Tout savoir sur la signature électronique avancée

Vous devez faire signer des documents importants à distance, mais vous ne savez pas quel niveau de signature électronique choisir ? Vous avez entendu parler de "signature avancée", sans bien comprendre de quoi il s'agissait ? Avec la transformation numérique qui s’accélère dans toutes les organisations, de nombreuses entreprises françaises se posent exactement les mêmes questions. Et malheureusement, beaucoup finissent par opter pour une signature électronique simple pensant que ça suffit dans tous les cas... Pour ne plus jamais vous tromper, découvrez ce qu’est une signature électronique avancée, dans quels cas l’utiliser, quels contrôles elle implique et comment l’obtenir !

Signature électronique simple, avancée ou qualifiée : quelles différences ?

Le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) définit 3 différents types de signature : simple, avancée et qualifiée. La principale différence entre ces niveaux de signature réside alors dans le degré de sécurité et les garanties d’authentification des signataires.

La signature électronique simple est le niveau de base. Elle consiste souvent en un clic sur un bouton ou une validation par email. Bien qu’elle ait une valeur légale, elle offre moins de garanties sur l’identité du signataire et peut être contestée plus facilement en cas de litige.

La signature électronique avancée, quant à elle, repose sur une authentification renforcée du signataire. Elle implique ainsi l’usage d’un certificat électronique émis à l’issue d’une vérification d’identité soit en face-à-face, soit à distance via une procédure de vérification vidéo ou FranceConnect+.

Enfin, la signature électronique qualifiée représente le plus haut niveau de sécurité. Elle est seulement émise par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ) agréé au niveau européen. Elle requiert alors l’utilisation d’un certificat qualifié et a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite dans toute l’Union européenne.

Ce cadre réglementaire permet aux organisations de choisir le niveau de signature adapté selon la sensibilité juridique du document et le niveau de risque à couvrir.

Qu'est-ce que la signature électronique qualifiée ?

Définition

La signature avancée est le type de signature le plus utilisé en France. Selon une étude Docusign, 65 % des entreprises ont choisi la signature avancée contre 30 % pour la signature électronique simple et 5 % pour la signature électronique qualifiée.

Cette préférence s'explique par son excellent compromis entre sécu rité et facilité d'utilisation. En effet, la signature électronique avancée (SEA) est un dispositif technologique sophistiqué qui permet de garantir un niveau de sécurité supérieur à la signature simple, tout en restant plus souple que la signature qualifiée. Pour ce faire, elle repose sur un processus d'authentification renforcé du signataire, via des moyens comme la vérification de pièce d'identité, la reconnaissance faciale ou FranceConnect. Par ailleurs, toute modification ultérieure du document devient détectable, assurant ainsi une traçabilité complète de la transaction.

Valeur juridique

La signature électronique avancée bénéficie d'une réelle valeur probante au sein de l'UE grâce au règlement eIDAS. En effet, ce dernier explique que :

"L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu'elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée".

Toutefois, pour garantir cette valeur juridique, certaines exigences techniques et sécuritaires doivent être respectées. On les retrouve notamment au sein du Code Civil français.

Article 1366 du Code Civil : "L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité."

Article 1367 du Code civil : "La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat."

Ces critères font de la signature électronique avancée une preuve légale solide, bien plus que la signature simple, même si elle n'atteint pas le niveau de présomption légale de la signature qualifiée.

Avantages de la signature avancée

La signature électronique avancée présente de nombreux atouts qui expliquent son adoption massive par les entreprises françaises :

• Excellent compromis entre sécurité et praticité avec un niveau de sécurité élevé, sans les contraintes techniques ou matérielles de la signature qualifiée.

• Dispositif d'authentification renforcé, souvent compatible avec les systèmes existants (FranceConnect, vérification vidéo, justificatifs d’identité, etc.).

• Valeur juridique reconnue dans toute l’Union européenne, avec une force probante solide devant les tribunaux.

• Traçabilité complète rendant la moindre modification post-signature détectable et donc l'intégrité du document totale.

