GoBD: Bedeutung, Grundsätze und GoBD-konforme Archivierung in der Praxis

Die Betriebsprüfung ist angekündigt, und schon in der ersten E-Mail fragt die Prüferin nach zwei Dingen: einem Datenexport aus der Buchhaltung und der Verfahrensdokumentation. In diesem Moment zeigt sich, ob die eigene Buchhaltung den GoBD standhält. Die GoBD sind die Vorgaben der Finanzverwaltung dafür, wie Unternehmen Bücher, Belege und steuerlich relevante Daten elektronisch führen und aufbewahren müssen.

Die GoBD gibt es seit 2015. Neu ist, dass Rechnungen seit der Einführung der E-Rechnung als Datensätze ankommen. Seit Juli 2025 enthalten die GoBD eigene Regeln dafür. Wer Rechnungen nur als PDF ablegt oder das Kassenbuch in Excel führt, riskiert Beanstandungen, auch wenn jede Zahl stimmt.

Vieles an den Vorgaben ist weniger kompliziert, als das Kürzel vermuten lässt. Und manches lässt sich schon beim Vertrag lösen, lange bevor ein Beleg die Buchhaltung erreicht.

GoBD Bedeutung und Definition: Was steckt hinter den Grundsätzen?

Was ist GoBD? Ein Regelwerk dafür, wie Buchführung funktionieren muss, wenn sie in IT-Systemen stattfindet. Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Darin legt das Ministerium fest, wie die Finanzbehörden die Vorschriften der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO) und des Handelsgesetzbuchs (§§ 238 ff. HGB) bei elektronischer Buchführung auslegen.

Als Verwaltungsanweisung binden die Grundsätze unmittelbar nur die Finanzbehörden. Genau die prüfen aber Ihre Bücher. In der Betriebsprüfung sind die GoBD deshalb der Maßstab, an dem Ihre Buchhaltung gemessen wird.

Was heißt GoBD ausgeschrieben?

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Der Titel ist sperrig, trifft es aber. Es geht darum, wie Sie steuerlich relevante Daten erfassen, wie Sie sie aufbewahren und wann das Finanzamt sie sehen darf. „GoDB" ist übrigens ein häufiger Buchstabendreher, gemeint ist dasselbe.

BMF-Schreiben GoBD: Die GoBD-Fassungen seit 2014

Seit wann gibt es die GoBD? Das erste BMF-Schreiben stammt vom 14. November 2014 und gilt seit dem 1. Januar 2015. Es löste die GoBS von 1995 und die GDPdU von 2001 ab. Seitdem hat das BMF die Grundsätze dreimal angepasst:

1. November 2019: Neufassung ab dem 1. Januar 2020, unter anderem zu Cloud-Systemen, mobilem Scannen und der Umwandlung von Dateiformaten

2. März 2024: erste Änderung, vor allem zum Datenzugriff der Finanzbehörden

3. Juli 2025: zweite Änderung, abgestimmt auf die E-Rechnungspflicht

Mit den „neuen GoBD" ist heute meist diese Fassung von 2025 gemeint. Für den Umgang mit E-Rechnungen ist sie die entscheidende.

GoBD-Download als PDF: Wo Sie den Gesetzestext finden

Einen GoBD-Gesetzestext im engeren Sinn gibt es nicht, weil das Regelwerk kein Gesetz ist. Das BMF-Schreiben und die beiden Änderungsschreiben stellt das Bundesministerium der Finanzen auf seiner Website als PDF zum Download bereit. Achten Sie auf die aktuelle Fassung, denn im Netz kursieren noch viele ältere Versionen.

GoBD Pflicht: Wer ist GoBD-pflichtig?

Fast jedes Unternehmen. Die GoBD gelten für alle, die nach Steuer- oder Handelsrecht Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen, unabhängig von Rechtsform, Branche und Größe. Eine Bagatellgrenze gibt es nicht.

Gemeint ist auch nicht nur die Buchhaltungssoftware. Erfasst ist jedes IT-System, das steuerlich relevante Daten erzeugt oder verarbeitet, von der Kasse über die Warenwirtschaft bis zum E-Mail-Postfach, in dem Rechnungen eingehen.

