Was ist Vertragsmanagement?

Hinter den Kulissen jeder Organisation herrscht ein endloser Strom von Dokumenten-Workflows, Prozessen und Vereinbarungen. Wie Sie diese Betriebsinfrastruktur verwalten, ist nicht nur eine Frage Ihrer persönlichen Präferenzen: Sie beschreibt einen Motor, der Ihr Unternehmen vorantreibt.

In diesem Blog behandeln wir alles, was Sie über das Thema Vertragsmanagement wissen müssen – damit Ihr Unternehmen eine Vertragsmanagementstrategie implementieren kann, die die Produktivität fördert, Kunden inspiriert und den Umsatz steigert:

• Was ist Vertragsmanagement?

• Was sind die Aufgaben des Vertragsmanagements?

• Was ist der Prozess des Vertragsmanagements?

• Was ist ein Vertragmanagement-System?

• Woher wissen Sie, ob Sie CLM, kurz für Contract Lifecycle Management, benötigen?

• Was ist bei der Bewertung einer CLM-Lösung zu beachten?

• Best Practices für die Implementierung von CLM

Was ist Vertragsmanagement?

Gartner definiert Vertragsmanagement (englisch: Contract Lifecycle Management, kurz CLM) als „Anwendungen, die für die Verwaltung von Verträgen von der Initiierung über die laufende Verwaltung bis hin zur eventuellen Verlängerung oder Kündigung verwendet werden“. Einfacher ausgedrückt bezieht sich das Vertragsmanagement auf die Tools, die Sie verwenden, um Ihre Geschäftsverträge vorzubereiten, zu unterzeichnen, zu speichern und umzusetzen.

Verträge kommen in jeder Abteilung und Branche zum Einsatz – von Unternehmen jeder Größe. Hier sind einige Arten von Verträgen, die an Ihrem Vertragsmanagementprozess beteiligt sein können:

• Bestellungen

• Kaufverträge

• Kreditverträge

• Immobilienverträge

• Mietverträge

• Angebotsschreiben für Mitarbeiter

• Bestellungsänderungen

• Geheimhaltungsvereinbarungen

Auf ihrem Weg durch das Unternehmen und zwischen den zuständigen Parteien sind für viele Dokumente mehrere Entwürfe, rechtliche Überprüfungen und Unterschriften erforderlich. Traditionell wurden diese administrativen Aufgaben manuell erledigt – ein Vertrag wurde ausgedruckt, mit Stift auf Papier unterschrieben, eingescannt und an den Absender zurückgesendet. Heute helfen fortschrittliche CLM-Lösungen Unternehmen dabei, Verträge digital zu verwalten, was die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöht und jede Phase des Prozesses des Vertragsmanagements rationalisiert.

Was ist der Prozess des Vertragsmanagements?

Vom Entwurf bis zur Unterzeichnung durchlaufen Verträge in den meisten Unternehmen einen vorhersehbaren Weg. Aber ohne ein klares Verständnis des Vertragsmanagementprozesses haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, verbesserungswürdige Bereiche in ihren internen Prozessen zu identifizieren – Bereiche in denen Zeit gespart, Fehler vermieden und Einnahmen erzielt werden können.

Verträge sind eine der ersten Anlaufstellen, wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern.

Die 5 Phasen des CLM-Prozesses:

1. Dokumentenerstellung

Die Dokumentengenerierung ist der erste Schritt in jedem Vertragsmanagementprozess – und umfasst alle anfänglichen Entwurfs- und Informationsbeschaffungs-Verfahren, die bei der Erstellung eines neuen Dokuments erforderlich sind.

Oftmals beginnt der Prozess damit, eine vorhandene Version eines Dokuments zu finden, welche neu verhandelt werden soll, eine Aktualisierung der Sprache erfordert oder an einen neuen sicheren Ort gespeichert werden soll. Als Nächstes wird oft im Anschluss eine Kopie erstellt und die Bedingungen des Vertrags werden angepasst oder neue Informationen hinzugefügt, z. B. Namen, Adresse, Produktpreis oder Geschäftsbedingungen.

