E-Quittung: Worauf bei der Erstellung geachtet werden muss

Die Digitalisierung hat viele klassische Papierdokumente abgelöst – dazu gehören auch Quittungen. Eine E-Quittung (oft auch als „e quittung“, „e-quittung“, digitale Quittung oder elektronische Quittung gesucht) bietet sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen zahlreiche Vorteile: Sie spart Papier, ermöglicht eine automatisierte Erfassung der Transaktionsdaten und lässt sich leichter archivieren als ein Quittungsblock aus Papier. Immer mehr Nutzerinnen und Nutzer erstellen daher Quittungen online, statt handschriftlich eine Barquittung auszustellen.

Damit eine E-Quittung rechtlich Bestand hat, müssen allerdings bestimmte Anforderungen erfüllt sein. Dieser Beitrag erklärt, was eine E-Quittung ist, welche erforderlichen Angaben sie enthalten muss und in welchen Fällen eine Rechnung unverzichtbar bleibt.

Was ist eine E-Quittung?

Eine E-Quittung ist ein digital erstellter Beleg für eine Zahlung. Im Gegensatz zur klassischen Papierquittung wird die elektronische Quittung elektronisch erzeugt, gespeichert und häufig per E-Mail, als PDF oder über eine App versendet. Sie dient – wie die Originalquittung – dem Nachweis einer erfolgten Zahlung oder Transaktion, etwa bei

• einem Privatverkauf (z. B.

  Quittung bei Privatverkauf

  eines Fahrrads),

• einer Quittung bei Barzahlung im kleinen Gewerbe,

• einer Quittung privat unter zwei Personen.

Damit ist eine Quittung kein Ersatz für eine Rechnung im eigentlichen Sinne, sondern eine vereinfachte Form des Zahlungsnachweises. Gerade Kleinunternehmer nutzen häufig eine Quittung anstelle einer Rechnung, zum Beispiel mit einem Quittung-Kleinunternehmer-Muster.

Pflichtbestandteile einer E-Quittung

Damit eine elektronische Quittung anerkannt wird, sollte sie – wie eine Papierquittung – bestimmte Pflichtangaben enthalten. Der Gesetzgeber verlangt zwar keine starre Form, aber ohne die folgenden Punkte kann es im Streitfall oder bei einer Prüfung schwierig werden:

• Name und Anschrift des Ausstellers (Unternehmen oder Person)

• Name des Empfängers (empfohlen bei höheren Beträgen)

• Datum der Zahlung

• Betrag (ggf. mit Steueraufschlüsselung)

• Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware

• Zahlungsart (bar, Überweisung, Karte, PayPal etc.)

• ggf. Unterschrift oder

  digitale Signatur

Diese erforderlichen Angaben gelten auch für eine digitale Quittung. Wer eine Quittung erstellen möchte, nutzt oft eine Vorlage Quittung, eine Musterquittung oder eine Quittung-PDF-Vorlage aus dem Internet. Wichtig ist, Blanko-Formulare wie

• Quittungsvordruck,

• Quittungsbeleg-Vorlage,

• Quittungsvorlage in Word,

• Blanko-Quittung

immer an den eigenen Anwendungsfall anzupassen. Eine vollständig ausgefüllte Quittung ist entscheidend – egal, ob es sich um eine einfache Barquittung, eine Quittung bei Barzahlung oder ein spezielles Formular wie „Lohn bar auszahlen – Quittung Muster“ handelt. Eine wichtige Ausnahme kann nur dann gelten, wenn der Gesetzgeber ausdrücklich andere Nachweise zulässt.

Wer Quittungen regelmäßig nutzt, greift häufig weiterhin auf einen klassischen Quittungsblock zurück und erstellt parallel eine digitale Kopie (z. B. als Quittung im PDF-Format), um Belege langfristig auffindbar zu machen.

Wann genügt eine E-Quittung – und wann braucht es eine Rechnung?

Die E-Quittung reicht in vielen Fällen aus, zum Beispiel

• bei einer Quittung bei Privatverkauf,

• bei kleineren Beträgen, bei denen beide Seiten nur einen Zahlungsbeleg benötigen,

• bei Barumsätzen, bei denen eine kombinierte Rechnung/Quittung nicht zwingend vorgeschrieben ist.

Im geschäftlichen Umfeld oder bei steuerlich relevanten Vorgängen muss jedoch geprüft werden, ob eine Rechnung im eigentlichen Sinne erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:

• Ausweis der Umsatzsteuer,

• Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer,

• weitere Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Gerade bei der Rechnungspflicht für Kleinunternehmer ist wichtig: Auch wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, verlangt der Gesetzgeber bestimmte Angaben – zum Beispiel den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Ein einfaches Quittung-Kleinunternehmer-Muster oder eine generische Vorlage reicht ohne Anpassung unter Umständen nicht aus.

Weitere Details zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen in der EU (eIDAS) finden Sie in unserem Überblick.

E-Quittung und steuerliche Relevanz

Für das Finanzamt gilt: Auch digitale Quittungen sind als Belege anerkannt – vorausgesetzt, sie sind vollständig, korrekt und unveränderbar gespeichert. Unternehmen sollten ihre Quittungen online daher in eine Buchhaltungssoftware oder ein digitales Dokumentenmanagement-System integrieren.

