E-Rechnung: Definition, Pflicht und was Unternehmen wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich Realität: Alle inländischen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Doch was genau ist eine E-Rechnung – und warum reicht eine gewöhnliche PDF-Datei nicht mehr aus?

Die Umstellung bringt viele Fragen mit sich: Welche Formate sind zulässig? Welche Fristen gelten für die Ausstellungspflicht? Und was gilt für Kleinunternehmer:innen? Viele Unternehmen sind noch unsicher, wie sie die neuen Anforderungen rechtzeitig und rechtssicher umsetzen.

Dieser Artikel gibt einen vollständigen Überblick – von der Definition über die gesetzlichen Grundlagen bis zu praktischen Hinweisen zur Erstellung, zum Empfang und zur Archivierung von E-Rechnungen.

Was ist eine E-Rechnung? Definition und Grundlagen

Eine E-Rechnung – kurz für elektronische Rechnung – ist kein einfaches PDF. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der auf einem standardisierten Format wie XML basiert. Im Unterschied zu einer herkömmlichen digitalen Rechnung, die als Bilddatei oder PDF übermittelt wird, kann eine E-Rechnung automatisch von Softwaresystemen verarbeitet werden, ohne dass Mitarbeitende Daten manuell übertragen müssen.

Die rechtliche Grundlage bilden §14 UStG und die europäische Norm EN 16931 (auch CEN-Norm genannt). Diese Norm legt fest, welche Pflichtangaben und welches Datenmodell eine E-Rechnung erfüllen muss. Sie definiert zudem, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung für den gesamten Aufbewahrungszeitraum sichergestellt sein müssen. Eine Frage, die in diesem Zusammenhang häufig auftaucht: wann gilt ein Vertrag als Rechnung? – ein Thema, das besonders bei Dauerleistungen und Abonnements relevant ist.

Was „maschinenlesbar" im Unternehmensalltag konkret bedeutet: Eingehende E-Rechnungen können direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme importiert werden, ohne dass Mitarbeitende Beträge, Rechnungsnummern oder Steuersätze manuell eingeben müssen. Das reduziert Fehlerquellen, beschleunigt die Rechnungsprüfung und ermöglicht eine automatisierte Buchung – ein messbarer Effizienzgewinn besonders für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.

E-Rechnung Pflicht: Für wen gilt sie – und wer ist ausgenommen?

Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer:innen im B2B-Bereich (§14 Abs. 1 UStG). Konkret bedeutet das: Jedes Unternehmen mit Sitz oder Niederlassung in Deutschland muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Betroffen sind ausschließlich inländische B2B-Umsätze – Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die Pflicht.

Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung bestehen für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§33 UStDV)

• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 UStG (z. B. Versicherungsleistungen, Finanzdienstleistungen)

• Fahrausweise

Privatpersonen sind grundsätzlich nicht betroffen – die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für umsatzsteuerlich relevante B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen. Die Ausstellung von Rechnungen an Endkund:innen unterliegt weiterhin den bisherigen Regelungen.

E-Rechnung Formate: XRechnung Pflicht und ZUGFeRD erklärt

Für die strukturierte elektronische Rechnungsstellung stehen in Deutschland zwei wesentliche Formate zur Verfügung, die beide der EN 16931 entsprechen. Die Wahl des richtigen Formats hängt dabei von der Zielgruppe und den technischen Gegebenheiten des Unternehmens ab.

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend eingesetzt wird. Die Datei enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten – eine visuelle Darstellung für Menschen ist nicht Bestandteil des Formats selbst.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein visuelles PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Damit ist ZUGFeRD sowohl für Menschen lesbar als auch maschinenverarbeitbar – ein Vorteil, der den Einstieg in die E-Rechnung für viele Unternehmen erleichtert. Im privatwirtschaftlichen B2B-Bereich wird ZUGFeRD daher häufig bevorzugt.