2. Routing und Verhandlung

Die Routing- und Verhandlungsphase des Vertragsmanagements berücksichtigt alle Workflows, die beim Senden, Bearbeiten und Verhandeln eines neu generierten Vertrags beteiligt sind – sowohl mit internen als auch mit externen Akteuren.

Viele Verträge befinden sich für einen langen Zeitraum in den Phasen des Routings und der Verhandlung. Aus diesem Grund ist dies ein Bereich des Prozesses, in dem die Optimierung einen erheblichen Einfluss auf die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens haben kann. Wenn Sie sich auf die manuelle Verwaltung Ihrer Verträge verlassen, kann das Versenden von Versionen per E-Mail oder das Nachverfolgen von Änderungen Ihr Unternehmen schnell belasten. Glücklicherweise gibt es einfache Möglichkeiten, selbst die komplexesten Vertragsmanagement-Workflows zu vereinfachen.

3. Signieren von Dokumenten

Das Signieren von Dokumenten macht einen kleinen Teil des Dokumentenmanagementprozesses aus – aber es ist wohl der wichtigste Schritt. Die Rechtmäßigkeit eines jeden Vertrages hängt von einer rechtssicheren und verifizierbaren Unterschrift ab.

Über Jahrhunderte hinweg dienten handschriftliche Signaturen als alleinige Lösung zum Signieren von Dokumenten. Da Geschäfte heute regelmäßig online abgewickelt werden, können manuelle Unterschriften zu großen Engpässen im Vertragsmanagementprozess führen. Heutzutage machen elektronische Signaturen es einfach, Dokumente von überall auf der Welt im Handumdrehen auszuführen – und schaffen so ein schnelles, nahtloses Remote-Dokumentenmanagement für alle Parteien.

4. Integration mit Aufzeichnungssystemen

Ein entscheidender, zeitsparender Schritt in jedem erfolgreichen Vertragsmanagementprozess ist die Integration Ihrer CLM-Lösung in Ihre anderen Systeme. Füllen Sie Verträge automatisch mit Informationen aus bestehenden Datenquellen (wie Kontaktinformationen oder Produktpreise) aus und reduzieren Sie die Anzahl unnötiger Verwaltungsaufgaben, die erforderlich sind, um Verträge voranzutreiben.

Eine integrierte CLM-Lösung erleichtert auch die Bearbeitung abgeschlossener Verträge. Beispielsweise kann eine elektronische Signatur, die von einem neuen Mitarbeiter an die Personalabteilung gesendet wird, automatisch den nächsten Schritt im Onboarding-Prozess auslösen – z.B. das Teilen von Materialien wie Steuerformulare oder Schulungsressourcen.

5. Suche und Analyse

Nachdem ein Vertrag unterzeichnet wurde, besteht die letzte Phase des Vertragsmanagementprozesses darin, ihn an einem zentralen, durchsuchbaren Ort zu speichern, wo er leicht zugänglich ist. Bestehende Verträge sind eines der wichtigsten Assets eines jeden Unternehmens. Es ist daher essentiell, abgeschlossene Verträge genau im Auge zu behalten. Wenn Ihre Verträge beispielsweise in nicht durchsuchbaren PDF-Dateien gespeichert sind, ist es nahezu unmöglich, Ihre bestehenden Verträge zu analysieren und anzupassen, wenn sich Branchenvorschriften ändern.

Moderne CLM-Lösungen verfügen über Funktionen wie Vertragsanalyse und künstliche Intelligenz (KI), um bestimmte Klauseln und Bedingungen, die in die Sprache bestehender Verträge eingebettet sind, sofort zu identifizieren.

Was ist ein Vertragsmanagement-System?

