La signature électronique qualifiée

Qu'est-ce que la signature électronique qualifiée ?

Définition

La signature électronique est un procédé technologique permettant de signer des documents de manière dématérialisée, tout en garantissant l'identité du signataire et l'intégrité du document. Le règlement européen eIDAS définit alors trois types de signatures électroniques, chacun offrant un degré de sécurité croissant.

La signature électronique simple, premier niveau, associe le signataire au document via une validation basique comme un clic sur un bouton ou un code SMS. Elle convient pour les transactions courantes à faible risque.

La signature électronique avancée (SEA) offre un niveau de sécurité supérieur en exigeant une vérification d'identité préalable du signataire via une pièce d'identité et en garantissant que toute modification ultérieure du document soit détectable. Elle est adaptée pour les contrats avec des risques juridiques ou financiers plus poussés.

Enfin, la signature électronique qualifiée (QES) représente le plus haut niveau de sécurité et la seule ayant une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite. Pour ce faire, elle nécessite l'utilisation d'un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCo) après une vérification d'identité renforcée (souvent en face-à-face ou par vidéo). Elle est donc particulièrement adaptée aux documents sensibles comme les actes authentiques ou les marchés publics.

Valeur juridique

Le règlement européen eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) établit un cadre juridique harmonisé au sein de l'Union européenne. Ce règlement définit les exigences légales et techniques pour les signatures électroniques, garantissant leur reconnaissance transfrontalière et leur validité juridique.

Pour obtenir le statut qualifié, la signature doit alors reposer sur un certificat qualifié. Il s'agit d'une attestation électronique qui lie les données de validation d'une signature à une personne physique. La certification d'une signature électronique qualifiée implique alors un processus rigoureux :

• Utilisation d'un dispositif de création de signature qualifié (QSCD)

• Vérification de l'identité du signataire en face-à-face ou par vidéo

• Délivrance du certificat par un prestataire de services de confiance qualifié

  (PSCQ) reconnu dans la Trust List européenne. Ce dernier obtient son statut via l'autorité de certification ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information). Pour le conserver, il doit faire l'objet d'audits réguliers.

• Conformité aux normes techniques ETSI afin de garantir l'interopérabilité

Cette infrastructure réglementaire et technique garantit la plus haute valeur juridique à la signature électronique qualifiée, la rendant juridiquement équivalente à une signature manuscrite dans toute l'Union européenne. Pour cause, en cas de litige, ce sera au signataire de renverser la charge de la preuve.

Quels sont les avantages de la signature électronique qualifiée ?

Simplification de l'expérience utilisateur

Le recours à la voie électronique s'impose pour faciliter le processus de signature des documents. En effet, avec les signatures électroniques Docusign, un simple clic suffit pour signer un document. Et ce, pour n'importe quel type de document électronique (document PDF, Word, Excel…) et depuis n'importe quel support (ordinateur de bureau, ordinateur portable, téléphone mobile, tablette...).

Cette simplification des processus est particulièrement bénéfique pour les signataires dispersées géographiquement. En effet, les solutions de signature électronique permettent de fluidifier les échanges et d'accélérer les validations, même lorsque les signataires sont dans des fuseaux horaires différents. La dématérialisation facilite également le suivi en temps réel des documents : chaque partie prenante peut visualiser instantanément l'état d'avancement du processus de signature et recevoir des notifications automatiques dès qu'une action est requise.

De plus, la signature électronique s'intègre parfaitement aux outils de gestion documentaire existants et aux systèmes d'information des entreprises, créant ainsi un écosystème numérique cohérent et efficace.

Gain de temps

L'utilisation de documents papiers implique l'intervention de différents acteurs, ce qui engendre forcément des cycles de vente plus longs, des retards, voire des actes manqués. Le fait de signer électroniquement un document s'avère alors un gain de temps précieux.

Pour cause, plus besoin de convenir d'un rendez-vous en face-à-face. De même, si un tiers vous envoie un document à signer, plus besoin de l'imprimer, de le signer manuellement et de le scanner pour enfin le renvoyer. Il vous suffit d'apposer votre signature numérique en quelques clics. De plus, la dématérialisation du processus de signature permet d'automatiser les tâches administratives associées. Les relances sont gérées automatiquement, le suivi des signatures est instantané et l'archivage des documents signés se fait directement dans un espace sécurisé.

