Was bedeutet digitales Vertragsmanagement?

Ein digitales Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert Prozesse im gesamten Vertragszyklus – papierlos, ortsungebunden und zu jeder Zeit. Für Unternehmen bietet diese Digitalisierung messbare Vorteile: reduzierte Kosten, beschleunigte Abläufe und erhöhte Compliance-Sicherheit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie verschiedene Branchen von der Transformation profitieren und welche Schritte für eine erfolgreiche Einführung notwendig sind.

Vertragsmanagement Definition: Was steckt hinter dem Begriff?

Vertragsmanagement umfasst alle Prozesse zur systematischen Verwaltung, Steuerung und Optimierung von Vertragsbeziehungen eines Unternehmens. Nach Gartner handelt es sich dabei um "Anwendungen, die für die Verwaltung von Verträgen von der Initiierung über die laufende Verwaltung bis hin zur eventuellen Verlängerung oder Kündigung verwendet werden". Im Kern geht es darum, den vollständigen Lebenszyklus aller Vereinbarungen effizient zu koordinieren und maximalen Wert aus ihnen zu ziehen.

Kernaufgaben im Überblick

Zu den zentralen Aufgaben eines professionellen Vertragsmanagements gehören die Erstellung von Vertragsentwürfen, die Durchführung von Vertragsverhandlungen und die revisionssichere Archivierung. Ebenso wichtig sind die Überwachung von Fristen, die Analyse wichtiger Vertragsparameter sowie die Bewertung von Risiken. Eine strukturierte Vertragsverwaltung schafft eine einheitliche Basis für alle Geschäftsbeziehungen und sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit in allen Transaktionen.

Vom Papierprozess zur digitalen Lösung

Traditionell wurden Verträge manuell erstellt, auf Papier unterschrieben und in Ordnern abgelegt – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Moderne Vertragsmanagement-Systeme digitalisieren und automatisieren hingegen den gesamten Vertragszyklus: von der Erstellung über die Verhandlung und Signatur bis zur Archivierung. Dokumente werden zentral gespeichert, sind jederzeit zugänglich und lassen sich durch intelligente Suchfunktionen schnell auffinden. Digitale Lösungen minimieren zudem Fehler und beschleunigen Abläufe erheblich.

Warum jetzt handeln?

Laut einer Forrester-Studie berichten 50% der Juristen über Ineffizienzen in ihrem Vertragsmanagementprozess durch manuelle Datenübertragung, während 62% Verträge regelmäßig aufgrund von Fehlern überarbeiten müssen. Ein effizientes Vertragsmanagement spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigert auch die Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen können schneller auf Marktveränderungen reagieren, Risiken besser kontrollieren und durch optimierte Prozesse die Kundenerfahrung verbessern. In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt wird professionelles Vertragsmanagement zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Digitales Vertragsmanagement: Vorteile für Ihr Unternehmen

Ein digitales Vertragsmanagement bietet Ihrem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile. Mit der richtigen Software Vertragsmanagement können Sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Transparenz erhöhen und Fehler minimieren.

Schneller arbeiten, Kosten senken

Die Digitalisierung Ihrer Vertragsprozesse führt zu messbaren Effizienzsteigerungen. Durch automatisierte Workflows und zentrale Verwaltung werden Verträge schneller erstellt, bearbeitet und abgeschlossen.

Mehr Transparenz & weniger Fehler

Ein digitales Vertragsmanagement sorgt für mehr Übersicht und reduziert Fehlerquellen deutlich. Die Steigerung der Effizienz geht Hand in Hand mit einer höheren Qualität der Vertragsprozesse.

Mit einem digitalen Vertragsmanagement schaffen Sie nicht nur bessere Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter, sondern stärken auch Ihre Position im Wettbewerb durch schlankere Prozesse und höhere Kundenzufriedenheit.

Typische Aufgaben im digitalen Vertragsmanagement

Ein digitales Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert Prozesse im gesamten Vertragszyklus. Dabei fallen verschiedene Aufgaben an, die durch moderne Softwarelösungen effizienter gestaltet werden können. Von der Erstellung bis zur Archivierung – jeder Schritt im Lebenszyklus eines Vertrags kann digital abgebildet und optimiert werden.

