Comment signer électroniquement un document ? 4 étapes simples à suivre !

La signature électronique fait gagner du temps. Elle facilite également les processus de signature, limite les dysfonctionnements et améliore l’expérience client. Autrement dit, elle s’avère une solution bien plus intéressante que la signature manuscrite. Cependant, il n’est pas toujours évident de comprendre comment elle fonctionne. Vous n’avez jamais signé numériquement un document ? Vous ne savez pas en quoi ça consiste ? Découvrez comment signer électroniquement un document à travers cet article de blog !

Qu'est-ce que la signature électronique ?

Définition

Tout d’abord, sachez que non, la signature électronique ne consiste pas à scanner votre propre signature manuelle. La signature digitale est un procédé technique qui permet de signer des documents numériques de manière totalement dématérialisée. Autrement dit, nul besoin d’imprimer ou de scanner quoi que ce soit. Il vous suffit d’apposer votre signature en un clic depuis votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable, votre téléphone mobile ou votre tablette. Bref, depuis n’importe quel support numérique !

Tout outil de signature électronique respecte les conditions et les normes fixées par le règlement européen eiDAS. Cela permet alors de garantir l’intégrité du document signé en ligne, mais aussi l’identité du signataire et son consentement lors de la signature.

De ce fait, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle peut ainsi être utilisée aussi bien par une personne physique que par une personne morale.

Trois types de signature électronique

Il existe aujourd'hui trois niveaux de signatures électroniques. La signature :

• Simple : la signature électronique simple est une signature de niveau 1, soit le niveau de sécurité et d’identification du signataire le plus bas

• Avancée : la signature électronique avancée est une signature de niveau 2. Elle impose le téléchargement de la carte d’identité pour valider la signature.

• Qualifiée : la signature électronique qualifiée est une signature de niveau 3, soit le niveau de sécurité et d’authentification électronique le plus élevé. Elle garantit l’identité numérique du signataire via la délivrance d’un certificat de signature électronique qualifiée.

Toutes répondent à des contraintes légales et des niveaux de sécurité différents en fonction des transactions électroniques souhaitées.

Quels sont les avantages concrets de la signature électronique ?

Si la signature électronique est de plus en plus adoptée, c’est parce qu’elle offre bien plus qu’un simple gain de temps. Elle transforme profondément la manière dont les entreprises gèrent leurs documents et leurs processus contractuels. Voici ses principaux avantages concrets !

Réduction des coûts

Les économies générées par la signature électronique sont multiples. Pour cause, plus besoin d’acheter du papier, de l’encre, d’affranchir du courrier ou de stocker des archives physiques. Tout se fait en ligne, de manière dématérialisée, ce qui réduit aussi les frais liés aux erreurs ou aux pertes de documents. Les entreprises gagnent en productivité… et en budget !

Réduction des erreurs humaines

Avec une signature électronique, finis les oublis, les documents incomplets ou mal remplis. Les outils comme Docusign permettent de définir des champs obligatoires, d’indiquer précisément les zones à compléter et d’automatiser les relances en cas d’oubli. Résultat : les documents sont signés correctement, du premier coup. Cela évite les litiges ou retards liés à des signatures manquantes, les aller-retours fastidieux pour corriger un oubli ou encore l’invalidation d’un contrat à cause d’un champ non renseigné.

Traçabilité renforcée

Chaque étape de la signature est tracée : de l’envoi du document jusqu’à sa validation finale. L’outil génère un journal d’audit complet qui indique qui a signé, quand, depuis quel appareil ou adresse IP, avec quelle méthode d’authentification, etc. En cas de litige, ces preuves numériques sont opposables en justice et offrent en ce sens un niveau de sécurité juridique supérieur à celui de la signature manuscrite.

Impact environnemental positif

Qui dit moins d’impression, dit moins de papier, d’enveloppes ou de transport postal ! Autrement dit, la signature électronique participe activement à la réduction de l’empreinte carbone des entreprises. C’est une solution écoresponsable qui s’inscrit dans une démarche durable, tout en répondant aux exigences de dématérialisation administrative.

Quels types de documents peut-on signer électroniquement ?