• Bonne adaptabilité aux usages quotidiens des entreprises (signature de contrats commerciaux, documents RH, bons de commande, devis, etc.).

Pourquoi et quand utiliser une signature électronique avancée ?

La signature électronique avancée ajoute des mécanismes de sécurité plus poussés qu'une signature électronique simple. Elle repose notamment sur des exigences plus strictes en matière d’identification du signataire, de lien entre l'identité et la signature et de garantie d’intégrité du document.

Cela la rend particulièrement recommandée dans le cadre de transactions à fort enjeu juridique ou financier, où la simple validation par mail ou case cochée serait insuffisante. C’est par exemple le cas pour des :

• Documents d’ouvertures de comptes

• Contrats d’assurance et d’épargne

• Devis et factures dématérialisés

• Contrat de prestation de services

• Contrats de prêts immobiliers, de crédits d’équipement ou de crédits à la consommation

• Compromis de vente immobilière

• Contrats d’adhésion à une complémentaire santé

• Contrats de souscription à des produits d’assurance en ligne

• Réponse à Appel d’Offres de marché public

• Promesse d'embauche

• Contrats de travail

• Etc.

Cependant, le choix du type de signature ne dépend pas uniquement de la nature du document. Il doit s’inscrire dans une logique métier, où l’on évalue le niveau de risque associé à la transaction. Autrement dit, plus le risque est élevé (litige potentiel, engagement financier, confidentialité...), plus il est pertinent d’opter pour une signature avancée plutôt que simple.

Quelle solution de signature électronique avancée choisir ?

Pour choisir une solution de signature électronique avancée fiable, plusieurs critères essentiels sont à prendre en compte :

• Conformité réglementaire : la solution doit être certifiée conforme au règlement eIDAS et respecter les normes européennes en vigueur.

• Niveau de sécurité : les protocoles d'authentification et de chiffrement doivent garantir une protection optimale des données.

• Facilité d'utilisation : l'interface doit être intuitive pour tous les utilisateurs.

• Rapport qualité-prix : le coût doit être adapté aux besoins et au volume de signatures.

En tant que leader mondial de la signature électronique, Docusign répond à l'ensemble de ces critères. En effet, notre solution est certifiée conforme aux exigences techniques de la signature électronique avancée selon le règlement eIDAS. Par ailleurs, en matière de sécurité, Docusign utilise des technologies de pointe pour le chiffrement des données et l'authentification des signataires. La plateforme intègre notamment des fonctionnalités avancées de vérification d'identité et de traçabilité des signatures. Enfin, Docusign s'intègre facilement avec plus de 900 logiciels métiers courants, permettant de signer des documents en quelques clics depuis n'importe quel appareil.

Testez notre solution de signature électronique avancée gratuitement !

Comment créer une signature électronique avancée via le logiciel de signature Docusign ?

Étape 1 : Choisir le mode de vérification d’identité

Deux options sont possibles selon votre niveau de responsabilité et de contrôle :

• Identification gérée par Docusign : Idéal si vous souhaitez externaliser la vérification d’identité ! Docusign ID Verification prend alors en charge la validation des pièces d’identité de vos signataires. Le service délivre ensuite un certificat de signature électronique avancée conforme au règlement eIDAS.

• Identification gérée par votre entreprise : Utile si vous avez déjà un processus KYC (Know Your Customer) interne ! Vous vérifiez vous-même l'identité de vos signataires via vos propres moyens (visio, contrôle de documents, etc.). Docusign valide ensuite l’accès au document via un mot de passe à usage unique envoyé par SMS, assurant un lien d’identification.

Étape 2 : Utiliser Docusign ID Verification

Vous avez opté pour l'option 1 ? La solution Docusign ID Verification :

• Vérifie les pièces d’identité officielles (CNI, passeport, etc.)

• Compare les données alphanumériques au nom saisi dans Docusign

• Analyse les zones lisibles par machine (MRZ) et les éléments de sécurité (hologrammes, polices, perforations...)