GoBD für Kleinunternehmer:innen, Freiberufler:innen und GmbHs

Viele Selbstständige halten die GoBD für ein Thema bilanzierender Unternehmen. Das Finanzamt sieht das anders. Auch wer den Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt und das Formular EÜR einreicht, muss Aufzeichnungen und Belege nach § 147 AO aufbewahren. Das gilt ebenso für Kleinunternehmer:innen im Sinne von § 19 UStG.

Kleinstbetrieben mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung kommt das Finanzamt immerhin ein Stück entgegen und beurteilt die Anforderungen mit Blick auf die Betriebsgröße. Die GmbH ist dagegen kraft Rechtsform Kaufmann und damit immer buchführungspflichtig, für sie gilt das Regelwerk ohne Abstriche.

Was bedeutet GoBD-relevant? Steuerlich relevante Dokumente im Überblick

GoBD-relevant ist alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist. Dazu zählen vor allem:

• Bücher und Aufzeichnungen, etwa Journale, Konten und Kassenaufzeichnungen

• Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und steuerlich relevante Kontoauszüge

• empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe

• Verträge, sofern sie einen steuerlich relevanten Geschäftsvorfall begründen oder belegen

• Jahresabschlüsse, Inventare und die zugehörigen Arbeitsanweisungen

Ein digital unterschriebener Rahmenvertrag mit vereinbarten Preisen etwa ist ebenso aufbewahrungspflichtig wie die Rechnungen, die später darauf beruhen. Reine Entwürfe, die nie versendet wurden, müssen Sie nicht aufbewahren.

GoBD Grundsätze und Anforderungen: Was für eine ordnungsgemäße Buchhaltung gilt

Was sind die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung? Die klassischen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) stammen aus dem Handelsrecht. Die GoBD übertragen sie auf IT-Systeme und ergänzen Anforderungen an Protokollierung, Zugriffsrechte und Datenformate. Für die Praxis zählen vor allem sechs davon.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Eine sachverständige dritte Person muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können (§ 145 Abs. 1 AO). Eine Prüferin, die Ihr Unternehmen nicht kennt, muss sich also ohne Ihre Hilfe zurechtfinden. Jeder Geschäftsvorfall muss sich anhand eines Belegs von der Entstehung bis zur Buchung verfolgen lassen, und zwar in beide Richtungen. Keine Buchung ohne Beleg: Auf diesem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit baut alles Weitere auf.

Wahrheit, Klarheit und Richtigkeit

Buchungen müssen die tatsächlichen Verhältnisse abbilden. Das klingt selbstverständlich, schließt aber auch unklare Buchungstexte, Sammelkonten ohne Erläuterung und nachträglich geglättete Zahlen aus.

Vollständigkeit

Sie müssen jeden Geschäftsvorfall lückenlos und grundsätzlich einzeln erfassen. Notieren Sie Bareinnahmen nur als Tagessumme, bekommen Sie Schwierigkeiten, sobald das Finanzamt einzelne Umsätze nachvollziehen will.

Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

Kasseneinnahmen und -ausgaben halten Sie täglich fest (§ 146 Abs. 1 AO). Bei unbaren Geschäftsvorfällen sind zehn Tage unbedenklich. Eingangsrechnungen, die wochenlang unbearbeitet im Postfach liegen, sind deshalb mehr als ein Schönheitsfehler.

Ordnung und Unveränderbarkeit

Daten müssen systematisch abgelegt und so gespeichert sein, dass ihr ursprünglicher Inhalt jederzeit erkennbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO). Änderungen an Buchungen sind erlaubt, aber nur protokolliert. Und hier scheitern viele Office-Lösungen.

Datensicherheit, internes Kontrollsystem und maschinelle Auswertbarkeit

Ihre Buchhaltungsdaten müssen vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff geschützt sein. Dafür sorgen Backups, klar vergebene Zugriffsrechte und ein internes Kontrollsystem (IKS), also feste und dokumentierte Prüfschritte wie das Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungsfreigaben. Elektronisch entstandene Daten müssen zudem während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben, ein Ausdruck auf Papier reicht dafür nicht.

GoBD Konformität: Was bedeutet GoBD-konform in der Praxis?