Beide Formate basieren auf der CEN-Norm EN 16931 und den sogenannten CIUS (Core Invoice Usage Specifications) – länderspezifischen Anpassungsprofilen. Welches E-Rechnung Format für ein Unternehmen geeignet ist, hängt von Branche, Rechnungsvolumen und Geschäftspartnern ab.

E-Rechnung Fristen und Übergangsregelungen: Was gilt ab wann?

Der Stufenplan zur verpflichtenden E-Rechnungsausstellung ist im Wachstumschancengesetz (2024) und im ergänzenden BMF-Schreiben geregelt:

• Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer:innen (bereits in Kraft)

• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro

• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen

Für Unternehmen, die bisher EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) einsetzen, gelten gesonderte Übergangsregelungen bis Ende 2027. Da die Empfangspflicht bereits gilt, sollten Unternehmen nicht bis zur vollständigen Ausstellungspflicht warten, sondern ihre Prozesse und Systeme frühzeitig anpassen.

E-Rechnung erstellen und empfangen: So geht es in der Praxis

Eine E-Rechnung muss alle steuerrechtlichen Pflichtangaben gemäß §14 UStG enthalten: Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Netto- und Bruttobetrag mit Steuersatz und Steuerbetrag. Diese Angaben müssen strukturiert und maschinenlesbar im XML-Datensatz hinterlegt sein.

Für den Empfang von E-Rechnungen empfiehlt sich E-Invoicing-Software oder ein Buchhaltungssystem mit entsprechender Importfunktion. Viele Programme ermöglichen es, eingehende XML-Dateien automatisch zu verarbeiten, zu prüfen und in bestehende Buchführungsprozesse zu integrieren.

Wer am Anfang steht, kann sich an E-Rechnung Muster und Vorlagen orientieren, die verschiedene Anbieter und Behörden zur Verfügung stellen. Das Bundesministerium der Finanzen und das KoSIT veröffentlichen Beispieldateien im XRechnung-Format, die als Referenz für die eigene Implementierung dienen. Solche Vorlagen helfen dabei, die strukturellen Anforderungen an ein normkonformes Rechnungsdokument zu verstehen, bevor eigene Systeme angebunden werden.

E-Rechnung kostenlos erstellen: Software, DATEV und ELSTER

Wer E-Rechnungen kostenlos erstellen möchte, hat mehrere Optionen. DATEV bietet für Steuerberatungskanzleien und deren Mandant:innen entsprechende Lösungen. Über das ELSTER-Portal der deutschen Steuerverwaltung können Unternehmen E-Rechnungen im XRechnung-Format erstellen. Ergänzend gibt es freie Validierungstools, etwa den Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), mit dem sich prüfen lässt, ob eine E-Rechnung den geltenden Normen entspricht.

Für Unternehmen mit höherem Rechnungsvolumen empfiehlt sich der Einsatz professioneller E-Invoicing-Software. Diese Lösungen ermöglichen die automatisierte Massenerstellung normkonformer E-Rechnungen, die direkte Anbindung an ERP- oder Buchhaltungssysteme sowie den automatisierten Versand und Empfang. Der Aufwand für die initiale Einrichtung amortisiert sich schnell, wenn manuelle Einzelschritte entfallen.

PDF in E-Rechnung umwandeln

Ein häufiger Irrtum: Ein gewöhnliches PDF lässt sich nicht einfach „umwandeln" – zumindest nicht ohne Datenverlust. Um eine normkonforme E-Rechnung zu erstellen, müssen die strukturierten Rechnungsdaten direkt im XML-Format erzeugt werden. Wer ein bestehendes PDF lediglich umbenennt oder als E-Mail-Anhang versendet, erfüllt damit ausdrücklich nicht die Anforderungen des §14 UStG – diese Praxis stellt rechtlich weiterhin eine sonstige Rechnung dar, keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Einige Softwarelösungen können aus bestehenden Vorlagen automatisiert valide XML-Dateien generieren, sofern die Datenbasis vollständig und korrekt vorliegt.