Moderne Lösungen unterstützen:

• die automatische Erfassung der Transaktionsdaten,

• eine revisionssichere Ablage der Dokumente,

• die Zuordnung zu Buchungssätzen und Kostenstellen.

So lassen sich E-Quittungen, ausgedruckte Belege und weitere Dokumente effizient organisieren. Ein Ausdruck („Quittung ausdrucken“) kann zwar weiterhin sinnvoll sein, Pflicht ist er bei sauberer digitaler Archivierung jedoch nicht.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Dokumente elektronisch signieren, finden Sie hier.

E-Quittungen in der Praxis: Vorlagen, PDFs und Online-Lösungen

Viele Nutzerinnen und Nutzer suchen konkret nach:

• Quittungen schreiben,

• Quittung-PDF-Vorlage,

• Quittung ausfüllen,

• Vorlage Quittung oder Quittungen ausstellen im Geschäftsalltag.

Hier bieten sich digitale Tools an, die Quittungen direkt als PDF erzeugen, per E-Mail versenden und automatisch ablegen. Statt jede Quittung manuell neu zu tippen, können Unternehmen auf Quittungsvorlagen zurückgreifen, die alle Pflichtfelder enthalten und sich bei Bedarf anpassen lassen.

Welche Software eignet sich zur Erstellung von E-Quittungen?

Es gibt zahlreiche Anwendungen, mit denen sich E-Quittungen und digitale Quittungen einfach erstellen und rechtskonform speichern lassen. Gute Software für Quittungen online sollte:

• die Bearbeitung und Speicherung als PDF ermöglichen,

• Vorlagen mit allen Pflichtangaben bereitstellen (z. B. Musterquittung, Quittungsvordruck),

• eine Schnittstelle zur Buchhaltung oder zum ERP-System bieten,

• E-Quittungen revisionssicher archivieren.

Wer zusätzlich auf Sicherheit und Authentizität Wert legt, kann E-Quittungen mit einer elektronischen Signatur versehen. Lösungen wie Docusign eSignature unterstützen Unternehmen dabei, Quittungen, Verträge und andere Dokumente rechtssicher digital zu unterzeichnen und zentral zu verwalten – inklusive Kopie für das Unternehmen und den Kunden.

FAQ zur E-Quittung

Was ist eine E-Quittung? Eine E-Quittung ist eine elektronische Quittung, also ein digital erstellter Beleg für eine Zahlung. Sie entspricht inhaltlich einer Papierquittung, liegt aber als Datei (z. B. PDF) vor und kann per E-Mail oder App verschickt werden.

Kann ich Vorlagen für Quittungen nutzen? Ja. Häufig kommen Begriffe wie „Vorlage Quittung“, „Musterquittung“, „Quittungsbeleg-Vorlage“ oder „Quittungsvorlage in Word“ vor. Diese sind ein guter Startpunkt, müssen aber immer so angepasst werden, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind.

Sind digitale Quittungen für das Finanzamt gültig? Ja, wenn die E-Quittung vollständig, richtig und unveränderbar gespeichert wird und GoBD-konform archiviert ist. Dann wird eine digitale Quittung grundsätzlich wie eine Papierquittung anerkannt.

Muss eine elektronische Quittung ausgedruckt werden? In der Regel nicht. Solange die elektronische Quittung digital unverändert archiviert und im Bedarfsfall vorgelegt werden kann, ist ein Ausdruck nicht zwingend erforderlich. Viele Unternehmen setzen deshalb konsequent auf Quittungen online und digitale Archivierung.

Kann man eine Quittung auch digital ausfüllen?

Ja, eine Quittung kann digital ausgefüllt und als E-Quittung erstellt werden. Digitale Quittungen sind rechtlich zulässig, sofern sie alle Pflichtangaben enthalten und GoBD-konform archiviert werden.

Benötige ich eine Quittung bei einem Privatverkauf mit Barzahlung?

Ja, bei einem Privatverkauf kann eine Quittung sinnvoll sein, auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht. Sie dient als Nachweis für Käufer und Verkäufer über die erfolgte Zahlung und den Eigentumsübergang.

Fazit: E-Quittung richtig erstellen und digital nutzen

Die E-Quittung ist eine praktische Lösung, um Zahlungen digital zu dokumentieren – sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Kontext. Wer Quittungen online erstellt und verwaltet, sollte darauf achten, dass

• alle erforderlichen Angaben enthalten sind,

• steuerliche Vorgaben (z. B. für Kleinunternehmer) eingehalten werden,

• die Belege sicher und nachvollziehbar archiviert werden.

Unternehmen, die ihre Dokumente mithilfe der Digitalisierung verwalten, profitieren von effizienteren Prozessen, weniger Papier und einer besseren Datenbasis. Moderne Lösungen für elektronische Signaturen und digitale Dokumente helfen dabei, nicht nur Verträge, sondern auch digitale Quittungen rechtssicher zu erstellen, zu unterzeichnen und als Kopie langfristig aufzubewahren.

Weitere Leitfäden und Hintergrundwissen rund um elektronische Signatur und digitale Dokumente finden Sie in unserem Lerncenter.