„Unsere Software ist GoBD-konform." Diesen Satz liest man in vielen Produktbeschreibungen. Er stimmt nur zur Hälfte. Ob Ihre Buchführung GoBD-konform ist, hängt auch davon ab, wie das Programm eingerichtet ist, wer damit arbeitet und ob das dokumentiert ist.

Warum Excel und Word allein nicht GoBD-konform sind

Sind Excel und Word verboten? Nein. Tabellen und Textdokumente lassen sich aber jederzeit überschreiben, ohne dass jemand die Änderung nachvollziehen kann. Das BMF führt es sogar ausdrücklich als unzulässiges Beispiel an, Daten in ein Office-Programm zu exportieren, dort ohne Protokoll zu bearbeiten und wieder einzuspielen.

Das Excel-Kassenbuch mag rechnerisch stimmen. Als Grundaufzeichnung ist es ohne zusätzliche Absicherung trotzdem angreifbar. Auch die bloße Ablage in einem Dateisystem genügt der Unveränderbarkeit in der Regel nicht. Für Auswertungen oder Kalkulationen können Sie Office-Programme dagegen weiterhin nutzen.

GoBD Software und GoBD-Zertifizierung: Was Testate wirklich aussagen

Eine amtliche GoBD-Zertifizierung gibt es nicht. Die Finanzverwaltung zertifiziert keine Software. Auch Testate von Wirtschaftsprüfer:innen, etwa nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880, binden sie nicht. Bei der Auswahl helfen solche Testate trotzdem, weil sie zeigen, dass sich ein Programm grundsätzlich GoBD-konform einsetzen lässt.

Fragen Sie Anbieter von GoBD-konformer Software konkret nach diesen Punkten:

• Wird jede Änderung lückenlos protokolliert?

• Wer darf was sehen und ändern?

• Lassen sich die Daten für das Finanzamt exportieren?

• Sind die Daten auch nach vielen Jahren und nach einem Systemwechsel noch lesbar und auswertbar?

• Gibt es eine Herstellerdokumentation, auf der Ihre Verfahrensdokumentation aufbauen kann?

Für Archivsysteme kommen weitere technische Kriterien hinzu. Diese beschreiben wir ausführlich im Beitrag zur revisionssicheren Archivierung.

Typische GoBD-Fallen im Unternehmensalltag

Beanstandungen in der Betriebsprüfung haben selten mit Absicht zu tun. Meist steckt eine Routine dahinter, die nie jemand hinterfragt hat. Typische GoBD-Fallen sind:

• Rechnungen liegen nur im E-Mail-Postfach, ohne geordnete Ablage und ohne Schutz vor Löschung.

• Papierbelege werden nach dem Scannen vernichtet, obwohl das Scanverfahren nicht dokumentiert ist.

• Bei E-Rechnungen wird nur das PDF gespeichert und die XML-Datei gelöscht.

• Nach einem Softwarewechsel lassen sich Altdaten nicht mehr auswerten.

• Die Verfahrensdokumentation wurde einmal erstellt und seitdem nie aktualisiert.

Formelle Mängel wie diese führen nicht automatisch dazu, dass die Buchführung verworfen wird. Beeinträchtigen sie aber die Nachvollziehbarkeit, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO), also selbst festlegen, von welchen Zahlen es ausgeht.

GoBD-Archivierung: Rechnungen, E-Mails und Belege richtig aufbewahren

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht selbst steht nicht in den GoBD, sondern in Abgabenordnung, HGB und Umsatzsteuergesetz. § 147 Abs. 3 AO unterscheidet drei Fristen, wobei die mittlere erst seit dem 1. Januar 2025 gilt:

• zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse

• acht Jahre für Buchungsbelege, also auch für Rechnungen

• sechs Jahre für empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, empfangen oder versendet wurde. Die Frist läuft außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, die das Finanzamt noch festsetzen oder ändern darf, etwa während einer laufenden Betriebsprüfung. Mehr dazu lesen Sie in unserer Übersicht zu Aufbewahrungsfristen. Die GoBD regeln das Wie, also Format, Sicherheit und Ordnung der Ablage.

GoBD Rechnungen: Wie archiviere ich Rechnungen GoBD-konform?

