Comment signer une lettre de motivation sur ordinateur ?

Vous avez pris le temps de bien rédiger votre lettre de motivation, peaufiné chaque phrase, corrigé chaque faute d’orthographe… Et au moment de l’envoyer à l’employeur, une question vous traverse l’esprit : faut-il la signer ? Et si oui, comment signer une lettre de motivation sur ordinateur ? Cet article a été conçu pour vous, candidats pressés mais sérieux, qui veulent bien faire sans s’arracher les cheveux. On vous y explique tout, avec des exemples concrets et des solutions adaptées à chaque type de candidature. Vous apprendrez à apposer votre signature sur une lettre selon le format choisi (Word, PDF…), tout en respectant les codes du recrutement en ligne !

Faut-il encore signer une lettre de motivation ?

Traditionnellement, une lettre de motivation manuscrite est toujours signée. Cela traduit un gage de sérieux et de personnalisation aux yeux de l'employeur. Mais aujourd'hui, avec les candidatures numérisées, qu'en est-il ? Dans les faits, pour de nombreux recruteurs, la signature reste un élément important. Elle permet de montrer votre motivation et votre sérieux, mais aussi d'ajouter une touche personnelle à votre présentation. L’employeur y verra une forme de respect du formalisme, même en version numérique. Autrement dit : la signature numérique n'est pas obligatoire, mais elle est encore bien vue.

Quelles sont les différentes façons de signer une lettre de motivation sur ordinateur ?

La signature tapée

C’est la méthode la plus simple ! Elle consiste à insérer une ligne de signature en tapant simplement votre nom et prénom à la fin de la lettre. Vous pouvez la taper en utilisant une police d'écriture manuscrite (comme une cursive ou une script) afin d'imiter une écriture à la main.

Elle peut suffire pour des lettres de motivation par mail, notamment quand la lettre est intégrée directement dans le corps du message. Elle peut aussi être pertinente si vous postulez à un emploi dans un secteur créatif. Mais attention, cette méthode est perçue comme moins formelle. Autrement dit, elle peut suffire dans certains contextes, mais ne remplace pas une signature numérique ou électronique.

La signature manuscrite scannée

Cette option consiste à :

1. Signer votre nom sur une feuille de papier ;

2. Scanner ou photographier la signature ;

3. Enregistrer la photo sur votre ordinateur ;

4. Insérer l’image au bas de votre lettre au format Word ou PDF.

Les avantages ? Vous ajoutez une signature personnalisée qui renforce votre motivation et votre implication. Toutefois, la signature scannée n’a aucne valeur légale et peut poser problème si la qualité du scan est mauvaise.

La signature électronique

Une signature électronique est un processus numérique qui permet de signer un document de manière sécurisée, sans l'imprimer. Selon le niveau de sécurité, elle peut même avoir une valeur légale équivalente à une signature manuscrite.

C'est la méthode la plus moderne ! Vous signez directement votre lettre via un logiciel comme Docusign qui génère une signature sécurisée intégrée au document, ajoutant une touche personnelle professionnelle.

Cette solution est recommandée si vous souhaitez une signature propre, rapide et conforme. D'autant plus si vous postulez à un poste dans un secteur où la rigueur administrative est valorisée (juridique, finance, fonction publique…). Vous pourrez ensuite envoyer votre lettre de motivation signée en pièce jointe, avec votre curriculum vitae.

Comment créer et insérer votre signature électronique ?

Vous avez opté pour une signature électronique ? Très bon choix ! Voici un tuto détaillé avec Docusign, l'un des outils les plus fiables et faciles à utiliser.

Étape 1 : Connectez-vous sur Docusign

• Rendez-vous sur docusign.fr.

• Démarrez l'essai gratuit de 30 jours ou connectez-vous à votre compte existant.

L'essai gratuit de Docusign permet de signer quelques documents sans frais. Parfait pour une candidature ponctuelle !

Étape 2 : Téléversez votre lettre de motivation numérique

• Une fois connecté, cliquez sur "Signer un document maintenant".

• Téléversez votre lettre de motivation au format PDF (le format recommandé pour assurer la stabilité de la mise en page).

Étape 3 : Ajoutez votre signature

• Cliquez sur la zone signataire à la fin de votre lettre à droite, sous la formule de politesse, avec un espace suffisant.

• Choisissez parmi les styles de signature proposés ou dessinez/importez la vôtre.

• Validez en cliquant sur "Terminer".