E-Rechnung Kleinunternehmer:innen: Sonderregelung im Überblick

Kleinunternehmer:innen nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht der E-Rechnung befreit. Da sie keine Umsatzsteuer ausweisen, fallen ihre Rechnungen grundsätzlich nicht unter die E-Rechnungspflicht als leistende Unternehmer:innen. Sie können weiterhin einfache Rechnungen – auch als PDF – ausstellen.

Allerdings gilt auch für Kleinunternehmer:innen: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wer selbst keine E-Rechnung ausstellen muss, kann trotzdem E-Rechnungen erhalten und braucht dafür geeignete Software oder Prozesse. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Ausnahmen von der Verpflichtung sollten im Einzelfall mit einer Steuerberatung geprüft werden.

Wichtig: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt unabhängig vom Jahresumsatz. Auch Kleinstunternehmen unterhalb der Kleinunternehmergrenze müssen seit dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Eine einfache E-Mail-Adresse für den Empfang genügt dabei in vielen Fällen – entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten anschließend verarbeitet werden können.

E-Rechnungen archivieren, prüfen und rechtssicher verwalten

E-Rechnungen unterliegen den GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Dabei ist revisionssichere Archivierung Pflicht: Die Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert, jederzeit lesbar und vollständig dokumentiert sein.

Was revisionssichere Archivierung in der Praxis bedeutet: Die E-Rechnungen dürfen nach der Speicherung nicht verändert werden; jeder Zugriff und jede Änderung muss protokolliert sein. Das Dateiformat muss über die gesamte Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben – was bei proprietären Formaten ein Risiko darstellen kann. Außerdem muss eine geordnete und vollständige Indexierung sichergestellt sein, damit Belege auf Anfrage der Finanzbehörden schnell auffindbar sind. DMS-Systeme (Dokumentenmanagementsysteme) und spezialisierte Archivierungslösungen sind dafür ausgelegt.

Wer Rechnungen verwalten und archivieren möchte, ohne sofort in kommerzielle Software zu investieren, kann zunächst auf kostenlose Optionen zurückgreifen: Das ELSTER-Portal sowie verschiedene Open-Source-Lösungen bieten grundlegende Funktionen zur GoBD-konformen Ablage. Für wachsende Unternehmen empfiehlt sich mittelfristig eine integrierte Lösung, die Erstellung, Prüfung und Archivierung in einem Workflow abbildet.

Unternehmen, die ihre elektronische Rechnungsverarbeitung vollständig digitalisieren, profitieren doppelt: Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und gewinnen gleichzeitig Effizienz durch automatisierte Rechnungsabwicklung. Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) ermöglicht es, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung über die Genehmigung bis zur rechtssicheren Archivierung – zentral abzubilden und Compliance-Anforderungen wie die GoBD-konforme Aufbewahrung strukturiert zu erfüllen. Zu beachten sind außerdem die Verjährungsfristen bei Rechnungen, die bei der Archivierungsstrategie mitgedacht werden sollten.

Fazit: E-Rechnung als Grundlage für digitale Rechnungsprozesse

Die E-Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland. Wer die wesentlichen Fakten kennt – Definition, geltende Pflichten, zulässige Formate und Fristen – kann die gesetzlichen Anforderungen nicht nur erfüllen, sondern auch operative Vorteile aus strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten ziehen.

Für Unternehmen, die ihre digitalen Prozesse weiter ausbauen möchten – vom Rechnungsmanagement bis hin zu Arbeitsverträgen digital unterschreiben – bietet Docusign IAM eine integrierte Plattform für alle geschäftlichen Vereinbarungen. Mehr dazu unter Docusign-Lösungen für Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer digitalen Rechnung?