Erstellung und Verhandlung

Die Vertragserstellung bildet den Ausgangspunkt des digitalen Vertragsmanagements. Mit spezialisierten Tools können Vertragsdokumente schnell und fehlerfrei erstellt werden:

• Automatisierte Erstellung durch vordefinierte Vorlagen und Klauselbibliotheken

• Befüllung neuer Verträge mit Daten aus bestehenden Systemen wie Salesforce

• Festlegung bedingter Regeln für die Überprüfung nicht standardisierter Begriffe

Bei der Verhandlung von Vertragsdokumenten bietet ein digitales System erhebliche Vorteile. Änderungen werden transparent nachvollziehbar, und die Zusammenarbeit wird vereinfacht. Mit einer CLM-Plattform (Contract Lifecycle Management) können Verträge automatisch zur Überprüfung an externe Parteien gesendet werden, was den gesamten Verhandlungsprozess beschleunigt und die Vertragsprüfungen effizienter gestaltet.

Archivierung & Fristenkontrolle

Nach Abschluss eines Vertrags ist die revisionssichere Archivierung ein zentraler Bestandteil des digitalen Vertragsmanagements. Diese stellt sicher, dass:

• Dokumente vor nachträglichen Änderungen geschützt sind

• Alle Unterlagen vollständig archiviert werden

• Die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllt werden

• Ein zentrales, durchsuchbares Repository für alle Verträge zur Verfügung steht

Die Fristenkontrolle gehört zu den wichtigsten Funktionen im digitalen Vertragsmanagement. Aus den Kerninformationen der Verträge werden automatisch Aufgaben und Fristen abgeleitet. Das System erinnert rechtzeitig an wichtige Termine wie Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen oder anstehende Vertragsprüfungen, sodass keine wichtigen Fristen mehr verpasst werden.

Vertragsmanagement-Software: Die passenden Tools – Cloud oder On-Premise?

Ein effizientes Vertragsmanagement bildet die Grundlage für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen. Die Wahl zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen ist dabei eine strategische Entscheidung, die weitreichende Auswirkungen auf Ihre Prozesse hat. Hier erfahren Sie, welche Option für Ihre Anforderungen die richtige ist.

Cloud-Lösungen und ihre Vorteile

Cloud-basierte Vertragsmanagement-Software ermöglicht den Zugriff auf Verträge über einen gehosteten Server – jederzeit und von jedem Gerät aus. Dies bietet entscheidende Vorteile:

• Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente ohne lokale Installation

• Höhere Flexibilität durch Nutzung auf verschiedenen Endgeräten

• Automatische Datensicherung und Schutz vor lokalen Systemausfällen

• Geringerer IT-Administrationsaufwand und schnellere Implementierung

• Skalierbare Preismodelle durch flexible Abonnements

Im Gegensatz dazu werden On-Premise-Lösungen auf lokalen Rechnern installiert und bieten volle Kontrolle über die Daten, benötigen jedoch mehr IT-Ressourcen und sind weniger flexibel in der Nutzung.

Worauf Sie bei der Tool-Auswahl achten sollten

Bei der Evaluierung verschiedener Vertragsmanagement-Lösungen sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen:

• DSGVO-Konformität und Datensicherheit (besonders wichtig bei Cloud-Lösungen)

• Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen wie Salesforce oder SAP

• KI-Funktionen für automatisierte Vertragsanalyse und Risikobewertung

• Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung für alle Abteilungen

• Anpassbarkeit an Ihre spezifischen Workflows und Prozesse

• Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen

• Qualität des Supports und der Implementierungsunterstützung

Eine gute Vertragsmanagement-Software sollte den gesamten Vertragszyklus abdecken – von der Erstellung über die Signatur bis zur Analyse und Archivierung.

Beispiel: Docusign CLM Essentials

Für wachsende Unternehmen, die den Einstieg ins digitale Vertragsmanagement suchen, bietet Docusign mit CLM Essentials eine speziell konzipierte Lösung:

• Zentrales Repository für alle Verträge mit einfacher Suchfunktion

• Nahtlose Integration mit Salesforce für beschleunigte Geschäftszyklen

• Automatisierte Workflows zur Standardisierung von Vertragsprozessen

• Schnelle Implementierung innerhalb weniger Wochen statt Monate

• Skalierbarkeit durch einfache Upgrade-Möglichkeiten auf umfassendere

  Contract Lifecycle Management

  -Funktionen

Mit CLM Essentials können Teams Verträge mit freigegebenen rechtlichen Formulierungen erstellen und den Vertragsabschluss durch automatisierte Prozesse beschleunigen – ohne sich mit komplexen Funktionen auseinandersetzen zu müssen, die für Einsteiger noch nicht relevant sind.