Vertragsmanagement-Systeme sind Software Anwendungen, die Organisationen und Abteilungen dabei helfen, Verträge effizienter zu verwalten. Im Gegensatz zu der manuellen Dokumentenverwaltung sind CLM-Systeme so konzipiert, dass Sie Verträge, Lieferanteninformationen, Standardvertragsbedingungen und Vertragsvorlagen problemlos speichern und finden können. Letztendlich gestalten Vertragsmanagement-Systeme die Verwaltung von Verträgen – und die Führung Ihres Unternehmens – effektiver und unkomplizierter.

Wie funktioniert Vertragsmanagement?

Grundsätzlich ist ein Vertragsmanagement-System eine Reihe von Tools, die die Verwaltung Ihrer Verträge erleichtern.In der Vergangenheit erforderte das Vertragsmanagement – ​​von der Erstellung und Genehmigung bis hin zur Weiterleitung und Unterzeichnung – eine kontinuierliche Koordination zwischen einer Reihe interner und externer Akteure und Lösungen. Das Vertragsmanagement funktioniert, indem es unterschiedliche Betriebsprozesse unter einem Dach zusammenführt, um ein nahtloses Vertragsmanagement vom ersten bis zum letzten Schritt zu schaffen.

Zentralisierte Dashboards erhöhen die Transparenz und minimieren den Kommunikationsbedarf zwischen den Parteien. Automatisiertes Entwurfs-, Routing- und Workflow-Management beschleunigt die Fertigstellung und reduziert die mit der manuellen Datenübertragung verbundenen Risiken. Elektronische Signaturen bieten eine effiziente und sichere Möglichkeit, Geschäftsverträge zu genehmigen – von überall und zu jeder Zeit.

Letztendlich ist es die System-Konnektivität, die jeder CLM-Lösung ihre Stärke verleiht. Die Integration aller Phasen des Vertragsmanagementprozesses in ein einfaches Vertragssystem fördert eine sichere, agile Betriebsinfrastruktur, die Ihnen und Ihren Geschäftspartnern das Leben erleichtert.

So automatisieren Sie Vertrags-Workflows – Routing, Zusammenarbeit und Verhandlung

Die vollständige Automatisierung ist das Herzstück jeder Vertragsmanagementlösung. Die Automatisierung jedes einzelnen Schrittes trägt dazu bei, komplexe Arbeitsabläufe zu vereinfachen – und ermöglicht ein flexibles, konfigurierbares Dokumentenmanagement-System.

Nehmen Sie zum Beispiel den Genehmigungsprozess für Verträge, den 53 % der Unternehmen als ihre größte Herausforderung im Vertragsmanagement bezeichnen. Verkaufsvorschläge werden in der Regel entworfen und dann per E-Mail an verschiedene Mitglieder des Vertriebs- und/oder Rechtsteams gesendet. Feedback wird im Anschluss in der Regel per E-Mail gegeben, wodurch ein langer, unübersichtlicher Thread entsteht. Darüber hinaus werden einige Parteien zu spät zum Thread hinzugefügt, was zu Änderungen an veralteten Versionen des Dokuments führt – Dies kann Zeit verschwenden, Verwirrung stiften und geschäftsgefährdende Verzögerungen verursachen.

Die Automatisierung und Zentralisierung des Vertragswesens beschleunigt die Schaffung effizienter und sicherer Vertragsabläufe zwischen Vertriebs- und Rechtsabteilungen. Sobald ein Vertrag erstellt wurde, macht die Vertragsmanagementlösung ihn für alle Beteiligten zugänglich, hält diese mit Echtzeit-Überarbeitungen und -Kommentaren auf dem neuesten Stand – und schickt den Vertrag rechtzeitig durch die richtigen Arbeitsabläufe, wobei jeder Schritt präzise und akribisch verwaltet wird.

Multi-System-Integration – Vernetzen Sie den Vertragsprozess mit der gesamten Organisation

Konnektivität in allen Phasen des Vertragsmanagementprozesses ist von entscheidender Bedeutung. CLM-Lösungen ermöglichen die Integration auf Unternehmensebene, indem sie die Koordination zwischen den bestehenden Aufzeichnungssystemen Ihres Unternehmens erleichtern.