Les études le prouvent : grâce à la signature électronique, 80 % des documents sont signés dans la journée et 64 % en moins d'une heure. L'utilisation de la signature électronique permettrait même une augmentation de productivité de 2,2 heures par contrat en moyenne.

Réduction des coûts

La signature électronique qualifiée permet de réaliser des économies substantielles à plusieurs niveaux. Tout d'abord, elle élimine les coûts directs liés à la gestion des documents papier : impression, encre, papier, enveloppes, frais d'envoi postal... Cela mènerait à économie moyenne de 33 € par document.

Au-delà des économies matérielles, la signature électronique qualifiée diminue également les coûts indirects. L'automatisation des processus réduit, en effet, le temps consacré aux tâches administratives : plus besoin de classer, scanner ou archiver physiquement les documents.

Enfin, la signature électronique qualifiée permet d'éviter les coûts cachés liés à l'erreur humaine ou aux retards : documents égarés, signatures manquantes ou non conformes, déplacements inutiles. Des erreurs qui pourraient coûter jusqu'à 4 fois plus cher que les contrats soumis correctement la première fois.

Sécurité et conformité juridique

Avec la signature manuscrite, les risques de non-conformité sont nombreux : paraphes oubliés, pages non imprimées… Utiliser un outil de signature numérique qualifiée limite ces risques. En effet, une étude menée par le cabinet Forrester révèle que la mise en place de signatures numériques ferait passer de 50 % à 5 % le nombre de dossiers incomplets.

Par ailleurs, la signature qualifiée possède la même force probante que la signature manuelle. Elle garantit l'intégrité des documents signés et s'impose donc pour les contrats auxquels la loi française exige une signature écrite, comme les actes authentiques, les actes rédigés par des avocats ou encore les contrats avec des organismes publics.

Quel logiciel de signature électronique pour signer électroniquement un document ?

DocuSign propose une solution de signature électronique complète et intuitive, adaptée à tous les niveaux de signature (simple, avancée et qualifiée). La plateforme, leader mondial dans son domaine, se distingue par :

• Une interface utilisateur intuitive permettant de signer des documents en quelques clics.

• Une compatibilité multiplateforme (ordinateur, tablette, smartphone) garantissant une expérience de signature fluide sur tous les appareils.

• Des intégrations natives avec les principaux logiciels métiers (Microsoft Office, Google Workspace, Salesforce, SAP...) pour une gestion documentaire optimisée.

• Un système d'authentification robuste garantissant la sécurité des transactions grâce à des protocoles de cryptage avancés et une infrastructure à clé publique (PKI).

• Une conformité totale avec les réglementations en vigueur (eIDAS, RGPD) et les normes de sécurité internationales.

• Un suivi en temps réel des documents avec notifications automatiques et piste d'audit complète.

• Un archivage sécurisé des documents signés dans un coffre-fort numérique certifié.

En optant pour Docusign eSignature, vous bénéficiez donc d'un service de signature qualifiée avec certificat électronique à l'appui pour signer des documents à distance en toute sécurité. Et tout cela simplement, avec une mise en place rapide et un support client disponible 24h/24.

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Comment créer une signature électronique qualifiée avec Docusign ?

En Europe, seul un prestataire qualifié, répertorié au sein de la Trust List européenne sur le site LSTI, peut proposer un service de signature électronique qualifiée. Et cela tombe bien, car l'organisme de services électroniques Docusign est justement PSCE qualifié (Prestataire de Services de Confiance Qualifié). Autrement dit, nous répondons aux exigences techniques de la signature électronique qualifiée (QES) du règlement européen eIDAS.

Pour implémenter une signature électronique qualifiée via DocuSign, plusieurs étapes sont nécessaires.

Configuration initiale

• Choix du niveau de signature approprié (QES) selon les exigences réglementaires

• Paramétrage des workflows de validation avec définition des étapes séquentielles

• Définition des rôles et des droits d'accès pour chaque intervenant

• Intégration avec les systèmes d'information existants

• Configuration des notifications automatiques et des rappels

• Mise en place des modèles de documents standardisés

Processus de vérification

• Authentification renforcée des signataires via double facteur

• Vérification d'identité en face-à-face ou par vidéo selon les normes ANSSI

• Délivrance du certificat qualifié de signature par un prestataire de services de confiance

