Die fünf Phasen der Vertragsverwaltung

In fast jedem Unternehmen folgen Verträge vom Entwurf bis hin zur Unterzeichnung einem vorhersehbaren Weg. Ohne ein klares Verständnis des Vertragsmanagement-Prozesses, haben viele Unternehmen jedoch Schwierigkeiten, Bereiche mit Verbesserungspotenzial in ihren internen Prozessen zu ermitteln, d. h. Bereiche, in denen Zeit eingespart, Fehler vermieden und Umsätze erzielt werden können.

Hier erfahren Sie alles, was Sie über die fünf Phasen der Vertragsverwaltung wissen müssen, damit Ihr Unternehmen ein durchgängiges Tool für die Verwaltung von Verträgen einführen kann, das die Produktivität im gesamten Unternehmen steigert.

Die fünf Phasen der Vertragsverwaltung

Unnötig komplexe oder veraltete Prozesse zur Dokumentenverwaltung sind häufig eine der Hauptursachen für Produktivitätseinbußen. Ihre Verträge sind folglich eine der ersten Anlaufstellen für mögliche Effizienzsteigerungen in Ihrem Unternehmen.

Doch wie bei einem Auto, das nicht anspringt, können Sie Ihren Verwaltungsprozess nicht effektiv optimieren, ohne vorher einen Blick unter die Haube zu werfen – und dafür ist ein gewisses Maß an Kenntnis über die Mechanismen erforderlich, die den Motor am Laufen halten.

Phase 1: Dokumentenerstellung

Die Vertragserstellung kann ein praktischer, zeitaufwändiger Schritt in der Vertragsverwaltung sein, muss sie aber nicht.

Veraltete manuelle und papierbasierte Entwurfsmethoden erfordern strenge Überwachung und regelmäßige Überarbeitung aufgrund von Ineffizienzen und Ungenauigkeiten, die während der manuellen Übertragung von Daten (Kundennamen, Preisinformationen, Vertragswerte) entstehen. Tatsächlich geben etwa 62 % der Unternehmen an, dass Fehler, die aufgrund von manueller Datenübertragung in der Vorbereitungsphase des Vertragsprozesses auftreten, erhebliche Schwierigkeiten verursachen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich Ihre Branche weiterentwickelt, werden komplizierte interne Arbeitsabläufe (und eventuelle neue Vorschriften) die Probleme, die sich durch manuelle Dokumentenerstellung ergeben, nur verstärken. Digitale Tools beschleunigen die Dokumentenerstellung und reduzieren Fehler.

Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken ersparen Unternehmen stundenlange Arbeit in der Entwurfsphase und helfen durch einheitliche wiederholbare Formulierungen bei der Dokumentenerstellung. Beispielsweise nutzen die produktivsten Vertriebsteams in Unternehmen sogenannte Configure Price Quote(CPQ)-Software, um essentielle Verwaltungsverfahren im Quote-to-Cash-Prozess zu automatisieren. Dadurch verbringen ihre Teams weniger Zeit mit der Vertragsvorbereitung und mehr mit dem Abschluss von Geschäften.

Phase 2: Weiterleitung und Verhandlung

Wohin wird ein Vertrag nach seiner anfänglichen Vorbereitung weitergeleitet und wie? Die Weiterleitung und Verhandlung eines Vertrages nimmt erheblich viel Zeit in Anspruch. Glücklicherweise können selbst die kompliziertesten Vertragsverwaltungsabläufe ganz leicht vereinfacht werden.

Mit standardisierten Pfaden und einer lückenlosen Transparenz für Ihre Verträge verbessert CLM Ihre Fähigkeit, Verträge nachzuverfolgen. So lassen sich auf einfache Weise Verträge finden oder die größten Problemstellen in Ihrem Weiterleitungsprozess ermitteln.

Die Automatisierung der Weiterleitung hat zusätzlich positive Auswirkungen auf die Vertragssicherheit und -qualität. Anstatt Dokumente manuell oder per E-Mail zwischen der Vertriebs- und der Rechtsabteilung weiterzuleiten, optimiert ein unternehmensweites CLM-Tool den Weg eines jeden Dokuments und erstellt einen sicheren, digitalen Prüfverlauf. So erhält Ihr Team eine genaue Kontrolle über den Prozess der Vertragsverwaltung.

Phase 3: Dokumentenunterzeichnung

Betrachtet man den Zeitaufwand, so macht der finale, oftmals bedeutsame Schritt der Unterzeichnung nur einen kleinen Teil der Dokumentenverwaltung aus – ist aber wohl der wichtigste Schritt. Die Rechtmäßigkeit eines jeden Vertrags hängt von einer sicheren, überprüfbaren Signatur ab.