Klienten-, Patienten- oder Kundendaten online zu bringen, kann ohne die richtigen Tools ein mühsamer Prozess sein. Eine CLM-Lösung, die in eine andere cloud-basierte Verwaltungssoftware (wie Salesforce) integriert werden kann, bietet jedoch die Konnektivität, die Sie für die nahtlose Automatisierung Ihrer betrieblichen Infrastruktur benötigen. Mit einer Vertragsmanagement Software klappt automatisches Ausfüllen von Verträgen mit bestehenden Kundeninformationen und das Erstellen von Verträgen im Handumdrehen.  Ermöglichen Sie Kunden eine einzigartige Erfahrung und sparen Sie gleichzeitig wertvolle Ressourcen.

Reduzieren Sie Risiken – durchsuchbares Vertragsarchiv und Analysen

E-Mails als Geschäftsplattform sind besonders anfällig für Cyberangriffe. Trotz dieser enormen Schwachstelle verwenden fast 80 % der Vertragsmanagement-Experten regelmäßig E-Mails, um sensible Verträge zu teilen.

Da immer mehr Unternehmen online gehen, müssen Unternehmen auf der ganzen Welt ihre Kenntnisse zum Thema Cybersicherheit erweitern. Das richtige CLM-System kann nicht nur die Betriebsabläufe optimieren, sondern auch sensible oder private Informationen mit fortschrittlicher Verschlüsselung schützen. Jedes Dokument erstellt zudem einen gerichtlich zugelassenen, digitalen Prüfpfad, der Vertragsmanagement-Experten und Rechtsteams umfassende Transparenz über Vertragsabläufe bietet.

Darüber hinaus kann die Unternehmenssicherheit von CLM-Lösungen wie Dokumentenanalyse und Vertragsrepositorys profitieren, die dabei helfen, Risiken oder Compliance-Probleme zu erkennen und zu minimieren. 

So erkennen Sie, ob Sie ein Vertragsmanagement benötigen

Jedes Unternehmen kann von der Einfachheit und Effizienz einer CLM-Lösung profitieren. Tatsächlich können Unternehmen nach der Implementierung einer CLM-Lösung eine potenzielle Kapitalrendite von bis zu 365 % erzielen. Aber woher wissen Sie, ob die Investition in eine CLM-Lösung wirklich das Richtige für Ihr Unternehmen ist?

Überlegen Sie zunächst, welche Abteilungen am meisten von Automatisierung oder effizienteren Betriebsabläufen profitieren würden. Häufige Anwendungsfälle für CLM-Software sind:

• Verkauf: Ihr Geschäft kann sich nur so schnell vorankommen wie Ihre Verkaufsverträge. Aus diesem Grund transformieren Vertriebsteams aus allen Branchen ihre Vertragsprozesse, um agiler, effizienter und kundenorientierter zu werden. Während des Verkaufsprozesses definieren Verträge jeden wichtigen Meilenstein – von der Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Abrechnung und Verlängerung. Folglich können ineffiziente Methoden der Vertragsverwaltung und -speicherung (wie E-Mail oder Excel-Tabellen) das durchschnittliche Unternehmen bis zu 9,2% des Jahresumsatzes kosten. Eine effektive Vertragsmanagementlösung rationalisiert nicht nur den Verkaufsprozess und minimiert die Betriebskosten, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis – und steigert somit den Umsatz und die Kundenbindung. 

• Rechtsabeteilung: Die rechtliche Prüfung und Genehmigung ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg jedes Vertrags, aber traditionell auch einer der zeitintensivsten Schritte. Laut einer von Forrester durchgeführten und von Docusign in Auftrag gegebenen Studie aus dem Jahr 2020 berichteten 50% der Juristen über Ineffizienzen in ihrem Vertragsmanagementprozess, die auf die manuelle Übertragung von Daten zurückzuführen sind. Weitere 62% gaben an, Verträge aufgrund von Fehlern regelmäßig überarbeiten zu müssen. Je länger es dauert, bis Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, desto weniger Geschäfte machen Sie. Ein erfolgreicher Übergang vom manuellen zum digitalen Vertragsmanagement eliminiert Fehler, stellt die Einhaltung von Richtlinien und Regulationen sicher und beschleunigt die Wertschöpfung. 