• Validation des documents d'identité officiels

• Enregistrement sécurisé des données d'identification électronique

Signature du document

• Envoi sécurisé du document via canal chiffré

• Authentification du signataire avec certificat qualifié

• Apposition de la signature avec certificat qualifié

• Horodatage automatique

• Vérification de l'intégrité du document

• Génération des empreintes numériques uniques

• Protection contre les modifications non autorisées

Validation et archivage

• Génération automatique de la piste d'audit complète

• Stockage sécurisé des documents signés dans un coffre-fort numérique

• Conservation des preuves selon les normes légales

• Validation cryptographique des signatures

• Archivage à force probante conforme aux exigences réglementaires

• Maintien de l'intégrité des documents dans le temps

• Renouvellement automatique des horodatages qualifiés

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FAQ - Tout savoir sur la signature électronique qualifiée

Qu'est-ce qu'une signature électronique qualifiée (QES) ?

La signature électronique qualifiée est le niveau de signature électronique le plus sécurisé selon le règlement eIDAS. Elle repose sur un certificat électronique qualifié, est créée à l'aide d'un dispositif de signature qualifié (QSCD) et bénéficie d'une présomption de fiabilité. Cette signature a ainsi la même force probante qu'une signature manuscrite dans tous les États membres de l'Union européenne. Elle est, en ce sens, particulièrement recommandée pour les contrats à fort enjeu, les marchés publics, les actes authentiques ou tout document nécessitant le plus haut niveau de sécurité juridique.

Quelle est la différence entre une signature électronique avancée et qualifiée ?

La différence majeure réside dans le niveau de sécurité et de reconnaissance légale. La signature électronique avancée permet de garantir l’identité du signataire, mais sans obligation d’utiliser un certificat numérique. Quant à la signature électronique qualifiée, elle exige l’utilisation d’un certificat qualifié délivré par un prestataire accrédité. Elle offre donc une protection juridique renforcée et est la seule à avoir une valeur légale équivalente à une signature manuscrite dans toute l’Union européenne.

Comment obtenir une signature électronique qualifiée en résumé ?

Pour obtenir une signature électronique qualifiée, il faut :

1. Choisir un prestataire de services de confiance qualifié (PSCo) reconnu par l’eIDAS.

2. Passer une vérification d’identité renforcée, généralement par visioconférence ou en présentiel.

3. Recevoir le certificat électronique qualifié lié à votre identité numérique.

4. Utiliser ce certificat via une plateforme de signature conforme pour signer vos documents en toute sécurité.

Comment faire une signature électronique qualifiée ?

Pour réaliser une signature électronique qualifiée (QES), il faut d'abord obtenir un certificat électronique qualifié délivré par un prestataire de services de confiance (PSCo) reconnu, comme Docusign. Ce certificat est délivré après une vérification d'identité forte, souvent en face à face ou via une identification vidéo certifiée selon les normes strictes de l'ANSSI. Le processus implique la présentation de documents d'identité officiels et peut inclure une vérification biométrique pour garantir l'authenticité du signataire.

Une fois ce certificat obtenu, vous pouvez signer des documents via une plateforme compatible. La plateforme doit utiliser un dispositif de création de signature qualifié (QSCD) conformément à la règlementation eIDAS, assurant ainsi le plus haut niveau de sécurité.

Chaque signature est horodatée et cryptographiquement scellée, créant une empreinte numérique unique qui garantit l'intégrité du document signé et l'identité du signataire.

Comment reconnaître une signature électronique qualifiée ?

Une signature électronique qualifiée peut être reconnue grâce à plusieurs éléments visibles dans le document signé :

• La mention d'un certificat qualifié délivré par un PSCo reconnu, avec des informations détaillées sur l'autorité de certification et la période de validité du certificat.

• Une preuve cryptographique vérifiable (signature XML, PDF avec LTV, etc.) qui garantit l'intégrité du document et permet de détecter toute modification ultérieure.

• Une trace d'authentification forte du signataire, incluant les détails de la vérification d'identité effectuée (face-à-face ou vidéo) et l'horodatage qualifié de la signature.

• Des métadonnées indiquant la conformité eIDAS niveau qualifié, accessibles via les propriétés du document électronique.

• Un sceau électronique du prestataire de services de confiance qualifié, confirmant la validité de la signature.

• Une piste d'audit complète détaillant chaque étape du processus de signature, de l'authentification à la finalisation.

La vérification peut être effectuée via des outils spécialisés qui confirment automatiquement ces éléments et la validité de la signature électronique qualifiée. Les lecteurs PDF comme Adobe Acrobat affichent généralement une indication visuelle (coche verte) confirmant le niveau qualifié de la signature.