Revisionssichere Archivierung: Das muss beachtet werden

Revisionssichere Archivierung: Anforderungen und Umsetzung

Im digitalen Zeitalter stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Dokumente nicht nur effizient, sondern auch gesetzeskonform aufzubewahren. Eine revisionssichere Archivierung ist dabei essentiell, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Integrität, Verfügbarkeit sowie Nachvollziehbarkeit elektronisch gespeicherter Informationen dauerhaft zu gewährleisten. Doch was bedeutet revisionssicher eigentlich genau, und wie setzt man diese Anforderungen praktisch um?

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Der Begriff revisionssicher bezieht sich auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Speicherung von Daten und Dokumenten in elektronischer Form. Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass digitale Unterlagen unverändert, vollständig, nachvollziehbar, verlustfrei und jederzeit auffindbar abgelegt werden. Grundlage dafür sind unter anderem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Relevante Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv umfassen:

• Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht mehr änderbar sein.

• Nachvollziehbarkeit: Alle Bearbeitungsschritte müssen protokolliert werden.

• Vollständigkeit: Es dürfen keine Dokumente fehlen.

• Verfügbarkeit: Dokumente müssen schnell auffindbar sein.

• Zugriffsschutz: Nur befugte Personen dürfen Zugriff erhalten.

Gesetzliche Grundlagen und GoBD-Konformität

Die GoBD geben klare Regeln für die elektronische Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten vor. Demnach müssen alle digitalen Unterlagen so archiviert werden, dass sie:

• vollständig,

• zeitgerecht,

• ordnungsgemäß,

• sicher vor Verlust und

• maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Besonders wichtig ist, dass das Archivierungssystem GoBD-konform arbeitet und alle gesetzlichen Anforderungen, auch an den Datenzugriff durch die Finanzbehörden, erfüllt. Ein Code of Practice oder ein internes Verfahrensdokument zur elektronischen Archivierung ist dabei ein empfehlenswertes Mittel, um den Anforderungen nachzukommen.

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

Nicht nur Rechnungen und Verträge, sondern viele weitere geschäftskritische Unterlagen unterliegen der Pflicht zur revisionssicheren Archivierung. Dazu zählen unter anderem:

• Handels- und Geschäftsbriefe

• Buchungsbelege

• Jahresabschlüsse

• Steuerunterlagen

• Personalunterlagen

• E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt

Auch digitale Formate wie PDFs, Bilddateien, XML oder E-Mail-Anhänge müssen entsprechend abgelegt werden, wenn sie geschäftliche Relevanz besitzen.

Wie archiviert man revisionssicher?

Damit ein Archivsystem revisionssicher arbeitet, sind folgende technische und organisatorische Maßnahmen zu beachten:

• Einsatz eines DMS mit GoBD-Zertifikat

• Nutzung manipulationssicherer Speichertechnologien (z. B. WORM, Cloud-Lösungen mit Audit-Trail)

• Regelmäßige Backups und Zugriffskontrollen

• Dokumentation aller Prozesse (Verfahrensdokumentation)

• Schulung der Mitarbeitenden zur ordnungsgemäßen Nutzung

Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte eine spezialisierte revisionssichere Archivierungssoftware einsetzen. Diese stellt sicher, dass alle Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen abgelegt werden. Auch Cloud-basierte Archivierungssysteme sind möglich, sofern sie den GoBD-Vorgaben entsprechen.

Revisionssichere Archivierung mit Docusign

Docusign bietet moderne Lösungen für die rechtssichere, digitale Dokumentenverwaltung und ist ideal geeignet für die revisionssichere elektronische Archivierung. Mit Docusign CLM lassen sich digitale Verträge und Dokumente nicht nur rechtssicher erstellen und verwalten, sondern auch revisionssicher speichern.

