Der Mittelstand 2022: Die Hälfte aller Prozesse sind von Medienbrüchen betroffen

Es hat sich viel getan auf der Digitalisierungsreise von Unternehmen, ganz besonders im Mittelstand. Dennoch sind die Digitalstrukturen in deutschen Organisationen weiterhin ausbaufähig. Von durchgängigen digitalen Prozessen ohne Medienbrüche sind die Hälfte der mittelständischen Unternehmen in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen in Deutschland noch immer weit entfernt.

Das zeigen die Ergebnisse einer Befragung, die Docusign gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Statista durchgeführt hat. Befragt wurden 300 Entscheidungsträgerinnen und -träger in Unternehmen von 100 bis 2.000 Angestellten in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen zum Thema „Prozessdigitalisierung". Während die digitale Entwicklung im Finanzsektor vergleichsweise weit fortgeschritten ist, gibt es im Gesundheitswesen und in der Fertigung hingegen noch Ausbaupotential.

Digitalisierung im eigenen Unternehmen wird überdurchschnittlich bewertet

Mit fortschreitender Digitalisierung befinden sich kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland inmitten tiefgreifender Veränderungen: Informationsaustausch und Kundenkontakte finden zunehmend virtuell statt und immer mehr manuelle Arbeitsprozesse werden zu elektronischen Abläufen.

• 74 Prozent der befragten Mittelständler bewerten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen mit gut bis sehr gut, und nehmen sich somit als innovativer wahr als die deutsche Wirtschaft im Allgemeinen.

• 54 Prozent bewerten die Digitalisierung in allen deutschen Unternehmen mit gut oder sehr gut.

• Am positivsten bewertet die Finanzbranche den eigenen Wirtschaftszweig (80 Prozent), was auf eine bessere digitale Infrastruktur in der Branche zurückzuführen ist.

• Eine auffallend negative Einschätzung gab es hingegen im Gesundheitswesen: 13 Prozent der befragten Mittelständler gaben an, dass ihre Branche schlecht bis sehr schlecht in der Prozessdigitalisierung aufgestellt sei.

Wie weit die Digitalisierung tatsächlich im deutschen Mittelstand vorangeschritten ist, lässt sich gut anhand des Einsatzes von digitalem Vertragsmanagement sehen. Denn Verträge finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Die Befragung zeigt, dass zu den Prozessen in den Unternehmen, bei denen es zu einem Medienbruch kommt, vor allem Mitarbeiterverträge (69 Prozent) und Kundenverträge (60 Prozent) zählen. Bei einem Medienbruch wird ein digitaler Prozess unterbrochen, Daten werden ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst. In der Fertigungsbranche werden sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt, händisch unterschrieben und eingescannt.

Noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement

Wie die Ergebnisse der Umfrage zeigen, gehört digitales Vertragsmanagement mit 43 Prozent bei weniger als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen heute schon zur Arbeitsrealität. Der in vielen Fällen hohe Planungsgrad (38 Prozent) weist jedoch darauf hin, dass es bei vielen Unternehmen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie ist. Hier soll die Umsetzung vor allem kurzfristig noch im laufenden Quartal, bis mittelfristig zum Ende des Jahres erfolgen.

Vor allem in der Fertigungsbranche gibt es noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement: Nur 40 Prozent bestätigten hier schon eine Lösung im Einsatz zu haben. Und trotz hohen Bedarfs sind konkrete Initiativen dazu oftmals erst in der Anfangsphase. Anders sieht es in der Finanzbranche aus, die sich mit 57 Prozent bei Nutzung von digitalem Vertragsmanagement als Vorreiter positioniert. Einen hohen kurzfristigen Bedarf, deren Umsetzung noch im selben Quartal geplant ist, gibt es mit 16 Prozent vor allem im Healthcare-Bereich.

„Die Ergebnisse unserer jüngsten Mittelstandsbefragung bestätigen, dass es in Deutschland noch viel Potenzial auf dem Weg zu volldigitalen Vertragsprozessen gibt. Noch immer behindern bestehende papierbasierte Prozesse die übergreifenden Geschäftsprozesse und digitalen Workflows. Sie führen zu Informationssilos und werden so zum Sicherheitsrisiko", sagt Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign. „Die Ergebnisse zeigen aber auch, dass der hohe Stellenwert von digitalem Vertragsmanagement branchenübergreifend anerkannt wird und der Bedarf zum Handeln erkannt wird."

Arbeitserleichterung und Effizienz vs. Sicherheitsbedenken und etablierte Prozesse

Die Haupttreiber für die Anschaffung von digitalem Vertragsmanagement sind Arbeitserleichterung und Bürokratieabbau, es gibt aber branchenspezifische Unterschiede.

• Ziel im Finanzsektor und Gesundheitswesen ist Effizienz

• In der Fertigung steht vor allem der Bürokratieabbau im Vordergrund.

Die Anschaffung ist dabei auch von der Entscheidung unterschiedlicher Fachabteilungen abhängig. Dabei stehen die IT-Abteilungen an erster Stelle, gefolgt von der Personalabteilung und der Rechtsabteilung.

53 Prozent der Befragten, die den Einsatz von digitalem Vertragsmanagement verworfen oder (noch) nicht auf der Digitalagenda haben, begründen dies vor allem mit Sicherheitsbedenken. Ein Drittel fürchtet zudem eine Nichtvereinbarkeit mit etablierten Prozessen, besonders Befragte im Fertigungs- und Finanzsektor. Ein weiteres Drittel könnte sich vorstellen, dass Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich dagegen sträuben.

„Die vorliegende Studie von Docusign zeigt sehr deutlich, welche Potenziale wir in Deutschland noch nicht ausgeschöpft haben. Hier ist noch viel Luft nach oben,” kommentiert der Digitalexperte Karl-Heinz Land, CEO Neuland GmbH & Co. KG, die Ergebnisse der Befragung. „Nur wer digitalisiert, kann vernetzen und in der Folge automatisieren. Unternehmen, die automatisieren, haben gegenüber ihren Mitbewerbern im Markt einen klaren Wettbewerbsvorteil. Dies zeigt sich ganz besonders in Zeiten des wirtschaftlichen Drucks auf ganze Industrien.”