Digitales Vertragsmanagement im Bankwesen

In den letzten Jahren haben sich auf dem früher ausschließlich von Banken kontrollierten Finanzmarkt viele Anbieter etabliert, die weniger strengen Auflagen unterliegen. Diese Entwicklung erhöht den Druck auf Finanzorganisationen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Ein digitales Vertragsmanagement eröffnet hier neue Potenziale für Banken, während es gleichzeitig hilft, rechtliche Risiken zu minimieren – besonders im Hinblick auf BaFin-Vorgaben und Geldwäscheprävention, die 2025 noch strenger überwacht werden.

Docusign-Lösungen können Banken und Kreditinstituten bei der digitalen Transformation helfen. Das hat folgende Vorteile:

• Zugriff auf Dokumente mit Mobilgeräten: jederzeit, überall und auf jedem Gerät signieren und so Prozesse beschleunigen

• Vereinfachte Kontoeröffnungen und Kreditbewilligungen

• Kompatibilität mit den bestehenden Anwendungen von Banken und deren Kunden

• Sicherheit und Compliance: kontrollierter Signiervorgang, vollständiger Prüfverlauf, einfache Nutzerverifizierung und sichere Datenspeicherung, die den regulatorischen Anforderungen entspricht

So profitieren Immobilienmakler von einem digitalen Vertragsmanagement

Im Immobiliengeschäft ist Zeit eine knappe Ressource. So knapp, dass sie in immer kleineren Einheiten gemessen wird. Durch die Umstellung auf digitale Vertragsprozesse können Immobilienmakler kostbare Zeit sparen – und sind damit vielleicht der Konkurrenz eine entscheidende Nasenlänge voraus.

In der digitalen Welt können Makler Verträge verwalten und Dokumente unterwegs bearbeiten. Ein Beispiel: Mit dem Smartphone können Makler während einer Immobilienbesichtigung sofort Mietverträge erstellen, anpassen und zur Unterschrift senden – ohne ins Büro zurückkehren zu müssen. Dies beschleunigt den Abschlussprozess erheblich und verbessert das Kundenerlebnis.

Docusign-Lösungen können Immobilienmaklern und insbesondere deren Kunden helfen, Verträge schneller unter Dach und Fach zu bekommen. Egal, ob Sie im Büro oder unterwegs arbeiten, Docusign vereinfacht viele Prozesse, die im Immobilienhandel tagtäglich vorkommen:

• Alle Immobilienunterlagen zentral in der Docusign-Anwendung verwalten

• Freigaben und Verträge schneller

  elektronisch signieren

• Dokumente jederzeit, überall und auf jedem Gerät senden und signieren

• Überzeugende Kundenerfahrung dank intuitiver, benutzerfreundlicher Anwendungen mit maximalem Nutzerkomfort

Digitales Vertragsmanagement im Versicherungswesen

Versicherungsunternehmen können ihre Produktivität mit digitalen Prozessen erheblich steigern und den Kundenservice wesentlich verbessern. Die Vorteile, die es mit sich bringt, wenn digitale Vertragsprozesse Papierberge ersetzen, liegen auf der Hand: mehr Effizienz, weniger Fehler und eine deutlich bessere Kundenerfahrung.

Gerade im Versicherungsbereich müssen Organisationen besonders auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften achten. Die strengen regulatorischen Anforderungen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie Datenschutzbestimmungen machen ein sicheres digitales Vertragsmanagement unerlässlich. Mit der richtigen Lösung können Versicherungen ihre vertraglichen Verpflichtungen besser erfüllen und gleichzeitig regulatorische Risiken minimieren.

Docusign-Lösungen für Versicherungsunternehmen zeichnen sich durch folgende Vorzüge aus:

• Schnellere Vertragsabschlüsse – und damit potenziell höhere Umsätze

• Wesentlich effizientere Prozesse

• Weniger Fehler und Versäumnisse

• Bessere Kundenerfahrung, da Dokumente jederzeit, überall und auf jedem Gerät signiert werden können

Verträge verwalten: Best Practices für den Alltag

Ein effektives Vertragsmanagement ist entscheidend für den Erfolg jedes Unternehmens. Mit den richtigen Ansätzen sparen Sie Zeit, reduzieren Risiken und schaffen Transparenz im gesamten Vertragsprozess. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Verträge optimal organisieren können.