Die Vorteile:

• Automatisierte Dokumentation und Audit-Trails

• GoBD-konforme Speicherung

• Zentrale Ablage und einfache Zugriffskontrolle

• Skalierbare Cloud-Lösung für Unternehmen jeder Größe

Eine revisionssichere Archivierung ist für viele Unternehmen eine gesetzliche Pflicht. Wer digitale Prozesse etablieren will, kommt an diesem Thema nicht vorbei. Mit Lösungen wie Docusign CLM und weiteren Angeboten von Docusign schaffen Sie nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Effizienz in Ihrer digitalen Dokumentenverwaltung.

Weitere Informationen: Elektronische Signatur von Docusign

Häufige Fragen zur revisionssicheren Archivierung

Wann ist ein Archiv revisionssicher?

Ein Archiv gilt als revisionssicher, wenn es den Anforderungen der GoBD entspricht. Das bedeutet: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Schutz vor Verlust und Dokumentation aller Vorgänge.

Wie kann man digital revisionssicher archivieren?

Durch den Einsatz geeigneter Archivierungssoftware, die GoBD-konform arbeitet, sowie durch klare organisatorische Regelungen wie eine Verfahrensdokumentation und Zugriffsbeschränkungen.

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden (z.B. Rechnungen)?

Alle steuerlich oder rechtlich relevanten Dokumente, insbesondere Rechnungen, Verträge, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse sowie E-Mails mit geschäftlicher Relevanz.

Was ist die Bedeutung von GoBD konformer Archivierung?

GoBD konforme Archivierung bildet das rechtliche Fundament für die digitale Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in deutschen Unternehmen. Diese Archivierungspflicht gewährleistet, dass alle geschäftsrelevanten Belege über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinweg manipulationssicher und vollständig verfügbar bleiben.

Die Bedeutung geht weit über reine Compliance hinaus: Autorisierte Personen erhalten schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente, während gleichzeitig rechtliche Risiken minimiert werden. Moderne Software-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, diese Revisionssicherheit effizient umzusetzen und sich auf die sichere Seite zu stellen.

Besonders im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zeigt sich der wahre Wert: Ordnungsgemäß archivierte Unterlagen schaffen Vertrauen und vermeiden kostspielige Nachfragen oder Bußgelder.

Ist Sharepoint eine revisionssichere Ablage?

SharePoint kann grundsätzlich für eine revisionssichere Archivierung eingesetzt werden, sofern entsprechende organisatorische und technische Maßnahmen umgesetzt sind. Microsoft bietet mit SharePoint Online verschiedene Funktionen wie Records Center und Retention Labels zur Unveränderbarkeit von Dokumenten.

Die praktische Umsetzung erfordert eine umfassende Verfahrensdokumentation und die korrekte Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinien. Nur berechtigte Benutzer erhalten Zugriff auf archivierte Inhalte, während alle Änderungen protokolliert werden.

Viele Unternehmen setzen auf spezialisierte Ergänzungslösungen, um die Compliance-Anforderungen vollständig zu erfüllen. Docusign CLM bietet hier eine bewährte Alternative mit integrierter revisionssicherer Speicherung und automatischen Audit-Trails für maximale Rechtssicherheit.

Welche Software bzw. welches Archivierungssystem bietet Revisionssicherheit bei der Archivierung von Dateien?

Der Markt bietet verschiedene Archivierungssysteme, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs und der GoBD entsprechen. Moderne ECM-Lösungen wie Docusign CLM gewährleisten durch Verschlüsselung und Audit-Trails die erforderliche Compliance.

Entscheidend ist, dass autorisierte Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum hinweg sicheren Zugriff erhalten, während gleichzeitig Manipulationen ausgeschlossen werden. Cloud-basierte Systeme haben sich als besonders effizient erwiesen, da sie automatische Updates und skalierbare Speicherkapazitäten bieten.

Bei der Auswahl sollten Sie auf Zertifizierungen durch das Institut der Wirtschaftsprüfer achten. Docusign eSignature ergänzt dabei perfekt die Archivierungsfunktionen durch rechtsgültige elektronische Signaturen, die nahtlos in Ihr digitales Archiv integriert werden.