Ponto eletrônico no home office: entenda como funciona

Com o surgimento da pandemia e o rápido avanço do coronavírus, as empresas precisaram se adaptar a uma nova realidade. Isso, em conjunto com a crescente Transformação Digital, impulsionou a adoção do modelo de trabalho remoto como um grande aliado nos negócios.

Contudo, supervisionar a jornada de trabalho dos profissionais nessa modalidade não é uma tarefa fácil. Para acompanhar esse novo método de trabalho, uma solução bastante interessante é o ponto eletrônico no home office.

Muitos negócios ainda vivem o dilema sobre adotar definitivamente o trabalho remoto ou manter um sistema híbrido. Pensando nisso, preparamos este texto para você saber como funciona o home office e como o ponto eletrônico pode ser uma solução viável para o acompanhamento das atividades dos profissionais. Boa leitura!

O aumento do home office nas empresas

O home office (escritório em casa, em português) é o método de trabalho a distância. O teletrabalho tem se tornado uma tendência em todo o mundo e ganha novos adeptos a cada dia. Com o surgimento da pandemia, muitas empresas começaram a permitir que seus colaboradores trabalhassem de qualquer lugar, utilizando ferramentas tecnológicas capazes de possibilitar o desenvolvimento de suas atividades remotamente.

Hoje em dia, soluções baseadas em nuvem possibilitam que você possa armazenar e compartilhar tudo por meio da web, como áudios, planilhas, vídeos e imagens. Nessa perspectiva, qualquer atividade que necessite de apenas um computador e conexão à internet pode ser realizada nesse modelo de trabalho pelas empresas, facilitando o processo produtivo. Mas não é só isso. Afinal, uma pesquisa desenvolvida pelo site Indeed diz que essa modalidade também oferece outros benefícios para os negócios, como:

• economia de 50% em custos operacionais;

• diminuição de 31% nos gastos com benefícios;

• redução da taxa de turnover em 52%;

• ampliação do engajamento em 57%;

• diminuição de 50% na taxa de absenteísmo.

O funcionamento do ponto eletrônico no home office

O controle de ponto na jornada trabalhista auxilia na gestão de pessoas e permite que a empresa possa se prevenir de futuros problemas legais, além de possibilitar uma diminuição de custos. Assim, a utilização do ponto eletrônico no home office também é essencial e esse acompanhamento não pode ser dispensado. Veja, a seguir, algumas de suas vantagens para as organizações.

Controle de horários e da produtividade

Mesmo com profissionais atuando por meio de teletrabalho, as atividades da empresa continuam, por isso, é essencial manter a sua qualidade. Para os negócios que contam com colaboradores trabalhando em regime home office, o ponto eletrônico é uma alternativa para gerenciar toda a sua produtividade, além de acompanhar as horas desempenhadas por esse profissional.

Por tanto, o monitoramento da produtividade permite que os gestores tenham acesso a dados importantes para propor novas ações de otimização do trabalho.

Redução de falhas

A automatização de processos que possam reduzir as falhas, como o cálculo do banco de horas, é um benefício que atua de modo positivo em duas questões bastante procuradas pelas empresas: maior agilidade e menor erro.

Assim, com a utilização do ponto eletrônico no home office e a coleta de informações de modo automatizado, as possibilidades de falha diminuem significativamente. Além disso, existe também um aumento considerável no quesito segurança, visto que atualmente os sistemas disponíveis contam com a proteção necessária.

Autonomia dos colaboradores

Com o ponto eletrônico no home office, os colaboradores contam com maior autonomia, permitindo que eles organizem melhor as suas atividades. Eles terão maior responsabilidade sobre sua marcação de ponto, já que vão desempenhar um papel autônomo dessa função.

A autenticação das informações

A autenticação das informações é feita por ferramentas utilizadas pelas empresas para promover o controle da jornada de seus colaboradores. Normalmente, ela funciona com a inserção de um cartão, biometria ou crachá.

No entanto, quando se fala em atividades home office, esse sistema pode ser feito pelos meios digitais, a fim de que seja possível para a organização reunir os dados de registro de todos os funcionários que atuam por meio do teletrabalho.

As tecnologias utilizadas

A tradicional folha de ponto em planilhas eletrônicas se tornou obsoleta quando o assunto é teletrabalho, já que elas possibilitam que qualquer pessoa possa alterar seus dados facilmente, além do alto risco de perder os arquivos ou serem apagados. As equipes de RH das organizações precisam se adaptar à nova realidade e utilizar a tecnologia ao seu favor é essencial. Veja, a seguir, algumas das inovações que podem ser utilizadas no controle da jornada de trabalho em home office.

Relógio de ponto digital

O relógio de ponto permite o controle de presença dos colaboradores, já que eles registram seus horários somente com um clique. Isso faz com que os gestores possam controlar e revisar as jornadas de trabalho de toda a equipe com total eficácia.

Geolocalização

Essa tecnologia faz com que a empresa saiba exatamente qual é a localização do colaborador, a fim de saber em que local ele registra suas atividades. Dessa forma, a organização terá maior precisão no acompanhamento de toda a jornada home office dos seus colaboradores.

Assinatura eletrônica e controle de jornada

Muitas empresas usam serviços como a assinatura eletrônica para validar a folha de ponto de todos os colaboradores de uma empresa. Qualquer documento pode ser assinado com essa ferramenta, permitindo que a autenticação dos registros de trabalho em home office se torne mais rápido, prático, eficiente e seguro.

O papel da transformação digital nesse processo

É um fato que a transformação digital é fundamental nos novos modelos de trabalho. Ela está em alta e o futuro dos negócios será cada vez mais digital, pois as organizações dependem de ferramentas e inovações para acompanhar o desenvolvimento do mercado. Negócios de todos os nichos estão implementando soluções que visam simplificar a colaboração e reduzir distâncias.

Enfim, é certo que as empresas devem se adaptar a essa nova realidade, e uma das ferramentas que está facilitando esse modelo de trabalho é o ponto eletrônico no home office. Isso torna o acompanhamento mais fácil ao mesmo tempo em que oferece dados sobre a produtividade do colaborador que atua fora do ambiente comum de trabalho.

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