Gestão de Processos: etapas, benefícios e como implementar na empresa

Publicado em 25/8/2023. Atualizado em 5/12/2024.

A gestão de processos é um conceito que combina gestão empresarial e tecnologia da informação para otimizar os resultados organizacionais. Seu foco é tornar os processos visíveis, medidos, monitorados e aprimorados, otimizando a produtividade e a lucratividade da empresa.

Esse gerenciamento consiste na organização de procedimentos operacionais, realizados no dia a dia de uma organização, sempre pensando em eficiência. Neste artigo, discutiremos como o gerenciamento de processos eficaz pode diferenciar sua empresa no mercado. Acompanhe!

Qual o objetivo da gestão com foco em processos?

A gestão com foco em processos, também conhecida como BPM (Business Process Management), nada mais é do que o caminho que uma atividade percorre dentro de uma empresa, transpondo barreiras entre departamentos, até sua finalização.

Atualmente, as atividades de uma empresa raramente são realizadas por um grupo de funcionários ou área. Pelo contrário: todos os departamentos se encontram envolvidos em atividades e processos operacionais específicos, bem como na formação de equipes interdisciplinares.

Nesse cenário, a gestão de processos envolve sistematizar as tarefas de uma empresa, definir etapas para execução e, quando necessário, fazer melhorias contínuas. De maneira geral, o objetivo é qualificar o planejamento estratégico, aumentando a produtividade por meio da eliminação de etapas desnecessárias, reduzindo burocracias ou adicionando etapas que se mostrem úteis.

Quais são as etapas da gestão de processos?

A gestão de processos é uma prática focada na otimização de atividades em uma organização. Ela se baseia em um ciclo de etapas que se repetem, buscando alcançar melhorias contínuas.

Essas etapas podem variar, sendo adaptadas às necessidades e à realidade de cada empresa. Porém, de maneira geral, elas costumam incluir pelo menos seis passos: mapeamento, análise, melhoria, implementação, monitoramento e controle. Adiante, explicaremos em detalhe cada um deles.

Mas antes, vamos entender a importância de seguir esse ciclo. O primeiro motivo está no fato de que o mapeamento traz uma visão clara de como as atividades são realizadas, facilitando a identificação de problemas e oportunidades de melhoria.

Depois, com a simulação e testes, a empresa consegue entender a eficiência e precisão de suas escolhas, o que ajuda a promover aperfeiçoamentos e melhorias. Além disso, a otimização impacta diretamente na redução de custos e aumento da competitividade.

A gestão de processos permite, ainda, que a organização alinhe suas atividades com seus objetivos estratégicos, garantindo que todos estejam trabalhando em direção a um mesmo propósito.

Agora que você já sabe a importância da gestão de processos e as principais características desse tipo de gerenciamento, vamos percorrer os passos para que você possa implementá-la em sua empresa.

Planejamento

Aqui é onde nasce o projeto. Nessa fase são analisados o conjunto de atividades envolvidas, o objetivo do processo e sua relação com a estratégia da empresa.

A etapa de planejamento serve como um guia que vai conduzir o trabalho no sentido de atingir as metas organizacionais. Para isso, é necessário:

• definir claramente os objetivos de cada processo;

• estabelecer metas;

• identificar os recursos necessários para as atividades dentro de cada processo.

Um bom planejamento permite otimizar o uso de recursos, identificar potenciais gargalos e tomar decisões mais adequadas, aumentando a eficiência e a produtividade dos processos e, consequentemente, o sucesso da operação.

Modelagem de processos

A modelagem corresponde ao desenho do fluxo de trabalho, ou seja, como se dará a prática do processo que está sendo desenvolvido.

Nesta fase, o objetivo é representar visualmente e documentar de forma detalhada como as atividades são realizadas dentro de uma organização. É como criar um mapa detalhado do fluxo de trabalho, em que cada etapa é representada por um elemento visual, como caixas, setas e conectores.

Essa representação gráfica permite uma compreensão clara e compartilhada de como o trabalho flui, facilitando a identificação de gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria.

Por meio da modelagem de processos, a equipe pode antecipar e ajustar possíveis problemas antes mesmo de implementar as mudanças, garantindo mais eficiência e evitando retrabalhos.