Für Rechnungen gilt ein einfacher Grundsatz: Bewahren Sie sie in der Form auf, in der sie eingegangen sind. Eine elektronisch empfangene Rechnung muss elektronisch archiviert werden, ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Papierrechnungen dürfen Sie scannen und in der Regel anschließend vernichten (ersetzendes Scannen), wenn das Verfahren dokumentiert ist und der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt.

Bei E-Rechnungen zählt seit Juli 2025 der strukturierte XML-Teil. Auch bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD genügt es, diesen Teil aufzubewahren. Das PDF brauchen Sie nur dann ebenfalls, wenn es zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke. Wer nur das PDF behält und die XML-Datei löscht, hat das eigentliche Original vernichtet.

Ist PDF GoBD-konform? Bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung und Inhouse-Format

Als Format ist PDF zulässig. GoBD-konform wird die Ablage aber erst, wenn das Dokument unveränderbar gespeichert, eindeutig indexiert und über die gesamte Frist lesbar ist. Für die Langzeitarchivierung bietet sich PDF/A an, weil dieses Format auf dauerhafte Lesbarkeit ausgelegt ist.

Ob eine Kopie bildlich oder inhaltlich übereinstimmen muss, hängt von der Unterlage ab. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 AO), ein Scan muss also aussehen wie das Papier. Für strukturierte Datensätze wie E-Rechnungen genügt seit 2025 die inhaltliche Übereinstimmung.

Wandeln Sie Dateien in ein unternehmenseigenes Format um, ein sogenanntes Inhouse-Format, müssen Sie grundsätzlich beide Versionen archivieren. Beide laufen unter demselben Index, und die konvertierte Fassung wird als solche gekennzeichnet.

GoBD E-Mail-Archivierung: Welche E-Mails aufbewahrungspflichtig sind

Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig, entscheidend ist ihr Inhalt. Ist die E-Mail selbst ein Handels- oder Geschäftsbrief, etwa eine Auftragsbestätigung im Mailtext, oder ein Buchungsbeleg, müssen Sie sie archivieren. Dient sie nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung, ist die E-Mail selbst nicht aufbewahrungspflichtig, der Anhang aber schon. Das BMF vergleicht sie mit dem Briefumschlag, den früher auch niemand abgeheftet hat.

Weil diese Trennung im Alltag aufwendig ist, archivieren manche Unternehmen geschäftliche E-Mails grundsätzlich in einem eigenen System. Welche Postfächer dazugehören, legt dann die Verfahrensdokumentation fest.

Verfahrensdokumentation und Datenzugriff: Die zentralen GoBD-Pflichten

Zwei Pflichten lassen sich kaum nachholen, wenn die Prüfungsanordnung schon auf dem Tisch liegt: die Verfahrensdokumentation und die Vorbereitung auf den Datenzugriff. Beide sollten stehen, bevor das Finanzamt anklopft.

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Was hineingehört

Die Verfahrensdokumentation ist so etwas wie das Handbuch Ihrer Buchhaltung. Sie beschreibt, wo steuerlich relevante Daten entstehen und was danach mit ihnen passiert. In der Regel besteht sie aus vier Teilen:

• allgemeine Beschreibung: Welche Prozesse gibt es und wer ist verantwortlich?

• Anwenderdokumentation: Wie arbeiten Mitarbeitende mit den Systemen?

• technische Systemdokumentation: Welche Systeme und Schnittstellen sind im Einsatz?

• Betriebsdokumentation: Wie werden Betrieb, Datensicherung und Änderungen gesteuert?

Fertig ist eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation nie. Jede Änderung an Systemen und Abläufen gehört versioniert hinein, damit sich auch Jahre später nachvollziehen lässt, wie damals gearbeitet wurde. Kritisch wird es, wenn eine fehlende oder lückenhafte Dokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt. Im schlimmsten Fall verwirft das Finanzamt dann die Buchführung.

Verfahrensdokumentation Muster: Vorlagen von Steuerberaterkammer und Fachverbänden

Niemand muss bei null anfangen. Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband haben gemeinsam eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht. Weitere Vorlagen, etwa zur Belegablage, stellen Kammern, Fachverbände und Anbieter von Buchhaltungssoftware bereit.