• Détecte les tentatives de falsification

• Est compatible avec tous les supports (ordinateur, tablette, mobile)

Cette solution permet de numériser complètement l’étape critique d’identification, tout en sécurisant l’accès aux documents.

Étape 3 : Signer électroniquement le document

Comment signer électroniquement un document ? Une fois l'identité vérifiée :

• Le signataire reçoit une demande de signature par mail ou via un lien sécurisé. Un email de notification contient toutes les instructions nécessaires et un accès direct au document à signer.

• Il accède au document de manière sécurisée via la plateforme Docusign, examine attentivement son contenu et vérifie l'exactitude des informations avant de procéder à la signature. L'interface intuitive guide le signataire tout au long du processus.

• Le système applique un certificat électronique avancé, associé de manière unique au signataire. Ce certificat, fondé sur une technologie cryptographique sophistiquée, garantit l'authenticité de la signature et crée un lien indissociable entre le document et l'identité du signataire.

• Toute modification du document après signature devient immédiatement détectable, assurant l'intégrité des données. Un sceau numérique inviolable est généré via une infrastructure à clé publique (ICP), confirmant la validité de la signature et garantissant que le document électronique n'a subi aucune altération depuis sa signature.

• Une fois la signature complétée, le signataire reçoit automatiquement une confirmation par email avec une copie du document signé et son certificat de signature électronique avancée.

Étape 4 : Archiver le document signé

Chaque signature est horodatée, tracée et intégrée dans un journal d'audit complet. Ce journal détaille avec précision l'ensemble des actions effectuées sur le document, de sa création jusqu'à sa signature finale, incluant les dates, heures et identités des différents intervenants. Il constitue en quelque sort un dossier de preuves.

Le document signé est ainsi archivé dans des conditions garantissant sa valeur probante, en conformité avec les normes européennes telles que eIDAS et les standards d'archivage électronique NF Z42-013. Le système d'archivage permet également une consultation facile des documents et de leur historique, tout en garantissant leur authenticité grâce à des mécanismes de scellement et d'horodatage qualifié.

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FAQ - Tout savoir sur la signature électronique avancée

Qu'est-ce qu'une signature électronique avancée ?

Conforme au règlement eIDAS en vigueur en Europe, une signature électronique avancée doit répondre à des exigences techniques strictes :

• être liée au signataire de manière univoque,

• permettre son identification,

• être créée par des moyens que le signataire garde sous son contrôle exclusif,

• et garantir que toute modification ultérieure du document soit détectable.

Pour ce faire, la signature avancée utilise des mécanismes d'authentification renforcés, comme la vérification de pièce d'identité ou FranceConnect. Cela mène à la création d'un certificat électronique et lie la signature à l'auteur de manière unique.

Comment signer électroniquement un document ?

Réaliser une signature numérique est simple et sécurisé avec les bons outils :

• Importez le document à signer (PDF, Word, Excel...). La plateforme convertira automatiquement votre document en format PDF pour garantir sa stabilité et son intégrité.

• Ajoutez les signataires et leurs coordonnées (nom, prénom, email, numéro de téléphone). Vous pouvez définir l'ordre de signature si plusieurs personnes doivent signer le même document, et ajouter des champs obligatoires pour chaque signataire.

• Signez en ligne en cliquant à l'endroit prévu.

• Validez via un code de sécurité (SMS, email ou certificat). Cette double authentification garantit la sécurité de la transaction et l'identité du signataire. Une fois la signature validée, le document est automatiquement horodaté et un certificat de signature est généré.

Comment faire une signature électronique avancée ?

Pour une signature avancée, vous devez obtenir un certificat électronique personnel via un fournisseur agréé après vérification de votre identité. Ce certificat peut être délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ) qui effectuera une vérification approfondie de votre identité, soit en face-à-face, soit à distance via une procédure de vérification vidéo ou FranceConnect+. Une fois votre identité validée, la plateforme vous permet de créer une signature numérique sécurisée et reconnue juridiquement. Le certificat électronique qui vous est attribué est strictement personnel et ne peut être partagé, garantissant ainsi l'unicité et l'authenticité de votre signature électronique avancée.