Fristen & Erinnerungen automatisieren

Die manuelle Überwachung von Vertragsfristen gehört der Vergangenheit an. Nutzen Sie digitale Tools, um Ihre Vertragsverwaltung zu optimieren:

• Richten Sie automatische Benachrichtigungen für bevorstehende Kündigungsfristen ein, um teure automatische Verlängerungen zu vermeiden

• Priorisieren Sie Verträge nach Wichtigkeit und Fristdringlichkeit

• Nutzen Sie integrierte Kalender-Funktionen, die alle beteiligten Parteien rechtzeitig informieren

Die Automatisierung von Fristen führt zu einem effektiveren Vertragsmanagement und verhindert kostspielige Versäumnisse, die durch menschliche Fehler entstehen können.

Zentrale Datenbank statt Datensilos

Eine der wichtigsten Best Practices ist die Zentralisierung aller Vertragsdaten. Durch eine zentrale Datenbank schaffen Sie einen einheitlichen Zugriffspunkt für alle Vertragsunterlagen:

• Speichern Sie sämtliche Verträge in einem durchsuchbaren Repository mit klaren Berechtigungskontrollen

• Erstellen Sie eine "Single Source of Truth" für Ihre Rechtsabteilung und andere Nutzer

• Setzen Sie auf Lösungen, die das schnelle Auffinden von Vertragsinhalten durch Stichwortsuche ermöglichen

Mit einer zentralen Vertragsdatenbank beseitigen Sie Informationssilos und ermöglichen allen Beteiligten den Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Herausforderungen & rechtliche Risiken im digitalen Vertragsmanagement

Ein digitales Vertragsmanagement bietet zahlreiche Vorteile, bringt jedoch auch spezifische Herausforderungen und rechtliche Risiken mit sich, die Unternehmen bewusst adressieren sollten. Die Digitalisierung von Vertragsprozessen erfordert besondere Aufmerksamkeit in Bezug auf Sicherheit und Compliance.

Datenschutz & Sicherheit

Die sichere Verwaltung sensibler Vertragsinformationen stellt eine zentrale Herausforderung dar. Bei der digitalen Speicherung von Verträgen besteht das Risiko von Datenlecks, unbefugtem Zugriff oder Cyberangriffen. Besonders kritisch ist dies bei Dokumenten, die personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten. Ein strukturiertes digitales Vertragsmanagement muss daher robuste Sicherheitsmaßnahmen implementieren:

• Verschlüsselung sensibler Vertragsinformationen

• Zugriffskontrolle mit anpassbaren Dokumentberechtigungen

• Sicheres zentrales Repository mit geprüften Speichermechanismen

• Vollständiger digitaler Prüfpfad für maximale Transparenz

Compliance-Fallen vermeiden

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stellt Unternehmen vor komplexe Anforderungen. Besonders die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat erhebliche Auswirkungen auf das digitale Vertragsmanagement. Compliance-Risiken entstehen häufig durch:

• Unzureichende Anpassung digitaler Vertragsprozesse an aktuelle rechtliche Anforderungen

• Fehlende Dokumentation von Zustimmungen und Vertragsänderungen

• Mangelnde Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

• Unklare Verantwortlichkeiten im Vertragsmanagement-Prozess

Eine intelligente Vertragsmanagement-Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Wettbewerbsfähig bleiben und neue Märkte erschließen

Für alle, die in einem höchst dynamischen Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen, ist ein digitales Vertragsmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Durch die Digitalisierung von Prozessen können Unternehmen neue Kunden erreichen, bessere Kundenerfahrungen anbieten und gleichzeitig effizienter arbeiten. So steigen die Produktivität der Mitarbeiter und die Rentabilität.

Die digitale Transformation des Vertragsmanagements ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für zukunftsorientierte Unternehmen. Mit der Docusign Agreement Cloud haben Sie alle Werkzeuge für ein vollständig digitales Vertragsmanagement zur Hand.

Die Docusign Agreement Cloud

Mit der Docusign Agreement Cloud können Sie Ihr gesamtes Vertragsmanagement vor und nach der Signatur vollständig digitalisieren und automatisieren.

Vorbereiten

• Gen für Salesforce:

  Bei Salesforce können Sie mit nur wenigen Klicks professionelle, individuell anpassbare Verträge automatisch erstellen.

• Negotiate für Salesforce

  : Zusätzlich zu den Docusign Gen-Funktionen stehen Ihnen Features zur Genehmigung, Korrektur und Versionsverwaltung zur Verfügung

• CLM:

  Zusätzlich zu den Negotiate-Funktionen wird das Contract Lifecycle Management mit einer Klausel-Bibliotheksfunktion abgerundet.

