Verträge als Rechnung: Definition & Pflichtangaben

Ein Vertrag als Rechnung ist ein Dokument, das sowohl die Funktion eines Kaufvertrags als auch einer Rechnung erfüllt. Damit ein Vertrag als Rechnung gilt, müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sein. Diese Doppelfunktion spart Zeit und vereinfacht administrative Prozesse.

Die elektronische Rechnung als Vertrag

Seit dem BMF-Schreiben zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung vom 1. Juli 2011 sind elektronische Rechnungen auch ohne fortgeschrittene elektronische Signatur umsatzsteuerlich gültig. Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verwenden, die bestimmten technischen Standards entsprechen.

Ordnungsgemäße Rechnung statt Kaufvertrag – wann gilt sie?

Damit ein Vertrag als ordnungsgemäße Rechnung anerkannt wird, muss er alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Der Vertrag kann nur dann die Rechnung ersetzen, wenn folgende Kernelemente vorhanden sind:

• Vollständige Namen und Adressen beider Parteien

• Steuernummer oder USt-ID

• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

• Genaue Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum

• Entgeltbetrag mit separatem Ausweis der Steuersätze

• Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen)

• Zahlungsbedingungen und Liefermodalitäten

Fehlende Angaben müssen in anderen Dokumenten hinterlegt sein, auf die im Vertrag ausdrücklich verwiesen wird.

Dauer- und Teilleistungen: Vertrag als Rechnung bei Mehrwertsteuer

Bei Dauerleistungen wie Wartungs- oder Steuerberaterverträgen gelten besondere Regelungen. Hier reicht es aus, wenn der jeweilige Zeitraum aus den Zahlungsbelegen hervorgeht und Umsatzsteuerbetrag, Steuersatz sowie Nettoentgelt im Vertrag angegeben sind. Die Mehrwertsteuer muss gesondert ausgewiesen werden, damit der Vertrag als Rechnung für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.

FAQ: Verträge als Rechnung & Pflichtangaben

Ist ein Vertrag dasselbe wie eine Rechnung?

Nein, ein Vertrag und eine Rechnung sind grundsätzlich verschiedene Dokumente. Unter bestimmten Bedingungen kann ein Vertrag jedoch als Rechnung gelten, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind und die Kleinbetragsrechnung nicht ausreicht.

Was zählt alles als Rechnung?

Als Rechnung gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Die Bezeichnung des Dokuments spielt dabei keine Rolle. Das Finanzamt achtet besonders auf die Vollständigkeit und Richtigkeit aller Angaben.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss Namen und Adressen, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, Zeitpunkt der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag enthalten. Der Aufbau einer Rechnung folgt dabei klaren gesetzlichen Vorgaben.

Rechnung mit oder ohne Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer auf Rechnung muss grundsätzlich gesondert ausgewiesen werden, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Eine Ausnahme bilden Kleinunternehmer, die einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG angeben müssen.

Wer kann bei der Erstellung von Rechnungen mit Umsatzsteuern helfen?

Docusign bietet umfassende Unterstützung bei der Erstellung umsatzsteuerkonformer Rechnungen. Mit der automatischen Rechnungserstellung minimieren Sie das Risiko von Fehlern bei der Umsatzsteuerberechnung und stellen sicher, dass jede Transaktion korrekt dokumentiert wird.

Nutzen Sie die Integration mit Ihren bestehenden Systemen wie Salesforce und SAP Ariba, um den Prozess der Rechnungserstellung zu optimieren. Die intelligente Plattform prüft automatisch die Vollständigkeit aller Pflichtangaben und hilft bei der korrekten Anwendung der Steuersätze.

Für komplexe Fälle wie Verträge über Dauerleistungen oder den Zusammenhang mit einem Grundstück bietet Docusign spezielle Vorlagen. Diese berücksichtigen die besonderen Anforderungen des leistenden Unternehmers und ermöglichen eine rechtssichere Dokumentation mit allen erforderlichen Angaben zur Vorsteuer.

Welche Bestandteile und Angaben müssen beim Anfordern einer Rechnung vorhanden sein?

Beim Anfordern einer Rechnung spielt die Zustimmung des Empfängers eine zentrale Rolle. Der leistende Unternehmer muss sicherstellen, dass die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug im konkreten Fall erfüllt sind.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die zusätzlichen Pflichten bei steuerpflichtigen Werklieferungen. Nach der Ausstellung einer Rechnung haben Sie sechs Monate nach Ausführung Zeit, um fehlende Angaben zu ergänzen. Bei einem Pauschalvertrag mit einem Steuerberater reicht es, wenn die Finanzverwaltung die Bestandteile aus den einzelnen Zahlungsbelegen nachvollziehen kann.

Mit Docusign automatisieren Sie den gesamten Prozess der Rechnungsanforderung. Die Plattform prüft automatisch die Vollständigkeit aller USt-genannten Pflichtangaben und minimiert das Risiko eines unberechtigten Steuerausweises.

Muss eine Rechnung von Einzelunternehmen unterschrieben sein?

Bei der elektronischen Rechnungsstellung für Einzelunternehmen entfällt die Notwendigkeit einer handschriftlichen Unterschrift. Eine automatisierte Verarbeitung mit Docusign eSignature gewährleistet die Authentizität und Integrität der Dokumente durch fortschrittliche digitale Signaturverfahren.

Für bestimmte Berufsgruppen wie Steuerberater und Rechtsanwälte besteht weiterhin eine Unterschriftspflicht. In diesen Fällen ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur von Docusign eine rechtskonforme digitale Unterschrift, die der handschriftlichen gleichgestellt ist.

Mit der ab 2025 geltenden E-Rechnungspflicht gewinnt die automatisierte Rechnungsverarbeitung zusätzlich an Bedeutung. Docusign unterstützt Sie dabei mit integrierten Workflows, die den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Archivierung der Rechnung abdecken und dabei alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Docusign Tipp: Verträge und elektronische Rechnungen ganz einfach digital

Vertrag oder Rechnung? Mit Docusign digitalisieren Sie beide Prozesse effizient und sicher. Docusign eSignature ermöglicht die rechtskonforme Signatur elektronischer Rechnungen und beschleunigt Ihre Dokumentenprozesse. Für den kompletten Lebenszyklus Ihrer Verträge sorgt Docusign CLM, während unser Vertragsmanagement Ihren Geschäftsalltag optimiert.