La signature électronique peut être utilisée pour tout type de document, que ce soit des devis, des factures, des contrats de travail, des contrats d'ouverture de compte bancaire, des actes authentiques, des notes de frais, des mandats, des appels d'offre ou encore des circuits de validation documentaire. Et ce, dans tous les secteurs d'entreprise : juridique, bancaire, commercial, immobilier, RH, mais aussi dans les systèmes d'information des organisations publiques et privées.

La quasi-totalité des documents administratifs et commerciaux peuvent être signés électroniquement, à l'exception de certains actes familiaux, notariés ou judiciaires :

• Actes sous seing privé soumis à une formalité notariale ou authentique

  : contrats de mariage, donations entre vifs, testaments (sauf dans certains cas très spécifiques), hypothèques... Ces actes nécessitent une signature manuscrite et ne peuvent pas être simplement signés électroniquement, même avec un certificat qualifié.

• Actes de procédure civile ou pénale (dans certaines juridictions)

  : Bien que la justice se numérise, certains actes de procédure judiciaire ou documents pénaux exigent encore une signature manuscrite ou physique, notamment en cas de dépôt auprès de greffes ou juridictions spécifiques.

Autrement dit, pour la majorité des documents, la signature électronique (même simple ou avancée) suffit.

Par ailleurs, la flexibilité de la signature électronique permet de l'utiliser pour n'importe quel format de document électronique (document PDF, Word, Excel…). Toutefois, seul le format PDF est reconnu en Europe et exploitable par tous, car il garantit l'intégrité du document et permet d'archiver électroniquement les documents signés à valeur probatoire. Cette compatibilité universelle en fait le format privilégié pour les échanges professionnels et la conservation des documents signés électroniquement.

Comment signer un document électronique ?

Étape 1 : S’équiper d’un support numérique compatible

La signature électronique est une opération 100 % en ligne qui s'adapte parfaitement aux nouveaux usages numériques. Autrement dit, il vous suffit de vous munir d'un ordinateur, d'un Smartphone ou d'une tablette pour signer numériquement. La flexibilité du dispositif est totale : que vous soyez au bureau sur votre ordinateur fixe, en déplacement avec votre portable ou en mobilité avec votre tablette ou smartphone, vous pouvez signer vos documents en quelques clics. Cette simplicité d'utilisation permet la signature des accords en un temps record (44 % en moins de 15 minutes).

Étape 2 : Choisir le bon outil de signature électronique

Docusign eSignature est LA solution de signature électronique n°1 dans le monde. Et pour cause, elle répond aux besoins des clients les plus exigeants, tout en offrant une expérience utilisateur simple pour être accessible au plus grand nombre.

Pour ce faire, Docusign eSignature présente les fonctionnalités suivantes :

• Application mobile

  compatible iOS, Android et Windows pour encore plus de mobilité

• Suivi en temps réel

  pour être tenu informé des étapes du processus de signature des documents

• Plusieurs langues disponibles

  pour signer des documents en 43 langues et en envoyer en 13 langues

• Modèles réutilisables

  pour gagner encore plus de temps

• Plus de 350 intégrations et API de référence

  pour connecter le logiciel de signature aux outils que vous utilisez déjà

• Hautement sécurisé

  , puisque Docusign répond aux normes de sécurité européennes, américaines et mondiales les plus strictes, et utilise les technologies de cryptage de données les plus performantes

• Valeur légale

  en conformité avec le

  règlement eIDAS de l'Union européenne

  , ainsi qu'aux lois américaines ESIGN et UETA

• 3 niveaux d’e-signature

  (signature simple, signature avancée et signature qualifiée) avec la possibilité d’avoir un certificat de délivrance

Passez par un tiers de confiance et profitez de 30 jours pour tester gratuitement notre solution !

Étape 3 : Générer le document à faire signer (PDF ou Word)

Avant de signer un document, vous devez d'abord le générer. Pour ce faire, utilisez Docusign Gen pour Salesforce et créez des accords commerciaux en un clic ! Cette solution native de Salesforce vous permet de fusionner automatiquement les données client, produit et tarifaires directement depuis votre CRM pour générer des documents professionnels sans erreur.