Signieren

• eSignature:

  Senden und signieren Sie mit dem weltweit führenden Produkt für elektronische Signaturen erfolgreich Verträge und Vereinbarungen.

• Identify:

  Wählen Sie aus mehreren erweiterten Möglichkeiten, sich zu identifizieren, einschließlich der Authentifizierung mit amtlichen Ausweisdokumenten.

• Standardbasierte Signaturen

  : Unterstützt zertifikatsbasiertes Signieren, wie z. B. die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur für Transaktionen im europäischen Binnenmarkt.

• Click:

  Holen Sie sich die Zustimmung zu Standardbedingungen in Clickwrap-Verträgen.

Übergang zum digitalen Vertragsmanagement: Schritt-für-Schritt Anleitung

• Bedarfsanalyse durchführen

  - Ermitteln Sie Ihre aktuellen Vertragsprozesse und identifizieren Sie Schwachstellen. Definieren Sie klare Ziele für die Digitalisierung, wie Zeitersparnis, Risikominimierung oder verbesserte Transparenz. Dies bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte.

• Tool-Auswahl treffen

  - Wählen Sie eine Vertragsmanagement-Software, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen und Skalierbarkeit. Potenzielle Probleme wie technische Störungen sollten bei der Auswahl bedacht werden.

• Pilotphase starten

  - Beginnen Sie mit einem begrenzten Bereich oder einer Abteilung, um das System zu testen und erste Erfahrungen zu sammeln. Identifizieren Sie Verbesserungspotenziale und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor, bevor Sie das System unternehmensweit einführen.

• Migration der Vertragsdaten

  - Entwickeln Sie einen strukturierten Plan für die Überführung bestehender Verträge in das neue System. Arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten sicherzustellen.

• Schulung der Mitarbeitenden durchführen

  - Sorgen Sie für umfassende Schulungen aller betroffenen Mitarbeitenden. Ein proaktiver Ansatz zur Förderung der Benutzerakzeptanz minimiert Widerstände und stellt sicher, dass die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements vollständig genutzt werden können.

• Laufende Optimierung sicherstellen

  - Überwachen Sie regelmäßig die Nutzung und Effektivität des Systems. Sammeln Sie Feedback der Mitarbeitenden, identifizieren Sie Verbesserungspotenziale und passen Sie Prozesse kontinuierlich an, um den maximalen Nutzen aus Ihrem digitalen Vertragsmanagement zu ziehen.

FAQ zum digitalen Vertragsmanagement

Was versteht man unter Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement umfasst alle Prozesse zur Verwaltung und Steuerung von Vertragsangelegenheiten. Es beinhaltet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags - von der Erstellung über die Prüfung und Signatur bis hin zur Archivierung und Analyse in einem Dokumentenmanagement-System.

Wie kann ich Verträge digital ablegen?

Für die digitale Vertragsablage stehen verschiedene Methoden zur Verfügung: zentrale Cloud-Repositories mit Zugriffsrechten, Dokumentenmanagementsysteme mit Suchfunktion oder spezialisierte Vertragsmanagement-Software. Diese ermöglichen eine strukturierte, ortsunabhängige und sichere Speicherung aller Vertragsdokumente.

Sind digital unterschriebene Verträge rechtsgültig?

Ja, digital unterschriebene Verträge sind in Deutschland rechtsgültig. Die eIDAS-Verordnung regelt seit 2016 EU-weit drei Arten elektronischer Signaturen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Je nach Vertragstyp ist die passende Signaturart zu wählen.

Welche Aufgaben übernimmt eine Vertragsmanagement-Software?

Eine Vertragsmanagement-Software automatisiert den gesamten Vertragszyklus. Sie erstellt Verträge aus Vorlagen, überwacht Fristen, analysiert Vertragsinhalte, erkennt Risiken mittels KI, verwaltet Zugriffsrechte und bietet ein durchsuchbares Repository für alle Vertragsdokumente.

Welche Vorteile hat eine Cloud-Lösung?

Cloud-Lösungen für Vertragsmanagement bieten ortsunabhängigen Zugriff, automatische Updates, flexible Skalierbarkeit und geringe Anfangsinvestitionen. Sie ermöglichen standortübergreifende Zusammenarbeit, Echtzeit-Analysen und benötigen keine aufwendige IT-Infrastruktur im Unternehmen.