Simulação

Esta é a fase na qual as atividades definidas na etapa anterior são testadas. Isso ajuda a entender como o que foi imaginado funciona na prática e como os funcionários reagem ao novo processo. A fase de simulação também é importante para reunir insights que possam ajudar a melhorar a solução proposta.

Na prática, você precisa criar um modelo virtual do processo, em que cada etapa e cada variável são representados de forma digital. Com esse modelo, é possível simular o fluxo do processo em diferentes cenários, alterando parâmetros como tempo de execução de cada tarefa, volume de trabalho, recursos disponíveis e outros fatores relevantes.

Graças a essa simulação é possível observar como o processo se comporta em diferentes condições, identificando possíveis pontos de congestionamento, atrasos e ineficiências.

Implementação

Com base na experiência adquirida na simulação, faça os ajustes necessários e coloque o processo em prática. Podemos dizer que é a fase na qual a teoria encontra a prática. Ou seja, o momento em que o processo, modelado e analisado, é colocado em funcionamento na organização.

Nesse momento é que ocorre a transição do estado atual para o novo estado desejado. Também é na fase de implementação que as mudanças propostas são comunicadas a todos os envolvidos, garantindo que compreendam seus papéis e responsabilidades no novo processo.

Aqui, é importante salientar que toda a equipe precisa ser devidamente treinada para executar as novas tarefas e utilizar as ferramentas necessárias. A disponibilização dos recursos adequados, como sistemas, tecnologias e materiais, também é fundamental para que o processo seja executado conforme o planejado.

O sucesso da implementação depende de uma comunicação clara, treinamento eficaz e da garantia de que todos os recursos estejam disponíveis no momento certo.

Monitoramento

O monitoramento permite acompanhar de perto o desempenho de cada mudança, ajudando a identificar oportunidades de melhoria. Colete dados com base em métricas e KPIs definidos durante a fase de planejamento e modelagem. Essas informações são importantes para saber se os objetivos declarados foram realmente alcançados.

Melhoria

A etapa final consiste na melhoria contínua. Após a implementação e o monitoramento, a análise de dados se soma para ajudar a identificar oportunidades de otimização. Com base nos insights obtidos, ajustes e atualizações são realizados no processo, buscando eliminar gargalos, reduzir desperdícios e aumentar a eficiência.

Essa abordagem de interação e ciclo contínuo permite que as empresas evoluam constantemente, adaptando-se a novas demandas e tecnologias. Portanto, a melhoria é um ciclo que se repete, garantindo que os processos estejam sempre alinhados com os objetivos estratégicos da organização e contribuindo para a redução de custos e o aumento da competitividade.

Quais são as características da gestão de processos?

Uma boa gestão com foco em processos deve sempre revisar, aprimorar e padronizar as operações, garantindo a participação efetiva dos envolvidos, independentemente do nível, e o compromisso com a qualidade. Por isso, conta com características bem definidas, como:

• entrega de valor;

• documentação;

• remodelação;

• monitoramento;

• sistematização.

Quais são os benefícios da gestão de processos?

A gestão de processos pode trazer muitos benefícios para as empresas. O mapeamento, análise e otimização de processos contribuem para a eficiência operacional, redução de custos, melhora da qualidade dos produtos e serviços e, consequentemente, no ganho em satisfação dos clientes.

Inclusive, essa gestão permite identificar oportunidades de investimento em automação de processos, identificando e eliminando atividades que não agregam valor. Além de otimizar o fluxo de trabalho, isso ajuda a reduzir o tempo de ciclo, favorecendo a produtividade e redução de custos.

Quando se trata de benefícios da gestão de processos, não podemos deixar de mencionar:

• a melhoria no controle sobre os recursos como pessoal, equipamentos e materiais, o que ajuda a otimizar a alocação desses recursos, evitando desperdícios;

• melhora na qualidade dos produtos e serviços, que ocorre por meio do estabelecimento de padrões claros e definição de responsabilidades em cada etapa do processo, reduzindo o número de erros e retrabalhos;

• a qualidade na tomada de decisão, à medida que a gestão de processos fornece dados e informações precisas para a tomada de decisão, permitindo que as empresas identifiquem oportunidades de melhoria e aloquem recursos de forma mais estratégica;

• a flexibilidade e adaptabilidade, vinculadas a processos bem definidos e documentados que facilitam a adaptação a mudanças, permitindo que as empresas respondam mais rapidamente às demandas do mercado.

Exemplos de aplicação da gestão de processos

As práticas de gestão discutidas aqui podem ser aplicadas em diferentes setores. No setor de serviços, como em bancos, a abertura de uma conta corrente é um processo que envolve diversas etapas. A gestão de processos permite simplificar esse fluxo, reduzindo o tempo de atendimento e oferecendo uma experiência mais satisfatória ao cliente.

No comércio eletrônico, por sua vez, a jornada de compra, desde a escolha do produto até a entrega, é otimizada por meio da gestão de processos, garantindo entregas mais rápidas e eficientes. Independentemente do segmento, os processos são parte da operação e podem ser otimizados por meio da implementação de boas práticas de gestão.

Ferramentas usadas para a gestão de processos

A automação e o controle de processos são facilitados por uma variedade de ferramentas e softwares como o Business Process Management (BPM) e o Enterprise Resource Planning (ERP).

O BPM, por exemplo, permite mapear, modelar, analisar e otimizar processos de negócio. Com o BPM, é possível visualizar o fluxo de trabalho, identificar gargalos e automatizar tarefas repetitivas, aumentando a eficiência e a produtividade.

Além do BPM, os ERPs são sistemas integrados que gerenciam diversas áreas de uma empresa, como finanças, contabilidade, recursos humanos e produção. Essas soluções facilitam a integração de dados e processos, proporcionando uma visão holística do negócio e permitindo a tomada de decisões mais estratégicas.

Ainda, ferramentas como Computerized Maintenance Management System (CMMS) para gestão de manutenção e Customer Relationship Management (CRM) para gestão de relacionamento com clientes também contribuem para a automação e controle de processos, otimizando a gestão de ativos e o atendimento ao cliente.

Como implementar a gestão de processos na sua empresa?

A implementação da gestão de processos deve ser adaptada às características e demandas do seu negócio. Além do planejamento é necessário investir no comprometimento e participação de toda a equipe. Confira um passo a passo que auxiliar nessa jornada:

• comece com o diagnóstico e mapeamento dos processos, criando fluxogramas e diagramas que ajudem a entender de forma visual como a empresa opera;

• crie um planejamento estratégico, estabelecendo metas e priorizando processos que mais impactam nos resultados do negócio. Lembre-se de definir os recursos e prazos necessários para cada etapa;

• escolha os profissionais responsáveis pela reestruturação dos processos, delegue responsabilidades e ofereça treinamentos em ferramentas de gestão de processos;

• inicie a implementação em um processo-piloto para testar a metodologia;

• faça o monitoramento utilizando KPIs para acompanhar os resultados;

• realize ajustes e melhorias nos processos de forma contínua.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de processos?

A automação de contratos pode transformar a gestão contratual à medida que integra, organiza e padroniza os processos. Por meio de softwares especializados, a criação, negociação e assinatura de contratos tornam-se mais ágeis, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e minimizando erros.

Somado a isso, a centralização das informações em um único sistema facilita a busca e o acompanhamento do status de cada contrato, além de permitir a criação de templates personalizados e fluxos de trabalho automatizados.

Com a automação, é possível garantir a conformidade legal, reduzir riscos e aumentar a segurança das informações, otimizando a gestão contratual e liberando os profissionais para atividades mais estratégicas.

A tecnologia é essencial para uma boa gestão de processos nas empresas, pois integra as informações de forma segura e traz agilidade para o dia a dia. Dessa forma, as instituições podem realizar análises efetivas e obter bons resultados.

Com isso, ferramentas de gestão de processos estão aparecendo cada vez mais nas empresas. Elas são poderosas aliadas para os gestores, ajudando-os a enfrentar os desafios de manter suas empresas crescendo e evoluindo. Atualmente, é possível encontrar ferramentas para todos os tipos de negócios, podendo automatizar todo o processo de gestão de uma empresa.

Neste artigo, explicamos o que é e por que é importante ter uma gestão com foco em processos bem definidos, documentados e otimizados. Além disso, pudemos perceber como a gestão de processos garante tudo isso e vai além: monitorar esses processos para aprimorá-los ou substituí-los por práticas mais adequadas quando necessário.

Você está investindo na gestão de processos e busca soluções que auxiliem na otimização de atividades em sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe de vendas, solicite informações e comece a usar a tecnologia a favor do seu negócio!