Seit Jahrhunderten dienen handschriftliche Signaturen als einzige Möglichkeit der Dokumentenunterzeichnung. Da heute Geschäfte regelmäßig online abgeschlossen werden, kann die Notwendigkeit manueller Signaturen große Engpässe in der Vertragsverwaltung verursachen. Die Einführung elektronischer Signaturen hat es ermöglicht, Dokumente von überall auf der Welt in Sekundenschnelle zu unterzeichnen, und hat für eine schnelle und nahtlose Dokumentenverwaltung für Sie und Ihre Vertragsparteien gesorgt.

Neben einem vereinfachten und schnelleren Prozess zur Dokumentenverwaltung bieten elektronische Signaturen auch zusätzliche Sicherheit und Genauigkeit bei jedem Vertrag. Die eIDAS-Verordnung definiert verschiedene Arten von elektronischen Signaturen und sorgt für einen einheitlichen Rechtsrahmen in der EU. Wie bei der Nachverfolgung von Dokumenten erstellen auch elektronische Signaturen einen vor Gericht zulässigen, digitalen Prüfverlauf, der eine Überprüfung der Identität und Teilnahme aller Unterzeichner ermöglicht.

Phase 4: Integration in Aufzeichnungssysteme

Ob Vertraulichkeitsvereinbarungen oder einseitige Einverständniserklärungen – Verträge finden sich in jedem Unternehmen. Folglich kann das manuelle Erstellen, Aushandeln und Durchführen von Verträgen die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter in der Vertragsverwaltung schnell aufbrauchen.

Ein wesentlicher Schritt in jeder erfolgreichen Vertragsverwaltung besteht in der Integration Ihres CLM-Tools mit Ihren weiteren Aufzeichnungssystemen. Lassen Sie Ihre Verträge automatisch mit Informationen aus bestehenden Datenquellen (wie z. B. Kontaktinformationen oder Produktpreise) ausfüllen und reduzieren Sie die Anzahl unnötiger Verwaltungsaufgaben, die Ihr Unternehmen verlangsamen.

Ein integriertes CLM-Tool erleichtert Ihnen außerdem die Durchführung abgeschlossener Verträge. So kann eine elektronische Signatur, die von einem neuen Mitarbeiter an die Personalabteilung gesendet wurde, automatisch den nächsten Schritt im Onboarding-Prozess auslösen, wie die Weitergabe von Steuerunterlagen oder Schulungsmaterialien.

Phase 5: Suche und Analyse

Nachdem ein Vertrag unterzeichnet ist, besteht der letzte Schritt der Vertragsverwaltung im Speichern des Vertrags an einem zentralen, durchsuchbaren Ort, an dem Sie problemlos darauf zugreifen können.

Bereits bestehende Verträge sind einer der größten Vorteile Ihres Unternehmens, können jedoch auch die größten Risikoquellen sein. Daher sollten Sie jederzeit Zugriff auf abgeschlossene Verträge haben. Wenn Sie Ihre Verträge als nicht durchsuchbare PDFs ablegen, gestaltet sich das Analysieren und Ändern Ihrer bestehenden Verträge aufgrund neuer Branchenvorschriften als nahezu unmöglich.

Ohne ein passendes System zum Durchsuchen und Analysieren vorhandener Dokumente kann das Ermitteln von Verträgen, die Begriffe wie DSGVO-Bestimmungen, Währungsänderungen oder internationale Handelsgesetze enthalten, zu einem großen logistischen Problem in Ihrem Unternehmen werden.

Glücklicherweise verfügen moderne CLM-Tools über Funktionen wie Vertragsanalytik und künstliche Intelligenz (KI), die potenzielle Risiken in Formulierungen bestehender Verträge sofort erkennen und mindern können.

Der Weg zur Optimierung der Vertragsverwaltung

Die Entwicklung einer klaren Vorstellung der durchgängigen Vertragsverwaltung ist der erste Schritt zum Aufbau einer effizienteren Praxis. Wenn Sie die Einzelheiten jeder Phase in Ihrem Unternehmen angesprochen haben, befinden Sie sich auf direktem Weg, echte Änderungen vorzunehmen und Problemstellen zu beseitigen.

Mit Docusign CLM verfügen Sie über ein Tool zur durchgängigen Dokumentenverwaltung, das manuelle Aufgaben automatisiert, komplexe Arbeitsabläufe optimiert und Risiken in jeder Phase des Vertragsverwaltungsprozesses mindert. Docusign bietet rechtskonforme E-Signatur-Lösungen, die den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Erfahren Sie noch heute mehr über Docusign CLM.