correto ou se há necessidade de algum ajuste porque trabalhou em horário divergente do que está marcado.

Quando o chamado espelho de pontos é apresentado ao funcionário, ele deve assinar indicando que recebeu, mesmo se tiver que ser feita alguma alteração após esse ato. Geralmente, a assinatura é feita de forma presencial, onde o colaborador pega o histórico impresso e realiza a assinatura com a caneta.

Mas com a evolução dos pontos digitais, também existem novas formas de fazer a validação das informações do cartão de ponto digital. Uma delas é através da assinatura eletrônica, que permite que os dados possam ser assinados através de uma plataforma autorizada. Com o eSignature, por exemplo, é possível realizar a assinatura em qualquer local com acesso à internet e em qualquer horário, inclusive pelo smartphone.

A assinatura eletrônica, assim como a assinatura feita à caneta, tem validade jurídica. Além das vantagens de poder ser feita de forma remota, ainda economiza muitas horas que seriam perdidas pelos trabalhadores e toneladas de papéis.

Como realizar o controle de ponto eletrônico?

Para entender como realizar o controle do ponto eletrônico, precisamos abordar o que é a folha ou espelho de ponto. Esse documento demonstra todos os horários que os colaboradores passam na empresa. Por obrigatoriedade, são registrados os pontos de entrada e saída ao fim do expediente, mas em muitos locais os profissionais devem colocar os horários de saída e volta do almoço também.

Como dito anteriormente, uma vez ao mês esse controle, representado pelo espelho ou folha de pontos, é mostrado ao colaborador. Estando tudo correto, será a base para os valores que serão recebidos na folha de pagamento. Com essas informações é possível verificar faltas sem justificativas, atrasos, horas extras e todos os outros valores devidos ou que serão descontados.

A fim de realizar o controle de pontos de maneira mais fácil e completa, veja 4 passos essenciais para seguir.

1. Controle da jornada

Através do ponto eletrônico você garante que sejam acompanhados os horários de jornada de trabalho. Assim, garante estar de acordo com a legislação por poder controlar a quantidade de horas trabalhadas e de descanso, além das informações de horas de atraso ou faltas injustificadas. Com a marcação diária no ponto eletrônico os funcionários garantem suas horas trabalhadas e, assim, os valores que devem ser recebidos.

2. Tratamento das informações

As informações coletadas no ponto eletrônico vão para uma planilha. A partir desse momento, é necessário fazer uma análise dos dados presentes para identificar se houve alguma falta e se por acaso, essa falta está relacionada a algum atestado apresentado. Também são verificados os atrasos, as horas extras e se em algum dia alguém esqueceu de marcar horário de entrada ou saída.

Esse tratamento pode ser feito diariamente ou em alguma data específica do mês, variando de empresa para empresa, ou conforme a organização da área de recursos humanos.

3. Apontamentos

Neste momento são feitos os apontamentos dos dados para pagamento extra, como as horas extras ou trabalhadas em horários que necessitam de acréscimos, como adicional noturno. A partir dessas análises os espelhos de ponto são apresentados aos colaboradores a fim de que eles façam sua própria verificação e apontamentos necessários para algum dado que acreditam estar incorreto.

4. Fechamento do espelho

Feitos os apontamentos, é o momento do fechamento da folha de ponto. Em muitos casos ele é realizado ao fim do mês, mas a única regra é que precisa ser feito assim que estiver passado o período de vigência. Algumas empresas consideram o período de um dia 15 até o outro; já outras, do primeiro ao último dia do mês; e em outros casos, ainda pode ser do quinto dia útil de um mês ao outro.

Assim que são acertados todos os dados do apontamento, os funcionários fazem a assinatura dos espelhos de ponto, a fim de que estejam legalmente válidos e referentes aos valores que devem receber. Então as informações são enviadas para a folha de pagamento.

Neste momento vemos como é importante e prático a cultura de utilizar assinaturas eletrônicas para agilizar todo esse processo.

Em conclusão, o cartão de ponto eletrônico pode ajudar na gestão de pessoas e horários, facilitando os processos dos recursos humanos. Por isso, explicamos como realizar um controle do ponto eletrônico de forma eficaz e rápida.

Agora que você já sabe como funciona o cartão de ponto eletrônico, que tal continuar aprendendo? Então, descubra como melhorar a experiência do seu colaborador no virtual.