Ein Muster ist allerdings nur ein Gerüst, das Sie an Ihre tatsächlichen Abläufe anpassen müssen. Eine Dokumentation, die Prozesse beschreibt, die es so nicht gibt, hilft in der Prüfung nicht weiter. Bei der Umsetzung kann eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater unterstützen.

Datenzugriff für das Finanzamt: Z1, Z2, Z3 und GoBD-Datenexport

Im Rahmen einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde auf Ihre steuerrelevanten Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Das Gesetz kennt drei Wege:

• Unmittelbarer Zugriff (Z1): Die Prüferin oder der Prüfer sieht die Daten mit Lesezugriff direkt in Ihrem System ein.

• Mittelbarer Zugriff (Z2): Sie oder ein beauftragter Dritter werten die Daten nach den Vorgaben der Prüfung aus.

• Datenüberlassung (Z3): Sie übertragen die Daten in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanzbehörde.

Was ist ein GoBD-Export? Gemeint ist meist diese Datenüberlassung, früher Datenträgerüberlassung genannt, also ein Export der Buchhaltungsdaten samt Beschreibungsdatei (index.xml), die den Aufbau der Daten erklärt. Seit der GoBD-Änderung von 2024 können Sie die Daten auch über eine Datenaustauschplattform bereitstellen. Ein Systemwechsel zwingt Sie nicht, die alte Software ewig weiterzubetreiben. Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt ein maschinell auswertbarer Datenträger, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat.

GoBD in der Praxis: Vereinbarungen von Anfang an prüfungssicher aufsetzen

GoBD klingt nach Buchhaltung. Viele Unterlagen, die eine Prüferin am Ende sehen will, beginnen aber als Vereinbarung. Aus dem Rahmenvertrag mit einem Zulieferbetrieb werden später Bestellungen, aus der Preisanpassung neue Rechnungsbeträge. All das muss irgendwann gebucht und belegt werden.

Ausgerechnet hier läuft in vielen Unternehmen noch einiges über Papier. Ein Vertrag wird ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per E-Mail verteilt. Danach existieren mehrere Fassungen, das Scanverfahren ist selten dokumentiert, und die vereinbarten Konditionen landen per Hand im ERP-System. Für Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit ist das ein Risiko, lange bevor der erste Beleg gebucht ist.

Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) setzt deshalb beim Vertrag selbst an. Vereinbarungen entstehen digital, jeder Schritt bis zur Unterschrift ist in einem Prüfprotokoll dokumentiert, und Vertragsdaten stehen strukturiert für Buchhaltung und Archiv bereit. Die GoBD-konforme Aufbewahrung bleibt Aufgabe Ihres Archivsystems und Ihrer Verfahrensdokumentation. Sie wird aber deutlich einfacher, wenn die Daten von Beginn an vollständig und digital vorliegen.

Fazit: GoBD-Konformität ist eine Frage der Prozesse

Die GoBD betreffen nahezu jedes Unternehmen in Deutschland, vom Kleinbetrieb mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung bis zur GmbH. Für die nächste Betriebsprüfung heißt das konkret: Rechnungen im Eingangsformat archivieren, die XML-Datei nie löschen und die Verfahrensdokumentation auf den aktuellen Stand bringen. Die Einführung der E-Rechnung ist dafür ein passender Moment. Nehmen Sie die Verträge dabei gleich mit, denn mit Docusign IAM entstehen sie von Anfang an digital und mit Prüfprotokoll.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Gelten die GoBD auch für Papierbelege?

Die GoBD regeln in erster Linie elektronische Bücher und Unterlagen. Sobald Sie Papierbelege scannen oder ihre Daten in einem IT-System erfassen, gelten die Anforderungen aber auch für diese Belege, zum Beispiel an das Scanverfahren und die bildliche Übereinstimmung.

Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?

Einen eigenen Bußgeldkatalog für die GoBD gibt es nicht. Verstöße können aber dazu führen, dass die Finanzbehörde die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anerkennt und die Besteuerungsgrundlagen schätzt (§ 162 AO). Im Ernstfall drohen dann Steuernachzahlungen samt Zinsen.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

E-Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Maßgeblich ist dabei der strukturierte XML-Teil der Rechnung.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrer Situation wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.