Eine digitale Rechnung ist jede Rechnung, die elektronisch übermittelt wird – auch ein einfaches PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung ist hingegen ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format, der der CEN-Norm EN 16931 entspricht und automatisch von Softwaresystemen verarbeitet werden kann.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Die Ausstellungspflicht folgt stufenweise: ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 für alle inländischen Unternehmen.

Welche E-Rechnung Formate sind in Deutschland zulässig?

Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland werden vor allem XRechnung (rein XML) und ZUGFeRD (hybrides PDF mit eingebettetem XML) eingesetzt.

Müssen Kleinunternehmer:innen E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer:innen nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit. Sie müssen jedoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten – und zwar unabhängig von ihrer Umsatzgröße.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

E-Rechnungen unterliegen wie alle steuerrelevanten Unterlagen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD. Die Archivierung muss revisionssicher und unveränderbar erfolgen, mit vollständiger Protokollierung aller Zugriffe.

Für wen wird die E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft in erster Linie Unternehmen, die B2B-Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmern abwickeln. Entscheidend ist der Status beider Vertragspartner, nicht die Branche oder Unternehmensgröße.

Freiberufler:innen, Handwerksbetriebe und Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb fallen ebenso darunter wie Konzerne, sobald sie Leistungen an andere Unternehmen abrechnen.

Nicht betroffen sind folgende Fälle:

• B2C-Umsätze an Privatpersonen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

• Fahrausweise sowie steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug

Für den öffentlichen Sektor gelten separate Regeln: Lieferanten des Bundes müssen bereits seit 2020 bei Direktaufträgen ab 1.000 Euro netto elektronisch abrechnen, häufig ohne gesonderte Zustimmung des Empfängers, da die Pflicht gesetzlich verankert ist.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?

Ein PDF wirkt digital, ist aber technisch gesehen nur ein Bild einer Rechnung. Software kann den Inhalt nicht automatisch auslesen, sondern benötigt manuelle Eingabe oder fehleranfällige Texterkennung.

Eine echte E-Rechnung enthält dagegen einen strukturierten XML-Datensatz, der von Buchhaltungsprogrammen direkt verarbeitet wird. Formate wie Factur-X verbinden beide Welten: Sie liefern ein lesbares PDF-Layout und gleichzeitig den maschinenlesbaren Datensatz im Hintergrund.

Wird eine Rechnung lediglich als PDF-Anhang per E-Mail verschickt, erfüllt sie die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungsverordnung nicht, selbst wenn der Rechnungsempfänger sie problemlos öffnen kann. Für reibungslose Prozesse in der Buchhaltung lohnt sich daher ein Blick darauf, ob die eingesetzte Software den vollständigen Datensatz tatsächlich erzeugt und nicht nur ein Dokumentenbild.

Wie funktioniert eine E-Rechnung?

Der Ablauf beginnt beim Rechnungssteller: Die Buchhaltungssoftware erzeugt aus den Geschäftsdaten einen XML-Datensatz, der alle Pflichtangaben in maschinenlesbarer Form enthält. Statt eines Layouts aus Schrift und Grafik entsteht eine Datenstruktur, die ein Computer ohne Texterkennung direkt interpretieren kann.

Dieser Datensatz wird anschließend elektronisch übertragen, oft über E-Mail, ein Kundenportal oder ein Netzwerk wie Peppol, das in mehreren europäischen Ländern als Standardweg für den Rechnungsaustausch dient. Beim Empfänger liest die Software den Datensatz automatisch aus und ordnet Beträge, Steuersätze und Rechnungspositionen den passenden Buchhaltungskonten zu.

Damit dieser Vorgang rechtssicher bleibt, muss die Herkunft der Rechnung eindeutig nachweisbar und der Inhalt unverändert bleiben. Wer bereits heute testet, ob eingehende XML-Dateien korrekt verarbeitet werden, erkennt frühzeitig technische Lücken in der eigenen Systemlandschaft.