• Einkauf: Als wichtigstes Bindeglied zwischen einer Organisation und ihren Lieferanten steht der Einkauf unter enormen Druck, schnell zu handeln und Werte zu maximieren. Prozesse im Einkauf, die auf manuelle oder papierbasierte Verfahren basieren, führen zu Ineffizienzen und unvorhergesehenen Kosten für ihr Unternehmen und schränken die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter ein, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Laut einer Forrester-Umfrage aus dem Jahr 2020, die mit Einkaufsleitern durchgeführt wurde, haben Kostensenkung und Risikominderung oberste Priorität. Darüber hinaus nennen 84 % der Supply-Chain-Manager eine geringe Vertragstransparenz während des Einkaufsprozesses als ihre größte Herausforderung. Automatisierte Lösungen für diese Anliegen sind in Reichweite.

Untersuchungen von Forrester und Interviews mit Docusign-Kunden haben ergeben, dass die Implementierung einer Lösung für das Vertragsmanagement erhebliche potenzielle Vorteile bieten kann, darunter:

• 20 Tage Verkürzung der Bearbeitungszeit von Verträgen

• 83% schnellere Wertschöpfung

• Einsparungen von fast 1.500 Euro pro Vertrag für externe Rechtsbeistände

• Reduziertes Risikopotenzial aufgrund erhöhter Vertragstransparenz im Wert von ca. 445.000 Euro

• Reduzierung des Vertragswertverlusts durch Identifizierung redundanter Lieferantenverträge und Möglichkeiten für Mengenrabatte

• Verbesserte Vertragsintegrität

Im gesamten Unternehmen führen optimierte Beschaffungsworkflows zu geringeren Kosten, stärkerer Compliance und mehr Transparenz in allen Bereichen.

Was ist bei der Bewertung einer CLM-Lösung zu beachten?

Wenn Sie sich entschieden haben, eine CLM-Lösung zu implementieren, lautet Ihre Entscheidung: Was macht eine CLM-Lösung besser als eine andere? Beginnen wir mit der Überlegung, was eine Vertragsmanagement-Software erzielen soll:

1. Erhöhte Transparenz: Bieten Sie eine 360-Grad-Sicht auf den gesamten Vertragsmanagementprozess von Anfang bis Ende.

2. Reduzierte Betriebskosten: Sparen Sie Zeit und Geld mit vorab genehmigten Vorlagen und standardisierten Workflows.

3. Minimierte Risiken: Senken Sie Risiken durch die Einführung von Analyse-, Sicherheits- und Sendeverfolgungs-Funktionen in den Vertragsmanagementprozess.

4. Verbesserte Compliance: Verbessern Sie die betriebliche, vertragliche und regulatorische Compliance mit Klauselbibliotheken und künstlicher Intelligenz.

Bei der Bewertung von CLM-Lösungen sollten Sie ein System mit Funktionen auswählen, die sicherstellen, dass die oben genannten Ziele erreicht werden. Hier sind einige allgemeine Funktionen, auf die Sie in Ihrer nächsten CLM-Software achten sollten:

• Flexible, konfigurierbare Workflows: Definieren, implementieren und verwalten ganz einfach Vertragsworkflows auf Unternehmensebene – für eine schnellere Wertschöpfung und niedrigere Gesamtbetriebskosten, wenn sich Prozesse ändern.

• Dokumentenerstellung: Erstellt vorkonfigurierte Vorlagen und füllt Verträge während des Entwurfsprozesses automatisch mit vorab genehmigten Sprach- oder CRM-Daten.

• Kollaboration und Verhandlung: Fördert Transparenz im Routing-Prozess. Ermöglicht Parteien, Verträge zur Überprüfung zu senden, Änderungen über mehrere Versionen hinweg zu verfolgen und einen sicheren, digitalen Audit-Trail zu pflegen, um alle Akteure für ihre Rolle im Genehmigungsprozess verantwortlich zu machen.

