Como Aasinar documento digitalmente? Passo a passo completo

Assinar um documento digitalmente é autenticá-lo por meio eletrônico, sem papel e com plena validade jurídica e, para a maioria dos contratos do dia a dia, você não precisa de certificado digital para isso. Uma plataforma de assinatura eletrônica como a Docusign resolve mais de 98% dos casos em minutos, de qualquer dispositivo, com segurança equivalente à de transações bancárias.

A validade dessa modalidade está consolidada na Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e na Lei nº 14.063/2020, que reconhecem a assinatura eletrônica como juridicamente equivalente à assinatura manuscrita para a grande maioria dos atos jurídicos. O certificado ICP-Brasil só é obrigatório em situações específicas, como Nota Fiscal Eletrônica e obrigações com a Receita Federal, e você vai saber exatamente quais são logo abaixo.

A Docusign, provedora número 1 em assinatura eletrônica no mundo, com mais de 1,8 milhão de clientes em mais de 180 países, registra que 78% das transações são concluídas em menos de 24 horas e 43% em menos de 15 minutos após o envio.

Neste guia, você encontra o passo a passo completo para assinar qualquer documento digitalmente, como fazer isso pelo celular, qual modalidade usar para cada situação e tudo sobre validade jurídica. Continue lendo!

Como assinar documento digitalmente: passo a passo

A assinatura eletrônica é a forma mais prática de assinar documentos digitalmente. Ela não exige instalação de software, não depende de token físico e funciona em qualquer dispositivo, do computador ao celular. Veja o processo completo na Docusign:

Passo 1: faça o upload do documento

Acesse sua conta na Docusign, clique em "Novo" e carregue o documento. A plataforma aceita PDF, DOC, DOCX e outros formatos, diretamente do computador ou importados do Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Ainda não tem conta? Crie gratuitamente e assine seus primeiros documentos agora.

Passo 2: indique os signatários

Adicione os nomes e e-mails de quem precisa assinar. Se necessário, defina a ordem de assinatura. Isso é útil quando o documento exige aprovação hierárquica, como contratos com alçada gerencial.

Passo 3: posicione os campos de assinatura

Arraste os campos de assinatura, rubrica, data ou informações complementares para os locais corretos no documento. A Docusign sugere campos automaticamente em muitos formatos de contratos.

Passo 4: envie para assinatura

Clique em "Enviar". Cada signatário recebe um link por e-mail ou por SMS e WhatsApp, se configurado com acesso direto e seguro ao documento. Ninguém precisa criar conta para assinar.

Passo 5: acompanhe e receba o documento finalizado

A plataforma notifica você em tempo real conforme cada pessoa assina. Quando todas as assinaturas são concluídas, o documento é enviado automaticamente para todos como PDF com trilha de auditoria completa: data, hora, IP e método de autenticação de cada signatário registrados.

Como assinar documentos digitalmente pelo celular?

Pelo aplicativo Docusign (disponível para iOS e Android), você acessa os documentos pendentes na aba "Aguardando minha ação", toca no campo de assinatura, escolhe o estilo de desenho na tela, texto ou imagem e confirma. O processo inteiro leva menos de um minuto.

Quem recebe o documento para assinar não precisa instalar nada: basta abrir o link no navegador do celular. A interface é responsiva e permite assinar com o dedo diretamente na tela.

Para quem precisa de assinatura digital com certificado ICP-Brasil pelo celular, a solução é um certificado A3 em nuvem. O certificado fica armazenado em servidor seguro, e você autoriza a assinatura pelo aplicativo autenticador, sem token físico.

Assinatura eletrônica ou assinatura digital: qual usar?

"Assinatura eletrônica" é o termo mais amplo e abrange qualquer método eletrônico de identificação do signatário e inclui as modalidades simples e avançada. Já "assinatura digital" é a modalidade qualificada, que usa obrigatoriamente um certificado ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ).

A segurança ou validade de um contrato não está atrelada à obrigatoriedade de um certificado digital. A escolha correta depende do tipo de documento e da legislação aplicável, não do nível de formalidade que você quer transmitir.

Como funciona a assinatura digital em contratos?

A assinatura digital de contratos usa criptografia assimétrica: um par de chaves matemáticas únicas e uma privada, conhecida apenas pelo signatário, e uma pública, acessível para verificação. Quando você assina, a chave privada gera um hash do documento, uma sequência numérica que representa o conteúdo naquele momento exato. Qualquer alteração posterior, mesmo uma vírgula, muda esse hash e invalida automaticamente a assinatura.

Na prática, o fluxo de assinatura digital de um contrato segue estas etapas:

1. Preparar o contrato em formato eletrônico, com as cláusulas e dados das partes

2. Identificar os signatários e associar seus certificados digitais ao fluxo de envio

3. Enviar o contrato eletronicamente para as partes envolvidas

4. Assinar com certificado digital — cada parte acessa o documento, confirma o PIN e o sistema registra data, hora e localização da assinatura

5. Arquivar com integridade garantida em repositório seguro, com trilha de auditoria completa e verificável a qualquer momento

O resultado é um contrato com três propriedades técnicas simultâneas que a assinatura manuscrita não consegue oferecer: autenticidade (prova inequívoca de quem assinou), integridade (prova de que o documento não foi alterado após a assinatura) e não repúdio (o signatário não pode negar a autoria juridicamente).

Quando o certificado ICP-Brasil é obrigatório por lei?

Base legal:MP nº 2.200-2/2001; se abre en una nueva pestañaLei nº 14.063/2020 se abre en una nueva pestaña; IN RFB nº 1.634/2016 se abre en una nueva pestaña.

Quais documentos podem ser assinados digitalmente?

Com assinatura eletrônica, você assina com validade jurídica plena:

• Contratos de compra e venda e de prestação de serviços

• Contratos de locação residencial e comercial

• Documentos trabalhistas: contratos de trabalho, rescisão, férias, advertências

• Termos de confidencialidade (NDA) e acordos de parceria

• Propostas comerciais, ordens de serviço e aditivos contratuais

• Contratos financeiros e de seguros

• Documentos de onboarding de colaboradores

• Atas, laudos e autorizações

• Contratos de educação e matrículas

Por que a assinatura eletrônica é juridicamente válida no Brasil?

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a ICP-Brasil e reconheceu que documentos eletrônicos têm validade jurídica desde que autoria e integridade possam ser verificadas.

A Lei nº 14.063/2020 formalizou as três modalidades de assinatura eletrônica e determinou que todas têm validade jurídica para transações entre pessoas físicas e jurídicas privadas, desde que as partes aceitem o método.

A Lei nº 14.620/2023 atualizou o Código de Processo Civil para reconhecer expressamente os títulos executivos eletrônicos, dispensando testemunhas quando a integridade é conferida por provedor de assinatura credenciado.

Benefícios de assinar documentos digitalmente

Velocidade que impacta a receita

Contratos que antes levavam dias para circular fisicamente são finalizados em minutos. Na Docusign, 43% das transações são concluídas em menos de 15 minutos após o envio. Você pode, por exemplo, enviar um modelo de proposta comercial e ter a assinatura do seu cliente antes mesmo de terminar a reunião.

Economia real por documento

Assinar digitalmente pela Docusign representa uma economia média de R$ 192 por documento em comparação ao processo físico, considerando impressão, correio, reconhecimento de firma e retrabalho por erros.

Conformidade com LGPD e audit trail completo

Cada envelope registra a trilha de auditoria completa: data, hora, IP e método de autenticação de cada signatário. Isso facilita a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei nº 13.709/2018) e simplifica auditorias internas.

Escala sem perda de controle

A Docusign mantém 99,9% de disponibilidade sem janelas de manutenção. Com mais de 1 mil integrações pré-construídas (com Salesforce, SAP, Microsoft 365, Google Workspace e outros), a plataforma permite gerar, enviar e assinar contratos sem sair dos sistemas corporativos que a equipe já usa. Saiba mais sobre o Docusign IAM, a plataforma de gestão inteligente de acordos.

Como a Docusign suporta assinatura digital com certificado ICP-Brasil?

A Docusign oferece as três modalidades de assinatura eletrônica previstas na Lei nº 14.063/2020. Para documentos que exigem certificado ICP-Brasil, a plataforma disponibiliza o Agente de Assinatura, compatível com certificados A1, A3 (token/smartcard) e A3 em nuvem, gerando assinaturas no padrão PAdES, o formato exigido por órgãos regulatórios brasileiros.

A Docusign não emite certificados digitais e não é Autoridade Certificadora. A plataforma integra os certificados emitidos por qualquer AC credenciada pela ICP-Brasil.

Para a maioria dos contratos comerciais, a assinatura eletrônica avançada da Docusign com biometria, reconhecimento facial e verificação de identidade oferece o equilíbrio ideal entre segurança jurídica e facilidade de uso, sem exigir certificado dos signatários.

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Perguntas frequentes

A assinatura eletrônica tem a mesma validade da assinatura à caneta?

Sim. Com base na MP nº 2.200-2/2001 e na Lei nº 14.063/2020, a assinatura eletrônica tem validade jurídica plena para a grande maioria dos atos jurídicos no Brasil. Em caso de disputa judicial, a trilha de auditoria da plataforma serve como prova de autoria e integridade do documento.

Quem recebe o documento precisa ter conta na Docusign para assinar?

Não. O signatário recebe um link por e-mail e assina diretamente no navegador, sem criar conta ou instalar nada. A conta é necessária apenas para quem envia documentos.

Como sei que o contrato assinado não foi alterado depois?

A assinatura eletrônica usa criptografia para criar um hash único do documento no momento da assinatura. Qualquer alteração posterior invalida automaticamente a assinatura. Para documentos com certificado ICP-Brasil, a autenticidade pode ser verificada no validador oficial em validar.icpbrasil.gov.br se abre en una nueva pestaña.

A assinatura eletrônica é aceita em outros países?

Sim. A Docusign segue padrões reconhecidos globalmente, eIDAS na União Europeia, ESIGN Act nos EUA e equivalentes em mais de 180 países. Para operações internacionais, a plataforma seleciona automaticamente o padrão de assinatura aplicável à legislação local de cada signatário.

Posso assinar pelo celular sem instalar nenhum aplicativo?

Sim. Basta abrir o link de assinatura no navegador do celular. A interface é responsiva e permite assinar com o dedo na tela. O app da Docusign é opcional e oferece recursos adicionais como gestão de envelopes e acesso offline.