C'est quoi une signature électronique ?

Vous en avez sous doute déjà entendu parler, et pour cause... Selon le Baromètre France Num 2024, 34 % des TPE et 59 % des entreprises de plus de 50 salariés utilisent une solution de signature électronique comme Docusign. Autrement dit, longtemps perçue comme une option technologique marginale, elle est désormais au cœur des processus métiers, tous secteurs confondus. Mais c'est quoi une signature électronique exactement ? Est-elle juridiquement valable ? Comment fonctionne-t-elle ? Et dans quelles situations peut-on l'utiliser en toute sécurité ? Cet article a pour objectif de vous éclairer sur cet outil devenu incontournable.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Définition et principe de base

La signature électronique est un mécanisme permettant de signer un document numérique (PDF, Word, Excel...) directement en ligne. Autrement dit, elle joue un rôle similaire à celui d’une signature manuscrite, mais dans un environnement dématérialisé.

Et tout cela, de manière totalement conforme et sécurisée. Pour cause, les procédés cryptographiques mis en place permettent de lier de manière univoque l’identité du signataire au document, tout en assurant l’intégrité de celui-ci. Toute modification ultérieure du contenu invaliderait donc automatiquement la signature.

Distinction avec la signature numérique

Il est fréquent de confondre signature électronique et signature numérique, pourtant les deux notions ne sont pas strictement équivalentes.

La signature électronique est une notion juridique. Elle désigne tout procédé permettant de signer un document électronique avec une valeur légale reconnue, en conformité avec les règles et réglementations en vigueur (comme le règlement eIDAS).

La signature numérique, quant à elle, est une notion technique. Elle fait référence à l'utilisation d'un algorithme cryptographique (basé sur un système de clés publique/privée) pour garantir l'intégrité et l'authenticité d'un message ou d'un fichier.

Autrement dit, la signature électronique est un concept juridique large et générique, encadré par des règles strictes, alors que la signature numérique est la technologie spécifique utilisée pour satisfaire aux exigences d'intégrité et d'identification établies dans le règlement eIDAS. La signature numérique est également légale, mais n'a en soi aucune nature juridique.

Comment fonctionne une signature électronique ?

Le processus de signature électronique repose sur plusieurs étapes clés, conçues pour garantir à la fois l'identité du signataire et l'intégrité des données selon des règles strictes :

1. Téléchargement du document à signer

   sur une plateforme de signature électronique comme Docusign.

2. Identification du signataire

   via une authentification (mot de passe, SMS ou vérification d'identité plus poussée selon le niveau de signature requis).

3. Apposition de la signature électronique

   qui génère une empreinte numérique unique du document liée au certificat du signataire.

4. Scellement du document

   , assurant que toute modification ultérieure le rendrait invalide.

5. Archivage et traçabilité

   , avec création d'un dossier de preuve retraçant chaque étape de la création de signature électronique (horodatage, adresse IP, confirmation d'identité, etc.).

Ce processus se déroule souvent en quelques minutes, tout en respectant des règles de sécurité strictes, adaptées au niveau de garantie juridique souhaité.

Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?

Le cadre légal et la réglementation eIDAS

En Europe, la valeur légale de la signature électronique est encadrée par le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), en vigueur depuis juillet 2016. Ce règlement, adopté par la Commission européenne, a pour objectif d'harmoniser les pratiques au sein de l'Union européenne en matière de signature électronique et de services de confiance numérique.

En droit français, conformément à la loi et au décret n° 2017-1416 relatif à la signature électronique, une signature électronique ne peut être refusée comme preuve en justice au seul motif qu'elle est sous forme électronique. Toutefois, la charge de la preuve et le niveau de confiance apporté varient selon le type de signature utilisé.

Les conditions de validité à respecter

Selon l'article 1366 du Code civil : "L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité."

L'article 1367 du Code civil poursuit "Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie."

Afin qu'une signature électronique soit juridiquement valide, elle doit donc respecter quelques conditions :

1. Identification fiable du signataire

   : via des moyens d’authentification appropriés à la nature du document et au niveau de signature requis.

2. Consentement explicite du signataire

   : le processus doit inclure une action claire (validation, clic, code SMS…).

3. Intégrité du document signé numériquement

   : toute modification postérieure doit être techniquement détectable et invalider la signature.

4. Conservation de la preuve

   : le prestataire doit générer un dossier de preuve (horodatage, adresses IP, événements du processus) et conserver les documents dans des conditions garantissant leur lisibilité à long terme.

Ces exigences assurent que le document signé électroniquement pourra être produit en justice en cas de litige, avec des garanties comparables (voire supérieures) à celles d’un document papier signé manuellement.

Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

Signature électronique simple (niveau 1)

La signature électronique simple correspond au premier niveau. Elle est simple à mettre en place, car un simple clic sur un bouton "Signer" ou un code envoyé par mail ou SMS suffit à signer électroniquement. Mais sa valeur légale reste faible... Elle peut toutefois valoir commencement de preuve par écrit pour des documents à faible enjeu juridique (validation de devis, acceptation de conditions générales, formulaires internes...).

Signature électronique avancée (niveau 2)

C'est la plus couramment utilisée par les entreprises. Grâce à l'utilisation d'une infrastructure à clés publiques et d'un procédé cryptographique plus poussé, la signature électronique avancée permet :

• d'identifier de manière univoque le signataire,

• de garantir que seul ce dernier a pu réaliser la signature,

• de détecter toute modification ultérieure du document, assurant ainsi l'intégrité des données.

Pour ce faire, elle nécessite une vérification d'identité et parfois l'utilisation d'un certificat électronique nominatif. Ce niveau de sécurité plus élevé rend la signature intéressante pour les contrats commerciaux, les documents RH...

Signature électronique qualifiée (niveau 3)

La signature électronique qualifiée est le niveau le plus élevé de signature électronique. Elle repose sur un certificat électronique qualifié délivré par un prestataire de services de confiance. La vérification de l'identité est stricte (en face-à-face ou visioconférence) et implique l'usage d'un dispositif de certificat qualifié sécurisé (clé USB, carte à puce…).

Selon le code civil, seule la signature avancée a la même force probante que la signature manuscrite. Si la procédure d'obtention de cette signature est donc plus lourde, elle s'avère cependant nécessaire pour les actes notariés, les marchés publics, les documents réglementés...

Tableau comparatif des types de signatures

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Gain de temps et de productivité

Le premier avantage reste incontestablement la rapidité. Finis les délais d’impression, d’envoi postal, de numérisation ou de ressaisie. Sans oublier l'obligation de trouver un créneau commun pour un rendez-vous en physique. Une signature électronique peut être apposée en quelques clics, sur n’importe quel terminal, où que l’on se trouve.

Avec Docusign, il faut 15 minutes ou moins pour compléter 41 % des accords et 1 jour ou moins pour compléter 76 % des accords.

Réduction des coûts

L’abandon du papier, de l’encre, des frais d’envoi ou d’archivage physique génère des économies tangibles. À cela s’ajoute une réduction des tâches manuelles (impression, scan, relances), source de productivité accrue.

À l’échelle d’une entreprise, les économies cumulées sont donc significatives. Avec Docusign, vous économisez en moyenne 33 € par document.

Facilité d'intégration dans les processus métiers

Les solutions de signature électronique modernes s’intègrent facilement aux logiciels métiers existants : CRM, ERP, outils RH, GED, plateformes cloud… Elles s’adaptent aux workflows spécifiques de chaque organisation.

Résultat : un gain d’efficacité opérationnelle sans rupture technologique, avec une adoption fluide par les utilisateurs.

Sécurité renforcée et traçabilité

Contrairement aux idées reçues, la signature électronique est souvent plus sûre que la signature manuscrite. Pour cause, elle repose sur des mécanismes de cryptographie avancés et sur des systèmes d’authentification robustes.

Chaque signature est associée à un dossier de preuve complet : identité du signataire, date et heure, adresse IP, méthode d’authentification… Ce niveau de traçabilité permet de prouver l’intégrité et l’authenticité du document à tout moment.

Réduction de l'impact environnemental

En supprimant les impressions, les envois postaux et les archives papier, la signature électronique contribue à la réduction de l’empreinte carbone des organisations. En ce sens, la dématérialisation des processus s'aligne sur les objectifs RSE et les politiques de sobriété numérique. Un petit geste technologique, un grand pas pour la planète.

Comment choisir une solution de signature électronique adaptée ?

Critères à prendre en compte

Voici les principaux critères à évaluer pour sélectionner une solution fiable, efficace et conforme :

• Niveau de sécurité

  : Assurez-vous que la solution propose des signatures conformes au règlement eIDAS, avec un accès possible aux trois niveaux (simple, avancé, qualifié).

• Facilité d’utilisation

  : L'interface doit être intuitive, aussi bien pour les signataires internes que pour les clients ou partenaires externes. Un bon logiciel de signature permet une prise en main rapide, sans formation technique approfondie.

• Intégration aux outils métiers

  : Une bonne solution doit pouvoir s’intégrer facilement à votre environnement existant : CRM (ex. Salesforce), ERP, outils RH, logiciels de gestion documentaire, etc. La compatibilité API est un atout clé pour automatiser les processus.