• Klauselbibliothek: Speichert vorab genehmigte Klauseln und eine Ausweich-Sprache, um eingehende rechtliche Überprüfungen für jedes Dokument zu vermeiden.

• Zentralisiertes, durchsuchbares Repository: Speichert, markiert und organisiert Verträge an einem einzigen, durchsuchbaren Ort – mit Berechtigungskontrolle.

• CRM-Integration: Lässt sich nahtlos in Ihre anderen Aufzeichnungssysteme integrieren, wie z. B. Salesforce oder ein anderes CRM-System. Die Integration hilft beispielsweise, den Dokumentenerstellungsprozess zu automatisieren, indem neue Verträge automatisch mit vorhandenen CRM-Daten ausgefüllt werden.

• Sicherheit: Entspricht den Vorschriften Ihrer Branche, z. B. SOC 2, HIPAA, TRUSTe und FedRAMP.

Um Sie bei der Suche nach der richtigen CLM-Lösung zu unterstützen, bewertet Gartner Research Softwareanbieter anhand von 15 Kriterien, darunter Berührungspunkte wie Marktreaktionsfähigkeit und allgemeine Kundenerfahrung. Siehe den neuesten Gartner CLM Magic Quadrant-Bericht.

Best Practices für die Implementierung von CLM

Die Vorteile der Automatisierung liegen auf der Hand: höhere betriebliche Effizienz, höhere Mitarbeiterproduktivität und höhere Kundenzufriedenheit. Aber allein der Gedanke an die digitale Transformation kann für einige Unternehmen entmutigend sein. Viele Fachleute wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Glücklicherweise gibt es ein paar einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um die Effizienz eines automatisierten Vertragsmanagementprozesses zu steigern. Verbringen Sie weniger Zeit damit, Papier hin und her zu schicken, und schaffen Sie einen reibungslosen Vertragsmanagementprozess, der Kosten senkt, den Umsatz beschleunigt und es Ihrem Unternehmen ermöglicht, schnell auf Veränderungen in der Geschäftsumgebung zu reagieren.

Hier sind acht einfache Schritte, um sich auf die Bereitstellung eines unternehmensweiten Vertragsmanagementsystems vorzubereiten, basierend auf den Erfahrungen von Hunderten von Organisationen:

1. Beginnen Sie auf der Führungsebene. Es ist wichtig, dass alle Führungskräfte die Einführung eines neuen Vertragsmanagementsystems unterstützen. Ohne unternehmensweiten Support wird die Zuweisung von Ressourcen für Dinge wie Budget und Schulung zu einem harten Kampf. Eine klare Kommunikation und Ausrichtung auf höchster Ebene inspiriert auch die Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

2. Richten Sie eine Governance ein. Sobald die Führungskräfte an Bord sind, stellen Sie ein qualifiziertes und vielfältiges Team zusammen, um die Implementierung und Durchführung Ihres CLM-Programms zu begleiten. Eine starke Abstimmung der Regeln, Praktiken und Prozesse im gesamten Unternehmen beginnt mit dem richtigen Team.

3. Stärken und schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Die erfolgreiche Einführung einer CLM-Lösung in großem Maßstab erfordert die Befähigung und Schulung der Mitarbeiter in mehreren Abteilungen. Unterstützen Sie Nutzer dabei, sich schnell einzuarbeiten, und bringen Sie jedem Mitarbeiter bei, wie er die neue Technologie im spezifischen Kontext seiner Rolle verwenden kann.