Étape 4 : Téléchargez votre document signé

Une fois signé, le document est prêt à être téléchargé et joint à votre candidature. Il est automatiquement horodaté, sécurisé et conforme aux exigences du format numérique.

Bonnes pratiques pour une signature professionnelle

Signer votre lettre de motivation, c'est bien. Le faire proprement et avec cohérence, c'est encore mieux. Voici quelques bonnes pratiques à adopter afin que votre signature démontre votre professionnalisme auprès du recruteur !

Soigner la mise en forme de la signature

Votre signature, qu'elle soit tapée, manuscrite scannée ou électronique, doit rester lisible, sobre et propre. Pour ce faire, évitez les signatures pixellisées, floues ou sur fond grisé (dans le cas d'une signature numérisée). Si vous tapez votre nom, privilégiez une police claire, ni trop petite, ni trop stylisée. L'objectif ? Donner une impression de professionnalisme et de rigueur.

Rester cohérent avec le reste du fichier

• Police : évitez de mélanger les polices. Si vous optez pour un nom tapé, choisissez une police légèrement différente (cursive ou manuscrite), mais veillez à garder une harmonie avec le reste de la lettre.

• Couleur : restez sur du noir ou du gris foncé. Oubliez les signatures en bleu électrique, rose ou multicolore ! Ainsi, pour une signature manuscrite scannée, nous vous conseillons d'utiliser un stylo noir.

• Taille : la taille de police doit rester proportionnelle au texte.

Choisir le bon format de fichiers

• PDF : c'est le format à privilégier pour une candidature. Pour cause, il conserve la mise en page, l'apparence de la signature et empêche les modifications involontaires.

• Word (.docx) : à éviter si possible, car l'affichage peut varier selon la technologie utilisée et votre signature pourrait se retrouver mal positionnée ou déformée.

• Autres formats (PNG, JPG) : uniquement pour la signature elle-même, pas pour le document final.

Conclusion

Pour signer une lettre de motivation sur ordinateur, plusieurs options s’offrent à vous : de la signature simple tapée à la signature électronique conforme. Le tout est d’ajouter votre signature de façon cohérente avec le type d’offre, le format utilisé et les attentes de l’employeur. Une lettre bien signée, c’est un dernier point en votre faveur dans le processus de candidature. Alors, à vos stylos… ou plutôt, à vos outils numériques comme Docusign !

FAQ "Comment signer une lettre de motivation sur ordinateur"

Faut-il signer une lettre de motivation ?

Ce n'est pas une obligation formelle, mais c'est fortement conseillé. Une signature montre que vous avez terminé votre courrier avec sérieux et que vous souhaitez vraiment ce poste. Elle témoigne d'un certain professionnalisme et permet de conclure votre lettre avec une touche plus personnelle.

Comment créer une signature électronique ?

Plusieurs méthodes s'offrent à vous, mais le meilleur outil reste bien évidemment Docusign. En quelques clics, vous pouvez ainsi :

1. Importer votre document au format PDF.

2. Ajouter une signature (tapée, dessinée, importée ou électronique).

3. Télécharger le document signé.

Par ailleurs, de nombreux modèles de lettre de motivation sont disponibles sur le site pour vous guider dans cette démarche.

Comment signer un document Word avec Docusign ?

Si la signature d'un document au format Word est déconseillée, elle n'est pas pour autant impossible. Docusign pour Word vous permet de d'apposer votre signature sur l'ensemble de vos documents au format Word. Voici les étapes à suivre :

1. Installez le complément Docusign : Ouvrez votre document dans Microsoft Word et cliquez sur l'onglet "Insérer". Naviguez alors jusqu'à l'Office Store (ou Store sur Mac), puis recherchez Docusign et ajoutez l'extension. Confirmez l'installation.

2. Créez votre compte gratuit : Pour les nouveaux utilisateurs, profitez d'un essai gratuit de 30 jours. Si vous êtes déjà client, passez directement à l'étape suivante.

3. Connectez-vous à votre compte Docusign : Créez votre lettre de motivation dans Word. Dans le menu Docusign, cliquez sur "Signer le document". Saisissez votre adresse électronique et mot de passe. Validez la connexion et cliquez sur "Continuer".

4. Ajoutez votre signature électronique : Sélectionnez "Signature" dans le panneau de gauche. Cliquez à l'emplacement désiré dans le document, puis choisissez parmi les options de signature : dessiner votre signature, sélectionner un style prédéfini, insérer l'image... Cliquez sur "Adopter et signer". Pour finaliser, cliquez sur "Terminer".

Et voilà ! Votre lettre de candidature est prête à être envoyée au recruteur !