• Conformité réglementaire

  : Vérifiez que la plateforme est opérée par un prestataire de services de confiance qualifié (Trust List européenne) et qu’elle est conforme aux exigences du RGPD. Un dossier de preuve horodaté et la conservation légale des documents sont indispensables.

• Coût et modèle tarifaire

  : Comparez les offres selon vos besoins, soit le nombre de documents à signer, le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités avancées (API, workflow, archivage…).

Zoom sur Docusign

Parmi les leaders du marché, Docusign s’impose comme une solution complète. Ses fonctionnalités clés ?

• Prise en charge de chaque type de signature électronique (SES, AES, QES)

• Interface conviviale et multilingue

• Authentification par SMS, e-mail ou identité numérique

• Dossier de preuve automatique

• Archivage sécurisé et horodatage

• Intégrations natives avec Microsoft, Google Workspace, Salesforce, SAP, etc.

Par ailleurs, Docusign se démarque par sa sécurité et sa conformité. Tiers de confiance inscrit sur la Trust List de l’Union européenne, Docusign se conforme au règlement eIDAS et RGPD. Mais ce n'est pas tout ! Nous sommes également en conformité avec de nombreuses normes mondiales.

Comment créer une signature électronique ?

1. Créer un compte utilisateur

Rendez-vous sur docusign.fr et créez un compte. Vous accédez ensuite à une interface sécurisée depuis laquelle vous pouvez gérer tous vos documents.

2. Importer le document à signer

Depuis le tableau de bord, téléversez votre fichier (PDF, Word, Excel…). Docusign prend en charge la majorité des formats standards.

3. Définir les signataires

Indiquez les personnes devant signer le document. Il peut s’agir de vous-même, d’un collaborateur, d’un client ou d’un partenaire externe. Vous précisez leur adresse e-mail, leur rôle (signataire, valideur, etc.) et l’ordre de signature si besoin.

4. Positionner les zones de signature

À l’aide de l’éditeur visuel, vous placez les champs de signature, nom, date, initiales, ou tout autre champ personnalisé. Cela garantit que chaque signataire complète uniquement les parties qui le concernent.

5. Choisir le niveau de signature

Docusign propose les trois niveaux de signature. À vous de choisir en fonction de la nature du document et de vos besoins !

6. Envoyer le document

Un simple clic suffit pour lancer le processus. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé par e-mail. Il peut signer en ligne depuis n’importe quel appareil, sans avoir besoin de créer un compte.

7. Suivre et finaliser la signature

Vous êtes notifié en temps réel dès qu’un signataire complète sa partie. Une fois le document signé par tous, il est verrouillé, horodaté et un dossier de preuve est généré automatiquement.

8. Archiver et partager

Le document signé est stocké dans votre espace Docusign ou transféré dans votre système de gestion documentaire. Il reste consultable à tout moment, avec toutes les garanties d’intégrité et de traçabilité.

FAQ "C'est quoi une signature électronique ?"

La signature électronique est-elle sécurisée ?

La signature électronique offre des garanties de sécurité égales, si ce n'est supérieures, à la signature manuscrite grâce à ses technologies de cryptographie avancées. Un système de clés publiques et privées authentifie l'émetteur du document tandis que le chiffrement protège son intégrité. Les pistes d'audit conservent l'historique complet des actions, rendant impossible toute falsification ou modification non autorisée.

Puis-je signer tous types de documents électroniquement ?

La signature en ligne s'applique à une large gamme de documents professionnels : contrats de travail, devis, factures, bons de commande, actes juridiques, documents RH et administratifs... Par ailleurs, tous les formats PDF, Word, Excel ou XML sont acceptés par les plateformes de signature électronique. Il ne vous restera plus qu'à choisir le niveau de signature adapté selon la nature et l'importance du document.

Quelle est la durée de validité d'une signature électronique ?

La signature électronique repose sur un certificat numérique délivré par une autorité de certification (AC). Ce certificat avancé ou qualifié a une validité de 1 à 3 ans. Une fois ce délai passé, il n'est plus possible de signer de nouveaux documents avec, mais… Le document signé reste valable au-delà de cette période si la signature a été apposée pendant que le certificat était actif. En effet, la signature reste valide indéfiniment, tant que l’intégrité du document est préservée,

Comment obtenir une signature électronique certifiée ?

Pour obtenir une signature électronique certifiée, contactez un prestataire de services de confiance reconnu au sein de la Trust List européenne, comme Docusign. L'autorité de certification vérifiera alors votre identité en face-à-face ou par visioconférence avant de vous délivrer un certificat numérique sur support sécurisé comme une clé USB ou une carte à puce. Ce certificat permettra ensuite de signer vos documents via une signature qualifiée.