4. Identifizieren Sie aktuelle Prozesse – und visualisieren Sie den zukünftigen Zustand. Wenn du nicht weißt, wohin du gehst, wirst du nie dort ankommen. Um den vollen Nutzen aus Ihrem CLM-System zu ziehen, müssen Sie die Lücke zwischen Ihrem aktuellen und Ihrem zukünftigen Zustand schließen. Dies beginnt mit einer Bewertung Ihres aktuellen Vertragsmanagement-Systems, um Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

5. Projekterfolg definieren. Die klare Definition des Projekterfolgs für Ihr Unternehmen ist ein wichtiger, aber oft übersehener Schritt im Implementierungsprozess. Wenn Sie die Metriken und Ziele Ihres neuen CLM-Systems gleich zu Beginn festlegen, können Sie bei Ihrem Wachstum einen kontinuierlichen ROI nachweisen.

6. Fangen Sie klein an. Selbst einfache Änderungen an unternehmensweiten Vertragsmanagement-Initiativen können zu einem schnellen ROI führen. Anstatt also die gesamte Implementierung auf einmal in Angriff zu nehmen, brechen Sie sie in mundgerechte Stücke auf. Der zusätzliche Vorteil, klein anzufangen – oder ein Minimal Viable Product (MVP) einzuführen – besteht darin, dass Sie die Möglichkeit haben, während Ihres Prozesses zu lernen und wichtige Erkenntnisse auf Ihrem Weg zum Erfolg zu nutzen. Beginnen Sie mit der Priorisierung von Anwendungsfällen mit hoher Auswirkung und geringerem Risiko.

7. Priorisieren und migrieren Sie Verträge. Die Migration aktiver Altverträge und Compliance-Dokumente ist eine Hauptsorge für viele Unternehmen, die ihre digitale Transformation beginnen. Immer noch lagern viele Unternehmen Verträge in Aktenschränken, was das Auffinden und Digitalisieren von Verträgen zu einer Herausforderung macht. Arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um einen Plan für die Migration von Dokumenten auf eine neue CLM-Plattform zu erstellen.

8. Strenges testen. Beziehen Sie die kompetentesten Personen in Ihrem Unternehmen in den Testprozess des Vertragsmanagements ein. Die ordnungsgemäße Konfiguration Ihrer CLM-Lösung durch strenge Tests spart Zeit bei der Einführung und reduziert Projektrisiken. 

Sind Sie bereit, Ihre Vertragsprozesse zu automatisieren?

Sind Sie bereit Ihre Prozesse rund um den Vertrag zu digitalisieren? Sind Sie bereit für mehr Transparenz und Chancen zu geringeren Kosten?

Ein effektives Vertragsmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, Prozesse zu reduzieren, die das Geschäft verlangsamen. Bleiben Sie agil und fördern Sie die unternehmensweite Effizienz mit einer CLM-Lösung.

FAQ

Was heißt Vertragswesen?

Das Vertragswesen umfasst alle Tätigkeiten, also Aktivitäten und Produkte, die relevant für den Vertragsabschluss im Rahmen des Projektmanagements sind. 

Was macht ein Vertragsmanager?

Eine Vertragsmanagerin oder ein Vertragsmanager verwaltet den Vertragsprozess von Anfang bis Ende. Dies umfasst Tätigkeiten wie Vertragserstellung, -bearbeitung, -unterzeichnung, -pflege und -management. Sie oder er ist verantwortlich, den Vertragsprozess für alle Vertragsparteien so transparent und effizient wie möglich zu gestalten.

Wie werde ich Vertragsmanager?

Viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber setzen ein abgeschlossenes betriebswissenschaftliches Studium  oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung für Vertragsmanager voraus. Zudem fragen die meisten Unternehmen nach mindestens zwei Jahren Berufserfahrung. Die Aufgabenbereiche der Vertragsmanagerin und des Vertragsmanagers umfasst alle Aktivitäten rund um den Vertragsprozess.

Was bedeutet Vertragscontrolling?

Das Vertragscontrolling ist ein wichtiger Teilbereich der Vertragsverwaltung, bei dem es um die Risikobewertung geht. Vertragscontrolling umfasst daher verschiedene Maßnahmen zur Messung und Bewertung von Risiken. Im Rahmen des Vertragscontrollings werden alle notwendigen Informationen gesammelt, um Vertragsrisiken zu bewerten, die bei laufenden Verträgen entstehen. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogartikel.