Firmenstempel-Pflicht: Ja oder Nein?

Er ist unerlässlich für einen seriösen Firmenauftritt und erleichtert den Büroalltag ungemein – der Firmenstempel gehört für viele zum festen Bestand eines guten Schreibtischinventars. Da er sich auf so vielen Dokumenten wiederfindet, stellen sich viele Menschen die Frage, ob es gar eine Firmenstempel-Pflicht gibt? Wir haben die Antwort für Sie, neben allen wichtigen Informationen rund um den Firmenstempel!

Was ist ein Firmenstempel?

Die Definition eines Firmenstempels ist recht eindeutig. Wie der Name bereits sagt, ist hiermit ein Stempel gemeint, der alle wichtigen Angaben zum Unternehmen enthält. Verwendet werden hierfür alle gängigen Stempelarten, wie beispielsweise Holzstempel mit einem entsprechenden Stempelkissen oder sogenannte Selbstfärberstempel bzw. Stempelautomaten mit Metallgehäuse und integriertem Stempelkissen.

Wenn Sie es gern persönlicher haben, können Sie individuelle Stempel anfertigen lassen. Berücksichtigen Sie hierbei das Corporate Design des Unternehmens und achten Sie bei der Farbe des Stempelabdrucks sowie bei der Schriftart auf Einheitlichkeit. Neben den häufig verwendeten Farben Schwarz und Blau sind auch Grün oder Violett sehr beliebt. So sorgen Sie für eine konsistente Designsprache Ihres Unternehmens und erhöhen dessen Wiedererkennungswert.

Angaben auf dem Firmenstempel - was muss darauf stehen?

Eines vorweg: Der Firmenstempel hat keine juristische Bedeutung. Auch wenn viele Unternehmen mit einem Firmenstempel arbeiten, gibt es keine Pflicht oder Vorschrift, mit wenigen Ausnahmen wie Notare und spezielle Behörden. Daher gibt es weder bei Inhalt noch Form Pflichtangaben für einen Firmenstempel. Das Verwenden eines Firmenstempels basiert auf freiwilliger Basis, wird jedoch empfohlen, um einen seriösen Unternehmensauftritt zu sichern – und natürlich auch, um Ihren Büroalltag zu erleichtern.

Doch was muss auf einem Firmenstempel stehen? Hier sind die wichtigsten Angaben für Sie zusammengefasst, die der Firmenstempel enthalten sollte:

• Firmenname

• Rechtsform des Unternehmens (GmbH, GBR, AG, UG, KGaA usw.)

• Vollständige Adresse des Firmensitzes

• Telefon- und ggf. Handynummer

• Mail-Adresse und Website

• Steuernummer, Bankverbindung, HRB-Nummer und Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (insbesondere bei der Verwendung in der Buchhaltung)

Natürlich können und sollten Sie die Angaben bestmöglich an Ihre Firma anpassen. Sie können auch ein kleines Logo bzw. Symbol integrieren wie beispielsweise einen Zahn für eine Zahnarztpraxis. Sie sind in sozialen Netzwerken aktiv? Vermerken Sie auch Ihre Kanäle.

Wann kommt der Firmenstempel zum Einsatz?

Generell kann ein Unternehmensstempel überall da eingesetzt werden, wo handschriftlich Dokumente unterzeichnet oder auch Papierdokumente mit den Unternehmensangaben versehen werden. Besonders wichtige Dokumente sollten mit Unterschrift und Stempel abgesichert werden, ein Unternehmensstempel alleine reicht dann meistens nicht aus.

Im Allgemeinen ersetzt der Firmenstempel keine handschriftliche oder elektronische Signatur, dennoch vermittelt er einen persönlichen Eindruck und setzt alle wichtigen Unternehmensangaben unter ein Dokument. In diesen Bereichen kommen Firmenstempel häufig zum Einsatz:

• Rechnung

• Lieferbeleg

• Vertrag (unterzeichnet)

• Arbeitszeugnis

• Angebotsschreiben

• etc.

Ist ein Firmenstempel Pflicht in Deutschland?

Die rechtliche Lage zum Firmenstempel ist eindeutig: Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen in Deutschland, einen Firmenstempel zu verwenden. Die handschriftliche oder elektronische Signatur hat eine weitaus höhere rechtliche Bedeutung.

In der modernen Geschäftswelt setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen wie die elektronische Signatur von Docusign. Diese bietet nicht nur mehr Rechtssicherheit als ein klassischer Holzstempel, sondern beschleunigt auch Ihre Geschäftsprozesse erheblich.

Der Schriftverkehr wird zunehmend digital abgewickelt, wodurch der traditionelle Firmenstempel an Bedeutung verliert. Stattdessen gewinnen moderne Authentifizierungsmethoden wie die qualifizierte elektronische Signatur (QES) an Relevanz für einen professionellen Geschäftsauftritt.

Besser als jeder Firmenstempel – die elektronische Signatur

Auch wenn ein Firmenstempel auf den ersten Blick den Arbeitsalltag erleichtern mag, sind Papierprozesse im Allgemeinen meist sehr zeit- und kostenintensiv. Leichter geht es, wenn Sie wichtige Dokumente rechtssicher elektronisch unterzeichnen. Sparen Sie Zeit und Geld mit elektronischen Signaturen, indem Sie auf digitale Workflows setzen. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Ihn die cloudbasierten Lösungen von Docusign dabei helfen können.