Pour chaque formulaire, pensez à indiquer les noms, les adresses mails et les contacts téléphoniques des signataires. Une fois le document généré, vous pouvez prévisualiser et personnaliser son contenu directement dans Salesforce avant de l'envoyer pour signature. Le document sera automatiquement sauvegardé dans vos fichiers Salesforce pour un suivi optimal du processus de signature électronique.

Étape 4 : Apposer sa signature électronique sur le document

Les signataires reçoivent un lien par e-mail les invitant à signer les documents concernés. En plus de l'e-mail, vous pouvez également leur envoyer un SMS pour les prévenir encore plus rapidement grâce à la fonction SMS de Docusign eSignature. Les signataires doivent alors cliquer sur le lien et s’authentifier sur notre interface utilisateur pour accéder au document. Ce dernier doit être consulté dans son intégralité. En effet, cela permet de valider la lecture du document par ce qu’on appelle le “consentement éclairé”.

Il ne reste plus qu’à apposer sa signature à l’endroit indiqué et cliquer sur "Terminer" pour enregistrer le document signé. Une fois la procédure terminée, un mail de confirmation est envoyé. Les documents signés sont alors disponibles au sein de votre espace client.

Découvrez le guide de la signature électronique sans plus tarder !

FAQ – Tout savoir pour signer électroniquement vos documents

Comment signer électroniquement un document reçu par mail ?

Pour signer un document reçu par mail, commencez par le télécharger (souvent en PDF ou Word). Ensuite, rendez-vous sur une solution de signature électronique en ligne comme Docusign en vous connectant à votre compte ou en créant un compte. Glissez-déposez le document dans l'outil ou utilisez le bouton d'importation. Avant de signer, prenez le temps de lire attentivement le contenu du document pour garantir votre consentement éclairé. Apposez votre signature électronique à l'endroit indiqué. Une fois la signature apposée, vérifiez sa position et son apparence, puis validez. Le document signé est automatiquement enregistré dans votre espace personnel et peut être renvoyé directement par mail au destinataire.

Comment créer une signature électronique ?

Créer une signature électronique est simple : vous pouvez soit dessiner votre signature, soit générer une e-signature sécurisée via un logiciel ou une plateforme. Pour un usage professionnel ou contractuel, il est conseillé d'utiliser un outil conforme au réglement eIDAS, tel que Docusign. Cette solution permet de générer une signature numérique reconnue juridiquement, avec différents niveaux de sécurité adaptés à vos besoins.

La création peut alors se faire de plusieurs façons :

• Dessiner votre signature avec votre souris ou votre doigt sur écran tactile

• Choisir parmi des styles de signature préconçus

• Utiliser un certificat électronique pour une signature avancée ou qualifiée

Comment faire une signature électronique certifiée ?

Une signature électronique certifiée (ou qualifiée) repose sur un certificat électronique qualifié, délivré par une autorité de confiance agréée. Elle offre la plus haute valeur légale selon la norme eIDAS. Pour l'obtenir, il faut prouver son identité et utiliser un prestataire certifié comme Docusign. Le processus d'obtention implique une étape de vérification rigoureuse de l'identité du signataire, généralement via l'application FranceConnect. Le certificat qualifié est ensuite stocké sur un dispositif de création de signature hautement sécurisé (QSCD), garantissant une protection maximale contre toute falsification.

Comment faire signer un document avec Docusign ?

J’accède à la plateforme Docusign et crée une nouvelle enveloppe. Je sélectionne le ou les document(s) à faire signer. J’indique le nom et l’adresse e-mail du ou des signataire(s) et le type de signature requis. J’indique l’endroit dans le document où je souhaite que les personnes signent et des informations complémentaires si je le souhaite, comme la date. Je clique sur “envoyer” et Docusign envoie un mail à chaque destinataire comportant un lien sur lequel ils devront cliquer pour accéder au document. Facile, non ?

Vous souhaitez tester ? Nous vous proposons un essai 100 % gratuit. Pas besoin de carte bancaire, simplement quelques clics, et c’est parti !